Créer et gérer les champs personnalisés

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Notes
Création de champs personnalisés
    Informations sur le champ
    Valeur du champ
    Balise API
Champs personnalisés dans les listes et grilles
    Mes vues et Vus publiques
Utilisation des champs personnalisés dans les éditeurs de texte
Règles basées sur un champ personnalisé

Introduction

Le système de gestion des apprentissages Lära permet par défaut d'attacher plusieurs informations à vos utilisateurs et à leurs autodéclarations, à vos formations et événements et aux sessions qui y sont rattachées, à vos programmes de formations et aux cohortes qui y sont rattachées, ainsi qu'aux factures émises par le système. Pour tous ces éléments, cependant, vous pouvez créer des champs qui sont uniques à votre organisation et à son contexte d'affaires, de gestion ou de formation.

Notes

I. Le présent article tient pour acquis que vous possédez un profil de droits nécessaire à la création de champs personnalisés sur votre environnement. Si vous avez besoin de ces droits, communiquez avec le responsable de l'équipe de formation de votre organisation.
II. Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires.
III. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Création de champs personnalisés

Pour créer un nouveau champ personnalisé, rendez-vous sous l'onglet du menu « Administration », puis sous le sous-onglet . Vous vous retrouverez devant la page suivante, qui contient la liste de vos champs personnalisés :

Cliquez sur le bouton d'action , la page suivante sera générée :

Informations sur le champ

Choisissez tout d'abord, dans la liste déroulante « Élément concerné », ce sur quoi portera votre champ personnalisé, parmi les éléments de l'environnement suivants : 

Entrez dans le champ « Nom du champ * » le nom que vous désirez donner à votre champ personnalisé. C'est le nom qui sera affiché aux utilisateurs et aux administrateurs, soyez donc concis et précis;

Entrez dans le champ « Complément d'information dans la bulle informative » des informations supplémentaires sur votre champ. Cette bulle informative sera aussi affichée aux utilisateurs et aux administrateurs et doit ainsi contenir des informations précises sur votre champ à remplir. Les personnes qui consultent pourront ainsi survoler de la souris le bouton  pour voir apparaître le texte supplémentaire. Vous avez un exemple d'un tel complément d'information tout juste sous le champ à remplir présenté ci-haut.

Trois options sont finalement à considérer pour cette section : 

  • La case à cocher « Afficher dans les listes » affichera votre champ personnalisé dans les différentes listes de présentation des éléments du système. Dans le cas présent, ce champ sera affiché dans les listes d'utilisateurs. Veuillez consulter la section Champs personnalisés dans les listes et grilles du présent article pour en savoir davantage à ce sujet;
  • La case à cocher « Visible à l'inscription pour l'utilisateur » affichera votre nouveau champ touchant aux utilisateurs dans les formulaires d'autoinscription sur votre ou vos portails. Ce champ doit ainsi être présent dans le formulaire d'inscription au portail, ce qui est détaillé dans l'article Créer et gérer les portails. ATTENTION : cette case à cocher n'existe que pour l'élément concerné « Utilisateur ».
  • La case à cocher « Visible à l'édition pour l'utilisateur » permet d'afficher ou non votre champ dans le profil de l'utilisateur pour qu'il puisse le modifier de façon autonome. Il doit ainsi aussi disposer du droit d'édition de son dossier pour avoir accès au champ. ATTENTION : cette case à cocher n'existe que pour l'élément concerné « Utilisateur ».

Valeur du champ

Sélectionnez maintenant, à l'aide de la liste déroulante « Type de champ » la forme que prendra votre champ personnalisé. Vous avez ainsi le choix parmi les types de champs suivants. Veuillez noter que vous pouvez rendre tous les champs obligatoires en activant l'option . Le formulaire d'inscription ou le dossier utilisateur ne pourra pas être sauvegardé tant que ce champ n'est pas rempli.

