Créer et paramétrer les formations et événements

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
   Créer et paramétrer une formation
   Informations générales
   Visuel
   Inscriptions et catalogues
   Filtres et attributs
   Administration
   Autodéclaration
   Notation et attestation
   Tarification
   Forum
Paramètres par défaut des nouvelles sessions
Onglet et options supplémentaires
   Sessions
   Inscriptions
   Liste d'attente
   Catalogues
   Équivalences
Supprimer une formation

Notes
I. Le présent article considère que vous possédez les droits administratifs pour créer et gérer les formations et événements. Consultez l'article Créer et gérer les profils de droits et les rôles pour en savoir plus à ce sujet;
II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Introduction

Lära LMS permet de créer et de gérer vos formations et événements et d'en faire la mise en marché directement sur le portail de formation de votre organisation. La formation peut se donner en plusieurs occurrences, qui sont nommées des « sessions ». C'est dans ces sessions que sera déposé votre contenu de cours ou de formations. Consultez l'article Créer et gérer les sessions à cet effet.

Créer et paramétrer une formation

Pour créer une nouvelle formation, rendez-vous sous l'onglet « Formations et événements » du menu « Administration », puis sous l'onglet « Formations et événements ». Cliquez sur « Nouvelle formation ou événements » (ou sélectionnez dans la liste la formation à modifier).
Pour créer une nouvelle formation, il est possible de seulement lui donner un titre (section « Informations générales ») titre, d'appuyer sur le bouton « Créer », au bas, et de revenir finaliser les paramètres par la suite. Nous vous conseillons cependant de remplir l'ensemble des sections ci-dessous avant la création.

Informations générales

L'onglet « Informations générales » sert notamment à gérer les informations de base de votre formation, ainsi que les informations présentées au catalogue. Vous pouvez aussi y définir les informations pour les filtres de recherche de base, comme le type, la catégorie ou la langue.
  • Type : Sélectionnez le type de formation à associer à votre nouvelle formation ou événement. Il s'agit du mode de diffusion. Consultez l'article Créer et gérer les types de formation pour en savoir davantage à ce sujet.
  • Titre * : donnez un titre à votre formation;
  • Langue : indiquez la langue dans laquelle sera donnée votre formation. Une formation ne peut être donnée que dans une seule langue (contenu). Vous pouvez cependant traduire la présentation à l'aide de boutons « Multilingues ».
  • Catégorie : sélectionnez la catégorie (ou sujet) à laquelle associer votre formation. Veuillez consulter l'article Créer et gérer les catalogues pour en savoir plus à ce sujet;
  • Mots-clés : entrez des mots-clés, séparés par une virgule ou un point-virgule, pour le champ « Rechercher » au catalogue;
    Note : le champ de recherche du catalogue effectue déjà la recherche dans les titres de formation. Entrez des mots-clés qui représentent bien votre activité de formation et qui ne font pas partie de votre titre de formation;
  • Présentation détaillée dans le catalogue : créez la présentation de votre formation qui sera affichée au catalogue. Vous pouvez « Utiliser un gabarit » et rédiger votre présentation à partir d'un gabarit prédéfini.
Veuillez consulter l'article Créer et gérer les gabarits de texte pour en savoir plus à ce sujet. L'article Utiliser adéquatement l'éditeur de texte (HTML) peut aussi vous aider dans l'utilisation de l'éditeur HTML de Lära LMS;
  • Présentation courte dans le catalogue : entrez une description courte de votre formation ou de votre événement. Si vous n'entrez rien, les 250 premiers caractères de votre présentation détaillée seront utilisés dans la présentation de formation;
  • Champ personnalisé : remplissez les champs personnalisés associés à votre formation, s'il y a lieu. Les champs personnalisés sont des données complémentaires qu'il est possible d'ajouter à différentes composantes du système et doivent d'abord être créés. Veuillez consulter l'article Créer et gérer les champs personnalisés à ce sujet.

Visuel

L'onglet « Visuel » sert à définir l'image d'arrière-plan de votre formation ou de votre événement. Les notifications émises à partir des sessions ou des ressources de cette formation arboreront cette image en en-tête.
Pour créer un nouveau visuel, cliquez sur le bouton  « Nouveau visuel ». Veuillez consulter l'article « Créer, gérer et utiliser les visuels » pour en savoir davantage à ce sujet. Sinon, sélectionnez votre visuel : 
  • Choix du visuel : parmi les visuels créés pour votre organisation, sélectionnez le visuel à associer à votre formation.

