Créer et gérer les règlements de formation

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Grands principes reliés aux règlement de formation continue
Créer ou gérer un règlement
Créer ou gérer une période
Informations générales
   Exigences du règlement
   Période
   Règle d'affectation
   Statuts
   Associer des utilisateurs à une période
Autodéclarations
   Autodéclarations accréditées
   Autodéclarations non accréditées
   Gérer les autodéclaration soumises
Créer et gérer les listes d’utilisateurs
   Associer des utilisateurs à une liste
   Écrire aux utilisateurs d'une liste
   Consulter l'historique des actions sur les listes d'utilisateurs
   Consulter l'historique des actions dans le dossier d'un utilisateur
   Notes administratives
Engagements
   Gérer les engagements existants
Dispenses
   Gérer les demandes de dispenses soumises
Notifications sur les règlements de formation
Gabarits liés au règlement de formation
Profils de droits
Dossier utilisateur et présentation du règlement
Vérifications de fin de période
   Utilisation des listes d'utilisateurs en contexte de fin de période
   Changement de statuts sur la période en cours

Notes
I. Le règlement de formation doit être activé par SVIeSolutions pour votre organisation. Si votre organisation n'a pas un tel règlement de formation continue, ces options peuvent être absentes du portail;
II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Introduction

Si votre projet de formation inclut un règlement de formation qui doit être suivi selon certaines exigences organisationnelles, il est possible d’activer dans Lära un tel règlement de formation. Le plus souvent, il s’agit là d’un développement personnalisé, parce que les entreprises ont chacunes leurs règles et exigences et le calcul des heures peut s’effectuer selon différentes contraintes, à même le dossier de l’utilisateur. Le présent article présente les grands concepts reliés au règlement de formation sur Lära LMS.

Grands principes reliés aux règlement de formation continue

Au sens de Lära LMS, un règlement de formation est représenté par une ou plusieurs périodes réglementaires, qui contiennent un certain nombre d'exigences qui doivent être remplies au cours de cette période. 
A priori, des activités de formation sur Lära LMS doivent être complétées pour que ces exigences soient remplies, mais d'autres éléments peuvent influer sur ces exigences. Il est possible, grâce à l' « autodéclaration », de déclarer avoir suivi une formation accréditée (présente sur Lära LMS) ou non accréditée (suivie en dehors du système).
Ces heures autodéclarées, lorsqu'admissibles, viendront faire diminuer les exigences restantes pour la période réglementaire au cours de laquelle les activités de formation autodéclarées sont réputées avoir été complétées avec succès.

Un autre critère qui peut faire diminuer les exigences d'une ou de plusieurs périodes règlementaires est la « dispense ».
Les dispenses les plus courantes chez les organisation sont le congé de maternité ou de paternité, la maladie grave ou la retraite, par exemple, mais les motifs de dispenses peuvent varier selon la nature du règlement de formation de votre organisation ou le contexte.
Il est aussi possible, à l'inverse, d'exiger d'un utilisateur soumis au règlement de compléter des activités de formations supplémentaires, ce qui est nommé « engagement ». Il s'agit d'une entente entre votre organisation et l'utilisateur soumis au règlement de formation pour que ce dernier doive remplir des exigences supplémentaires, qui ne seront pas comptées pour la période en cours. Des sanctions, par exemple, peuvent être imposées pour une non conformitée à ces engagements.

Créer ou gérer un règlement

Pour créer un nouveau règlement de formation continue, rendez-vous sous l'onglet « Réglages avancés » du menu « Administration », puis sous « Règlements et périodes ». À partir de la liste des règlements de votre organisation, cliquez sur « Nouveau règlement ».
Fournissez les informations suivantes : 
  • Titre * : Donnez un titre à votre règlement (exemple : « Membres »);
  • Prendre en compte les périodes d'adhésion des membres dans le calcul des obligations : activez cette fonctionnalité si vous désirez que les périodes d'adhésion (membership) soient considérées automatiquement lors du calcul des heures à effectuer et des exigences. Notez bien que ces périodes d'adhésion de vos utilisateurs soumis au règlement de formation soient considérées, ces valeurs doivent être fournies par API à Lära LMS;
  • Activer : permet de mettre en action le règlement (ou à l'inverse, de désactiver temporairement le règlement pour des mises à jour, par exemple).
Note importante : de façon générale, un seul règlement suffit. En revanche, certaines organisations ont plusieurs « types » d'utilisateurs chacuns soumis à un mécanisme règlementaire différent. Il incombe ici de préciser qu'il est possible d'utiliser les périodes règlementaires d'un même règlement pour définir différentes exigences pour des types d'utilisateurs différents. Ce qui justifie la création de plusieurs règlements est lorsque ces utilisateurs ne voient pas leurs heures calculées de la même manière, n'ont pas les mêmes quotas de validité des heures autodéclarées, doivent remplir des formulaires d'autodéclaration différents, n'ont pas les même motifs de dispenses, etc. 

