Créer et gérer les catalogues

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Grands principes reliés aux catalogues
   Catalogues : une vue cumulative
   Modes d'affichage du catalogue
   Filtres et groupes de filtres
   Onglets de fournisseur
   Mise en vedette
Créer et gérer les catalogues
   Ajouter des formations ou des programmes
   Associer un catalogue à un portail
   Associer un catalogue aux utilisateurs
Créer et gérer les catégorie
Créer et gérer les groupes de filtres
   Créer un groupe de filtres
   Associer des filtres et attributs
   Associer des groupes de filtres
Gérer les mises en vedette
   Créer un nouveau thème
   Afficher un carrousel des mises en vedette

Notes
I. Le présent article considère que vous possédez les droits administratifs pour créer et gérer les catalogue, ainsi que les mises en vedette. Consultez l'article Créer et gérer les profils de droits et les rôles pour en savoir plus à ce sujet;
II. La création de catalogues n'est pas obligatoire, au sens où il est possible de créer des formations et d'y inscrire des utilisateurs de façon administrative, sans pour autant leur afficher votre offre de formation;
III. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Introduction

Lära LMS permet de gérer les offres de formation de manière très souple grâce aux catalogues. Les catalogues des regroupements d'activités de formation qu'il est possible de présenter sur un ou plusieurs portails ou d'associer à un ou plusieurs utilisateurs directement, par groupe ou par branche administrative.

Grands principes reliés aux catalogues

Comme présenté en introduction, les catalogues sont des contenants dans lesquels il est possible de déposer des formations et des programmes de formation, puis de les afficher dans différents contextes ou à différents utilisateurs.
Il est possible d'afficher un catalogue sur un portail public ou aux utilisateurs qui y sont connectés, mais aussi d'associer un ou plusieurs catalogues directement à des utilisateurs, à des groupes d'utilisateurs ou à des branches administratives.
Le fait qu'un catalogue soit affiché sur le portail où un utilisateur se trouve ou qu'un catalogue soit associé à un utilisateur ne suffisent pas pour que cet utilisateur puisse consulter l'offre de formation que ce catalogue contient. La capacité à voir une offre de formation et à s'y inscrire relève d'un mariage entre la capacité à consulter le catalogue et les paramètres de visibilité au catalogue se trouvant sous l'onglet « Inscriptions et catalogues » des paramètres des formation ou des programmes de formation. Consultez l'article Créer et paramétrer les formations et événements, ou Créer et paramétrer les programmes de formation à ce sujet.

Catalogues : une vue cumulative

Si un utilisateur se retrouve dans un contexte où plusieurs catalogues lui sont visibles, il n'aura pas conscience de cette superposition. Le produit Lära LMS est conçu de telle sorte que la vision de l'utilisateur est dite « cumulative » : il verra le contenu de tous les catalogues simultanément dans un même catalogue, de façon transparente.
Selon ce même ordre d'idée, les différentes catégories, les différents types de formation, les différentes mises en vedettes (incluant le carrousel), les différents filtres, etc., ne seront affichées que si l'utilisateur qui consulte son catalogue a la capacité de voir des formation ou des programmes attachés à ces éléments. Par exemple, une utilisateur ne verrait pas la catégorie X au catalogue si pour lui, cette catégorie est vide.

Modes d'affichage du catalogue

Comme présenté dans l'article Créer et gérer les portails, il est possible de choisir un affichage par défaut du catalogue d'un portail, mais les utilisateurs peuvent tout de même changer ce mode d'affichage au besoin. Il existe trois modes d'affichage, accessible en haut, à gauche du Catalogue : 
  • Mode « tuiles » : il s'agit du mode d'affichage le plus dynamique et visuel. Il affiche les formations et programmes de formation sous forme de tuiles présentant des informations à leur sujet;
  • Mode « calendrier » : il s'agit du mode à privilégier si votre offre de formation est uniquement basée sur des activités en direct, ou qui se tiennent à un date précise. L'offre de formation sera présentée en ordre chronologique.

  • Mode « liste » : ce mode d'affichage est une version plus compacte du mode « tuiles ». Il est à privilégier si vous avez une grande quantité de formations affichées à votre calendrier.