Inscriptions et catalogues

L'onglet « Inscriptions et catalogues » permet de définir qui pourra s'inscrire aux sessions de la formation, de quelle manière et sous quelles conditions. 
Comme nous l'avons vu dans l'article Créer et gérer les catalogues, la capacité d'un utilisateur à voir une formation au catalogue et à s'y inscrire relève d'un mariage de paramètres : la formation doit être dans un catalogue affiché à l'utilisateur et les paramètres d' « Inscription » et de « Visibilité dans les catalogues » doivent être paramétrés de manière cohérente.
Note : ces paramètres ont une influence sur la capacité de l'utilisateur de s'inscrire par lui-même aux formations. Vous pouvez en tout temps inscrire de manière administrative les utilisateurs, ce qui outrepasse ces paramètres.
  • Statut : sélectionnez le statut d'inscription, c'est-à-dire la capacité à voir la formation au catalogue et à s'y inscrire de manière autonome ;
  • Ouvert aux inscriptions : les utilisateurs ont la capacité de voir la formation au catalogue,
  • Fermé : la formation n'est pas affichée au catalogue, il est donc impossible de s'y inscrire,
  • Ouvert pour une période spécifique : les utilisateurs ont la capacité de voir la formation au catalogue selon les plages de dates que vous pouvez définir.
  • Type d'inscription : sélectionnez le mécanisme d'inscription à la formation ;
  • Auto inscription : l'utilisateur a la capacité de s'inscrire par lui-même à la formation. Le plus souvent, c'est le choix à exercer,
  • Inscription administrative : un message indique à l'utilisateur qu'il lui est impossible de s'inscrire à la formation et qu'il doit contacter les administrateurs de la formation,
  • Inscription externe : permet d'entrer une URL externe. À ce moment, l'utilisateur qui procède à l'inscription se voit rediriger vers un site externe ou un autre portail.
  • Autorisation :définissez le mécanisme d'autorisation d'inscription à la formation;
    • Approuvé par un administrateur : un administrateur devra approuver la demande d'inscription,
    • Automatique : l'utilisateur aura accès au contenu lorsqu'il aura rempli les exigences d'inscriptions (ex. : paiement).
  • Afficher le nombre de places disponibles : si vous définissez un maximum de places pour une session, le nombre de places disponibles, ou restantes, seront affichées aux utilisateurs qui convoitent la formation.
Note : les valeurs de la section « Valeurs par défaut des nouvelles sessions » s'appliqueront aux nouvelles sessions créées seulement. Consultez la section Valeur par défaut des nouvelles sessions du présent article.
  • Minimum d'inscrits : définissez le minimum d'inscriptions à obtenir pour que la session soit lancée. Cette option n'a pas d'incidence autre que de permettre l'émission de notifications ou de webhooks. Les actions sur la file d'attente doivent être menées manuellement par un administrateur;
  • Maximum d'inscrits : définissez le maximum d'inscriptions à obtenir pour que la session soit complète. Si l'option « Activer la file d'attente », est activée, les inscriptions supplémentaires se feront en file d'attente pour cette session. L'atteinte de cette limite permet aussi l'émission de notifications ou de webhooks. Les actions sur la file d'attente doivent être menées manuellement par un administrateur;
  • Activer la file d'attente : définissez s'il est possible pour les utilisateurs de s'inscrire en file d'attente sur une session réputée « pleine ».
  • Nombre de jours où l'utilisateur a accès au contenu après son inscription (laisser 0 pour ne pas définir de limite) : définissez combien de jours après l'inscription de l'utilisateur il aura la capacité d'accéder au contenu de la session;
  • Nombre de jours maximal où l'utilisateur doit compléter le contenu après son inscription (laisser 0 pour ne pas définir de limite) : définissez combien de jours après l'inscription de l'utilisateur il aura la capacité de compléter sa session;
  • Visibilité dans les catalogues : sélectionnez le critère de visibilité de la formation aux catalogues auxquels la formation est associée;
  • Public - Visiteurs non authentifiés : les internautes non connectés au portail où le catalogue contenant la formation est affiché, ainsi que les utilisateurs à qui le catalogue est associé et qui sont authentifiés, verront la formation au catalogue,
  • Utilisateurs authentifiés : seuls les utilisateurs connectés au portail où le catalogue contenant la formation est affiché, ainsi que les utilisateurs à qui le catalogue est associé et qui sont authentifiés, verront la formation au catalogue,
  • Utilisateurs associés au catalogue : seuls les utilisateurs à qui le catalogue est associé et qui sont authentifiés verront la formation au catalogue,
  • Masqué : la formation n'est pas affichée au catalogue, bien qu'elle y soit associée.
  • Permettre le partage sur les réseaux sociaux : donnera la capacité (bouton d'affichage prédéfini) aux utilisateurs de partager la formation sur les réseaux sociaux.
Note : l'option permettant le partage sur les réseaux sociaux offre la capacité de partager un affichage préformaté de la formation, mais ne restreint en rien la capacité à partager la formation si cette dernière est réputée publique.