Créer ou gérer une période

Une « Période règlementaire » est une durée au cours de laquelle des exigences en matière de formation doivent être remplies par les utilisateurs qui y sont associés. De manière générale, mais cela peut varier d'une organisation à l'autre, une période dure une ou deux années, à la fin desquelles un audit est mené par l'organisation, ou une vérification de fin de période (varie aussi fortement selon les organisations).
Maintenant que votre règlement est créé, sélectionnez-le à partir de la liste des règlements de votre organisation pour accéder à ses paramètres. Rendez-vous sous l'onglet « Réglages avancés » du menu « Administration », puis sous « Règlements et périodes ». Sélectionnez votre nouveau règlement.

Informations générales

Sous l'onglet « Périodes règlementaires », cliquez sur « Nouvelle période », puis remplissez les informations suivantes de l'onglet « Informations générales » :
  • Activer : permet de mettre en action la période règlementaire (ou à l'inverse, de la désactiver temporairement le pour des mises à jour, par exemple);
  • Titre * : entrez le nom de votre période règlementaire;
  • Exiger une déclaration solennelle : contraint les utilisateurs soumis au exigences de la période règlementaire de cocher une case de « déclaration solennelle » de l'exactitude des données fournies lors de leur autodéclaration de formation, ou lors de leurs demandes de dispense.

Exigences du règlement

Rendez-vous maintenant sous l'onglet « Exigences du règlement » pour définir les exigences liées à cette période règlementaire, puis remplissez au moins une des informations suivantes : 
  • Établir un minimum d'heures à effectuer : cochez cette option pour établir un minimum d'heures de formation à compléter avec succès, puis entrez le nombre d'heures. Ces heures sont calculées à partir du nombre d'heures paramétrées dans la formation ou le programme de formations
  • Établir un minimum de types à suivre : cochez cette option pour établir un minimum de types de formations différents à suivre, puis entrez le nombre de type. Au moins une activité de formation devra être complétée avec succès dans chaque type (selon le nombre choisi);
  • Établir un minimum de catégories à suivre : cochez cette option pour établir un minimum de catégories de formations à suivre, puis entrez le nombre de catégories. Au moins une activité de formation devra être complétée avec succès dans chaque catégorie (selon le nombre choisi);
  • Établir un minimum d'heures à effectuer dans un fournisseur (inclus dans le total des heures) : cochez cette option pour établir un nombre d'heures minimum à obtenir pour un fournisseur de services spécifique. Ces heures seront incluses dans le total des heures sélectionnées pour l'option « Établir un minimum d'heures à effectuer x
  • Quotas par type de formation : utilisez le bouton « Ajouter une condition » de cette section afin de définir la quantité maximale de crédits qui seront reconnus pour un ou plusieurs types de formation définis. 
  • Quotas par catégorie : utiliser le bouton « Ajouter une condition » une condition de cette section afin de définir une quantité maximale de crédits qui seront reconnus pour une ou plusieurs catégories définies.* l'utilisateur verra la complétion pour chaque condition définie dans son dossier, sous « Périodes de référence ».

Période

Rendez-vous sous l'onglet « Période » pour définir la durée de la période, et remplissez les informations suivantes : 
  • Établir une période débutant à une date déterminée : sélectionnez, à l'aide du calendrier, la date de début de votre période règlementaire;
  • Durée de la période règlementaire : sélectionnez, à l'aide des champs fournis, la durée de votre période règlementaire (basée sur la date de début de l'option précédente).

À NOTER : Malgré la configuration des périodes déterminée au départ pour compléter les exigences d'un règlement, il est possible de modifier, pour un utilisateur spécifique, la période dans laquelle comptabiliser sa formation.  

Plusieurs moyens sont disponibles pour effectuer le changement :

  1. directement dans la liste des participants d'une formation soumise au règlement, dans l'historique d'inscription de l'utilisateur visé, modifiez la période inscrite sous le champ « Période réglementaire rattachée »
  2. dans le dossier de l'utilisateur, sous l'onglet Périodes de référence, dans l'historique d'inscription pour la formation visée. Le raccourci vers l'historique d'inscription vous permettra d'accéder au champ  « Période réglementaire rattachée »;
  3. dans la lise globale des autodéclarations, parmi les option de la déclaration de l'utilisateur, sélectionner « Déplacer vers une autre période » ;

* Aussi, si l'utilisateur complète une formation et que la période réglementaire à laquelle il est associé s'est teminée sans qu'il n'ait rempli les exigences; et que ce dernier n'est pas encore associé à la prochaine période réglementaire, la formation complétée sera tout de même comptabilisée dans la période réglementaire incomplète (précédente).  

Règle d'affectation

L'onglet « Règle d'affectation », permet de cibler un statut d'utilisateur provenant d'un champ personnalisé lié au dossier des utilisateurs du système.

Une fois des utilisateurs associés à la période règlementaire, seuls ceux qui correspondent à cette règle seront affectés à la période règlementaire en question. Il s'agit finalement d'un mécanisme de filtre pour l'affectation à la période règlementaire.

Appuyez sur le bouton « Créer » pour créer votre période, ou sur « Enregistrer ».

Statuts

L'onglet « Statuts », finalement, permet de créer vos propres statuts personnalisés pour vos listes d'utilisateurs et votre vérification de fin de période, et d'en définir les propriétés.
Ces statuts, entièrement personnalisables, permettent de filtrer des utilisateurs dans les listes, et de gérer par étape (statuts) le processus de fin de période et de mener des actions administratives.

