Gérer l'organigramme et ses branches

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Notes
Principes de base liés à l'organigramme et à l'architecture informatique
Création de branches et gestion de l'organigramme
Principes de gestion des différents éléments sur l'organigramme
Dépôt de différents éléments sur une ou plusieurs branches de l'organigramme
    Formations et événements
    Programmes
    Utilisateurs et leurs transactions
    Groupes d'utilisateurs
    Portails
    Codes promotionnels
    Gabarits de texte
Arrimer le profil de droits avec l'emplacement sur l'organigramme
    Déposer un utilisateur sur une branche à partir de l'organigramme
    Déposer un utilisateur sur une branche à partir de son dossier

Introduction

Le produit Lära est basé sur une architecture d'organigramme permettant d'isoler les intervenants selon un profil de droits qui leur est attribué. Cela permet de reproduire l'architecture de votre organisation sur votre portail de formation, de sorte que chaque responsable de division, par exemple, ne voit que les utilisateurs dont il est responsable. Cette même idée s'applique pour la gestion des formations, des programmes, des utilisateurs et de leurs transactions, des groupes d'utilisateurs, des portails, des codes promotionnels et des gabarits de texte.

Notes

I. Le présent article tient pour acquis que vous possédiez des droits administratifs élevés vous permettant la modification de l'organigramme. Si vous avez besoin de ces droits, communiquez avec le responsable de l'équipe de formation de votre organisation.
II. L'organigramme est étroitement lié aux profils de droits et rôles, comme nous le verrons dans le présent article. Vos capacités d'actions sur le système relèvent d'un mariage entre votre profil de droits et votre emplacement sur l'organigramme.
III. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Principes de base liés à l'organigramme et à l'architecture informatique

L'organigramme de Lära est basé sur une architecture informatique conventionnelle, tout comme celle des fichiers créés sur un ordinateur. Si, par exemple, vous créez sur le serveur de votre entreprise un dossier principal, nommé « Direction », et que vous créez des sous-dossiers par division de votre organisation pour y déposer divers documents, vous obtiendrez une structure qui ressemble variablement au schéma ci-bas. 

Vous pourriez donner un accès administratif à chacun des responsables de division de votre organisation à leur propre dossier, comme nous l'avons fait. Cette disposition fait en sorte que vous, comme directeur à la tête de votre organisation, auriez le contrôle sur tous les dossiers sous-jacents au dossier « Direction », donc au dossier de chacune des divisions de votre organisation. Votre responsable des communications, quant à lui, n'aurait ainsi accès qu'au dossier « Communications » et à son contenu. Votre responsable des TI aurait donc aussi accès à son dossier « TI » et à son contenu. 

Cependant, le responsable des communications ne pourrait pas voir le dossier « TI » ni son contenu, et le responsable des TI ne pourrait pas voir le dossier « Communications » ni son contenu. Ces responsables seraient donc isolés dans leurs contextes respectifs, maîtres de leur propre univers, mais sans accès à l'univers des autres. 

C'est ce même principe d'arborescence et de gestion qui doit être créé sur votre environnement Lära.

Création de branches et gestion de l'organigramme

Pour créer votre organigramme sur Lära, l'arborescence de votre organisation comme nous venons de la définir, rendez-vous sous l'onglet  du menu « Administration » puis sous le sous-onglet . Vous vous retrouverez devant la page suivante : 

Dans notre exemple, notre branche racine, ou principale, est nommée « Direction », dans le même esprit que notre exemple précédent. Par défaut, cette branche aura le nom de votre organisation; vous pourrez changer ce nom si vous le désirez. 

Pour créer des branches sous-jacentes, cliquez sur le bouton d'action . La page suivante sera générée :

Entrez dans le champ « Nom * » le nom de la branche secondaire (sous-branche) que vous désirez créer. Dans notre exemple, nous allons nommer cette sous-branche « Communications ».

Sélectionnez, à partir de la liste déroulante « Branche parente » la branche supérieure à votre nouvelle sous-branche. Par défaut, la branche principale est sélectionnée. Si, par exemple, vous désirez créer une branche de troisième niveau, vous devrez sélectionner la branche de deuxième niveau, en respectant votre architecture. Dans notre exemple ci-haut, la « Branche des communications » n'a pas de sous-branche. Nous sélectionnerons donc la branche « Direction » comme « Branche parente ».

