Créer et gérer les sessions

Introduction

Vous avez maintenant découvert comment naviguer sur le portail, gérer le visuel de votre portail et d'autres éléments de formation et créer et paramétré une nouvelle formation. Voyons maintenant comment créer des sessions et les gérer avant d'y ajouter du contenu

ORGANISATION DE L'ARTICLE
1. Retour sur le concept de « Session » 
2. Créer une nouvelle session 
    I. Onglet « Informations générales »  
    II. Onglet « Durée »
    III. Onglet « Tarification »
    IV. Onglet « Complétion » 
    V. Onglet « Notifications programmées » 
    VI. Onglet « Campagne de promotion » 
3. Dupliquer une session existante 
4. Annuler une session
5. Supprimer une session

6. Onglet « Session » du menu administration
    I. Affichage en calendrier et en liste


NOTE
I. 
Le présent article tient pour acquis que vous avez un profil de droits vous permettant de consulter, de modifier ou de créer des sessions au sein de votre portail de formation. Si vous avez besoin de ces droits, communiquez avec le responsable de l'équipe de formation de votre organisation.

II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.


1. Retour sur le concept de « Session » (retourner au haut de l'article) 
Comme nous l'avons vu dans l'article Ajouter du contenu aux formations et événements, le contenu de votre formation ou de votre événement doit être déployé au coeur d'une session de cette formation ou de cet événement. Autrement dit, la formation contient des sessions, qui sont des occurrences de cette formation, et c'est à l'intérieur de ces sessions que se trouvera votre contenu. Pour en savoir plus au sujet de l'ajout de contenu aux sessions, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.


2. Créer une nouvelle session (retourner au haut de l'article) 
Lorsque vous créez une nouvelle formation, après l'avoir paramétrée, une session par « défaut » est automatiquement créée et vous êtes dirigés automatiquement à la page de paramétrage de cette dernière. Vous pouvez ainsi sauter directement au point I. Onglet « Informations générales »

Pour créer une toute nouvelle session ou pour éditer une session existante, rendez-vous dans la liste de vos formations en cliquant sur la section du menu administration, puis sur l'onglet . Vous générerez la page suivante : 


Sélectionnez la formation de laquelle vous désirez paramétrer une session en cliquant sur son nom (ex. : « Découvrez Lära! - Ateliers d'implantation »), ou cliquez sur le bouton d'options , puis sur . La page suivante sera générée :


Pour créer une toute nouvelle session, cliquez sur le bouton . Pour paramétrer la session créée par défaut, cliquez sur son nom (« Session par défaut », dans l'exemple qui nous concerne. Le nom de la session par défaut sera le même que le nom que vous aurez donné à votre formation), puis cliquez sur l'onglet « paramètres ». Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton d'options , puis sur . Vous vous retrouvez donc dans la page de paramétrage de la session en question, comme présenté à la section suivante. Veuillez noter, lorsque vous paramètrerez votre session, que les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires.

I. Onglet « Informations générales » (retourner au haut de l'article) 
Lorsque vous accédez à la page de paramétrage d'une session, vous vous trouvez par défaut sous l'onglet , comme présenté ci-dessous :

Le champ « Nom de la session* » vous permet de donner un nom unique à votre session. Par défaut, ce nom sera le même que celui de votre formation. Cela ne veut en aucun cas dire que vous ne pouvez pas le modifier!

Les champs « Minimum d'inscrits » et « Maximum d'inscrits » vous permettent de définir le nombre minimal de participants inscrits pour la tenue de votre session, ainsi qu'un nombre maximal.

  • Le bouton , lorsqu'activé, placera les participants excédentaires à votre « Maximum d'inscrits » sur une file d'attente. Vous pourrez faire le choix de transférer ces participants dans une autre session ou d'annuler leur inscription. Pour en découvrir davantage à ce sujet, consultez l'article Gérer les inscriptions.

Le champ « Nombre de jours où l'utilisateur a accès au contenu après son inscription (laisser 0 pour ne pas définir de limite) » vous permet de limiter l'accès au contenu de votre session un certain nombre de jours après l'inscription du participant. Ce dernier ne pourra alors plus accéder à la formation après cette période.

Le champ « Nombre de jours maximal où l'utilisateur doit compléter le contenu après son inscription (laisser 0 pour ne pas définir de limite) » vous permet de définir en combien de jours le participant doit compléter sa formation. Vous pourrez donc donner accès au contenu pendant 100 jours, mais forcer une complétion en deçà de 50 jours, par exemple. Ainsi, les participants auront 50 jours pour compléter le contenu, mais pourront y accéder pendant 100 jours à titre de référence, par exemple.