Filtres et groupes de filtres

Au-dessus du catalogue se trouvent des filtres de recherche, ainsi qu'un champ de recherche :
  • « Rechercher » : permet d'entrer un mot-clé de recherche au catalogue. La recherche s'effecture dans le titre des formations, ainsi que dans leurs mots-clés;
  • Liste de sujets : permet de sélectionner une ou plusieurs catégories pour n'afficher que les activités de formation qui y sont associées;
  • Liste de types : permet de sélectionner un ou plusieurs types de formation pour n'afficher que les activités de formation qui y sont associées;
  • Liste d'emplacements : permet de sélectionner un ou plusieurs emplacements pour n'afficher que les activités de formation qui y sont associées;
  • Liste des langues : permet de sélectionner une ou plusieurs langues pour n'afficher que les activités de formation qui y sont associées.
    Note : ce champ s'active dans les paramètres de « Catalogue » du portail.
Le bouton « Recherche avancée » provient de la création de « Groupes de filtres », puis de leur association au portail consulté. Cette option de filtres avancés fera afficher les filtres de base présentés ci-dessus sur le côté du catalogue, à la suite desquels se retrouveront vos groupes de filtres personnalisés, ainsi que leurs attributs. Veuillez consulter la section Créer et gérer les groupes de filtres pour en savoir davantage.

Onglets de fournisseur

Il est aussi possible d'ajouter la capacité de filtrer l'offre de formation du catalogue par « fournisseur de services ». Cette option s'active dans les paramètres de « Catalogue » du portail.
Ainsi, pour chaque fournisseur offrant une ou plusieurs activités de formation dans le catalogue, un onglet distinct sera créé, permettant une recherche dans l'offre de formation de ce fournisseur de services spécifiquement.

Mise en vedette

La « Mise en vedette » est une fonctionnalité de catalogue permettant d'afficher une ou plusieurs pastilles sur les tuiles ou sur les listes de formations affichées au catalogue.
Des mises en vedette découle aussi la capacité d'afficher un carrousel présentant les formations mises en vedette. Veuillez consulter la section Gérer les mises en vedette pour en savoir plus à ce sujet.

Créer et gérer les catalogues

Pour créer un nouveau catalogue, rendez-vous sous l'onglet « Catalogues » du menu « Administration », puis sous « Catalogues ». Cliquez sur « Nouveau catalogue » (ou sélectionnez le catalogue à modifier). 
  • Nom du catalogue * : donnez un nom administratif à votre catalogue.

Appuyez sur « Créer ».

Ajouter des formations ou des programmes

Pour ajouter des formations ou des programmes à votre nouveau catalogue, rendez-vous sous l'onglet « Catalogues » du menu « Administration », puis sous « Catalogues ». Sélectionnez le catalogue auquel vous désirez associer des formations ou des programmes.
Pour ajouter une formation ou un événement, rendez-vous sous l'onglet « Formation et événements » de votre catalogue et cliquez sur « Ajouter une formation ou un événement ». Sélectionnez toutes les formations à ajouter au catalogue, puis cliquez sur « Ajouter ».

Pour ajouter un programme de formations, rendez-vous sous l'onglet « Programmes de formation » de votre catalogue et cliquez sur « Ajouter un programme de formation ». Sélectionnez tous les programmes à ajouter au catalogue, puis cliquez sur « Ajouter ».

Associer un catalogue à un portail

Tel que vu dans les Grands principes reliés aux catalogues, un catalogue peut être associé à un portail, comme offre de formation « statique » à cet endroit. À cet effet, un utilisateur qui changerait de portail ne verrait plus l'offre de formation de ce catalogue (à moins que le catalogue ne lui soit associé). Veuillez suivre les instructions à ce sujet dans l'article Créer et gérer les portails.