Cliquez sur le bouton d'action pour créer votre sous-branche, ou sur pour ignorer vos modifications. Après avoir créé votre branche, vous pourrez y ajouter des utilisateurs. Pour l'instant, retournez à votre organigramme.

Répétez ces étapes jusqu'à ce que l'architecture de votre entreprise soit bien représentée dans le système. Dans notre exemple, nous referons cette opération avec la branche « TI ».

Voici donc une représentation synthétique de la structure que vous devriez obtenir. Selon la grandeur de votre organisation, il pourrait n'y avoir qu'une seule branche ou des dizaines.

Vous pouvez développer votre organigramme ainsi que les branches contenant des branches sous-jacentes à l'aide des boutons (développé) et  (fermé).

La colonne « Nombre d'utilisateurs » indique le nombre d'utilisateurs cumulatifs sur cette branche. Ce nombre inclut donc l'ensemble des utilisateurs déposés sur cette branche, ainsi que les branches sous-jacentes. Dans notre exemple, 465 utilisateurs existent dans l'environnement, dont 6 sur la « Branche des communications » et un seul sur la « Branche des TI ».

Pour éditer une branche, cliquez sur le bouton de la colonne « Options ». Le menu suivant sera généré : 

  • L'option « Paramètres » vous ramènera à la page d'édition de la branche, où vous pourrez modifier le nom de la branche et sa branche parente;
  • L'option « Association des utilisateurs » vous mènera à l'onglet « Utilisateurs » de la page d'édition de la branche, où vous pourrez associer des utilisateurs à votre branche. Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône  de la colonne « Nombre d'utilisateurs » pour arriver à cette même page.;
  • L'option « Supprimer la branche » vous permettra de supprimer votre branche. Attention : il est impossible de supprimer une branche sur laquelle un élément est déposé

Principes de gestion des différents éléments sur l'organigramme

Comme nous l'avons vu jusqu'ici, l'architecture de votre organisation peut être reproduite sur Lära et permettre une gestion en « silo », ou par division. L'emplacement d'un utilisateur sur l'organigramme lui confèrera donc une vision d'ensemble de certains éléments, ou plus restreinte, selon le niveau de l'organigramme sur lequel il se trouve. En revanche, CE qu'il verra dans le système et sa CAPACITÉ à y mener différentes actions vont plutôt dépendre de son profil de droit. Finalement, la capacité à mener des actions administratives sur différents éléments du système est un mariage entre son emplacement sur l'organigramme et son profil de droits. 

Dans l'article Créer et gérer les profils de droits et les rôles, nous avons vu qu'il est possible de conférer des droits sur chaque section des menus « Utilisateur » et « Administration », soit des droits de visibilité, d'édition, de création ou de suppression. 

Prenons ainsi comme exemple le « Directeur » de notre organigramme ci-dessous. Si ce directeur a un profil de droit « Administrateur système », lui conférant tous les droits de visibilité, d'édition, de création et de suppression, il aura la capacité, par exemple, de voir tous les utilisateurs du système, d'éditer tous les utilisateurs du système, de créer un ou plusieurs utilisateurs sur n'importe quelle branche du système, ou de supprimer n'importe quel utilisateur du système. Cette logique, dans son cas, s'appliquera à tous les types d'éléments du système, tels que définis ci-bas.

Prenons maintenant comme exemple le « Responsable des TI » de notre organigramme ci-dessous. Si ce responsable a aussi un profil de droits « Administrateur système », lui conférant tous les droits de visibilité, d'édition, de création et de suppression, il aura aussi la capacité, de voir, d'éditer, de créer et de supprimer les utilisateurs, mais seulement ceux qui sont sous sa tutelle, donc ceux qui se trouvent sur la branche « TI » et sur les branches sous-jacentes, c'est-à-dire tous les utilisateurs de l'équipe de l' « Assistance technique » et du « Développement ». Cette logique, dans son cas aussi, s'appliquera à tous les types d'éléments du système, tels que définis ci-bas.

Prenons comme dernier exemple le « Responsable des communications » de notre organigramme ci-dessous. Ce responsable a plutôt de profil de droits de « Communications » (que vous aurez créé par avance). Ce profil de droit donne la capacité de créer, d'éditer, de créer et de supprimer tous les éléments graphiques, comme les gabarits de texte, mais aucune de ces capacités sur les utilisateurs. Ce responsable pourra ainsi mener des actions sur tous les éléments graphiques rattachés aux branches « Communications », « Design graphique » et « Rédaction », mais ne verra aucun utilisateur dans le système.

