Créer et gérer les profils de droits et les rôles

Introduction
Vous avez maintenant mis en place votre offre de formation et avez paramétré plusieurs éléments de gestion de votre portail de formation. Voyons maintenant comment créer et gérer des profils de droits d'administration et des rôles au sein des formations, événements et programmes de formation. 

ORGANISATION DE L'ARTICLE  
1. Consulter les profils de droits et rôles par défaut 
    I. Qu'est-ce qu'un profil de droits? 
    II. Qu'est-ce qu'un rôle? 
2. Créer un nouveau profil de droits
    I. Paramètres
    II. Liste des droits
3. Créer un nouveau rôle
    I. Paramètres
    II. Liste des droits

NOTES
I. 
Les droits relèvent de la position dans l'organigramme. Un utilisateur pourrait avoir un profil de droits d'administration dans sa branche, mais un profil de droits utilisateur dans une autre branche. Les rôles relèvent de ses fonctions au sein d'une formation ou d'un événement et offrent des droits qui y sont circonscrits. Différents rôles et profils de droits peuvent donc être attitrés à un même utilisateur. Pour découvrir comment gérer l'organigramme de votre organisation, consultez l'article 
Gérer l'organigramme et ses branches;
Profils de droits

Rôles

II. Le présent article tient pour acquis que vous avez un profil de droits vous permettant de consulter ou de modifier les différents profils de droits et rôles des utilisateurs de votre portail de formation. Si vous avez besoin de ces droits, communiquez avec le responsable de l'équipe de formation de votre organisation. 

1. Consulter les profils de droits et rôles par défaut 
Lära offre des profils de droits et des rôles par défaut. Ces différents profils de droits et rôles ne peuvent être modifiés, mais correspondent à la grande majorité des besoins en ce qui concerne l'administration du portail et des rôles au sein d'une formation. Si ces profils de droits et rôles ne correspondent pas à vos besoins uniques, vous pouvez aussi créer de nouveaux profils de droits et rôles et les assigner aux utilisateurs de votre choix.

I. Qu'est-ce qu'un profil de droits? 
Un profil de droits est l'ensemble des accès et des limitations associées à toute personne ayant un compte sur votre portail en ce qui concerne l'administration. Par défaut, vous aurez accès à quelques profils de droits. Pour consulter les profils de droits par défaut, rendez-vous dans la section du menu administration, puis cliquez sur l'onglet . Pour découvrir comment naviguer dans le menu administration, consultez l'article Naviguer sur le portail. 

Sous l'onglet  se trouve la liste des profils de droits par défaut et de ceux que vous aurez créés, comme présenté dans l'image ci-dessous :

Pour consulter les droits relatifs à chaque profil de droits, cliquez sur le bouton d'options , puis sur . Une fois sur la page « Paramètres », cliquez sur l'onglet . Vous pourrez y consulter l'ensemble des droits relatifs au profil que vous aurez sélectionné. S'il s'agit d'un profil de droits que vous avez créé, vous pourrez y modifier les différents droits qui y sont associés. Pour découvrir la nature des différents droits disponibles, consultez la section II. Liste des droits du présent article. 

Le champ de recherche « Rechercher » vous permet de rechercher un profil de droits dans votre liste de profils, si vous en avez plusieurs. Le bouton  vous permet d'exporter votre liste de profils de droits en fichier de format Excel.

II. Qu'est-ce qu'un rôle? 
Un rôle est l'ensemble des accès et des limitations associées au compte d'une personne sur votre portail en ce qui concerne l'administration d'un ou de plusieurs événements, formations, et programmes de formation. En d'autres termes, un rôle procure des droits ciblés dans un contexte précis. Un utilisateur pourrait donc avoir des droits d'administration au sein d'une formation (formateur), mais n'avoir que des droits d'utilisateur ailleurs sur votre portail. Par défaut, vous aurez accès à quelques rôles. Pour consulter les rôles par défaut, rendez-vous dans la section du menu administration, puis cliquez sur l'onglet . Pour découvrir comment naviguer dans le menu administration, consultez l'article Naviguer sur le portail. Sous l'onglet  se trouve la liste des rôles par défaut et de ceux que vous aurez créés, comme présenté dans l'image ci-dessous :

Pour consulter les droits relatifs à chaque rôle, cliquez sur le bouton d'options , puis sur . Une fois sur la page « Paramètres », cliquez sur l'onglet . Vous pourrez y consulter l'ensemble des droits relatifs au rôle que vous aurez sélectionné. S'il s'agit d'un rôle que vous avez créé, vous pourrez y modifier les différents droits qui y sont associés. Pour découvrir la nature des différents droits disponibles pour les rôles, consultez la section II. Liste des droits du présent article. 