Cliquez sur « Nouveau statut », plusieurs paramètres seront disponibles :

  • Nom administratif * : entrez un nom administratif pour votre nouveau statut;
  • Nom affiché à l'utilisateur * : entrez un nom qui sera affiché aux utilisateurs soumis aux exigences de la période règlementaire pour votre nouveau statut;
  • Description complète : description détaillé du statut actuel de l'utilisateur présentée sous l'onglet « Périodes de référence » dans le dossier utilisateur;
  • Description courte : description courte du statut actuel de l'utilisateur présentée sous l'onglet « Résumé » dans le dossier utilisateur
  • Afficher le statut à l'utilisateur : permet d'afficher le statut actuel de l'utilisateur à son dossier utilisate. Vous pouvez aussi créer des statuts uniquement visibles par les administrateurs, selon le cas, ou ne pas rendre les statuts visibles pendant le paramétrage des statuts;
  • Sévérité du statut : permet de définir les propriétés visuelles du statut au dossier de l'utilisateur;
    • Aucune : le statut n'aura aucune mise en évidence au dossier de l'utilisateur,
    • Succès : le statut aura une mise en évidence verte au dossier de l'utilisateur,
    • Information : le statut aura une mise en évidence bleue aux dossier de l'utilisateur,
    • Avertissement : le statut aura une mise en évidence orange au dossier de l'utilisateur,
    • Danger : le statut aura une mise en évidence rouge au dossier de l'utilisateur.
  • Donne accès à la prochaine période règlementaire : l'obtention de ce statut par l'utilisateur lui donne la capacité d'accéder à la période règlementaire subséquente et d'y mener les actions définies par les « Paramètres d'autodéclarations » et par les « Paramètres des pièces jointes ».
  • Permettre l'autodéclaration jusqu'à une date supérieure à la fin de la période règlementaire (inclusivement) Laisser vide pour conserver la date de fin de période : lorsque la date de fin de la période règlementaire est dépassée permet de définir une date ultérieure, donc de laisser un délai supplémentaire pour les statuts non-complétés, afin de prolonger la période permise pour remplir les exigences du règlement, passer au statut complet et commencer à comptabiliser des heures de formation dans la période actuelle.
Les « Paramètres d'autodéclarations » et les « Paramètres des pièces jointes » servent à définir quelles actions liées au règlement de formation seront possibles pour un utilisateur soumis aux exigences de la période ayant le présent statut.
  • Permet de modifier les autodéclarations : donne à l'utilisateur la capacité de modifier ses autodéclarations qui n'ont pas encore été traitées par un administrateur; 
  • Permet de créer des autodéclarations : donne à l'utilisateur la capacité de créer des autodéclarations pour la période en cours;
  • Permet de supprimer les autodéclarations : donne à l'utilisateur la capacité de supprimer des autodéclarations non traitées par un administrateur pour la période en cours;
  • Permet de modifier les pièces-jointes : donne à l'utilisateur la capacité de modifier les pièces jointes déjà soumises pour les autodéclaration de la période en cours;
  • Permet d'ajouter des pièces-jointes : donne à l'utilisateur la capacité de modifier les pièces justificatives téléversées lors d'autodéclarations ou de demandes de dispense;
    • Exige le téléversement de pièces-jointes : oblige l'utilisateur à téléverser une pièce justificative lors d'autodéclarations ou de demandes de dispense;
  • Permet de supprimer les pièces-jointes : donne à l'utilisateur la capacité de supprimer les pièces jointes téléversées lors d'autodéclarations ou de demandes de dispense non traitées par un administrateur.
Une fois votre nouveau statut créé, vous aurez accès à l'onglet « Changements automatiques ». Cela permet le changement automatique du statut de l'utilisateur lorsqu'il a rempli certaines exigences ou a mené certaines actions.
Cliquez sur le bouton « Ajouter un déclencheur » :
  • Déclencheur : sélectionnez le déclencheur associé au passage de votre statut actuel vers un autre statut;
  • Basculer vers le statut : sélectionnez le statut à associer à l'utilisateur une fois la règle du « déclencheur » atteinte.
Note : il n'est possible de créer un déclencheur de changement automatique de statut que lorsque deux statuts ont été créés. Vous devez répéter cette opération autant de fois que vous avez de statuts pour une période, de sorte à avoir un processus de statuts logique. Dans notre exemple ci-dessous, nous avons créé un processus de vérification de fin de période en trois étapes : 
[En cours] -> [En cours d'audit] -> [Conforme] 


Associer des utilisateurs à une période

Maintenant que vous avez paramétré votre nouvelle période règlementaire, passez à l'onglet « Utilisateurs » pour définir quels utilisateurs du système seront affectés à cette période. Rappelez-vous que la règle d'affectation de l'étape précédente agira comme filtre parmi les utilisateurs que vous associerez.
À partir de l'onglet « Utilisateurs », « Groupes » ou « Organigramme », sélectionnez les utilisateurs que vous désirez associer à votre période règlementaire. 
Dans la grande majorité des cas, une ou plusieurs branches de l'organigramme sont sélectionnées (voire tout l'organigramme) et c'est plutôt la règle d'affectation qui fait office de filtre sur les utilisateurs à associer.