Le bouton , lorsqu'activé, empêchera l'affichage de votre session dans votre catalogue de formation, qu'il soit public ou non. L'intention derrière cette option est de vous permettre de paramétrer votre formation et d'y ajouter votre contenu sans que des utilisateurs puissent s'y inscrire ou voir votre chantier! 

La liste déroulante « Emplacement » vous permet de choisir un emplacement pour votre session. Cette liste sera constituée des emplacements que vous aurez créés. Pour découvrir comment créer de nouveaux emplacements, consultez l'article Créer et gérer les emplacements. Veuillez noter que le choix d'un emplacement n'est qu'un indicatif du lieu de tenue des activités en mode présentiel de votre session, si votre session en contient. Seule la région administrative sera retenue et présentée aux apprenants avant qu'ils s'inscrivent à votre session.

La zone « Informations additionnelles » affichera les champs personnalisés touchant aux sessions que vous aurez créés. Veuillez consulter l'article Créer et gérer les champs personnalisés pour découvrir comment créer et utiliser les champs personnalisés. À titre d'exemple, votre organisation pourrait donner des codes administratifs à vos sessions. Vous pourriez ainsi créer un champ personnalisé nommé « code administratif » et y ajouter le code de votre choix lors du paramétrage de votre session.

Pour enregistrer votre session et poursuivre son paramétrage à un autre moment, cliquez sur le bouton ou sur le bouton , selon que vous créez une nouvelle session ou en éditez une déjà créée. Pour annuler la création de votre session ou pour rétablir aux paramètres déjà présents avant votre édition, cliquez respectivement sur les boutons ou .

II. Onglet « Durée » (retourner au haut de l'article)  
L'onglet  sert à définir une date de début et une date de fin à votre session, qui sont des options facultatives. La page suivante sera générée :

Entrez dans le champ « Début » la date à laquelle votre formation débutera. La date de début indiquera au participant le moment où l'activité de formation commencera, et c'est aussi à partir de cette date que les autoinscriptions ne seront plus possibles. Veuillez noter que vous pourriez tout de même y inscrire des participants manuellement

Entrez dans le champ « Fin » la date de fin de votre session, qui, quant à elle, ne sert qu'à indiquer aux participants quand l'activité de formation tirera à sa fin.

Le bouton  vous permet de sélectionner manuellement une date présentée sous forme de calendrier.

Le bouton  vous permet de sélectionner une heure à partir d'un cadran numérique.

Le bouton , finalement, sert à réinitialiser les champs, soit en effacer le contenu.

Pour enregistrer votre session et poursuivre son paramétrage à un autre moment, cliquez sur le bouton ou sur le bouton , selon que vous créez une nouvelle session ou en éditez une déjà créée. Pour annuler la création de votre session ou pour rétablir aux paramètres déjà présents avant votre édition, cliquez respectivement sur les boutons ou .

III. Onglet « Tarification » (retourner au haut de l'article)  
L'onglet  sert à créer un ou plusieurs prix pour l'inscription à votre session, selon le type, la provenance ou l'identité de l'utilisateur qui souhaite s'y inscrire, par exemple. La page suivante sera générée :

Cliquez sur le bouton ce qui générera un premier bandeau de prix, comme présenté ci-dessous. Veuillez noter que vous pouvez définir un nombre illimité de prix :

Le champ « Libellé » vous permet d'entrer un nom unique à votre prix. C'est ce nom qui sera présenté aux utilisateurs qui voudront s'inscrire à votre formation. L'apprenant doit donc se sentir inclus dans votre tarification. Si vous paramétrez un prix pour les membres, par exemple, il serait logique d'y ajouter un prix pour les non-membres. 

Si votre formation n'est offerte qu'à vos membres, inutile de créer plusieurs prix, car le champ « Règle de restriction » vous permet d'utiliser un de vos champs personnalisés touchant aux utilisateurs pour restreindre la possibilité d'inscription à une valeur précise, soit « membre », dans l'exemple qui nous concerne. Ainsi, en choisissant une règle de restriction « membre », seuls les membres pourront s'inscrire en payant le montant que vous indiquerez dans le champ « Prix (0: gratuit) ». Pour découvrir comment gérer les champs personnalisés touchant aux utilisateurs, consultez l'article Créer et gérer les champs personnalisés

Pour bien synthétiser les explications précédentes, considérons l'exemple de tarification suivant : 

Dans cet exemple, les membres de votre organisation pourraient profiter de votre formation gratuitement. En revanche, les non-membres devraient payer 150 $ pour y accéder. 