Le champ de recherche « Rechercher » vous permet de rechercher un rôle dans votre liste de rôles, si vous en avez plusieurs. Le bouton  vous permet d'exporter votre liste de rôles en fichier de format Excel.

2. Créer un nouveau profil de droits
Vous pouvez créer un tout nouveau profil de droits à l'aide du bouton  de la liste de vos profils de droits (voir section I. Qu'est-ce qu'un profil de droits?), ou dupliquer un profil existant pour en créer une copie modifiée, c'est-à-dire un profil différent conçu à partir d'un profil existant. Pour ce faire, cliquez sur le bouton d'options du profil de droits que vous désirez dupliquer, puis sur . Une copie du profil que vous aurez dupliqué se retrouvera dans la liste. L'intention derrière la copie d'un profil de droits existant est de vous éviter de cocher de nouveau chaque case. Dans la majorité des cas, seuls quelques droits supplémentaires seront ajoutés, ou quelques droits seront retirés du profil dupliqué. Vous pouvez supprimer un profil de droits que vous avez créé à l'aide du bouton .

I. Paramètres
Lorsque vous aurez créé un nouveau profil de droit ou lorsque vous modifierez un profil de droit à l'aide du bouton d'options , puis de l'onglet, vous vous retrouverez devant la page des paramètres suivante :

Le champ « Titre » vous permet de choisir un nom unique pour votre nouveau profil de droits, ou de modifier le titre d'un profil de droits dupliqué. 

Le champ « Description » vous permet d'offrir une description un peu plus détaillée des droits associés au profil de droits en question. 

Activez le bouton  de chacun des champs pour offrir une traduction du titre du profil de droits ou de la description aux utilisateurs connectés sur une interface en anglais ou en espagnol, par exemple. 

Une fois votre titre et votre description définis, cliquez sur le bouton pour confirmer votre choix d'édition ou créer votre nouveau profil de droits, ou sur  pour ignorer vos modifications et revenir à votre liste de profils de droits (voir section I. Qu'est-ce qu'un profil de droits?). 

II. Liste des droits
Voici une liste exhaustive des droits reliés aux profils de droits. La colonne « Éléments » présente l'élément touché par le droit. La colonne « Visibilité » indique que l'élément est visible ou non à l'utilisateur, la colonne « Édition » indique que l'élément peut être modifié par l'utilisateur, la colonne « Création » indique que l'élément peut être créé par l'utilisateur, et la colonne « Suppression » indique que l'utilisateur peut supprimer l'élément en question. Finalement, la colonne « Définition » n'est PAS PRÉSENTE dans votre interface de définition des droits. Il s'agit d'une définition de l'élément en question pour vous apporter des précisions supplémentaires à son sujet.