Dépôt de différents éléments sur une ou plusieurs branches de l'organigramme

Pour chacun des éléments du système Lära présentés ci-dessous, vous devez définir une branche administrative, c'est-à-dire leur conférer un emplacement sur votre organigramme. En gardant en tête tout ce qui précède, si vous déposez une formation sur la branche « TI », le directeur et le responsable des TI, dans notre exemple, pourront voir les paramètres administratifs de cette formation pour deux raisons : 

  1. Leur profil de droit « Administrateur système » leur confère le droit d'éditer les formations;
  2. Leur emplacement sur l'organigramme est supérieur ou égal à l'emplacement de la formation.

Un responsable de la branche « Assistance technique », par exemple, ne pourrait pas voir cette formation de façon administrative, parce que son emplacement sur l'organigramme est inférieur à l'emplacement de la formation.

Chacun des éléments listés dans notre schéma et ci-dessous possède, dans ses paramètres administratifs, un onglet « Administration » permettant de définir son emplacement sur l'organigramme. Bien entendu, vous aurez besoin d'un profil de droit d'administration élevé et d'un emplacement élevé sur l'organigramme pour mener ce genre d'actions.

Formations et événements

Pour déposer une formation (ou événement) sur l'organigramme, rendez-vous sous l'onglet du menu « Administration », puis sur le sous-onglet du même nom. Sélectionnez la formation que vous désirez affecter à une branche, puis rendez-vous sous l'onglet « Administration » des paramètres. Vous vous retrouverez devant la fenêtre ci-dessous. Vous devez avoir préalablement créé la formation pour avoir accès à cette option. Pour découvrir comment créer et paramétrer une formation ou un événement, consultez l'article Créer et paramétrer les formations et événements.

À partir de cet endroit, vous pourrez constater sur quelle branche se trouve votre formation. Pour ajouter votre formation à une branche de votre organigramme et ainsi permettre à un utilisateur de cette branche possédant le profil de droits requis de l'administrer, cliquez sur le bouton d'action . La page suivante sera générée :

Sélectionnez dans la liste déroulante « Branche » la branche sur laquelle vous désirez déposer votre formation ou votre événement, puis cliquez sur .

N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications sur la formation aussi en cliquant sur le bouton .

Programmes

Pour déposer une formation (ou événement) sur l'organigramme, rendez-vous sous l'onglet du menu « Administration », puis sur le sous-onglet du même nom. Sélectionnez le programme de formation que vous désirez affecter à une branche, puis rendez-vous sous l'onglet « Administration » des paramètres. Vous vous retrouverez devant la fenêtre ci-dessous. Vous devez avoir préalablement créé le programme de formation pour avoir accès à cette option. Pour découvrir comment créer et paramétrer un programme de formation, consultez l'article Créer et paramétrer les programmes de formation.

À partir de cet endroit, vous pourrez constater sur quelle branche se trouve votre programme de formation. Pour ajouter votre programme de formation à une branche de votre organigramme et ainsi permettre à un utilisateur de cette branche possédant le profil de droits requis de l'administrer, cliquez sur le bouton d'action . La page suivante sera générée :

Sélectionnez dans la liste déroulante « Branche » la branche sur laquelle vous désirez déposer votre programme de formation, puis cliquez sur .

N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications sur le programme aussi en cliquant sur le bouton .

Utilisateurs et leurs transactions

Vous pourrez découvrir les deux moyens manuels de déposer vos utilisateurs sur une branche de l'organigramme dans la section Arrimer le profil de droits avec l'emplacement sur l'organigramme du présent article. Sachez cependant que la capacité de voir ou non certains utilisateurs dans la liste des utilisateurs du menu « Administration », sous l'onglet , puis sous le sous-onglet du même nom, dépend entièrement de votre emplacement sur l'organigramme et du leur. Il en va de même pour la liste des transactions effectuées par ces utilisateurs, que vous pouvez consulter sous l'onglet du menu « Administration ».