  • Le type de champ « Vrai/faux » prendra la forme d'une case à cocher binaire (vrai = 1, faux = 0) qui devra être cochée ou non par l'utilisateur ou l'administrateur. Vous pouvez cocher cette case par défaut à l'aide du bouton d'action . Ce champ est souvent utilisé pour déclarer le statut particulier d'un utilisateur, comme un « membre », ou un « employé », par exemple. Ce statut peut ensuite être utilisé pour mener des actions et des recherches dans le système. Vous pouvez aussi baser des règles de prix et des émissions manuelles ou automatisées, par exemple, selon ce type de champ;
  • Le type de champ « Court texte » prendra la forme d'un champ libre acceptant les caractères alphanumériques. Il est possible d'entrer un texte prédéfini dans le champ à l'aide du champ « Valeur par défaut »;
  • Le type de champ « Numérique » sera présenté sous la forme d'une liste déroulante offrant un format numérique imposé. Vous pouvez entrer une valeur prédéfinie à l'aide de la liste déroulante « Valeur par défaut ». En activant le bouton , vous permettrez la sélection de nombres décimaux limités à 2deux (2) valeurs après la virgule;
  • Le type de champ « Date » permettra la sélection d'une date à l'aide d'un calendrier dynamique, comme pour les autres champs du produit. Vous pouvez aussi sélectionner dans le calendrier « Valeur par défaut » une date prédéfinie;
  • Le type de champ « Liste déroulante » permettra, après la création de votre champ personnalisé, de créer une liste déroulante comportant des valeurs prédéfinies parmi lesquelles un choix devra être exercé. Les champs doivent être entrés dans les champs vides présentés ci-dessous :

    Cliquez sur le bouton pour ajouter une valeur prédéfinie dans votre liste, ou sur pour en supprimer une. Vous pouvez cocher la case « Valeur par défaut » pour définir un choix par défaut. L'indication « Valeur dans l'API » indique la valeur à entre lors de la création de comptes par importation en lot, par API ou par SSO. Si vous ne procédez pas à la création de compte, vous pouvez ignorer cette donnée;
  • Le type de champ « Texte avec mise en forme » affichera un éditeur de texte complet (version utilisateur, c'est-à-dire sans champs prédéfinis). Cela permet une plus grande flexibilité du champ texte et l'utilisation de gabarits pour des cas plus spécifiques. Vous pouvez définir le contenu par avance à l'aide de l'éditeur « Valeur par défaut »;
  • Le type de champ « Pays » fera apparaître une liste déroulante prédéfinie des pays, parmi lesquels un choix devra être exercé. Vous pouvez utiliser la liste déroulante « Valeur par défaut » pour imposer un pays par défaut;
  • Le type de champ « Emplacement », finalement, permettra de sélectionner, dans une liste déroulante, un emplacement parmi les emplacements que vous aurez préalablement créés sur votre environnement. Vous pouvez choisir un emplacement prédéfini à l'aide de la liste déroulante « Emplacement par défaut ».

Balise API

La balise API d'un champ, qu'il soit personnalisé ou déjà présent dans l'interface, est la « codification informatique » représentant ce champ dans le système. Si vous avez à créer des compte utilisateurs par importation en lot, la balise API est le nom de la colonne du fichier de définition Excel que vous avez à remplir à cet effet. Dans le cas d'une authentification unique, c'est le nom du champ de correspondance entre Lära et le système utilisé.

Vous pouvez ainsi entrer dans le champ « Identifiant dans l'API * » un code représentant votre champ personnalisé. Il vous est suggéré d'entrer quelque chose de simple, souvent, il s'agit simplement du nom du champ. Veuillez utiliser des caractères alphanumériques. Par exemple, pour un champ « Membre » (Vrai/faux), il vous est suggéré de simplement entrer « Membre » dans ce champ. Pour un champ plus complexe, comme « Nom de la commission scolaire », vous pourriez y entrer une codification plus synthétique, comme « Comm_scol ». 

Champs personnalisés dans les listes et grilles

Lorsque vous consultez la liste des « éléments concernés » par les champs personnalisés dans le système, si vous avez activé la fonction « Afficher dans les listes », telle que définie dans la section Informations sur le champ ci-haut, vous verrez afficher une colonne avec ce champ personnalisé. Prenons l'exemple d'une liste des utilisateurs. Pour afficher la liste des utilisateurs, comme vu dans l'article Créer et gérer les utilisateurs, rendez-vous sous l'onglet du menu « Administration  », puis sur le sous-onglet portant le même nom. Vous vous retrouverez devant la liste des utilisateurs du système auxquels vous avez accès, présentée ci-dessous. Veuillez consulter les articles Créer et gérer les profils de droits et les rôles et Gérer l'organigramme et ses branches pour en savoir plus au sujet des utilisateurs dont vous pouvez gérer le dossier. 