Le bouton  sert à supprimer un prix que vous aurez créé. Une fenêtre vous demandant de confirmer votre choix sera générée.

Veuillez noter que les tarifs peuvent aussi être établis pour chaque session. Pour en savoir davantage sur la tarification indépendante pour chaque session, consultez l'article Créer et gérer les sessions.

Pour enregistrer votre session et poursuivre son paramétrage à un autre moment, cliquez sur le bouton ou sur le bouton , selon que vous créez une nouvelle session ou en éditez une déjà créée. Pour annuler la création de votre session ou pour rétablir aux paramètres déjà présents avant votre édition, cliquez respectivement sur les boutons ou .

IV. Onglet « Complétion » (retourner au haut de l'article) 
L'onglet  vous permet de gérer les conditions de complétion de votre session, c'est-à-dire de définir les actions que les participants devront mener ou non pour que leur formation soit considérée comme « complétée ». La page suivante sera générée :

Le bouton , comme son nom l'indique, n'effectuera aucun suivi du taux de complétion à votre session lorsqu'activé. Cela n'empêche pas de créer un suivi de complétion aux éléments au coeur de la session, mais la session elle-même n'aura pas de statut de complétion.

Le bouton , lorsqu'activé, permettra aux utilisateurs ayant le profil de droits requis (ex. : administrateur, formateur, enseignant, etc.) de marquer la session comme « complétée » pour chacun des participants.

Le bouton , lorsqu'activé, marquera la session comme « complétée » lorsque les participants auront cumulé le nombre de points que vous indiquerez dans le champ  maintenant affiché.

Le bouton , lorsqu'activé, marquera comme complété la session lorsque le participant aura entièrement complété l'ensemble des activités et des ressources pour lesquelles vous aurez paramétré des règles de complétion. Veuillez consulter l'article Ajouter du contenu aux formations et événements à cet effet.

Le bouton , lorsqu'activé, vous permettra de choisir une ressource de votre session pour laquelle vous avez défini une règle de complétion et de la considérer comme étant le déclencheur de complétion de votre session. 

Qu'importe le choix de condition de complétion que vous ferez (outre « aucun suivi de complétion »), le bouton suivant sera généré :

Le bouton , lorsqu'activé, ajoutera aux éléments et aux sections de votre session des indicateurs de progression aux participants. Les éléments non disponibles afficheront ainsi un cadenas et des graphiques de progression seront présents à différents endroits dans l'interface des participants de la session. L'activation de cette option générera le bouton suivant : 

  • Le bouton , lorsqu'activé, affichera aux participants les points de complétion qu'ils auront obtenus jusqu'ici, si vous avez fait le choix d'attribuer des points de complétion aux différents éléments de votre session. Veuillez consulter l'article Ajouter du contenu aux formations et événements à cet effet.
  • Pour enregistrer votre session et poursuivre son paramétrage à un autre moment, cliquez sur le bouton ou sur le bouton , selon que vous créez une nouvelle session ou en éditez une déjà créée. Pour annuler la création de votre session ou pour rétablir aux paramètres déjà présents avant votre édition, cliquez respectivement sur les boutons ou .

V. Onglet « Notifications programmées » (retourner au haut de l'article)   
L'onglet  vous permettra de définir et d'activer des envois automatisés à vos participants en ce qui touche des informations les concernant au sujet de la session en question. Veuillez noter que cet onglet ne sera disponible que lorsque vous aurez créé votre session. Pour en savoir plus sur les envois automatisés, consultez l'article Gérer les paramètres d'envois automatisés.

Pour enregistrer votre session et poursuivre son paramétrage à un autre moment, cliquez sur le bouton ou sur le bouton , selon que vous créez une nouvelle session ou en éditez une déjà créée. Pour annuler la création de votre session ou pour rétablir aux paramètres déjà présents avant votre édition, cliquez respectivement sur les boutons ou .

VI. Onglet « Campagne de promotion » (retourner au haut de l'article)   
L'onglet  permet de créer des envois automatisés faisant la promotion de votre session. Veuillez consulter l'article Gérer les paramètres d'envois automatisés à cet effet. Veuillez noter que cet onglet ne sera disponible que lorsque vous aurez créé votre session. Pour enregistrer votre session et poursuivre son paramétrage à un autre moment, cliquez sur le bouton ou sur le bouton , selon que vous créez une nouvelle session ou en éditez une déjà créée. Pour annuler la création de votre session ou pour rétablir aux paramètres déjà présents avant votre édition, cliquez respectivement sur les boutons ou .