Groupes d'utilisateurs

Pour déposer un groupe d'utilisateurs sur l'organigramme, rendez-vous sous l'onglet du menu « Administration », puis sur le sous-onglet . Sélectionnez le groupe que vous désirez affecter à une branche, puis rendez-vous sous l'onglet « Administration » des paramètres. Vous vous retrouverez devant la fenêtre ci-dessous. Vous devez avoir préalablement créé le groupe pour avoir accès à cette option. Pour découvrir comment créer et gérer un groupe d'utilisateurs, consultez l'article Gérer les inscriptions.

Portails

ATTENTION : L'élément « Portail » a un statut particulier sur le système. Sa gestion administrative, comme nous l'avons vue dans le présent article, s'effectue de la même manière, c'est-à-dire par l'onglet « Administration » des paramètres du portail en question. Il est important de ne pas confondre cette gestion administrative du portail et la section « Branche » des informations générales du portail, couverte dans l'article Créer et gérer les portails.

Pour déposer un portail sur l'organigramme, rendez-vous sous l'onglet du menu « Administration ». Sélectionnez le portail que vous désirez affecter à une branche, puis rendez-vous sous l'onglet « Administration » des paramètres. Vous vous retrouverez devant la fenêtre ci-dessous. Vous devez avoir préalablement créé le portail pour avoir accès à cette option. Pour découvrir comment créer et gérer un portail, consultez l'article Créer et gérer les portails.

À partir de cet endroit, vous pourrez constater sur quelle branche se trouve votre portail de formation. Pour ajouter votre portail de formation à une branche de votre organigramme et ainsi permettre à un utilisateur de cette branche possédant le profil de droits requis de l'administrer, cliquez sur le bouton d'action . La page suivante sera générée :

Sélectionnez dans la liste déroulante « Branche » la branche sur laquelle vous désirez déposer votre portail de formation, puis cliquez sur .

N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications sur le portail aussi en cliquant sur le bouton .

Codes promotionnels

Pour déposer un code promotionnel sur l'organigramme, rendez-vous sous l'onglet du menu « Administration », puis sur le sous-onglet du même nom. Sélectionnez le code promotionnel que vous désirez affecter à une branche, puis rendez-vous sous l'onglet « Administration » des paramètres. Vous vous retrouverez devant la fenêtre ci-dessous. Vous devez avoir préalablement créé le code promotionnel pour avoir accès à cette option. Pour découvrir comment créer et gérer les codes promotionnels, consultez l'article Créer et gérer les codes promotionnels.

À partir de cet endroit, vous pourrez constater sur quelle branche se trouve votre code promotionnel. Pour ajouter votre code promotionnel à une branche de votre organigramme et ainsi permettre à un utilisateur de cette branche possédant le profil de droits requis de l'administrer, cliquez sur le bouton d'action . La page suivante sera générée :

Sélectionnez dans la liste déroulante « Branche » la branche sur laquelle vous désirez déposer votre code promotionnel, puis cliquez sur .

N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications sur le code promotionnel aussi en cliquant sur le bouton .

Gabarits de texte

Pour déposer un gabarit de texte sur l'organigramme, rendez-vous sous l'onglet du menu « Administration », puis sur le sous-onglet . Sélectionnez le gabarit de texte que vous désirez affecter à une branche, puis rendez-vous sous l'onglet « Administration » des paramètres. Vous vous retrouverez devant la fenêtre ci-dessous. Vous devez avoir préalablement créé le gabarit de texte pour avoir accès à cette option. Pour découvrir comment créer et gérer les codes promotionnels, consultez l'article Créer, gérer et utiliser les gabarits de texte.

À partir de cet endroit, vous pourrez constater sur quelle branche se trouve votre gabarit de texte. Pour ajouter votre gabarit de texte à une branche de votre organigramme et ainsi permettre à un utilisateur de cette branche possédant le profil de droits requis de l'administrer, cliquez sur le bouton d'action . La page suivante sera générée :

Sélectionnez dans la liste déroulante « Branche » la branche sur laquelle vous désirez déposer votre gabarit de texte, puis cliquez sur .

N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications sur le gabarit de texte aussi en cliquant sur le bouton .

Arrimer le profil de droits avec l'emplacement sur l'organigramme

Comme nous l'avons vu jusqu'ici, la capacité à voir un élément sur le système et à mener des actions dépend d'un mariage de notre emplacement sur l'organigramme et de notre profil de droits. Ainsi, lorsque vous déposez un utilisateur sur une branche de l'organigramme, vous devez lui attribuer un profil de droits sur cette branche, et donc avoir préalablement conçu vos profils de droits. Vous pouvez donner un profil de droits différent sur des branches différentes, mais vos choix doivent demeurer cohérents.

