Créer et gérer les cohortes

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Notes
Retour sur le concept de « Cohorte »
Créer une nouvelle cohorte
    Onglet « Informations générales » 
    Onglet « Durée »
    Onglet « Tarification » 
    Onglet « Complétion »  
    Onglet « Notifications programmées »  
Dupliquer une cohorte existante
Annuler une cohorte
Supprimer une cohorte 

Introduction

Vous avez maintenant créé et paramétré différentes formations, avez ajouté du contenu aux différentes sessions qu'elles contiennent, et vous avez peut-être conçu un programme de formation dans le but d'y créer un cheminement entre vos différentes formations. Nous avons vu dans l'article Créer et gérer les sessions que les sessions sont une occurrence d'une formation. Une cohorte, quant à elle, est une occurrence d'un programme de formation. Les cohortes peuvent être réparties dans le temps en proposant un lancement de programme à différents moments, mais elles peuvent aussi être simultanées en regroupant des apprenants partageant une identité commune, par exemple.

Pour découvrir comment utiliser le menu administration et vous rendre dans les différentes sections, consultez l'article Naviguer sur le portail. Si vous n'avez pas encore créé de programme de formation, consultez l'article Créer et paramétrer les programmes de formation.

Notes

I. Le présent article tient pour acquis que vous avez un profil de droits vous permettant de consulter, de modifier ou de créer des cohortes au sein de votre portail de formation. Si vous avez besoin de ces droits, communiquez avec le responsable de l'équipe de formation de votre organisation.

II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Retour sur le concept de « Cohorte »

Tout comme nous l'avons vu dans l'article Ajouter du contenu aux programmes de formation, le contenu de votre programme de formation est constitué des formations et doit être déployé au coeur d'une cohorte de ce programme. Autrement dit, le programme de formation contient des cohortes, qui sont des occurrences de ce programme, et c'est à l'intérieur de ces cohortes que se trouvera votre contenu (formations). Pour en savoir plus au sujet de l'ajout de contenu aux programmes de formation, consultez l'article Ajouter du contenu aux programmes de formation.

Créer une nouvelle cohorte

Lorsque vous créez un nouveau programme de formation, une cohorte est créée par défaut et vous y êtes plongé automatiquement. Si c'est la méthode que vous avez employée (et celle qui est recommandée), rendez-vous à la section Onglet « Informations générales ». Il beaucoup plus aisé de paramétrer la cohorte par défaut et de la dupliquer, pour que les cohorte subséquentes héritent des paramètre de cette dernière, que s'en créer un nouvelle. Veuillez consulter l'article Créer et paramétrer les programmes de formation à cet effet.

Pour créer une toute nouvelle cohorte ou pour éditer une cohorte déjà existante, rendez-vous dans la liste de vos programmes de formation à partir du menu « Administration », sous l'onglet , puis cliquez sur le sous-onglet du même nom. Sélectionnez le programme de formation pour lequel vous désirez créer une cohorte, puis appuyez sur le bouton , ou sélectionnez la cohorte à modifier, puis rendez-vous sur l'onglet « Paramètres ».

Onglet « Informations générales » 

Lorsque vous accédez à la page de paramétrage d'une cohorte, vous vous trouvez par défaut sous l'onglet , présenté ci-dessous :

Le champ « Nom de la cohorte* » vous permet de donner un nom unique à votre cohorte. Par défaut, ce nom sera le même que celui de votre programme de formation. Cela ne veut en aucun cas dire que vous ne pouvez pas le modifier!

Les champs « Minimum d'inscrits » et « Maximum d'inscrits » vous permettent de définir le nombre minimal de participants inscrits pour la tenue de votre cohorte, ainsi qu'un nombre maximal.

