Créer et gérer une session à la carte

TABLE DES MATIÈRES Présentation d'une session à la carte Création dune session à la carte Tarification des forfaits Modification de la sélection d'activités dans un forfait Gérer les crédits octroyés et les attestations selon vos forfaits

NOTES I. Le mode « À la carte » n'est pas conseillé pour l'inscription administrative, puisqu'une sélection personnelle est requise. L'administrateur qui désire inscrire un utilisateur, doit prendre son identité afin d'effectuer la sélection pour l'utilisateur et compléter le paiement en son nom. II. Pour créer une session à la carte, vous devez procéder à la mise en place de certains prérequis :  a. Vous devez avoir activé votre panier d'achat sur au moins un portail. Consultez l'article Créer et paramétrer un portail pour en découvrir davantage à ce sujet. b. Vous devez avoir créé une session avec des activités en présence ou en classe virtuelle. Pour découvrir comment créer une session, consultez l'article Créer et gérer les session. Pour découvrir comment ajouter des activités à votre session, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.

Introduction

Depuis la version 2019.10, il est possible de créer des sessions « à la carte ». Ce type de sessions offre aux administrateurs et dispensateurs de formation une façon supplémentaire de gérer les événements. Le participant devra effectuer des choix parmi les activités proposées et pourra payer un montant différent selon la combinaison et le choix des activités qu'il aura sélectionné.

Présentation d'une session à la carte (retourner au haut de l'article) 

Les sessions à la carte permettent de proposer plusieurs formules d'inscription à vos participants potentiels sous forme de forfaits nécessitant une sélection de l'utilisateur. Ces formations offrant des forfaits « À la carte » sont facilement identifiables lors de la consultation de votre catalogue de formation puisqu'elles afficheront la mention « À la carte » au-dessous de la vignette de présentation.

Après avoir cliqué sur la tuile de formation, le visuel similaire à celui présenté plus bas s'affichera au bas de la description. Dans l'exemple présenté dans cet article, la session active s'intitule « Colloque de formations ». 

Dans le cas présent, les forfaits inclus dans cette session sont précédés d'un « Champ d'information » permettant de détailler la programmation associée. Ces « Champs d'information » peuvent être utilisés de différentes manières selon la structure des forfaits. Il serait par exemple possible d'avoir une présentation globale avant le premier forfait, suivie de la liste des forfaits proposés ou, tel qu'illustré, voir une description des activités associés au forfait au-dessus de chaque forfait.

Les différents forfaits d'une session à la carte sont éclatés sous une session de formation au bas des présentations de formations du catalogue selon la disposition de l'exemple suivant :

Création d'une session à la carte (retourner au haut de l'article) 

Avant de commencer n'oubliez pas que... Le panier d'achat doit être activé sur le portail ou vous partagerez la formation « à la carte »; Vous devez avoir créé une formation, une session, et y avoir ajouté plusieurs activités en présence ou web.

• Créer le contenu : 
  Avant de définir vos forfaits, la globalité des éléments de contenu (activités en présence, activités à distance et documentation associée) doivent exister dans le contenu de la session. Consultez l'article Créer et paramétrer les formations et événements, l'article Créer et gérer les sessions et l'article Ajouter du contenu aux formations et événements à cet effet.
  
  
• Activer le mode à la carte : 
  Dans le menu « À la carte » de votre session de formation, vous devrez tout d'abord activer le mode « À la carte » à l'aide du bouton d'action pour voir s'afficher les paramètres de création des forfaits.
  
  
  
  
• Créer un champ d'information : 
  Inclure un champ d'information avant de lister les forfait est optionnel, mais cela facilite la compréhension des participants potentiels et les aide à effectuer un choix. Cette étape est donc fortement recommandée. Vous pouvez inclure un ou plusieurs champs d'information en présentation globale, au-dessus de chaque forfait ou selon le besoin et selon la structure de sélection que vous voulez mettre en place.
  Lorsque vous cliquez sur , vous êtes redirigé vers un espace de rédaction permettant d'insérer un titre et du texte qui s'affichera ultimement à l'utilisateur lors de la consultation des forfaits disponibles.
   
• Créer un forfait : 
  C'est cette option qui sera responsable de structurer vos activités en forfaits qui seront offerts aux participants potentiels.  permettra de regrouper les activités à sélectionner pour qu'un tarif en fonction de cette sélection soit affiché au catalogue et permette à l'utilisateurs de choisir le forfait qui convient le mieux à ses préférences et à son emploi du temps.
  