Pour déposer des utilisateurs sur l'organigramme, il faut le faire lors de la création de leur compte, comme nous le voyons dans l'article Créer et gérer les utilisateurs, ou selon les deux méthodes suivantes.

Déposer un utilisateur sur une branche à partir de l'organigramme

NOTE : cette méthode ne vous est pas conseillé, à moins que vous ayez une bonne maîtrise sur l'emplacement actuel de vos utilisateurs. Si ce n'est pas le cas, utilisez plutôt la méthode ci-bas.

Pour déposer un utilisateur sur une branche à partir de l'organigramme et l'y attribuer un profil de droits, rendez-vous sous l'onglet du menu « Administration » puis sous le sous-onglet . Vous vous retrouverez devant la page suivante :

Cliquez sur la branche où vous désirez ajouter votre utilisateur, ou cliquez sur l'icône , qui vous mènera à la même page. La liste d'utilisateur de la branche présente les utilisateurs déposés sur cette branche et leur profil de droits à cet endroit :

Pour ajouter votre ou vos utilisateur sur la branche en question, appuyez sur le bouton . La liste des utilisateurs vous sera alors affichée :

Sélectionnez, à l'aide des cases à cocher de la première colonne, le ou les utilisateurs que vous désirez ajouter à votre branche. Vous pouvez vérifier les utilisateurs qui se trouvent déjà sur la branche à l'aide du bouton . Une fois vos choix faits, cliquez sur le bouton au bas de la liste pour confirmer l'ajout, ou sur  pour ignorer vos modifications. Vous vous retrouverez alors de nouveau devant la liste des utilisateur de la branche en question, et les utilisateurs que vous avez ajoutés s'y trouveront :

Maintenant que ces utilisateurs ont été déposés sur la branche de l'organigramme, vous devez définir leur profil de droits. Par défaut, ils auront le profil de droits de plus bas niveau, soit « Utilisateur », qui concède des droits de base sur l'environnement. Vous pouvez ainsi, à l'aide de la flèche de la colonne « Profil de droits », sélectionner le profil de droits que vous désirez attitrer à cet utilisateur sur cette branche.

Vous pouvez, à tout moment, retirer un utilisateur de la branche en question à l'aide du bouton d'action de la colonne « Options », puis de l'option .

Déposer un utilisateur sur une branche à partir de son dossier

Comme nous l'avons vu dans l'article Créer et gérer les utilisateurs, pour gérer le dossier des utilisateurs déjà existants dans le système, rendez-vous sous l'onglet du menu « Administration », puis sur le sous-onglet portant le même nom. Vous vous retrouverez devant la liste des utilisateurs du système auxquels vous avez accès. À partir de la liste des utilisateurs, cliquez sur le nom d'utilisateur (colonne « Utilisateur ») que vous désirez modifier, puis sur le bouton d'action de son résumé, ou sur « Voir le profil » des options de la colonne « Options ». À partir de son profil, rendez-vous sous l'onglet « Branches de l'utilisateur ». Vous vous retrouverez devant la page suivante :

Vous pouvez changer le profil de droit sur la branche de l'utilisateur, comme nous l'avons vu, mais vous pouvez aussi le déposer sur une autre branche de l'organigramme et mener différents actions en ce sens. Pour ajouter un profil de droit sur une autre branche pour cet utilisateur, cliquez sur le bouton d'action , ce qui génèrera la page suivante :

Sélectionnez, dans la liste déroulante « Branche », la branche où vous désirez déposer votre utilisateur.

Sélectionnez, dans la liste déroulante « Profil de droits », le profil de droits que vous désirez attitrer à votre utilisateur sur la branche choisie.

Cliquez sur  pour confirmer votre choix. Vous aurez alors un portrait clair des emplacements de votre utilisateurs sur l'organigramme de votre organisation :

 

Vous pouvez, à tout moment, retirer l'utilisateur d'une branche  à l'aide du bouton d'action de la colonne « Options », puis de l'option .

Enregistrez vos modifications sur le profil de l'utilisateur à l'aide du bouton d'action .












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