Créer et gérer les emplacements

Introduction
En ajoutant du contenu aux formations que vous avez créées, vous avec la possibilité de créer des événements en mode présentiel, c'est à dire des activités où les apprenants devront se rendre physiquement. De façon à ce que tous se rende bien à l'endroit prévu, vous pouvez créer des emplacements prédéfinis dans Lära et les réutiliser chaque fois que vous tiendrez une activité ou un événement à ce même endroit. C'est ce que nous verrons dans le présent article.

ORGANISATION DE L'ARTICLE 
1. Un emplacement dans Lära, c'est quoi?
2. Créer un nouvel emplacement
    I. Onglet « Information et localisation »
    II. Onglet « Photos »
    III. Onglet « Administration »
3. Créer une nouvelle salle
4. Ajouter un emplacement à un événement en mode présentiel
5. Supprimer un emplacement

NOTES
I. Le présent article tient pour acquis que vous possédez le profil de droits ou le rôle nécessaire à la création et à la gestion des emplacements. Si vous avez besoin de ces droits, communiquez avec le responsable de l'équipe de formation de votre organisation

II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.


1. Un emplacement dans Lära, c'est quoi? (retourner au haut de l'article)   
Comme nous l'avons vu en introduction, les emplacements servent à indiquer aux apprenants qui suivent vos formations où ils doivent se rendre dans le cas d'activités en mode présentiel. Ce type d'activités impliquent que vos apprenants devront se rendre physiquement à des lieux que vous aurez défini : vos emplacements. De façon générale, les activités en mode présentiel se retrouvent dans les formations de type « Formation en salle » ou « Espace collaboratif » (dans l'éventualité où cet espace n'est pas virtuel), mais peuvent occasionnellement se retrouver dans des autoformations, ou plutôt dans des formations de type « hybride » ou « mixte ». Il s'agit donc de types de formations où les apprenants peuvent apprendre et se développer à distance, de façon autonome, mais au cours desquelles un ou plusieurs activités se tiennent en personne. Voyons maintenant comment créer ces emplacements. 

2. Créer un nouvel emplacement (retourner au haut de l'article)    
Pour créer un nouvel emplacement, rendez vous dans la section du menu administration, puis cliquez sur l'onglet . La page suivante sera générée :

Cliquez sur le bouton , la page de paramétrage de votre nouvel emplacement sera générée (voir section I. Onglet « Information et localisation »).

I. Onglet « Information et localisation » (retourner au haut de l'article)
Lorsque vous créerez un nouvel emplacement, vous serez automatiquement dirigé vers la page de paramétrage « Information et localisation », telle que présentée ci-dessous :

Le champ « Nom de l'emplacement » vous permet d'entrer un nom unique pour votre emplacement. Vous avez la liberté d'entrer ce que vous désirez dans ce champ, mais assurez-vous que ce soit un nom que vos apprenant reconnaîtront. À titre d'exemple, il faudra éviter de donner un nom à un emplacement qui ne correspondrait pas à son adresse physique ou qui risquerait de créer de la confusion (si un événement se déroule dans un hotel Hilton, par exemple, il serait préférable de nommer son emplacement « Hilton », plutôt que « Hôtel » ou autre).

  • Le bouton , lorsqu'activé, vous permet d'offrir une traduction de votre emplacement pour les utilisateurs qui utilisent l'interface Lära dans une autre langue. Veuillez noter que la traduction de l'emplacement n'aura aucun effet sur la langue de votre contenu de formation. 

Le champ « Téléphone de contact » vous offre la possibilité de laisser à vos apprenants un numéro de téléphone qu'ils pourront composer s'ils ont des problèmes avec la tenue de l'événement ou avec l'emplacement. Ce numéro de téléphone sera affiché aux apprenants et doit permettre de communiquer avec une personne-ressource ayant la capacité d'aider les apprenants à rejoindre l'activité.

Le champ « Courriel de contact » a la même visée que le téléphone de contact. Laissez à vos apprenants le courriel d'une personne-ressource.

Le champ « Adresse », qui est obligatoire, sert à entre l'adresse de votre emplacement. Ce champ est dynamique et est relié à Google Map. En tapant votre adresse, des options d'adresses préformatées vous seront suggérées. Veuillez vous assurer que l'adresse suggérée est bien la bonne, et que la localisation indiquée sur la carte « Aperçu » est aussi la bonne.

Le champ « App/Suite/Bureau/etc. » vous permet d'entrer une informations complémentaire au lieu, comme un numéro d'appartement ou un bureau.

Pour créer votre nouvel emplacement, cliquez sur le bouton , ou cliquez sur le bouton  pour ignorer vos paramètres et revenir à la page des emplacements.

Une fois votre emplacement créé, il se retrouvera dans la liste de vos emplacements, mais sera grisé, comme présenté ci-dessous :

Pour utiliser cet emplacement, vous devrez y assigner une salle. Comme les emplacements peuvent avoir plusieurs salles, et c'est souvent le cas, l'emplacement doit être créé avant que vous puissiez paramétrer les autres options qui y sont associées. Pour ce faire, cliquez sur le nom de votre emplacement (« Mon Assistance », dans l'exemple qui nous concerne) ou sur le bouton d'options de la colonne , puis sur . La page suivante sera générée :

L'onglet « Information et localisation » sera déjà rempli, puisque vous avez déjà créé cet emplacement selon ces paramètres. En revanches, les onglets « Photos » et « Administration » sont désormais disponibles.