Filtres et attributs

L'onglet « Filtres et attributs » permet d'associer des attributs de groupes de filtres personnalisés à votre formation. Veuillez consulter l'article Créer et gérer les catalogues pour en découvrir davantage sur la création de groupes de filtres.
  • Filtres et attributs : sélectionnez les attributs pertinents à la recherche de votre formation dans la recherche avancée au catalogue. Comme cette option est entièrement personnalisable, les groupes de filtres et leurs attributs peuvent varier grandement d'une organisation à l'autre. Aussi, les groupes de filtres doivent être présents sur le portail où votre formation est affichée.

Administration

L'onglet « Administration » sert à définir le fournisseur de services (ou le dispensateur de la formation), ainsi que la branche administrative, permettant de cibler quels utilisateurs auront le droit de gérer cette formation :
Branche : cliquez sur « Ajouter une branche » pour ajouter votre formation à une autre branche de l'organigramme. Veuillez consulter l'article Gérer l'organigramme et ses branches pour en savoir plus à ce sujet.
Note : la section « Branches » n'apparaît qu'une fois la formation créée.

Autodéclaration

L'onglet « Autodéclaration » offre la capacité de définir une plage de dates au cours de laquelle la complétion de la formation devra avoir eu lieu lors de l'autodéclaration de formations accréditées. Veuillez consulter l'article Créer et gérer les règlements de formation et Gérer mon dossier de règlement de formation continue pour en savoir davantage au sujet des autodéclarations.
  • Date d'achèvement minimale permise lors de l'autodéclaration : entrez une après laquelle la formation autodéclarée devra avoir été complétée;
  • Date d'achèvement maximale permise lors de l'autodéclaration : entrez avant laquelle la formation autodéclarée devra avoir été complétée.

Notation et attestation

L'onglet « Notation et attestation » sert à définir l'attestation à émettre, s'il y a lieu, lors de la complétion d'une session, ainsi que la valeur de votre formation, qui peut s'exprimer en « Crédits », en « Heures », en « UFC » ou en « UEC ». Consultez l'article Gérer les dossiers utilisateur et leur nomenclature pour découvrir comment modifier cette nomenclature.
  • Nombre de crédits : définissez la valeur en « Crédits », en « Heures », en « UFC » ou en « UEC » de la formation;
  • Modèle d'attestation : sélectionnez le modèle d'attestation à émettre, s'il y a lieu, pour la complétion d'une session de la formation. 
Note : les attestations sont étroitement liées au fournisseur de services sélectionné sous l'onglet « Administration ». Consultez l'article Créer et gérer les attestations et les certificats pour en apprendre davantage.

Tarification

L'onglet « Tarification » sert à définir une ou plusieurs tarifications pour l'inscription avec achat aux sessions de la formation. La transaction sera ainsi menée avec les méthodes de paiement du fournisseur de services sélectionné sous l'onglet « Administration ». Cliquez sur le bouton « Ajouter un prix ».
Note : les tarifications font partie des valeurs par défaut des nouvelles sessions.
IMPORTANT! Le tarif payé par l'utilisateur qui s'inscrit est celui des paramètres de la session.
  • Libellé : entrez un libellé d'identification de votre tarif. Celui-ci sera visible au catalogue et lors de la transaction;
  • Prix (0: gratuit) : définissez le tarif d'inscription à la session;
  • Règle de restriction : sélectionnez à qui s'applique la tarification.

Note : les règles de restriction servent à cibler à quels utilisateurs, une fois qu'ils sont authentifiés, s'appliquera la tarification lors de l'achat. Vous pourriez, par exemple, créer un tarif public, et un tarif préférentiel ciblant les employés de votre organisation. Il n'est présentement pas possible de créer vos règles de restriction de manière autonome. Veuillez contacter votre conseiller aux ventes à ce sujet.