N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications.

Autodéclarations

L' « autodéclaration » est une déclaration officielle de la part d'un utilisateur du système qu'il a complété avec succès une activité de formation sur Lära LMS (autodéclaration de formation accréditée) ou en dehors du système (autodéclaration de formation non-accréditée).
Elle permet de cumuler entièrement ou partiellement des heures de formation reconnues pour une période de formation continue passée ou présente, selon la politique en vigueur de votre organisation.

Note : les types d'autodéclarations doivent être activées dans le dossier utilisateur.

Autodéclarations accréditées

Pour gérer les formations accréditées disponibles pour l'autodéclaration, vous devez vous rendre dans les paramètres de chacune des formations à rendre disponible pour l'autodéclaration, puis activer cette fonctionnalité.
Rendez-vous sous l'onglet « Formations et événements », puis sous le sous-onglet « Formations et événements ». Sélectionnez la formation à rendre disponible pour l'autodéclaration, puis rendez-vous sous l'onglet « Paramètres ».
Sous le sous-onglet « Autodéclaration » du menu de gauche, cliquez sur « Peut servir pour l'autodéclaration », puis remplissez les informations suivantes :
  • Date d'achèvement minimale permise lors de l'autodéclaration : Entrez une date de complétion minimale permise pour l'autodéclaration.
Cela a pour but, par exemple, d'empêcher un utilisateur soumis aux exigences de la période règlementaire de déclarer des heures qui seraient considérées dans une période passée;
  • Date d'achèvement maximale permise lors de l'autodéclaration : entrez une date de complétion maximale permise pour l'autodéclaration. Cela a pour but, par exemple, d'empêcher un utilisateur soumis aux exigences de la période règlementaire de déclarer des heures qui seraient considérées dans une période future;
  • Peut servir pour l'autodéclaration : cochez cette case pour afficher la formation à la liste des formations accréditées disponible pour l'autodéclaration;
  • Numéro d'accréditation : entrez le numéro d'accréditation de cette activité (facultatif);
  • Organisation * : entrez le nom de l'organisation accréditrice de la formation;
  • Approbation requise : définissez si l'autodéclaration devra être approuvée par un administrateur avant que les heures admissibles doient déposées au dossier de l'utilisateur soumis aux exigences de la période règlementaire; 
  • Permettre le téléversement de pièces justificatives : définissez si vous désirez offrir une boîte de dépôt de pièces justificative lors de l'autodéclaration;
  • Exiger le téléversement de pièces justificatives : définissez si le dépôt d'une pièce justificative est obligatoire;
  • Exiger une déclaration solennelle : dfcontraint les utilisateurs soumis au exigences de la période règlementaire de cocher une case de « déclaration solennelle » de l'exactitude des données fournies  lors de leur autodéclaration de formation non accréditées.

Enregistrez vos modifications et recommencez ce processus pour chaque formation à ajouter à la liste des formations accréditées disponible pour l'autodéclaration.

Autodéclarations non accréditées

À l'heure actuelle, la création de formulaires d'autodéclaration non accréditées pour autodéclaration de formation suivies en dehors de Lära LMS doit se faire avec votre conseiller ou votre conseillère en implantation SVI. Il s'agit de travaux sur mesure.
Cela étant, chaque formulaire est rattaché à un « Type de formation ». Par exemple, si votre organisation accepte l'autodéclaration manuelle de formation de type « Autoformations », vous devez activer ce type de formation pour l'autodéclaration et y créer une description pour guider vos utilisateurs soumis au règlement (facultatif, mais fortement conseillé).
Pour activer les types de formation disponibles pour l'autodéclaration de formations non accréditées, ils doivent tout d'abord être créés. Rendez-vous sous l'onglet « Réglages avancés » du menu « Administration », puis sous l'onglet « Types de formation »
Une fois sur la page des types de formations de votre organisation, assurez-vous que chaque type de formation à lier à vos formulaires d'autodéclaration manuelles sont créés. Sinon, appuyez sur le bouton « Nouveau Type ».
Note : si vos types de formation sont déjà existants, rendez-vous dans leurs paramètres et suivez les mêmes étapes.
Sous l'onglet « Informations générales », remplissez les informations suivantes pour chaque type de formation à attacher aux autodéclarations non accréditées :
  • Nom * : Donnez un nom à votre type de formation. Ce nom sera aussi le nom de votre formulaire d'autodéclaration;
  • Description : entrez une description administrative pour ce type de formation (sugg. « Règlement » ou « Autodéclarations »);
  • Modèle : vous pouvez ignorer ce paramètre.
Sous l'onglet « Visuel », sélectionnez un visuel à attribuer à votre type de formation :
  • Visuel : sélectionnez une icône représentant votre type de formation, qui sera affichée au dossier de l'utilisateur soumis aux exigences de la période règlementaire;
Sous l'onglet « Autodéclaration », définissez les paramètres et la description de votre formulaire d'autodéclaration pour ce type de formation :
  • Permettre l'utilisation dans les autodéclarations manuelles : activez cette fonctionnalité pour rendre disponible aux utilisateurs ce type de formation dans les autodéclarations manuelles;
  • Description affichée lors de l'autodéclaration manuelle : entrez des indications concernant ce type d'autodéclaration manuelle. Ce champ est facultatif, mais est fortement conseillé pour bien guider les utilisateurs soumis aux exigences de ce règlement;
  • Permettre la saisie de plusieurs activités ou ateliers dans la même autodéclaration : cette option permet aux utilisateurs d'ajouter des activités à déclarer à même le formulaire d'autodéclaration. Dans le cas d'un colloque, par exemple, plutôt que de créer un formulaire simple où l'utilisateur déclarerait la valeur en heures totale du colloque, il pourrait être contraint de déclarer indépendamment chacune des activités suivies et d'en fournir des détails en plus d'une valeur en heures; 
  • Permettre le téléversement de pièces justificatives : cette option permet d'ajouter une boîte de dépôt pour des pièces justificatives au formulaire d'autodéclaration de ce type; 
  • Exiger le téléversement de pièces justificatives : si l'option précédente est activée, cette option rendra le dépôt d'une pièce justificative obligatoire lors de l'autodéclaration.