II. Onglet « Photos » (retourner au haut de l'article)
L'onglet « Photos » vous permet de sélectionner une image principale de votre emplacement, ainsi que deux images secondaires. Ces visuels sont facultatifs. Pour ajouter une image, survolez la zone photo avec votre curseur. Le bouton d'ajout vous permettra de choisir une image à partir de l'explorateur du système d'exploitation de votre ordinateur ou de votre appareil à l'aide du bouton , ou de supprimer l'image déjà en place à l'aide du bouton .

Pour créer votre nouvel emplacement maintenant et paramétrer les autres options plus tard, cliquez sur le bouton . Pour ignorer vos modifications et retourner à la liste des emplacements, cliquez sur le bouton .

III. Onglet « Administration » (retourner au haut de l'article)
L'onglet administration vous permet de sélectionner les branches de votre organigramme qui auront accès à cet emplacement. Pour en découvrir davantage au sujet des branches et de l'organigramme, consultez l'article Gérer l'organigramme et ses branches

Pour créer votre nouvel emplacement maintenant et ajouter une salle plus tard, cliquez sur le bouton . Pour ignorer vos modifications et retourner à la liste des emplacements, cliquez sur le bouton .

3. Créer une nouvelle salle (retourner au haut de l'article)
À partir de la page de paramétrage de votre emplacement que vous venons de voir, rendez-vous sur l'onglet principal « Salles ». La page suivante sera générée :


Pour créer une nouvelle salle, cliquez sur le bouton .

  • Le champ « Nom de la salle » vous permet de donner un nom unique à votre salle. Assurez-vous que ce nom soit assez discociatif du nom de votre emplacement;
  • Le champ numérique « Capacité » vous permet d'associer un nombre de places maximum à votre nouvelle salle.
  • Le bouton , lorsqu'activé, vous permet d'offrir une traduction de votre salle pour les utilisateurs qui utilisent l'interface Lära dans une autre langue.

Une fois votre choix fait, cliquez sur pour confirmer, ou sur  pour ignorer vos modifications. Une fois votre salle créée, elle apparaîtra dans la liste des salles de votre emplacement, comme présenté ci-dessous :

Pour modifier les informations relatives à votre salle ou pour y ajouter des photos, vous devez retourner dans les paramètres de votre salle. Pour ce faire, cliquez sur le nom de votre salle (« Grande salle de conférence », dans l'exemple qui nous concerne) ou sur le bouton d'options de la colonne , puis sur . Vous pouvez aussi supprimer une salle à l'aide du bouton d'action . Une fois dans les paramètres de votre salle, deux nouveaux onglet nommés « Photos » et « Administration » seront maintenant disponibles, comme dans l'image ci-dessous :

Pour ajouter une photo de votre salle, cliquez sur le bouton d'option au bas à droite de l'image par défaut que vous voulez modifier, soit la photo principale de votre salle ou les photos secondaires, puis sélectionnez l'option . La page suivante sera générée : 

Vous pouvez simplement cliquer sur « Sélectionner un fichier » pour parcourir les fichiers de votre ordinateur, ou glisser votre image dans cette même boîte. Veuillez noter qu'il est recommandé d'utiliser une image de vonne qualité d'au moins 320 pixels par 240. Si vous ne possédez pas d'image de ce format, il vous est possible de reformater l'image à l'aide des options de « zoom avant » et « zoom arrière » .

Une fois votre image à votre goût, cliquez sur pour conserver votre choix, ou sur  pour ignorer vos modifications. Vous pouvez répéter cette opération pour chacune des images à ajouter.

Par défaut, votre emplacement sera gérable uniquement par les administrateurs possédant le profil de droits requis sur la racine de votre organigramme. Pour donner les droits d'administration de cet emplacement à des administrateurs ou autres profils de droits sur des branches inférieures, rendez-vous sur l'onglet  des paramètres de votre emplacement. La page suivante sera générée :

Cliquez sur le bouton . Sélectionnez la branche de votre organigramme pour laquelle vous désirez donner les droits d'administration et d'accès pour cet emplacement. Appuyez sur pour confirmer votre choix, ou sur  pour ignorer vos modifications. Vous pouvez en tout temps retirer les accès à une branche de votre organigramme à l'aide du bouton , disponible à l'aide du bouton de la colonne .

Cela fait, pour enregistrer vos modification, cliquez sur le bouton . Pour ignorer vos modifications et retourner à la liste des salles, cliquez sur le bouton .

4. Ajouter un emplacement à un événement en mode présentiel (retourner au haut de l'article)
Vous avez maintenant paramétré votre emplacement et les salles qu'il contient! Félicitation! Vous pouvez maintenant utiliser votre nouvel emplacement en contexte de formation. Pour créer une activité en présence au sein d'une formation et y associer un emplacement, consultez la section Ajouter une activité en présence et l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.

5. Supprimer un emplacement (retourner au haut de l'article)
Pour supprimer un emplacement, vous devez avoir d'une part un profil de droit permettant une telle opération, d'autre part être sur une branche administrative permettant l'accès à cet emplacement. Veuillez communiquer avec le responsable de l'environnement de votre organisation.

Rendez-vous dans la section du menu administration, puis cliquez sur l'onglet . La page suivante, présentant la liste de vos emplacement (1, dans notre cas) sera générée :

Rendez-vous dans la colonne et appuyez sur , ce qui vous permettra de supprimer l'emplacement à l'aide du bouton .

ATTENTION : L'option  sera grisée et inutilisable si votre emplacement est déjà utilisé en contexte de formation. Si c'est le cas, vous devez aller changer l'emplacement de l'activité en question ou la supprimer définitivement.


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