Éléments
Visibilité
Édition
Création
Suppression
Définition
Tableau de bord
X
-
-
-
Permet de rendre visible la section  du menu utilisateur. Pour découvrir comment utiliser le menu utilisateur, consultez l'article Naviguer sur le portail.
Mon calendrier
X
-
-
-
Permet de rendre visible la section  du menu utilisateur. Veuillez noter que cette section n'est pas disponible pour l'instant.
Mes formation et événements
X
-
-
-
Permet de rendre visible la section  du menu utilisateur. Pour découvrir comment vous inscrire à une formation, consultez l'article M'inscrire à une formation ou y inscrire d'autres personnes. Pour découvrir comment suivre une formation, consultez l'article Suivre une formation.
Mes forums et messages
X
-
-
-
Permet de rendre visible la section  du menu utilisateur. Pour découvrir comment utiliser les forums et les outils d'édition de texte, consultez l'article Communiquer avec ma communauté apprenante.
Catalogue
X
-
-
-
Permet de rendre visible la section  du menu utilisateur. Pour découvrir comment paramétrer vos catalogues, consultez l'article Gérer les catalogues et leurs catégories.
Mon dossier
X
X
-
-
Permet de rendre visible la section  du menu utilisateur, et d'en permettre l'édition du des informations personnelles. Pour découvrir comment accéder à votre dossier et modifier son contenu, consultez l'article Gérer mon dossier.
Ressources et partages
X
X
-
-
Permet de rendre visibles la section  du menu utilisateur et les contenus qui s'y trouvent s'ils vous sont partagés. Permet de créer des dossiers et des ressources, d'éditer les ressources qui y sont présentes et d'exporter des ressources d'une formation vers . Pour découvrir comment gérer les ressources partagées et les utiliser dans vos formations, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.
Formations et événements
X
X
X
X
Permet de rendre visible la section  du menu administration, d'éditer des formations et événements et leur contenu, de créer de nouvelles formations et de nouveaux événements et de permettre la suppression d'une formation ou d'un événement. Pour découvrir comment créer une nouvelle formation, consultez l'article Créer et paramétrer les formations et événements. Pour découvrir comment ajouter du contenu à vos formations et événements, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.
Ressources
X
X
X
X
Permet de rendre visibles les ressources dans les sessions, d'éditer le contenu de ces ressources, de créer de nouvelles ressources dans les sessions ou de les supprimer. Pour découvrir comment gérer les ressources partagées et les utiliser dans vos formations, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.
Participants
X
X
-
X
Permet de consulter la liste des participants inscrits à une formation ou à un événement, d'éditer cette liste, d'y ajouter des participants ou d'en supprimer. Pour découvrir comment gérer les participants, consultez l'article Gérer les participants d'une formation ou d'un programme de formation.
Complétion
X
X
-
-
Permet d'afficher le taux de complétion des participants et de l'éditer, c'est-à-dire d'indiquer manuellement le taux de complétion de quelqu'un. Pour découvrir comment gérer la complétion et les dépendances entre les contenus, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements. 
Prise de présences
X
X
-
-
Permet d'afficher la liste des présences et de les éditer, c'est-à-dire d'indiquer manuellement si quelqu'un était présent ou non à un événement ou une activité en mode présentiel. Pour découvrir comment gérer les présences, consultez l'article Gérer les participants d'une formation ou d'un programme de formation.
Catégories
X
X
X
X
Permet d'afficher l'onglet de la section  du menu administration, d'éditer les catégories créées et leur aspect visuel (titres et couleurs), de créer de nouvelles catégories ou d'en supprimer. Pour découvrir comment gérer les catégories, consultez l'article Gérer les catalogues et leurs catégories.
Emplacements
X
X
X
X
Permet d'afficher l'onglet de la section  du menu administration, d'éditer les emplacements créés, d'en créer de nouveaux ou d'en supprimer. Pour découvrir comment gérer les emplacements, consultez l'article Gérer les emplacements.
Attestations
X
X
X
X
Permet d'afficher l'onglet de la section  du menu administration, d'éditer les attestations et certificats créés, d'en créer de nouveaux ou d'en supprimer. Pour découvrir comment gérer les attestations, consultez l'article Gérer les attestations.
Catalogues
X
X
X
X
Permet d'afficher l'onglet  du menu administration, d'éditer les catalogues créés, d'en créer de nouveaux ou d'en supprimer. Pour découvrir comment gérer les catalogues, consultez l'article Gérer les catalogues et leurs catégories.
Utilisateurs
X
X
X
X
Permet d'afficher l'onglet  du menu administration, d'éditer les profils utilisateurs de votre portail, d'en créer de nouveaux ou d'en supprimer. Pour découvrir comment gérer les utilisateurs, consultez l'article Gérer les utilisateurs.
Droits et rôles
X
X
X
X
Permet d'afficher l'onglet de la section  du menu administration, d'éditer les profils de droits et les rôles, d'en créer de nouveaux ou d'en supprimer. Le présent article détaille le fonctionnement des différents profils de droits et rôles de votre portail de formation.
Groupes
X
X
X
X
Permet d'afficher l'onglet de la section  du menu administration, d'éditer les groupes d'utilisateurs, d'en créer de nouveaux ou d'en supprimer. Pour découvrir comment créer et gérer des groupes d'utilisateurs, consultez l'article Gérer les utilisateurs.
Organigramme
X
X
X
X