La section « Taxes » sert à définir si les taxes pour les transactions d'inscription seront appliquées, ainsi que leur mécanique d'application.
  • Activer les taxes : définissez si les taxes seront appliquées aux transactions d'inscription;
  • Sessions à distance : définit la session comme étant donnée en ligne, à distance,
  • Sessions en salle : définit la session comme étant donnée en présence, en salle. Vous devrez définir la ville et la province où se déroule la session.
Note : Les taxes sur Lära LMS sont appliquées selon l'esprit des lois canadienne et québécoise, en ce sens qu'elles sont calculées selon un mariage entre l'emplacement de l'utilisateur qui mène la transaction (l'adresse de facturation qu'il entre lors de la transaction) et l'emplacement du fournisseur de services (établie dans les paramètres du fournisseur de services). Ainsi, si la session est réputée se tenir à distance, c'est l'emplacement de l'acheteur qui sera considéré. Si la session est réputée se dérouler en présence, c'est plutôt l'emplacement indiqué sous la section « Sessions en salle » qui sera considéré, puisque l'utilisateur est quant à lui réputé se déplacer pour suivre la transaction sur le lieu du fournisseur de services.

Forum

L'onglet « Forum » sert à activer ou désactiver le forum de discussion pour l'ensemble des sessions de la formation. Il est cependant possible de limiter les échanges des participants à leur seule session. 
  • Activer : définissez si les forums seront activés pour l'ensemble des sessions de la formation;
  • Permettre aux participants de créer des discussions : définissez si les participants auront la capacité de créer leur propre fil de discussion;
  • Sessions où ils sont inscrits : les participants n'auront accès qu'aux discussions créées dans la session où ils sont inscrits,
  • Toutes les sessions :les participants auront accès à toutes les discussions créées dans l'ensemble des sessions de la formation où ils sont inscrits.

  • Gestionnaire des discussions : sélectionnez un rôle responsable de gérer et de modérer les discussions.
    ATTENTION : ne nommez PAS le rôle « Apprenant » comme gestionnaire des discussions, à défaut de quoi les participants pourront éditer les messages des autres participants.
Cliquez sur le bouton « Créer » au bas de la page, ou sur « Enregistrer et terminer ».


Paramètres par défaut des nouvelles sessions

Nous avons vu que sous l'onglet « Inscriptions et catalogues » se trouvent des « Valeurs par défaut des nouvelles sessions ». Ces valeurs sont automatiquement rapportées aux nouvelles sessions créées. Les tarifications appliquées à la formation suivent ce même principe.
Ce qu'il est important de bien comprendre est que l'inscription a lieu sur la session, c'est donc les paramètres de la session qui importent, et non les « Valeurs par défaut des nouvelles sessions » définies sur la formation. Lorsque vous avez appuyé sur le bouton « Créer » lors de la création de votre formation, une session a été créée automatiquement et vous y avez été dirigé. Cette « nouvelle session » a alors emprunté les caractéristiques (valeurs par défaut et tarification) de la formation. Chaque nouvelle session créée à partir du bouton « Nouvelle session » au niveau de la formation empruntera aussi les caractéristiques par défaut de la formation. 
Voici une analogie pour illustrer ce concept. Considérons que la « Formation » est une génitrice, et que la session est son enfant. Lorsque l'enfant naît de sa mère, il hérite de ses caractéristiques (valeurs par défaut des nouvelles sessions et tarification). Dans notre exemple ci-contre, les cheveux bruns de la mère ont été donnés à l'enfant à la naissance.
Le fait de changer les caractéristiques de la mère après-coup n'aura aucun effet sur l'enfant déjà né. En changeant les cheveux de la mère en blond, par exemple un peu farfelu, nous ne noterions aucun effet sur les cheveux de l'enfant . C'est le même principe avec les sessions déjà créées : elles deviennent des entités indépendantes.
En revanche, en créant une toute nouvelle session, cette nouvelle session héritera des valeurs par défaut actuelles de la formation. La mère blonde donnant dans cet exemple naissance à un enfant blond.
Il incombe de répéter que ce qui importe sont les paramètres de la session, ou de l'enfant. C'est à la session que les utilisateurs s'inscrivent et ce sont ces paramètres qui seront appliqués lors de l'inscription. Vous pouvez donc changer ces paramètres sur la session, comme modifier le tarif (cheveux de l'enfant teints en bleu), par exemple, mais cette modification ne s'appliquera pas sur la formation (mère aux cheveux blonds dans l'exemple ci-contre).
Il est ainsi préférable de bien paramétrer la session et de la dupliquer, plutôt que de modifier les valeurs par défaut sur la formation. En dupliquant la session, c'est comme si vous « cloniez » l'enfant, copiant exactement ses caractéristiques. Dans notre exemple, nous avons dupliqué la session, les deux sessions ont exactement les mêmes caractéristiques. 
Selon ce même principe, vous pouvez par la suite modifier les paramètres des sessions, puisqu'une fois créées, elles sont indépendantes et possèdent leurs propres paramètres. Veuillez consulter l'article Créer et gérer les sessions pour en savoir plus au sujet des sessions, de leur création, de leurs paramètres et de leur duplication.