Gérer les autodéclaration soumises

Les utilisateurs soumis aux exigences d'une période règlementaire de votre organisation ont soumis des autodéclarations? Vous avez reçu une notification vous indiquant que vous devez rendre une décision au sujet d'une autodéclaration soumise? Rendez-vous sous l'onglet « Règlement » du menu « Administration », puis sous « Autodéclarations ».
Une fois devant la liste des autodéclarations de votre organisations, vous pouvez modifier la période affichée à l'aide de la liste déroulante au haut de la page.
Vous pouvez utiliser les différents filtres pour mieux cibler les autodéclarations pour lesquelles vous désirez mener des actions. Pour gérer une autodéclaration, cliquez sur le statut d'autodéclaration de la colonne « Statut », ou cliquez sur le bouton de la colonne « Options », puis sur « Approuver/Refuser »
La page qui est alors générée contient plusieurs informations et options :
  • Nom : affiche le nom de l'utilisateur ayant fait l'autodéclaration;
  • Formation : indique le nom de la formation autodéclarée;
  • Déclarée le : indique la date à laquelle l'autodéclaration a été faite;
  • Heures : nombre d'heures associées à l'activité de formation déclarée par l'utilisateur;
  • Note de l'utilisateur : si l'utilisateur a laissé une note lors de son autodéclaration, affiche cette note;
  • Pièce justificative : lien téléchargeable de la pièce justificative déposée par l'utilisateur;
  • Conserver le statut d'approbation actuel : permet de laisser le statut tel quel et de laisser une note administrative à un autre administrateur;
  • Marques l'autodéclaration comme « Autodéclarée » : réinitialise au statut initial de « Autodéclarée » l'autodéclaration;
  • Approuver l'autodéclaration : marque l'autodéclaration comme ayant été approuvée par un administrateur. Utilisez la boîte « Message à l'utilisateur » pour laisser un message lors de l'approbation. Ce message est intégré (par défaut) à la notification « Autodéclaration approuvée »;
  • Refuser l'autodéclaration :  marque l'autodéclaration comme ayant été refusée par un administrateur. Utilisez la boîte « Message à l'utilisateur » pour laisser un message lors du refus. Ce message est intégré (par défaut) à la notification « Autodéclaration refusée »;
  • Demander des renseignements supplémentaires : avant de mener une décision sur le statut d'une autodéclaration, vous pouvez demander à l'utilisateur de vous fournir d'autres pièces justificatives ou informations sur l'autodéclaration. Vous pouvez demandes ces informations dans la boîte « Message à l'utilisateur ». Ce message est intégré (par défaut) à la notification « Autodéclaration - En attente de renseignements supplémentaires »;
  • Note administrative : permet de laisser une note administrative lors d'une action de changement de statut sur l'autodéclaration;
  • Message à l'utilisateur : permet de laisser une note à l'utilisateur lors d'une action de changement de statut sur son autodéclaration.

Cliquez sur « Confirmer » pour enregistrer vos modifications, ou sur « Annuler » pour ignorer vos modifications. Vous pouvez cliquer sur « Détails » pour consulter les détails complets de l'autodéclaration.

Créer et gérer les listes d’utilisateurs

Les « Listes d'utilisateurs » permettent de créer des ensembles d'utilisateurs soumis aux exigences d'une période règlementaire. Le but peut être de procéder à une gestion de la fin de période ou de communiquer avec eux, par exemple, à l'aide de l'option « Écrire aux utilisateurs » .
Pour créer un nouvelle liste d'utilisateurs, rendez-vous sous l'onglet « Règlement » du menu « Administration », puis sous « Listes d'utilisateurs ». Cliquez sur « Nouvelle liste ». Entrez les informations suivantes : 
  • Nom de la liste * : définissez un nom administratif pour votre liste d'utilisateurs;
  • Description : donnez une description facultative à votre liste.

Appuyez sur le bouton « Créer ».