Les trois options suivantes touchent aux critères de complétion du programme de formation :

  • Aucune expiration, il n'y a aucune date ou temps limite pour compléter le programme : les apprenants n'auront pas de limite de temps pour compléter leur programme de formation (leur cohorte); 
  • Nombre de jours maximal où l'utilisateur doit compléter le programme après son inscription : à partir du moment de leur inscription, les apprenants auront X jours pour compléter leur programme de formation (leur cohorte), après quoi, ils ne pourront jamais recevoir leur attestation et les crédits octroyés pour la réussite du programmes;
  • Date spécifique à laquelle l'utilisateur doit avoir complété le programme : après cette date, les apprenants ne pourront jamais recevoir leur attestation et les crédits octroyés pour la réussite du programmes;

Le bouton , lorsqu'activé, empêchera l'affichage de votre cohorte dans votre catalogue de formation, qu'il soit public ou non. L'intention derrière cette option est de vous permettre de paramétrer votre programme de formation et d'y ajouter votre contenu sans que des utilisateurs puissent s'y inscrire ou voir votre chantier!

La section « Informations additionnelles » permet d'associer des champs personnalisés à votre cohorte. Nous avons créé le champ « Champ 1 - Cohorte » en exemple. Pour découvrir comment créer des champs personnalisés pour vos cohortes ou pour différents items dans Lära, veuillez consulter l'article Créer et gérer les champs personnalisés.

Onglet « Durée »

L'onglet vous permet de définir une plage de date pour la tenue de votre cohorte et est une option facultative. Dans le cas de l'autoformation en ligne asynchrone, aucune date n'est nécessaire.

Entrez dans le champ « Début » la date à laquelle votre cohorte débutera. La date de début indiquera au participant le moment où l'activité de formation commencera, et c'est aussi à partir de cette date que les autoinscriptions ne seront plus possibles. Veuillez noter que vous pourriez tout de même y inscrire des participants manuellement.

Entrez dans le champ « Fin » la date de fin de votre cohorte, qui, quant à elle, ne sert qu'à indiquer aux participants quand l'activité de formation tirera à sa fin.

Le bouton  vous permet de sélectionner manuellement une date présentée sous forme de calendrier.

Le bouton  vous permet de sélectionner une heure à partir d'un cadran numérique.

Le bouton , finalement, sert à réinitialiser les champs, soit en effacer le contenu.

Pour enregistrer votre cohorte et poursuivre son paramétrage à un autre moment, cliquez sur le bouton ou sur le bouton , selon que vous créez une nouvelle cohorte ou en éditez une déjà créée. Pour annuler la création de votre cohorte ou pour rétablir aux paramètres déjà présents avant votre édition, cliquez respectivement sur les boutons ou .

Onglet « Tarification » 

L'onglet sert à créer un ou plusieurs prix pour l'inscription à votre cohorte, selon le type, la provenance ou l'identité de l'utilisateur qui souhaite s'y inscrire, par exemple. Veuillez consulter l'article Créer et gérer les champs personnalisés pour découvrir comment créer des règles de prix selon les utilisateurs.Deux options principales s'offrent à vous :

  • Effectuer le paiement au niveau des formations/événements de ce programme : cette option rendra l'inscription à votre programme de formation non tarifée. Les apprenants et utilisateurs devront ainsi s'incrire et payer (si tarif il y a) au niveau des formations contenues dans votre programme. Il s'agit là un peu du même principe que dans le réseau universitaire québécois : la tarification s'effectue selon le choix de cours.
  • Effectuer le paiement au niveau du programme : cette option fera en sorte que votre programme de formation devra être payé dans son entièreté lors de l'inscription; toutes les formations qu'il contient seront par la suite disponibles en accès sans paiement.

Si vous avez choisi l'option « Effectuer le paiement au niveau du programme », vous devrez maintenant créer un prix pour votre programme (à moins que ce dernier soit gratuit, mais encore, il serait préférable de créer un prix à 0$). Cliquez sur le bouton  ce qui générera un premier bandeau de prix, comme présenté ci-dessous. Veuillez noter que vous pouvez définir un nombre illimité de prix :

Le champ « Libellé » vous permet d'entrer un nom unique à votre prix. C'est ce nom qui sera présenté aux utilisateurs qui voudront s'inscrire à votre programme formation. L'apprenant doit donc se sentir inclus dans votre tarification. Si vous paramétrez un prix pour les membres, par exemple, il serait logique d'y ajouter un prix pour les non-membres. 

