Créer et paramétrer les programmes de formation

Introduction
Vous avez maintenant découvert comment créer une nouvelle formation, une nouvelle session et comment y ajouter votre contenu de formation. Comme votre organisation possède peut-être des cheminements prédéfinis à suivre entre les formations qu'elle dispense, vous pouvez créer des programmes de formations, qui vous permettent de rassembler des formations interreliées ou qui partagent une identité commune. C'est ce que nous verrons dans le présent article.

ORGANISATION DE L'ARTICLE
1. Créer un nouveau programme de formation
2. Paramétrer un programme de formation
    I. Informations générales
    II. Visuel
    III. Inscriptions et catalogues
    IV. Administration
    V. Notation et attestation
    VI. Tarification
 

3. Supprimer un programme de formation

NOTES
I. Le présent article tient pour acquis que vous possédez le profil de droits ou le rôle nécessaire à la création et à la gestion des formations. Si vous avez besoin de ces droits, communiquez avec le responsable de l'équipe de formation de votre organisation

II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.


1. Créer un nouveau programme de formation (retourner au haut de l'article) 
Votre offre de formation grandit chaque jour et vous avez maintenant créé plusieurs formations sur votre portail! Félicitations! Vous désirez maintenant créer votre premier programme de formation et le mettre en vente sur le portail de votre organisation! Pour créer votre premier programme de formation, rendez-vous sous l'onglet de la section  du menu administration. Vous vous trouverez devant la liste des programmes de formation que vous aurez créés, si c'est le cas. Pour découvrir comment naviguer dans le menu administration, consultez l'article Naviguer sur le portail. Pour découvrir comment utiliser les listes, les tableaux et les filtres de recherche, consultez l'article Gérer mon dossier, où les différentes options à cet effet sont présentées. 

Cliquez sur le bouton , ce qui génèrera la page suivante :


2. Paramétrer un programme de formation  (retourner au haut de l'article) 
La page de paramétrage d'un programme formation permet de gérer l'ensemble des options qui y sont relatives. Pour découvrir comment ajouter du contenu à un programme de formation, consultez l'article Ajouter du contenu aux programmes de formation.

I. Informations générales (retourner au haut de l'article)   
L'onglet  mène à la page du même nom, comme présentée ci-haut, où vous pourrez définir des informations de base au sujet du programme de formation que vous désirez créer. 

Le champ « Titre » vous permet de donner un nom unique à votre programme de formation. 

La liste déroulante « Langue » vous permet de choisir la langue dans laquelle sera donné le programme de formation. Veuillez noter que l'indication de la langue est informative pour les apprenants, mais n'aura aucun effet sur le contenu de votre programme de formation ou sur la langue d'affichage du portail. Vous devez donc vous assurer que l'ensemble des formations que vous intégrerez à votre programme de formation soient données dans la langue que vous aurez indiquée.

La liste déroulante « Catégorie » vous permet d'organiser vos programmes de formations par sujets communs, par exemple. Sélectionnez la catégorie de votre choix. Si aucune catégorie n'est disponible, vous devez en créer dès maintenant! Pour en savoir plus sur la création et l'utilisation des catégories, consultez l'article Créer et gérer les catalogues et leurs catégories

Le champ « Mots-clés » vous permet d'entrer des mots-clés qui serviront à la recherche dans le ou les catalogues. Choisissez des mots représentatifs de votre programme de formation ou de son contenu. En dessous de ces champs d'informations de base de trouve la boîte d'édition de texte suivante :

C'est à cet endroit que vous pourrez créer une description détaillée de votre programme de formation, ou importer un gabarit de description que vous aurez créé à l'aide du bouton . Une description détaillée peut comporter différentes informations selon les besoins de votre organisation. De façon générale, on y présente la durée du programme de formation, ses objectifs, les formateurs, la clientèle visée, le matériel nécessaire, une liste des formations, etc. Il s'agit de ce que vos clients et apprenants verront de votre programme de formation avant de s'y inscrire! Soyez donc original! Pour découvrir comment utiliser les outils d'édition de texte, consultez l'article Communiquer avec ma communauté apprenante, où les différentes options d'édition sont présentées. L'intention derrière la création de gabarits est de vous permettre de réutiliser une même présentation pour différents programmes de formation, formations ou événements. Des gabarits peuvent être rendus disponibles uniquement pour les descriptions de programmes et de formations, pour les communications avec les inscrits, une combinaison de ces choix ou une disponibilité dans l'ensemble des éditeurs de texte. Pour en savoir plus sur la création de gabarits et sur leur utilisation, consultez l'article Créer, gérer et utiliser les gabarits de texte

Le champ « Présentation courte dans le catalogue » offre une description sommaire de votre programme de formation affichée dans les catalogues à la gauche du statut d'inscription, comme mis en évidence ci-dessous :

Si vous laissez le champ « Présentation courte dans le catalogue » vide, ce sont les 150 à 200 premiers caractères de votre description longue qui seront présentés. De façon générale, il est donc recommandé d'entrer une description courte. 

