 | TABLE DES MATIÈRES |
Introduction
Lära LMS permet à certains utilisateurs d'effectuer des actions et d'acheter des places de formations au nom de leur Unité organisationnelle au lieu d'en leur propre nom.
Les Unités organisationnelles fonctionnent spécifiquement pour les achats en lot et peuvent être utilisées en association avec la section Gestion - Mon équipe. Pour savoir comment gérer les achats en lot consultez Gérer mes achats en lot et les inscriptions. Pour plus d'information sur comment Gérer mon équipe.
Notes
I. Le présent article considère que vous possédez les droits administratifs pour gérer les Unités organisationnelle de votre organisation. Consultez l'article Créer et gérer les profils de droits et les rôles pour en savoir plus à ce sujet. II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu. |
Présentation de la section « Unités organisationnelles »
Tout d'abord, la section « Unités organisationnelles » est liée à des droits spécifiques sur Lära, assurez-vous d'avoir les droits requis auprès de l'administrateur de votre plateforme, si vous devez gérer les Unités organisationnelles sur votre espace d'apprentissage.
La création des Unités organisationnelles s'effectue sous le menu « ADMINISTRATION », « Utilisateurs » sous l'onglet « Unités organisationnelles ». À cet endroit vous serez en mesure de créer les Unités organisationnelles de votre entreprise et d'y associer les utilisateurs qui en font partie, bien sûr, en fonction de vos droits.
Dans cet espace, le bouton 
vous permet de générer un fichier Excel de la liste de vos Unités organisationnelles. Si vous avez créé des champs personnalisés liés au contexte d'Unité organisationnelle pour les afficher dans les listes, ils s'afficheront et s'imprimeront au même titre que les autres. Pour plus de précisions sur la création de champs personnalisés, référez vous à l'article Créer et gérer les champs personnalisés : Mon Assistance SVIeSolutions .
Le bouton 
, disponible dans le haut à droite de la fenêtre, vous permettra de créer une nouvelle Unité organisationnelle. Prenez note que l'Unité organisationnelle doit être associée à une branche pour être utilisée, puisque les utilisateurs de cette branche seront liés à l'Unité organisationnelle par cette association.
À travers les colonnes Nom, Branche, Actif et Options, vous serez redirigé vers des sections différentes de la plateforme, toujours selon votre profil de droits.
| Nom | En cliquant sur le nom de l'Unité organisationnelle, vous accéderez à la fiche descriptive de cette Unité. | |
| Branche | Le nom de la Branche vous redirige vers l'organigramme, plus précisément vers la liste d'utilisateurs associés à cette branche. | |
| Actif | Le bouton radio  Actif permet de rendre l'Unité organisationnelle active afin que les utilisateurs associés puissent compléter des achats au nom de leur Unité. | |
| Options | Le menu  sous la colonne Options vous offre un raccourci  qui mène vers la fiche descriptive de l'Unité organisationnelle. Le bouton  vous permet de la supprimer. |  |
Création d'une « Unité organisationnelle »
En cliquant sur le bouton
la fiche descriptive de l'Unité organisationnelle à créer s'affichera, tel qu'illustré ci-dessous.
Onglet Informations générales
Section Informations générales
Dans le champ Nom, inscrivez le nom de l'Unité organisationnelle que vous désirez ajouter.
La Branche liée sera la branche sur laquelle se trouvent tous les utilisateurs qui doivent être associés à cette Unité organisationnelle.
Section Informations additionnelles
Dans cette sections vous verrez apparaître les champs personnalisés que vous aurez préalablement créés et associé au contexte d'Unités organisationnelles.
Onglet adresse de facturation
Sous cet onglet inscrivez le nom et l'adresse postale complète de facturation pour l'« Unité organisationnelle » que vous aurez identifiée dans l'onglet précédent.
*Le champ « Facturer au nom de » ne sera pas affiché à l'utilisateur lors de son achat. Ce sera le « Nom » précisé sous l'onglet Informations générales qui s'affichera.
Cliquer sur le bouton 
et vérifiez que votre Unité organisationnelle est bien active pour commencer à l'utiliser.
Utilisation des « Unités organisationnelles »
Les « Unités organisationnelles » permettent aux utilisateurs de la branche associée qui ont les droits adminitratifs inhérents de définir une adresse postale de facturation supplémentaire et d'utiliser cette adresse de facturation pour effectuer le paiement lorsqu'ils font l'acquisition de places de formations.
Cette adresse apparaîtra dans le processus du panier d'achat lors de l'achat de formations et centralisera l'achat afin que celui-ci ne soit pas associé à l'utilisateur (acheteur), mais à l'« Unité organisationnelle ».
Consulter les achats des « Unités organisationnelles »
Les achats effectués au nom d'une Unité organisationnelle pourront être consultés à partir du menu « GESTION » « Inscriptions », ils seront listés parmi les lots de places achetés et le nom de l'Unité organisationnelle acheteuse apparaîtra dans la colonne du même nom.
Si vous désirez voir apparaître l'information relative à l'« Unité organisationnelle » dans les rapports de transactions, il vous faudra aller ajouter le champ prédéfini dans le rapport visé à partir du menu Administration/Rapports.