Si votre formation n'est offerte qu'à vos membres, inutile de créer plusieurs prix, car le champ « Règle de restriction » vous permet d'utiliser un de vos champs personnalisés touchant aux utilisateurs pour restreindre la possibilité d'inscription à une valeur précise, soit « membre », dans l'exemple qui nous concerne. Ainsi, en choisissant une règle de restriction « membre », seuls les membres pourront s'inscrire en payant le montant que vous indiquerez dans le champ « Prix (0: gratuit) ». Pour découvrir comment gérer les champs personnalisés touchant aux utilisateurs, consultez l'article Créer et gérer les champs personnalisés

Pour bien synthétiser les explications précédentes, considérons l'exemple de tarification suivant : 

Dans cet exemple, les membres de votre organisation pourraient profiter de votre formation gratuitement. En revanche, les non-membres devraient payer 150 $ pour y accéder.

Le bouton  sert à supprimer un prix que vous aurez créé. Une fenêtre vous demandant de confirmer votre choix sera générée.

Si vous possédez un profil de droits vous permettant la création de codes promotionnels, vous pourrez créer un nouveau code à l'aide du bouton de la section « Code promotionnels ». Veuillez consulter l'article Créer et gérer les codes promotionnels pour plus d'informations à ce sujet. Veuillez noter que vous pouvez consulter la liste des codes promotionnels présentement activés sur votre environnement et pouvant être utilisés sur votre cohorte dans cette même section. Vous pouvez donc choisir d'activer ou de désactiver un code à l'aide du bouton de la colonne « Actif », ou même l'éditer directement à l'aide de la fonction du bouton de la colonne « Options ».

Pour enregistrer votre cohorte et poursuivre son paramétrage à un autre moment, cliquez sur le bouton ou sur le bouton , selon que vous créez une nouvelle cohorte ou en éditez une déjà créée. Pour annuler la création de votre cohorte ou pour rétablir aux paramètres déjà présents avant votre édition, cliquez respectivement sur les boutons ou .

Onglet « Complétion »

L'onglet  vous permet de gérer les conditions de complétion de votre cohorte, c'est-à-dire de définir les actions que les participants devront mener ou non pour que leur formation soit considérée comme « complétée ». La page suivante sera générée :

Les trois options de complétion suivantes définissent les conditions pour la réussite du programme et l'obtention de l'attestation, s'il y a lieu :

  • « Octroyer manuellement la complétion du programme » : le programme de formation ne se verra jamais complété automatiquement par les apprenants, qu'ils aient complété ou non les formations que contient votre cohorte. Un administrateur devra se rendre dans la section « Complétion » de la cohorte en question pour indiquer manuellement au système qui a complété la cohorte avec succès ou non *;
  • « Sur la complétion de l'ensemble des blocs » : l'ensemble des blocs, selon leur règles de complétion respectives, devront avoir été complétés pour que le programme soit complété avec succès automatiquement **;
  • « Sur la complétion d'un bloc spécifique » : vous devez sélectionner, dans la liste déroulante affichée, un bloc spécifique de votre programme de formation pour lequel vous avez défini une règle ce complétion. C'est sur la complétion de ce bloc que le programme sera considéré comme complété avec succès automatiquement **.

* Veuillez consulter l'article Gérer les participants d'une formation ou d'un programme de formation pour en savoir davantage sur les manipulations possible à cet effet.
** Veuillez consulter l'article Ajouter du contenu aux programmes de formation pour en savoir davantage sur la création et le paramétrage des blocs de programmes de formation.