Vous remarquerez dans cette grille que la colonne « Membre » a été ajoutée. Dans notre exemple, il s'agit d'un champ personnalisé touchant aux utilisateurs de type « Vrai/faux », et la case a été cochée (vrai) pour cet utilisateur. Cette information supplémentaire au sujet de vos utilisateurs peut vous permettre, par exemple, de filtrer la grille et de n'y afficher que les membres de votre organisation. Ce même principe pourra s'appliquer à tous les champs touchants aux utilisateurs, mais aussi aux autres éléments concernés, dans leurs contextes respectifs.

Mes vues et Vus publiques

Même si plusieurs champs sont imposés par défaut dans les listes et grilles des différents « éléments concernés » par les champs du système, vous pouvez vous créer des vues personnalisées, vous donnant ainsi la possibilité de personnaliser les grilles que vous visionnez. Pour ce faire, cliquez sur le bouton d'action , ce qui génèrera le menu des vues suivant :

Dans le présent article, nous ne couvrirons qu'un seul type de vues, mais le fonctionnement est exactement le même. La différence entre les types de vues et leur implication dans le produit sont cependant très importantes : 

  • Le type de vue « Mes vues » ne s'applique qu'à votre compte personnel, et à personne d'autre dans l'environnement. Seul vous verrez les listes modifiées de cette façon;
  • Le type de vue « Vues publiques », quant à lui, s'appliquera à tous les administrateurs du système qui auront accès aux listes ainsi modifiées.

Pour créer une vue personnalisée, que ce soit « Mes vues » ou « Vues publiques » cliquez sur le bouton de création . Vous vous retrouverez alors devant la liste des valeurs disponibles à l'affichage dans la liste modifiée, comme présenté ci-dessous :

Entrez dans le champ « Nom de la vue » un nom administratif pour votre nouvelle vue.

Le bouton d'action  permet la suppression d'une vue créée. Vous devrez confirmer cette action, qui est irréversible.

Vous pouvez changer l'ordre des colonnes de la grille à l'aide du bouton d'option de déplacement . Il ne vous suffit que de maintenir le clic de souris sur ce bouton et de glisser vers le haut ou vers le bas les colonnes en question pour les intervertir.

L'ensemble des colonnes sont par défait affichées à votre grille, ce que représente le bouton . Vous pouvez ainsi, en cliquant sur ce même bouton, choisir d'afficher ou de ne pas afficher les colonnes de votre choix.

La colonne « Tri » vous permet de choisir par quelle colonne les données seront filtrées par défaut, et si ce tri sera exercé de façon ascendante ou descendante.

Au bas des champs par défaut du système ici présentés se retrouveront vos différents champs personnalisés rattachés à l'élément ici concerné. Le même principe s'appliquera à ces champs.

Cliquez sur pour créer votre vue, ou sur  pour revenir à la liste sans enregistrer vos modifications.

Utilisation des champs personnalisés dans les éditeurs de texte

Dans plusieurs contextes sur Lära, vous avez la capacité d'utiliser un éditeur de texte HTML, dont les fonctionnalités de rédaction de base sont présentées dans l'article pour les utilisateurs Communiquer avec ma communauté apprenante, et les fonctionnalités plus avancées dans l'article Créer, gérer et utiliser les gabarits de texte, où vous sont montrées les fonctionnalités relatives aux « champs prédéfinis ». 

Selon le contexte dans lequel vous rédigez, vous aurez accès ou non à la catégorie de champs prédéfinis « Champs personnalisés », comme présenté ci-dessous : 

Veuillez consulter les articles ci-haut mentionnés pour apprendre à utiliser les champs personnalisés dans ces contextes.

Règles basées sur un champ personnalisé

Les champs personnalisés qui touchent à l'élément concerné « Utilisateur » présentés dans le présent article, peuvent servir à la mise en place de règles de prix, qui ne seront disponibles que pour les utilisateurs ayant telle ou telle donnée dans un champ déterminé, ce qui est nommé une « règle de restriction » sur la tarification. Ces règles de restrictions sont présentées dans les sections sur la tarification des articles Créer et paramétrer les formations et événements, Créer et gérer les sessions, Créer et paramétrer les programmes de formation et Créer et gérer les cohortes. Vous aurez besoin de l'assistance de votre conseiller en implantation pour mettre en place ces règles.

Selon ce même principe, des règles d'émission d'envois automatisés (notifications) et manuels (écrire aux inscrits) peuvent être établies. Vous trouverez une section d'information à cet effet dans l'article Gérer les paramètres d'envois automatisés. Vous aurez aussi besoin de l'assistance de votre conseiller en implantation pour la mise en place de telle règles.

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