3. Dupliquer une session existante (retourner au haut de l'article) 
Pour dupliquer une session de formation, rendez-vous dans la liste de vos formations en cliquant sur la section du menu administration, puis sur l'onglet . Vous générerez la page suivante : 

Sélectionnez la formation de laquelle vous désirez dupliquer une session en cliquant sur son nom (ex. : « Découvrez Lära! - Ateliers d'implantation »), ou cliquez sur le bouton d'options , puis sur . La page suivante sera générée :

Pour dupliquer la session nommée « Session par défaut », cliquez sur le bouton d'options de la colonne , puis sur . La fenêtre suivante sera générée, confirmant le succès de la duplication de votre session :

Cliquez sur le  pour fermer la fenêtre; votre duplicata se trouvera maintenant dans la liste de vos sessions, comme présenté ci-dessous :



4. Annuler une session (retourner au haut de l'article)   
L'annulation d'une session vous permet de conserver votre contenu de formation, mais d'annuler la tenue de cette session. Pour annuler une session de formation, rendez-vous dans la liste de vos formations en cliquant sur la section du menu administration, puis sur l'onglet . Vous générerez la page suivante : 

Sélectionnez la formation de laquelle vous désirez annuler une session en cliquant sur son nom (ex. : « Découvrez Lära! - Ateliers d'implantation »), ou cliquez sur le bouton d'options , puis sur . La page suivante sera générée :

Pour annuler la session nommée « Session par défaut », cliquez sur le bouton d'options de la colonne , puis sur . La fenêtre suivante sera générée :

En annulant une session, une action doit être prise pour gérer les participants inscrits. Deux options s'offrent à vous.

Le choix  supprimera toutes les inscriptions à votre session et déclenchera un remboursement des participants.

Le choix  générera la liste déroulante « Sélectionnez la session vers laquelle transférer les inscriptions : », où vous pourrez choisir une autre session de votre formation où transférer vos participants. Veuillez noter qu'un transfert de participant est l'équivalent d'une inscription manuelle : votre nombre maximal d'inscrits ne sera pas respecté, ni votre file d'attente. Pour placer vos participants dans la file d'attente, vous devrez aussi le faire manuellement. Pour en découvrir davantage au sujet de la gestion des inscriptions à votre session, consultez l'article Gérer les inscriptions.

Le champ de commentaires « Laisser une note administrative » vous permet de vous laisser une note sur la raison de cette annulation, par exemple. Cette note pourra être consultée par les utilisateurs ayant un profil de droit requis pour la gestion des inscriptions.

Pour confirmer votre annulation et appliquer les options sélectionnées, cliquez sur le bouton . Pour ignorer l'annulation de la session et la conserver telle quelle, cliquez sur .


5. Supprimer une session (retourner au haut de l'article)   
La suppression d'une session n'est disponible que lorsque cette session a été annulée. Soyez ***CERTAIN*** de votre choix avant de procéder à l'annulation, car cette opération est irréversible et supprimera l'entièreté de vos contenus de formation. Si vous supprimez vos contenus de formation par erreur, vous devrez recommencer votre travail d'intégration.

Pour supprimer une session, veuillez d'abord suivre l'ensemble des étapes de la section 4. Annuler une session du présent article

Une fois votre session annulée, cliquez de nouveau sur le bouton d'options de la colonne , puis sur . La fenêtre de confirmation suivante sera générée : 

Cliquez sur le bouton  pour confirmer la suppression de votre session. RAPPELEZ-VOUS, CETTE OPÉRATION EST IRRÉVERSIBLE. Pour annuler la suppression, cliquez sur les boutons ou .


6. Onglet « Session » du menu administration (retourner au haut de l'article)   
L'onglet de la section  du menu administration vous offre la possibilité de rechercher une ou des sessions parmi les sessions actives à venir (qui ont une date de début) pour l'ensemble de vos formations en cours. La page suivante sera générée :

I. Affichage en calendrier et en liste (retourner au haut de l'article)   
L'option d'affichage (calendrier) affichera un calendrier interactif présentant les sessions à venir. L'option d'affichage , quant à elle, cachera le calendrier et le remplacera par un champ de recherche par date. Différents filtres de recherche sont disponibles pour raffiner votre recherche et cibler davantage les résultats ainsi obtenus. Pour découvrir comment utiliser les filtres de recherche des tableaux, consultez l'article Gérer mon dossier.

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