Finalement, la zone « Informations additionnelles » présente les champs personnalisés que vous aurez définis pour vos formations ou événements. Pour en découvrir davantage au sujet des champs personnalisés, consultez l'article Créer et gérer les champs personnalisés

Une fois les informations générales de votre programme de formation définies, rendez-vous sous l'onglet , présenté ci-dessous, pour continuer à paramétrer votre nouveau programme de formation. Si vous désirez créer votre programme de formation immédiatement et paramétrer les autres options plus tard, cliquez sur le bouton . Pour annuler la création de votre nouveau programme de formation, cliquez sur le bouton .

II. Visuel (retourner au haut de l'article) 
L'onglet  mène à la page de choix du visuel pour votre programme de formation, comme présenté ci-dessous :

Pour découvrir comment créer et utiliser des visuels, consultez l'article Créer et gérer le visuel du portail, des programmes de formation et des formations et événements.

Une fois le visuel de votre programme de formation, rendez-vous sous l'onglet , présenté ci-dessous, pour continuer à paramétrer votre nouveau programme de formation. Si vous désirez créer votre programme de formation immédiatement et paramétrer les autres options plus tard, cliquez sur le bouton . Pour annuler la création de votre nouveau programme de formation, cliquez sur le bouton .

III. Inscriptions et catalogues (retourner au haut de l'article) 
L'onglet  mène à la page de gestion des paramètres d'inscription, des valeurs par défaut des nouvelles cohortes, de visibilité du programme de formation dans les catalogues et de partage sur les réseaux sociaux, comme présenté ci-dessous :


La liste déroulante « Statut » offre trois options de statuts du programme de formation en ce qui concerne les inscriptions. 

  • Le choix « Ouvert aux inscriptions » indique qu'il est présentement possible de procéder à des inscriptions pour ce programme de formation, selon le type d'inscription défini. 
  • Le choix « Fermé » indique qu'il n'est présentement pas possible de procéder à des inscriptions pour ce programme de formation. 
  • Le choix « Ouvert pour une période spécifique » vous permet de définir une plage de dates au cours de laquelle il sera possible de procéder à des inscriptions.

La liste déroulante « Type d'inscription » offre trois options de types d'inscriptions auxquels il est possible d'avoir recours pour que des apprenants accèdent à votre programme de formation. 

  • Le choix « Autoinscription » indique que les apprenants pourront s'inscrire eux-mêmes et procéder au paiement, si un paiement est nécessaire. Ce choix génère la liste déroulante « Autorisation », qui offre deux options d'approbation. 
    • Le choix « Automatique » permet d'admettre comme étant inscrit tout utilisateur ayant eu recours à une autoinscription. Cet utilisateur aura donc automatiquement accès au contenu de votre programme de formation après son paiement, si un tarif est défini. Le bouton , si activé, indiquera aux apprenants le nombre de places qui sont toujours disponibles au sein des cohortes actives. 
    • Le choix « Approuvé par un administrateur » indique qu'un administrateur devra confirmer l'autoinscription d'un apprenant avant que ce dernier n'ait accès au contenu de votre programme de formation. 
  • Le choix « Inscription manuelle » empêchera les utilisateurs de s'inscrire eux-mêmes au programme de formation. Un utilisateur ayant le profil de droits requis devra procéder à une inscription manuellement. Pour découvrir comment inscrire manuellement des utilisateurs à un programme de formation, consultez l'article Gérer les inscriptions.
  • Le choix « Inscription externe » dirigera les utilisateurs vers un autre système à l'aide d'une adresse URL, que vous pourrez entrer dans le champ « URL » qui sera généré.

Finalement, le bouton , si activé, présentera publiquement quels utilisateurs sont inscrits dans chaque cohorte de votre programme de formation. Veuillez noter que cette option ne sera présente que si elle est activée au sein du fournisseur de services associé à votre nouveau programme de formation. Pour en savoir plus au sujet des fournisseurs de service, consultez l'article Créer et gérer les fournisseurs de services.

La zone « Valeurs par défaut des nouvelles cohortes » vous permet de définir certains paramètres qui seront appliqués par défaut sur les nouvelles cohortes que vous créerez pour votre nouveau programme de formation. Veuillez noter que ces paramètres par défaut peuvent être changés en tout temps et que vous pouvez tout de même changer ces paramètres au sein de chaque cohorte indépendamment. 