  
  

  Les différents boutons disponibles vous permettront respectivement de : Modifier l'ordre des champs d'information, des forfaits ou des blocs Ajouter un bloc dans votre forfait Modifier le titre de votre forfait Supprimer le forfait Afficher ou masquer le contenu

• Ajouter un bloc : 
  Le bloc est indispensable à la création d'un forfait, les conférences disponibles associées à chaque forfait devront être insérées dans un ou plusieurs blocs à l'aide du disponible à droite de l'intitulé de votre forfait.

  Dans la fenêtre qui s'affiche vous pourrez nommer votre bloc et définir, dans un premier temps, combien d'activités l'utilisateur pourra sélectionner parmi celles incluses dans ce bloc. Il est possible que vous n'ayez besoin que d'un bloc, mais pour vous permettre d'afficher clairement la sélection, plusieurs blocs peuvent être créés dans un même forfait, par exemple pour différencier les activités du matin de celles en après-midi.

  
• Ajouter vos activités : 
  Les conférences en ligne ou en présentiel devront être incluses dans les blocs, minimalement un bloc devra être créé par forfait. À cette étape, vos activités existantes sous l'onglet contenu.
  

  Restera ensuite à dans ces blocs parmi lesquelles l'utilisateur devra choisir. Les mêmes activités peuvent se retrouver dans différents forfaits, par exemple, si l'événement se déroule sur 2 jours, cela pourrait se présenter en 3 forfaits différents. Le premier offrant de choisir parmi toutes les activités du jour 1, un deuxième forfait permettant de sélectionner des activités le jour 2 et un dernier forfait sur deux jours, incluant toutes les activités et permettant au participant de choisir celles auxquelles il veut participer sur les deux jours.

• Du côté administratif, les modules de construction de votre forfait à la carte sont intuitifs et représentatifs de la réalité du côté catalogue. Ainsi, notre structure de départ du côté administratif pour le premier forfait pourrait ressembler à celle-ci :

  Les boutons d'action de la colonne « Obligatoire » vous permettent de définir quelles activités de votre forfait seront obligatoires ou incluses et qui ne requièrent pas de sélection. Les autres activités qui ne sont pas obligatoires pourront être sélectionnées ou non par le participant.

  NOTE : Si vos activités virtuelles ou en présence peuvent accueillir un nombre maximal de participants, lorsque vos forfaits seront complets, vous pourrez retourner dans les paramètres des éléments de contenu afin de voir apparaître le champ Maximum d'inscrits et le remplir selon vos besoins.

• Associer votre documentation à chaque activité :
  Si de la documentation (fichier, image, document, vidéo, sondage, etc.) fait partie du contenu, dès que le mode à la carte est actif, des paramètres supplémentaires deviennent disponibles sur ces éléments. Il est donc possible de définir à la sélection de quelle activité un fichier ou un sondage sera affiché au participant. Cette option se retrouve dans les paramètres de l'élément de contenu, sous le nouvel onglet « Visibilité ».
  

Tarification des forfaits (retourner au haut de l'article) 

• Définir les tarif et les jumeler à chaque forfait : 

  Pour chaque forfait, un tarif doit être défini sur la session et associé au forfait respectif. Dans les paramètres de sessions, sous l'onglet « Tarification » créez vos tarifs et sélectionnez dans le champ Assigner à un forfait, le forfait qui sera associé à ces tarifs.

• Règles de restriction :
  Même si le mode « à la carte » est actif, les règles de restriction peuvent s'appliquer individuellement sur chaque tarif défini. Si des règles de restriction ont été mises en place sur votre environnement, sélectinnez la règle de restriction applicable dans la liste déroulante à cet effet.
• Ajouter un sondage à l'inscription :
  Différentes raisons pourraient requérrir de sonder l'utilisateur avant qu'il n'effectue le paiement pour l'inscription à un forfait (choix de repas, coovoiturage, etc.). Pour chacun des tarifs définis, un sondage peut être soumis à l'utilisateur avant de finaliser le paiement. Les à droite du tarif défini vous ouvriront trois options :
  

  Créer un nouveau sondage vous ouvrira un élément de contenu de type sondage, où vous pourrez créer un tout nouveau sondage. Associer un sondage vous permettra d'accéder à votre section « Mes ressources » afin d'utiliser un sondage déjà existant et de regrouper toutes les réponses fournies par les utilisateurs. Supprimer ce prix vous permet de supprimer le tarif défini.