Associer un catalogue aux utilisateurs

Comme expliqué dans les Grands principes reliés aux catalogues, un catalogue peut aussi être associé à un ou à plusieurs utilisateurs de l'environnement. Ainsi, ces utilisateurs verront l'offre de formation les suivre, qu'importe par quel portail ils se connecteront.
Rappelez-vous que les catalogues sont cumulatifs, donc si l'utilisateur se connecte sur un portail où est affiché un catalogue, les catalogues se superposeront de manière transparente. Rendez-vous sous l'onglet « Catalogues » du menu « Administration », puis sous « Catalogues ». Sélectionnez le catalogue que vous désirez associer à un ou plusieurs utilisateurs, puis rendez-vous sous l'onglet « Utilisateurs ». À cet endroit, cliquez sur le bouton « Gérer les utilisateurs ».
Pour associer un catalogue à un ou plusieurs utilisateurs, sélectionnez, sous l'onglet « Utilisateurs », tous les utilisateurs à qui associer le catalogue, puis enregistrez vos modifications à l'aide du bouton « Enregistrer et terminer » au bas de la page. Vous pouvez utiliser les différents filtres de recherche pour mieux cibler les utilisateurs.
Pour associer un catalogue à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs, sélectionnez, sous l'onglet « Groupes », tous les groupes d'utilisateurs à qui associer le catalogue, puis enregistrez vos modifications à l'aide du bouton « Enregistrer et terminer » au bas de la page.
Note : tous les utilisateurs ajoutés au groupe a posteriori se verront aussi le catalogue leur être associé automatiquement, puisqu'ils ont joint le groupe.
Pour associer un catalogue à une ou plusieurs branches de l'organigramme, sélectionnez, sous l'onglet « Organigramme », toutes les branches à qui associer le catalogue, puis enregistrez vos modifications à l'aide du bouton « Enregistrer et terminer » au bas de la page.
Note : tous les utilisateurs ajoutés à la branche a posteriori se verront aussi le catalogue leur être associé automatiquement, puisqu'ils ont été déposés sur la branche administrative.

Créer et gérer les catégorie

Les « Catégories » de formation sont les sujets, ou les sections du catalogue où sont affichées les formations. Les utilisateurs peuvent ainsi filtrer par sujet l'offre de formation qui leur est présentée.
Pour créer un nouvelle catégorie, rendez-vous sous l'onglet « Catalogues » du menu « Administration », puis sous « Catégories ». Cliquez sur le bouton « Nouvelle catégorie » (ou sélectionnez la catégorie à modifier).
  • Nom * : donnez un nom à votre catégorie;
  • Choix de la couleur associée à la catégorie : choisissez une couleur à l'aide de la palette numérique proposée ou entrez un code hexadécimal / RGB.

Appuyez sur « Créer ».

Note : Une fois la catégorie créée, vous pouvez retourner dans ses paramètres pour en définir une branche administrative. Veuillez consulter l'article Gérer l'organigramme et ses branches pour en savoir davantage.

Pour associer des formations ou des programmes aux catégories, vous devez le faire à partir des paramètres de ces composantes. Consultez l'article Créer et paramétrer les formations et événements, ou l'article Créer et paramétrer les programmes de formation à ce sujet, selon le cas.

Créer et gérer les groupes de filtres

Les formations et les programmes affichés aux catalogues de chaque portail peuvent être filtrés selon vos propres critères de classification (Campus, Niveau de reconnaissance, période de disponibilité, etc.) afin de permettre aux utilisateurs de préciser leur recherche.

Afin d’être fonctionnels et accessibles sur un portail, trois étapes sont nécessaires : la création des groupes de filtres (1), l'association des formations et des programmes aux attributs correspondants (2), et l'association des groupes de filtres aux différents portails (3).

Créer un groupe de filtres

Pour créer un nouveau groupe de filtres, rendez-vous sous l'onglet « Catalogues » du menu « Administration », puis sous l'onglet « Groupes de filtres ». Cliquez sur le bouton « Nouveau groupe de filtres », (ou sélectionnez le groupe de filtres que vous voulez modifier). Définissez les paramètres suivants :
  • Nom * : donnez un nom à votre groupe de filtres;
  • Type d'association : définissez si un seul attribut pourra être associé aux formations ou aux programmes par les administrateurs (« Simple ») ou si plusieurs attributs pourront leur être associés (« Multiple »).
L'onglet « Administration » vous permet de déposer ce groupe de filtres sur une branche de l'organigramme. Consultez l'article Gérer l'organigramme et ses branches pour en savoir plus à ce sujet. Cliquez sur le bouton « Créer ».
Une fois votre groupe de filtres créé, vous serez dirigé sous l'onglet « Attributs ». Les attributs sont en quelque sorte les « choix » concernant ce filtre, ou ses « valeurs ». Cliquez sur « Nouvel Attribut ». Donnez un nom à votre attribut, puis cliquez sur « Enregistrer ». Répétez ces étapes jusqu'à ce que tous vos attributs pour ce filtre soient créés.