Onglet et options supplémentaires

Une fois votre formation créé, ou lorsque vous modifiez une formation déjà créée, plusieurs onglets sont disponibles au niveau de la formation (exemple ci-dessous), en plus des paramètres que nous venons de remplir. Ces onglets offrent différentes options concernant la formation.

Sessions

L'onglet « Sessions » de la formation présente l'ensemble des sessions de la présente formation. Vous pouvez aussi y créer de nouvelles sessions, qui hériteront des valeurs par défaut de la formation, c'est-à-dire certains des paramètres de l'onglet « Paramètres » de la formation.
Vous pouvez aussi dupliquer des sessions ainsi que leur contenu et mener plusieurs actions administratives à l'aide du bouton de la colonne « Options » sur les sessions. Veuillez consulter l'article Créer et gérer les sessions pour en savoir plus au sujet des sessions, de leur création, de leurs paramètres et de leur duplication.

Inscriptions

L'onglet « Inscriptions » présente une liste complète des participants inscrits à l'ensemble des sessions de la formation. Vous pouvez aussi entrer dans chaque session pour consulter la liste des participants. Veuillez consulter l'article Gérer les inscriptions aux formations et aux programmes de formation pour en savoir davantage à ce sujet.
C'est aussi à cet endroit que vous pourrez mener des inscriptions administratives avec ou sans paiement et communiquer avec les participants.

Liste d'attente

L'onglet « Liste d'attente » permet, lorsque la liste d'attente est activée sur une ou plusieurs sessions, de faire la gestion administrative des participants inscrits en liste d'attente. Veuillez consulter l'article Gérer les inscriptions aux formations et aux programmes de formation à ce sujet.

Catalogues

L'onglet « Catalogues » permet d'ajouter la formation à un ou plusieurs catalogues, de l'en retirer ou de consulter dans quels catalogues la formation est affichée. Veuillez consulter l'article Créer et gérer les catalogues à ce sujet.

Équivalences

L'onglet « Équivalences » permet de définir des formations qui sont équivalentes, c'est-à-dire que la complétion de deux formations équivalentes ne donnerait pas la somme des valeurs des deux formations, mais une valeur partielle ou une équivalence complète.
Par exemple, si une formation valant 30 heures se donnait en anglais (formation A) et en français (formation B), les deux formations pourraient être en équivalence de 30 heures. Ainsi, l'utilisateur qui compléterait les formations A et B n'aurait que 30 heures portées à son dossier. 

Dans notre exemple ci-dessous, la formation « Mon Assistance - Campagne de promotion », qui vaut 50 crédits, est réputée être équivalente à la formation « Mon Assistance », qui vaut 100 crédits. 
(À VENIR)

Supprimer une formation

Pour supprimer une formation de votre environnement, rendez-vous sous l'onglet « Formations et événements » du menu « Administration », puis sous le sous-onglet « Formations et événements »
Cliquez sur le bouton d'options de la colonne « Options » de la formation à supprimer, puis sur « Supprimer la formation ».
Note : aucune session ne doit être active pour que la formation puisse être supprimée.
IMPORTANT : cette opération est irréversible.
Pour annuler les sessions activées, sélectionnez la formation à supprimer et rendez-vous sous l'onglet « Sessions »
Cliquez sur le bouton « Annuler la session ». Répétez ce procédé pour toutes les sessions, puis procédez à la suppression de la formation.

Cette réponse a-t-elle été utile ? Oui Non

Envoyer vos commentaires
Désolés de n'avoir pu vous être utile. Aidez-nous à améliorer cet article en nous faisant part de vos commentaires.