  • Les listes déroulantes « Minimum d'inscrits » et « Maximum d'inscrits » vous permettent de définir une plage de nombre d'inscriptions nécessaires à la tenue d'une cohorte ou de définir une capacité maximale d'inscrits. Le bouton  vous permet de mettre les utilisateurs supplémentaires qui se sont inscrits au-delà de votre limite d'inscriptions (maximum d'inscrits). À partir de cette liste d'attente, vous pourrez décider de créer une nouvelle cohorte et d'y placer ces utilisateurs, ou d'annuler leur inscription et de les rembourser, si un paiement a été reçu.
  • L'option « Aucune expiration, il n'y a aucun temps ou date limite pour compléter le programme » rendra votre programme de formation accessible en tout temps pour les utilisateurs inscrits à une cohorte.
  • La liste déroulante « Nombre de jours maximal où l'utilisateur doit compléter le programme après son inscription  » vous permet de limiter le temps où vos apprenants peuvent avoir accès au contenu de votre programme de formation (cohorte à laquelle ils sont inscrits). Ils devront donc compléter le programme pendant cette période.
  • Le champ « Date spécifique à laquelle l'utilisateur doit avoir complété le programme » vous permet de définir une date limite à laquelle vos apprenants doivent avoir complété le programme de formation. 

La zone « Catalogues » présente la liste déroulante « Visibilité dans les catalogues », qui propose 4 choix d'affichage dans les catalogues. 

  • Le choix « Public - Visiteurs non-authentifiés » rendra votre programme de formation visible pour tous les internautes qui se présenteront sur votre portail, qu'ils y soit inscrits ou non. 
  • Le choix « Utilisateurs authentifiés » rendra votre programme de formation visible pour tous les utilisateurs qui se sont connectés à votre portail à l'aide de leurs informations de connexion uniques. 
  • Le choix « Utilisateurs associés au catalogue » rendra votre programme de formation visible seulement pour les utilisateurs que vous aurez associés au ou aux catalogues où votre programme de formation est présent. 
  • Finalement, le choix « Masqué » cachera votre programme de formation de tous les catalogues. Seuls les utilisateurs ayant le profil de droits requis pourront la consulter, jusqu'à ce que ce statut de visibilité soit changé.

La zone « Partage sur les réseaux sociaux » affiche le bouton  qui, si activé, permet aux utilisateurs ayant accès à votre programme de formation de le partager sur les réseaux sociaux. Si votre programme de formation est public, n'importe quel internaute présent sur votre portail pourrait partager votre programme de formation sans même se connecter. Vous aussi, en tant qu'administrateur, pouvez vous servir du bouton de partage pour partager votre programme de formation. Pour découvrir comment partager un programme de formation sur les réseaux sociaux, consultez l'article Suivre une formation

Une fois les paramètres d'inscription à votre programme de formation définis, rendez-vous sous l'onglet , présenté ci-dessous, pour continuer à paramétrer votre nouveau programme de formation. Si vous désirez créer votre programme de formation immédiatement et paramétrer les autres options plus tard, cliquez sur le bouton . Pour annuler la création de votre nouveau programme de formation, cliquez sur le bouton .

IV. Administration (retourner au haut de l'article)  
L'onglet  mène à la page vous permettant de choisir le fournisseur de services auquel vous associerez votre programme de formation. Pour ce faire, choisissez simplement le fournisseur de service dans la liste déroulante « Fournisseur associé ». Ce choix est très important et aura un effet sur la tarification, les conditions d'inscription et d'annulation, l'administration, etc. Pour en savoir plus sur les fournisseurs de services, consultez l'article Créer et gérer les fournisseurs de services

Une fois les paramètres d'administration de votre programme de formation définis, rendez-vous sous l'onglet , présenté ci-dessous, pour continuer à paramétrer votre nouveau programme de formation. Si vous désirez créer votre programme de formation immédiatement et paramétrer les autres options plus tard, cliquez sur le bouton . Pour annuler la création de votre nouveau programme de formation, cliquez sur le bouton . 

V. Notation et attestation (retourner au haut de l'article)  
L'onglet  mène à la page vous permettant de définir si votre programme de formation déclenchera l'émission d'un certificat ou d'une attestation, comme présenté ci-dessous :


Les listes déroulantes « Nombre d'heures accréditées » vous permettent de définir le nombre d'heures de formation considérées dans l'émission du certificat ou de l'attestation. 

La liste déroulante « Modèle d'attestation » vous permet d'associer un modèle d'attestation ou de certificat que vous aurez créé à la réussite du programme de formation. Pour découvrir comment créer des modèles d'attestation, consultez l'article Créer et gérer les attestations

Une fois les paramètres de notation et d'attestation de votre programme de formation définis, rendez-vous sous l'onglet , présenté ci-dessous, pour continuer à paramétrer votre nouveau programme de formation. Si vous désirez créer votre programme de formation immédiatement et paramétrer les autres options plus tard, cliquez sur le bouton . Pour annuler la création de votre nouveau programme de formation, cliquez sur le bouton . 