Associer des utilisateurs à une liste

Une fois votre liste créée, rendez-vous sous l'onglet « Utilisateurs » de votre nouvelle liste (ou de la liste à laquelle vous voulez ajouter des utilisateurs). Cliquez sur le bouton « Ajouter des utilisateurs »
Sélectionnez tout d'abord une période à laquelle des utilisateurs sont associés à l'aide de la liste déroulante au haut de la page. Cela génèrera la liste des utilisateurs de la période, au bas.
Vous pouvez utiliser le champ de recherche ou les différents filtres pour rechercher des utilisateurs à ajouter à la liste : 
  • Prénom : recherchez des utilisateurs par prénom; 
  • Nom : recherchez des utilisateurs par nom;
  • Statut dans la période : permet de cibler un statut attaché aux utilisateurs pour lesquels vous voulez mener une action lors de la vérification de fin de période ou à qui vous voulez écrire;
  • Statut des heures exigées : permet de ciblet les utilisateurs qui ont rempli ou non les exigences de la période sélectionnée;
Sélectionnez les utilisateurs que vous désirez ajouter à votre liste en cochant la case à la gauche de leur nom, ou utilisez les boutons « Sélectionnez tout » ou « Désélectionnez tout ».

Écrire aux utilisateurs d'une liste

Une fois votre ou vos listes créées, vous pouvez vous en servir pour communiquer avec les utilisateurs qui y auront été associés. Ce pourrait-être en cours de période, pour leur fournir des information importantes, ou lors d'une vérification de fin de période, pour leur donner des indications.
À partir de votre nouvelle liste d'utilisateurs, cliquez sur le bouton « Écrire aux utilisateurs » :
  • Sujet * : entrez le sujet de votre courriel (il s'agit de l'objet du courriel reçu par l'utilisateur);
  • Message * : drédigez le message à transmettre aux utilisateur. Vous pouvez utiliser un gabarit standardisé;
  • Demander un suivi de lecture : permet de contraindre les utilisateur à lire votre message. Lors de leur connexion au portail, les utilisateurs verront votre message affiché obligatoirement;
  • Message d'invitation à la lecture : rédigez ou modifiez, si besoin est, le message d'invitation à lire le message envoyé aux utilisateurs de la liste.
    Note : vous pouvez modifier le message par défaut dans les « Paramètres avancés » des notifications ou utiliser un gabarit;
Sélectionnez une période pour laquelle vous désirez écrire aux utilisateurs à l'aide de la liste déroulante. Vous pouvez aussi utiliser certains des filtres de recherche présentés ci-haut. Encore une fois, sélectionnez les utilisateurs à qui vous désirez écrire en cochant la case à la gauche de leur nom, ou utilisez les boutons « Sélectionnez tout » ou « Désélectionnez tout » :

Une fois vos choix exercés, vous pouvez envoyer votre message selon le même principe que la fonction « Écrire aux inscrits ».

Consulter l'historique des actions sur les listes d'utilisateurs

Lorsque vous écrivez aux utilisateurs associés à une liste, cette action est enregistrée par le système. C'est aussi le cas lors d'un changement de statut sur la période en cours d'audit de fin de période.
Pour consulter les actions menées sur des listes d'utilisateur, rendez-vous sous l'onglet « Règlement » du menu « Administration », puis sous « Listes d'utilisateurs ». Sélectionnez la liste d'utilisateurs dont vous voulez consulter l'historique, puis rendez-vous sous l'onglet « Historique » :

Vous pourrez y consulter chaque action de communication ou de changement de statut effectués sur la liste, l'acteur de l'action, la date de l'action et les utilisateurs ciblés par l'action. En cliquant sur le nom de la colonne « Action effectuée », sur l'icône d'utilisateur de la colonne « Utilisateurs ciblés » ou à partir du bouton d'options de la colonne « Options », vous pouvez voir les détails de ces actions :

Consulter l'historique des actions dans le dossier d'un utilisateur

Dans le dossier de règlement de formation de chaque utilisateur se trouve une section nommée « Historique des actions », qui présente l'ensemble des actions menées sur le statut d'un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire.
Note : seuls les administrateurs voient cette section au dossier.
Pour accéder à cette section, rendez vous dans le dossier d'un utilisateur en cliquant sur l'onglet « Utilisateurs » du menu « Administration », puis sur le sous onglet « Utilisateurs ». Cliquez sur le nom de l'utilisateur pour vous rendre dans le résumé de son dossier, puis rendez-vous sous l'onglet « Périodes de référence ». Défilez la page vers le bas, jusqu'à la section « Historique des actions » (un lien vers cette section a aussi été placé dans le haut de la page) :


Vous pouvez ajouter manuellement une note administrative sur chacune des actions menées en cliquant sur le bouton d'options de la colonne « Options », puis sur « Ajouter une note administratives ». Ces notes peuvent êtres consultées à l'aide du bouton de note de la colonne « Note administrative » (présenté ci-dessus). 

Notes administratives

Dans le dossier de règlement de formation de chaque utilisateur se trouve une section nommée « Notes administratives », qui permettent de laisser des notes globales au dossier d'un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire.
Note : seuls les administrateurs voient cette section au dossier.
Pour accéder à cette section, rendez vous dans le dossier d'un utilisateur en cliquant sur l'onglet « Utilisateurs » du menu « Administration », puis sur le sous onglet « Utilisateurs ». Cliquez sur le nom de l'utilisateur pour vous rendre dans le résumé de son dossier, puis rendez-vous sous l'onglet « Périodes de référence ». Défilez la page vers le bas, jusqu'à la section « Notes administrative » (un lien vers cette section a aussi été placé dans le haut de la page) :

Pour ajouter une nouvelle note administrative, cliquez sur le bouton « Ajouter une note administrative ». Rédigez votre message, puis cliquez sur « Confirmer ». Vous pouvez modifier ou supprimer la note à partir du bouton d'options de la colonne « Options », en cliquant respectivement sur « Modifier le commentaire » ou sur « Supprimer ».