Le bouton  permet d'afficher la progression des apprenants à leur programme de formation. Pour des raisons pédagogiques, il vous est fortement conseillé de laisser cette option activée. La raison est que sans l'affichage de la complétion, vos utilisateur ne seront pas en mesure de savoir ce qui est attendu de leur part, à moins que cela soit explicité très précisément dans le corps du texte de la formation. Dans certaines situations très précises, il est possible de ne pas afficher les exigences de complétion à l'aide de cette option.

Pour enregistrer votre cohorte et poursuivre son paramétrage à un autre moment, cliquez sur le bouton ou sur le bouton , selon que vous créez une nouvelle cohorte ou en éditez une déjà créée. Pour annuler la création de votre cohorte ou pour rétablir aux paramètres déjà présents avant votre édition, cliquez respectivement sur les boutons ou .

Onglet « Notifications programmées »  

L'onglet vous permettra de définir et d'activer des envois automatisés à vos participants en ce qui touche des informations les concernant au sujet de la cohorte en question. Veuillez noter que cet onglet ne sera disponible que lorsque vous aurez créé votre session. Pour en savoir plus sur les envois automatisés, consultez l'article Gérer les paramètres d'envois automatisés.

Pour enregistrer votre session et poursuivre son paramétrage à un autre moment, cliquez sur le bouton ou sur le bouton , selon que vous créez une nouvelle session ou en éditez une déjà créée. Pour annuler la création de votre session ou pour rétablir aux paramètres déjà présents avant votre édition, cliquez respectivement sur les boutons ou .

Dupliquer une cohorte existante

Pour dupliquer cohorte et ainsi créer une copie conforme de votre cohorte dans le but de créer une autre occurence de votre programme de formation, rendez-vous dans la liste de vos programmes de formation à partir du menu « Administration », sous l'onglet , puis cliquez sur le sous-onglet du même nom. Sélectionnez le programme de formation pour lequel vous désirez dupliquer une cohorte. Vous vous retrouverez devant la fenêtre suivante :

Cliquez sur le bouton de la colonne « Options », puis sur . Le message suivant vous indiquera que votres cohorte a bien été dupliquée:


 


Veuillez noter que, comme le message l'indique, votre cohorte ne sera pas affichée au catalogue directement. Vous devrez vous rendre sur l'onglet « informations générales » des paramètres de votre cohorte pour l'afficher au catalogue, tel que vu précédemment. L'idée étant, bien entendu, d'empêcher des utilisateurs de s'y inscrire immédiatement.

Annuler une cohorte

Pour annuler la tenue d'une cohorte, rendez-vous dans la liste de vos programmes de formation à partir du menu « Administration », sous l'onglet , puis cliquez sur le sous-onglet du même nom. Sélectionnez le programme de formation pour lequel vous désirez annuler une cohorte. Vous vous retrouverez devant la fenêtre suivante :

Cliquez sur le bouton Options », puis sur . Le système vous demandera de confirmer l'annulation des inscriptions actives :

Comme indiqué dans le message, l'annulation des inscriptions remboursera les participants intégralement, si, bien entendu, ils ont effectué un paiement pour leur inscription en premier lieu. Vous pouvez laisser une note administrative sur les raisons de l'annulation de la session dans la boîte prévue à cette fin.

Cliquez sur le bouton pour confirmer votre choix, ou sur  pour ne pas annuler la cohorte et revenir à la liste des cohortes de votre programme.

Supprimer une cohorte 

Pour supprimer complètement du système une cohorte (ATTENTION, CETTE OPÉRATION EST IRRÉVERSIBLE), rendez-vous dans la liste de vos programmes de formation à partir du menu « Administration », sous l'onglet , puis cliquez sur le sous-onglet du même nom. Sélectionnez le programme de formation pour lequel vous désirez supprimer une cohorte. Vous vous retrouverez devant la fenêtre suivante :

Cliquez sur le bouton Options », puis sur . Le système vous demandera de confirmer l'annulation (vous devez avoir tout d'abord annulé la cohorte avant de la supprimer) :

Appuyez sur le bouton pour confirmer la suppression de la cohorte, ou sur pour ne pas supprimer la cohorte et revenir à la liste des cohortes de votre programme.




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