Permet d'afficher l'onglet de la section  du menu administration, d'éditer les branches existantes, d'en créer de nouvelles ou d'en supprimer. Pour découvrir comment gérer l'organigramme de votre organisation, consultez l'article Gérer l'organigramme et ses branches.
Portails
X
X
X
X
Permet d'afficher l'onglet  du menu administration, d'éditer les portails secondaires ou le portail principal de votre organisation, d'en créer de nouveaux ou d'en supprimer. Pour découvrir comment gérer le visuel de votre ou de vos portails de formation, consultez l'article Gérer le visuel du portail, des programmes de formation et des formations et événements. Pour configurer votre portail et vos sous-portails (portes d'entrée vers votre portail organisationnel), veuillez communiquer avec un conseiller de l'équipe SVI.
Notifications
X
X
X
X
Permet d'afficher l'onglet de la section  du menu administration, d'éditer les notifications existantes, d'en créer de nouvelles ou d'en supprimer. Pour découvrir comment gérer les notifications envoyées à vos participants, consultez l'article Gérer les paramètres d'envois automatisés.
Transactions
X
X
-
-
Permet d'afficher la section  du menu administration et l'onglet  qui s'y trouve, vous permettant de confirmer des paiements, par exemple. Pour découvrir comment gérer les transactions, consultez l'article Gérer les transactions.
Rapports
X
X
X
X
Permet d'afficher l'onglet de la section  du menu administration, d'éditer le contenu des rapports, d'en créer de nouveaux ou d'en supprimer. Pour découvrir comment gérer les rapports, consultez l'article Gérer les rapports et leur contenu.
Autodéclarations
X
X
X
X
Permet d'afficher l'onglet de la section  du menu administration, de consulter les autodéclarations des participants et d'éditer leur statut, de déclarer manuellement la participation ou la réussite d'un participant à un programme de formation ou à une formation ou un événement, ou de supprimer des déclarations. Pour découvrir comment gérer les autodéclarations, consultez l'article Gérer les attestations.
Visuels 
X
X
X
X
Permet d'afficher l'onglet de la section  du menu administration, de définir les visuels par défaut, d'éditer les visuels créés, d'en créer des nouveaux ou d'en supprimer de votre portail. Pour découvrir comment gérer les visuels, consultez l'article Gérer le visuel du portail, des programmes de formation et des formations et événements.
Vues publiques dans les grilles 
X
X
X
X
Permet d'afficher, d'utiliser, de modifier et de supprimer des vues publiques.
Programme 
X
X
X
X
Permet de rendre visible la section  du menu administration, d'éditer les programmes de formation créés et leur contenu, d'en créer de nouveaux et d'en permettre la suppression. Pour découvrir comment créer un nouveau programme de formation, consultez l'article Créer et paramétrer les programmes de formation. Pour découvrir comment ajouter du contenu à vos programmes de formation, consultez l'article Ajouter du contenu aux programmes de formation.
Inscriptions 
X
-
-
-
Permet d'afficher l'onglet des sections et  du menu administration et d'y consulter l'ensemble des inscriptions à des programmes de formation et à des formations et événements. Pour découvrir comment gérer les inscriptions, consultez l'article Gérer les inscriptions.
Approbation d'inscriptions 
X
-
-
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Permet d'afficher le statut d'approbation des demandes d'inscriptions dans les listes d'inscriptions et d'effectuer l'approbation. Pour découvrir comment gérer les inscriptions, consultez l'article Gérer les inscriptions.
Utilisation de méthodes de paiement administratives 
X
-
-
-
Permet d'afficher différentes méthodes de paiement administratives (auxquelles les utilisateurs n'ont pas nécessairement accès) pour permettre l'inscription de participants ou sa propre inscription. Pour découvrir comment gérer les inscriptions, consultez l'article Gérer les inscriptions.
Téléversement de visuel dans formation et événements 
X
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-
Permet d'ajouter de nouveaux visuels au sein d'une formation, d'un événement ou d'un programme de formation. Pour découvrir comment gérer les visuels, consultez l'article Gérer le visuel du portail, des programmes de formation et des formations et événements.
Assignation de places d'achat en lot 
X
-
-
-
Permet l'assignation de places à d'autres utilisateurs existants au sein de la même branche que soi. Pour découvrir comment gérer les achats en lot, consultez l'articleM'inscrire à une formation ou y inscrire d'autres personnes
Vues privées dans les grilles 
X
-
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-
Permet de changer les vues des grilles et tableaux pour soi seulement. 
Création de Webinaire/classe virtuelle 
X
-
-
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Permet d'ajouter l'élément « Webinaire/Classe virtuelle » dans une session. Pour découvrir comment ajouter du contenu aux sessions, consultez l'articleAjouter du contenu aux formations et événements
Modification de la photo de profil 
X
-
-
-
Permet de modifier sa photo de profil. Pour découvrir comment modifier sa photo de profil, consultez l'articleGérer mon dossier.
Achat en lot 
X
-
-
-
Permet l'achat de places en lot. Pour découvrir comment gérer les achats en lot, consultez l'article M'inscrire à une formation ou y inscrire d'autres personnes
Administration 
X
-
-
-
Donne accès à la section  du menu administration et à ses sous-onglets. Pour découvrir comment naviguer dans le menu administration, consultez l'articleNaviguer sur le portail