Engagements

Les « Engagements » sont des activités de formation supplémentaires imposées à des utilisateurs soumis aux exigences d'une période règlementaire. Ces activités devront être complétées selon les paramètres que vous aurez définis pour une période donnée, mais elles ne compteront pas dans les heures au dossier de l'utilisateur.
Note : présentement, les engagements ne se gèrent que par API. Vous devez donc vous référer au guide API pour mener ces actions.

Un engagement est donc tout d'abord créé par API et assigné à un utilisateur. De manière générale, cet engagement est créé pour une formation ou un programme de formation à compléter, possède un date de début et une date d'échéance à laquelle l'engagement devra avoir été complété par l'utilisateur.

Gérer les engagements existants

Pour gérer les engagement associés à des utilisateurs, rendez-vous sous l'onglet « Règlement » du menu « Administration », puis sous l'onglet « Engagements ».
La page des engagement vous permet plusieurs options administratives :
Vous pouvez tout d'abord consulter des statistiques globales sur les tuiles de couleurs. Vous pouvez ensuite utiliser le champ de recherche ou les différents filtres pour rechercher des engagement spécifiques : 
  • Nom : recherchez des utilisateurs par prénom; 
  • Prénom : recherchez des utilisateurs par nom;
  • Statut : recherchez des utilisateurs selon un statut d'engagement;
  • Code administratif : permet d'associer un code administratif à un engagement (facultatif).

Pour mener une action administrative sur un engagement créé, cliquez sur le bouton d'options de la colonne « Options » sur l'engagement en question :


  • Changer le statut :permet de changer manuellement le statut d'engagement pour un utilisateur; 
    • À faire : l'engagement n'est pas rempli par l'utilisateur, qui est toujours dans les délais établis,
    • Complété : l'engagement a été rempli par l'utilisateur selon les délais établis,
    • Échoué : l'engagement a été échoué par l'utilisateur,
    • Expiré : l'engagement n'a pas été rempli par l'utilisateur selon les délais établis,
    • Annulé : l'engagement a été annulé par un administrateur,
    • Complété hors délai : l'engagement a été complété, mais en dehors des délais établis.
  • Voir les détails : permet de consulter les « Détails de l'engagement », l' « Historique de l'engagement », ainsi que les « Notes administratives » (voir l'image ci-dessous);
  • Ajouter une note administrative : permet d'ajouter une note administrative générale dans la section « Notes administratives » des « Détails de l'engagement » (voir l'image ci-dessous).
Pour ajouter une nouvelle note administrative sur l'engagement, cliquez sur le bouton « Ajouter une note administrative » de la section « Notes administratives ». Rédigez votre message, puis cliquez sur « Confirmer ». Vous pouvez modifier ou supprimer la note à partir du bouton d'options de la colonne « Options », en cliquant respectivement sur « Modifier le commentaire » ou sur « Supprimer ».

Dispenses

La « dispense » est une dispensasion officielle demandée par un utilisateur. Lorsqu'elle lui est attribuée, des heures seront retirées des exigences à compléter pour la période de référence en cours. Une dispense octroyée peut d'ailleurs toucher à plusieurs périodes : les heures seront à ce moment divisées au prorata pour les périodes touchées. 
Les dispenses les plus courantes chez les organisation sont le congé de maternité ou de paternité, la maladie grave ou la retraite, par exemple, mais les motifs de dispenses peuvent varier selon la nature du règlement de formation de votre organisation ou le contexte. L'utilisateur produit d'abord la demande de dispense à partir de son dossier de formation, puis les administrateurs accordent ou non cette période de dispense. Un mécanisme de notifications est prévus pour cette gestion des demandes de dispenses.

Gérer les demandes de dispenses soumises

Pour gérer les demandes de dispenses produites par des utilisateurs soumis aux exigences d'une période règlementaire, rendez-vous sous l'onglet « Règlement » du menu « Administration », puis sous l'onglet « Dispenses »
La page administrative des dispenses propose plusieurs options :
Vous pouvez consulter des statistiques globales à l'aide des tuiles colorées. Pour filtrer les demandes et ainsi cibler certaines demandes de dispense à traiter, vous pouvez utiliser les filtres :
  • Statut : sélectionnez le ou les statuts à cibler; 
    • Approuvée : la demande de dispense a été accordée à l'utilisateur par un administrateur,
    • En attente d'approbation : la demande de dispense en attente d'approbation par un administrateur,
    • En attente de renseignements supplémentaires : un administrateur a demandé des renseignements supplémentaires à l'utilisateur pour mieux évaluer la demande,
    • En demande de révision : l'utilisateur a fait une demande de révision de la décision qui a été rendue par un administrateur,
    • Refusée : la demande de dispense a été refusée par un administrateur.
  • Date : sélectionnez une date ou une plage de date (option « Plage de date ») de demande de dispense à cibler;
  • Motif : sélectionnez le ou les motifs de dispense à cibler.