VI. Tarification (retourner au haut de l'article)  
L'onglet  mène à la page vous permettant de fixer le prix d'inscription aux cohortes de votre programme de formation, si vous décidez de paramétrer un prix global. comme présenté ci-dessous :


L'option « Effectuer le paiement au niveau des formations/événements à ce programme » fera en sorte que les utilisateurs devront effectuer leur paiement pour chacune des formations incluses dans votre nouveau programme de formation, selon les modalités de paiement que vous aurez définies pour chacune des formations. Cette option est pertinente lorsque votre programme est constitué de formations offertes par différents fournisseurs de services, puisque les montants d'inscription aux différentes formations seront déposés dans les comptes marchands de leur fournisseur de services respectif.

L'option « Effectuer le paiement au niveau du programme » fera en sorte que les utilisateurs devront effectuer leur paiement pour l'ensemble du programme de formation, en une seule transaction. Ils pourront ainsi s'inscrire à chaque formation du programme sans devoir effectuer de transaction supplémentaire. Les montants recueillis seront déposés dans le compte marchand du fournisseur de service du programme de formation. Différentes options seront générées, comme dans la présentation ci-haut.

  • Cliquez sur le bouton  ce qui génèrera un premier bandeau de prix, comme présenté ci-dessous. Veuillez noter que vous pouvez définir un nombre illimité de prix :
    • Le champ « Libellé » vous permet d'entrer un nom unique à votre prix. C'est ce nom qui sera présenté aux utilisateurs qui voudront s'inscrire à votre programme de formation. L'apprenant doit donc se sentir inclus dans votre tarification. Si vous paramétrez un prix pour les membres, par exemple, il serait logique d'y ajouter un prix pour les non-membres. 
    • Si votre formation n'est offerte qu'à vos membres, inutile de créer plusieurs prix, car le champ « Règle de restriction » vous permet d'utiliser un de vos champs personnalisés touchant aux utilisateurs pour restreindre la possibilité d'inscription à une valeur précise, soit « membre », dans l'exemple qui nous concerne. Ainsi, en choisissant une règle de restriction « membre », seuls les membres pourront s'inscrire en payant le montant que vous indiquerez dans le champ « Prix (0: gratuit) ». Pour découvrir comment gérer les champs personnalisés touchant aux utilisateurs, consultez l'article Créer et gérer les champs personnalisés. Pour bien synthétiser les explications précédentes, considérons l'exemple de tarification suivant : dans cet exemple, les membres de votre organisation pourraient profiter de votre programme de formation gratuitement. En revanche, les non-membres devraient payer 150 $ pour y accéder. 
    • Le bouton  sert à supprimer un prix que vous aurez créé. Une fenêtre vous demandant de confirmer votre choix sera générée. Veuillez noter que les tarifs peuvent aussi être établis pour chaque cohorte. Pour en savoir davantage sur la tarification indépendante pour chaque cohorte, consultez l'article Créer et gérer les cohortes
  • Le bouton  est activé par défaut pour toute tarification sur Lära, mais vous pouvez le désactiver à votre guise, selon votre situation. Bien entendu, ce bouton ajoutera les taxes en vigueur automatiquement lors du paiement pour accéder à votre programme de formation.
  • Les boutons et  permettent respectivement d'offrir un pourcentage de rabais lors d'une inscription avant une certaine date, que vous aurez définie dans les paramètres du fournisseur de services, et d'offrir un pourcentage de rabais lors d'un achat de plusieurs places à votre programme de formation, que vous aurez aussi défini dans les paramètres du fournisseur de services. Pour découvrir comment paramétrer les fournisseurs de services, consultez l'article Créer et gérer les fournisseurs de services

Une fois les paramètres de tarification de votre programme de formation définis, cliquez sur le bouton . Pour annuler la création de votre nouvelle formation ou de votre nouvel événement, cliquez sur le bouton .


3. Supprimer un programme de formation (retourner au haut de l'article)  
Pour supprimer un programme de formation, rendez-vous dans la liste de vos programmes de formation, sous l'onglet de la section , ce qui génèrera la page suivante : 

Cliquez sur le bouton d'options de la colonne , puis sur le bouton . Si vous avez sélectionné l'option « Effectuer le paiement au niveau du programme », vos inscrits recevront un remboursement pour leur inscription au programme, mais demeureront inscrits aux formations qu'il contient. Vous devrez les désinscrire manuellement. Pour en savoir plus sur la suppression de cohortes ou le transfert de participants, veuillez consulter l'article Créer et gérer les cohortes.

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