3. Créer un nouveau rôle
Vous pouvez créer un tout nouveau rôle à l'aide du bouton  de la liste de vos rôles (voir section II. Qu'est-ce qu'un rôle?), ou dupliquer un rôle existant pour en créer une copie modifiée, c'est-à-dire un rôle différent conçu à partir d'un rôle existant. Pour ce faire, cliquez sur le bouton d'options du rôle que vous désirez dupliquer, puis sur . Une copie du rôle que vous aurez dupliqué se retrouvera dans la liste. L'intention derrière la copie d'un rôle existant est de vous éviter de cocher de nouveau chaque case. Dans la majorité des cas, seuls quelques droits supplémentaires seront ajoutés, ou quelques droits seront retirés du rôle dupliqué. Vous pouvez supprimer un rôle que vous avez créé à l'aide du bouton .

I. Paramètres
Lorsque vous aurez créé un nouveau rôle ou lorsque vous modifierez un rôle à l'aide du bouton d'options , puis de l'onglet, vous vous retrouverez devant la page des paramètres suivante :

Le champ « Titre » vous permet de choisir un nom unique pour votre nouveau rôle, ou de modifier le titre d'un rôle dupliqué. 

Le champ « Description » vous permet d'offrir une description un peu plus détaillée des droits associés au rôle en question. 

Activez le bouton  de chacun des champs pour offrir une traduction du titre du rôle ou de la description aux utilisateurs connectés sur une interface en anglais ou en espagnol, par exemple. 

Une fois votre titre et votre description définis, cliquez sur le bouton pour confirmer votre choix d'édition ou créer votre nouveau rôle, ou sur  pour ignorer vos modifications et revenir à votre liste de rôles (voir section II. Qu'est-ce qu'un rôle?). 

II. Liste des droits
Voici une liste exhaustive des droits reliés aux rôles. La colonne « Éléments » présente l'élément touché par le droit. La colonne « Visibilité » indique que l'élément est visible ou non à l'utilisateur, la colonne « Édition » indique que l'élément peut être modifié par l'utilisateur, la colonne « Création » indique que l'élément peut être créé par l'utilisateur, et la colonne « Suppression » indique que l'utilisateur peut supprimer l'élément en question. Finalement, la colonne « Définition » n'est PAS PRÉSENTE dans votre interface de définition des droits. Il s'agit d'une définition de l'élément en question pour vous apporter des précisions supplémentaires à son sujet.

Éléments
Visibilité
Édition
Création
Suppression
Définition
Formation - Contenu
X
X
X
X
Permet de consulter, de modifier, de créer et de supprimer tout contenu au sein des formations et événements. Pour découvrir comment gérer le contenu des formations et événements, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.
Formation - Complétion
X
X
-
-
Permet de consulter et de modifier le taux de complétion aux formations et événements. Pour découvrir comment gérer les taux de complétion, consultez l'article l'article Créer et paramétrer les formations et événements.
Formation - Statistiques
X
-
-
-
Permet de consulter les statistiques touchant aux apprenants d'une formation.
Formation - Paramètres
X
X
-
-
Permet de consulter et de modifier les paramètres qui touchent à une formation. Pour découvrir comment gérer une formation, consultez l'article Créer et paramétrer les formations et événements.
Formation - Sections
X
X
X
X
Permet de consulter les différentes sections d'une formation, de les éditer, de les créer et de les supprimer. Pour découvrir comment fonctionnent les sections d'une formation, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.
Ressource - Paramètres
X
X
-
-
Permet de consulter et d'éditer les différentes ressources au sein des sessions. Pour découvrir comment fonctionnent les sections d'une formation, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.
Ressource - Complétion
X
X
-
-
Permet de consulter et d'éditer les taux de complétion. Pour découvrir comment gérer la complétion et la disponibilité des éléments, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.
Ressource - Correction
X
-
-
-
Permet de consulter les corrections aux travaux déposés et aux corrections des questionnaires. Pour découvrir les éléments « questionnaire » et « dépôt de travail », consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements. 
Sondage - Résultats
X
-
-
-
Permet de consulter les résultats aux travaux déposés et aux questionnaires. Pour découvrir les éléments « questionnaire » et « dépôt de travail » et leurs fonctions, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.   
Sondage - Contenu
X
X
X
X
Permet de consulter, de modifier, de créer et de supprimer tout contenu touchant aux sondages. Pour découvrir l'élément « sondage » et ses fonctions, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.

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