Associer des attributs

Maintenant que vos groupes de filtres sont créés, vous devez associer vos attributs à chaque formation et événement ou programme de formation que vous désirez voir filtrer au catalogue pour chaque groupe de filtres.
Rendez-vous sous l'onglet « Formations et événements » ou « Programmes de formations » du menu « Administration », selon le cas, puis sous le sous-onglet du même nom.
Sélectionnez la formation ou le programme auquel vous désirez associer des attributs, rendez-vous sous l'onglet « Paramètres », puis sous « Filtres et attributs ». Sélectionnez tous les attributs correspondant à cette activité de formation. Vous devez mener ce travail pour chaque formation ou programme au catalogue (selon le cas).

Associer des groupes de filtres

La dernière étape pour voir vos groupes de filtres s'activer pour un portail est d'associer vos groupes de filtres à ce portail. Comme présenté dans l'article Créer et gérer les portails, rendez-vous sous l'onglet « Portails » du menu « Administration » et sélectionnez le portail pour lequel vous désirez activer les groupes de filtres.
Rendez-vous sous l'onglet « Paramètres », puis sous « Catalogues ». Au bas, à la section « Groupes de filtres dans la recherche avancée », cliquez sur le bouton « Ajouter un groupe de filtres ». Sélectionnez les groupes de filtres que vous désirez voir afficher dans la recherche avancée du catalogue, puis cliquez sur « Confirmer ». Enregistrez vos modifications à l'aide du bouton « Enregistrer et terminer »

Gérer les mises en vedette

Capsule
Comme présenté dans les Grands principes reliés aux catalogues en introduction, les « mises en vedette » permettent à votre organisation de mettre en valeur certaines activités de formation.
Vous pouvez donc mettre en vedette des sessions et des cohortes en affichant une ou plusieurs pastilles personnalisées sur leur présentation au catalogue. Vous avez aussi la capacité d'afficher un carrousel affichant ces mises en vedette au-dessus de votre catalogue. Consultez l'article Créer et gérer les portails pour découvrir comment activer le carrousel sur un ou plusieurs portails.

Créer un nouveau thème

Pour créer une nouvelle « Mise en vedette », vous devez créer un « thème » personnalisé (pastille de mise en vedette). Rendez-vous sous l'onglet « Catalogues » du menu « Administration », puis sous « Mise en vedette »
Cliquez sur le bouton « Nouveau thème » (ou sélectionnez le thème que vous voulez modifier).
  • Nom * : donnez un nom administratif à votre nouveau thème;
  • Couleur de la pastille : choisissez une couleur à l'aide de la palette numérique proposée ou entrez un code hexadécimal / RGB.
  • Libellé de la pastille : définissez le libellé présent sur la pastille de mise en évidence au catalogue.

Appuyez sur « Créer ».

Une fois votre thème créé, rendez-vous sous l'onglet « Sessions » ou « Cohortes », selon le cas, puis cliquez sur le bouton « Associer une session » ou « Associer une cohorte », respectivement.

Sélectionnez l'ensemble des sessions ou des cohortes que vous désirez ajouter à votre thème, puis cliquez sur le bouton « Ajouter ». À la page « Début et fin de l'association », appuyez sur « Confirmer », sinon, vous pouvez ajouter des dates d'activation : 

  • Association active du : entrez une date de début pour l'activation de votre mise en vedette. La pastille de votre théme apparaîtra donc sur la formation ou le programme en question au catalogue automatiquement à cette date;
  • Jusqu'au (inclusivement) : entrez une date de fin pour l'activation de votre mise en vedette. La pastille de votre théme disparaîtra donc de la formation ou le programme en question au catalogue automatiquement à cette date;

Note : rendez-vous sous l'onglet « Administration » des paramètres de votre thème pour définir une branche administrative pour votre mise en vedette. Veuillez consulter l'article Gérer l'organigramme et ses branches pour en savoir davantage.

Afficher un carrousel des mises en vedette

Maintenant que vos thèmes on été appliqués et que vos mises en vedette sont créées, vous pouvez afficher ces mises en vedette au-dessus du catalogue de votre portail, comme présenté ci-bas. Consultez l'article Créer et gérer les portails pour découvrir comment activer le carrousel sur un ou plusieurs portails.

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