  
   
• Définir un maximum de places disponible par activité : Dans les paramètres des éléments de contenu représentant des activités en présence ou en ligne, sous l'onglet « Informations générales » deux champs vous permettront de définir le « Minimum d'inscrits »  et le « Maximum d'inscrits » pour l'activité.
  Veuillez noter que quelques prérequis obligatoires sont à considérer, comme présenté dans les NOTES au haut de l'article
  

  Un minimum et un maximum d'inscrits peut être défini par activité si la capacité des salles de conférences ou la capacité des salles virtuelles est limité.

  
  

Modification de la sélection d'activités dans un forfait (retourner au haut de l'article) 

Une fois l'inscription à un forfait effectuée, ainsi que la sélection d'activités associées à ce forfait, le participant ne peut pas effectuer de changement à son choix à moins de se désincrire et de procéder à une nouvelle inscription, si les paramètres le permettent.

En tant qu'Administrateur de la plateforme avec les droits spécifiques requis, il est possible de modifier la sélection des activités d'un participant pour le forfait qu'il a sélectionné.

Si ce dernier désire modifier le forfait global qu'il a sélectionné, il sera dans l'obligation de se désinscrire pour compléter une nouvelle inscription.

Gestion des crédits octroyés et des attestations selon les forfaits  (retourner au haut de l'article) 

Jusqu'ici, les champs prédéfinis reliés aux sessions touchaient aux sessions dans leur ensemble. Avec la nouvelle fonction de session à la carte, vous pouvez désormais octroyer des crédits de formation et des attestations en fonction des activités de formation choisies par le participant.

Octroyer des heures de formation pour les éléments de vos forfaits

La durée de l'activité (ressource) peut être différente du nombre d'heures qui sont reconnues pour cette activité en présence ou en ligne, pour cette raison le champs Équivalence en heures est disponible et pourra être utilisé sur les attestations, à partir des deux champs prédéfinis [Completion_Hours] et [Completion_Credits] afin de reconnaitre une valeur différente que celle définie en heures et qui correspond en réalité à la durée de l'événement plus qu'à sa valeur.

Octroyer des crédits de formation pour les éléments de vos forfaits

Pour octroyer des crédits uniquement pour les ressources (activités) complétées par les participants inscrits à votre session à la carte, rendez-vous dans les paramètres de chacune de ces ressources pour leur assigner un « nombre de points » de complétion, à l'aide du champ du même nom, comme dans l'exemple ci-dessous, qui présente une activité virtuelle valant « 2 points », ou deux crédits.

Afficher les activités choisies et les crédits cumulés sur les attestations

Maintenant que vous avez ajouté des points de complétion (crédits) à chacune des ressources de votre forfait à la carte, vous avez la possibilité d'ajouter ces informations de réussite sur l'attestation émise à la suite de la réussite de vos activités de formation.

Pour ce faire, rendez-vous dans l'attestation en question. Une fois dans l'éditeur HTML de votre attestation de session à la carte, cliquez à l'endroit où vous désirez ajouter ces informations au coeur de votre attestation, puis cliquez sur le bouton d'action « Champs prédéfinis »mis en évidence ci-dessous :

Une fois que vous aurez cliqué sur ce bouton d'action, la page suivante sera générée. Cliquez sur « Complétion » pour accéder aux deux champs prédéfinis mis en évidence ci-dessous :

Pour ajouter un champ à votre attestation, cliquez sur le champ en question et il sera ajouté automatiquement à l'endroit voulu. En mode administration, ce champ sera en format « code ». Lorsqu'un participant consultera son attestation, ce champ sera remplacé automatiquement par les informations spécifiques relatives à ce participant.

La sélection « Resource_Completion_List » vous ouvre une nouvelle fenêtre qui dans un premier temps résume le contenu de chaque champ qu'il est possible d'inclure.  Vous pouvez sélectionner le format d'affichage de la liste des activités parmi les formats proposés. Tel qu'illustré ci-dessous. Sur chaque attestation émise il est important de prévoir assez d'espace pour que la liste des activités s'affiche.
Le champ prédéfini « Completion_Resource_Total_Value » vous permet d'afficher le total de la valeur obtenue par le participant selon les activités auxquelles il est associé et qu'il a complété.

Deux autres champs peuvent s'avérer utiles sur les attestations pour une formation « à la carte », ceux-ci se retrouvent sous l'onglet « Inscription » :

• « Formula activity list info » permettra d'afficher la liste des activités sélectionnées par l'utilisateurs lors de son inscription dans le cas d'une session « À la carte» .
• « Subscription activity list info » permettra d'afficher la liste des activités auxquelles l'utilisateur est associé dans le cas d'une session régulière.

Pour découvrir comment créer et paramétrer une attestation, consultez l'article Créer et gérer les attestations.