Pour mener une action administrative sur une demande de dispense, cliquez sur son statut de la colonne « Statut », ou cliquez sur le bouton d'options de la colonne « Options », puis sur « Voir les détails ».

La section « Déclaration de dispense de formation continue » présente les informations de base au sujet de la demande de dispense faite par l'utilisateur.
Vous pouvez ainsi valider la demande et télécharger la pièce justificative au besoin. Cliquez sur « Voir l'historique complet » pour consulter l'ensemble des actions administratives menées pour cette demande de dispense. Sinon, rendez-vous au bas de la page, à la section « Approbation de la déclaration ». Chaque action administrative sur les dispenses est susceptible de déclencher une notification :
  • Conserver le statut d'approbation actuel : permet de conserver le statut actuel de la demande et d'ajouter une note administrative;
  • Demander des renseignements supplémentaires : permet de demander à l'utilisateur ayant fait la demande d'ajouter des information ou une pièce justificative, par exemple;
  • Approuver la dispense : permet d'approuver la demande de dispense. Les heures seront automatiquement retirées du total des exigences pour cet utilisateur, au prorata, selon les dates couvertes par la demande et les dates couvertes par les différentes périodes touchées (s'il y a lieu);
  • Refuser la dispense : permet de refuser la demande. Lors d'un refus d'une demande de dispense, il est possible de permettre à l'utilisateur ayant fait la demande de procéder à un demande de révision. Un message personnalisé peut être attaché au refus (voir ci-haut, note en encadré bleu);
    • Téléverser l'avis d'intention de rejeter la demande pour le membre : lors d'un refus d'une demande de dispense, il est possible de téléverser une lettre de refus au caractère plus officiel;
  • Note administrative : permet de laisser une note administrative pour l'historique de la demande. Seuls les administrateurs verront cette note;
  • Message au membre : permet de laisser un message à l'utilisateur ayant fait la demande de dispense. Ce message peut être affiché dans la notification avec un champ prédéfini.

Notifications sur les règlements de formation

Comme le présente en détail l'article Gérer les communications, les actions menées sur Lära LMS peuvent émettre des notifications automatisées qui seront reçues par le ou les destinataires sélectionnés. Cela est aussi vrai pour certaines actions menées au sujet du règlement de formation. 
Par exemple, lors de l'approbation ou du refus d'une autodéclaration ou d'une demande de dispense, une notification en ce sens peut être émise vers l'utilisateur ayant fait l'autodéclaration ou la demande. Aussi, lors d'une nouvelle autodéclaration ou d'une nouvelle demande de dispense, une notification en ce sens peut être émise vers un ou plusieurs administrateurs qui sauront alors qu'une action administrative est à mener. L'ensemble des notifications touchant spécifiquement au règlement sont décrites dans l'article Gérer les communications.

Gabarits liés au règlement de formation

Comme le présente en détail l'article Créer, gérer et utiliser des gabarits de texte, Lära LMS offre un éditeur de texte HTML5 offrant la capacité de réutiliser des gabarits de texte créés par avance. Cela occupe la double fonction de vous faire sauver du temps et d'uniformiser vos communications.
En contexte de règlement de formation, il est très utile d'avoir sous la main des gabarits génériques de messages aux utilisateurs, dans le contexte des autodéclarations, des demandes de dispenses et de l'utilisation des listes d'utilisateurs en cours de période ou lors de la vérification de fin de période.
Souvent, un message générique est créé comme « gabarit de texte » et est utilisé lors des actions menées sur les « autodéclatations » et « demandes de dispense » pour informer l'utilisateur de la décision rendue ou des actions qu'il a à mener.
Dans le cadre de l'utilisation des listes d'utilisateurs en cours de période ou en fin de période, il est idéal d'utiliser un « gabarit de texte » pour envoyer un message uniforme à tous les utilisateurs à l'aide de la fonction « Écrire aux utilisateurs ».

Profils de droits

Lorsqu'il est question d'administrer un règlement de formation ou d'agir comme inspecteur en fin de période, tous les droits du système ne sont pas nécessairement obligatoires. Un certain groupe de droits touchent spécifiquement au règlement de formation, et des profils de droits spécifiques aux intervenants de votre projet de règlement de formation peuvent être créés et leur être assignés.
Pour un inspecteur qui ne suivrait pas de formation lui-même sur le système, nous pourrions créer un profil de droits donnant accès en visibilité (ou en visibilité et édition) au tableau de bord, aux utilisateurs, aux dispenses, aux autodéclarations, aux listes d'utilisateurs, etc., en ciblant spécifiquement ses accès aux sections le concernant.
Veuillez consulter l'article Créer et gérer les profils de droits et les rôles pour en savoir plus à ce sujet.

Dossier utilisateur et présentation du règlement



Vérifications de fin de période

Lorsque vient la fin d'une période règlementaire, certaines organisations procèdent à un examen des dossiers de certains ou de tous leurs utilisateurs soumis aux exigences de la ou des périodes en question. Cet examen peut avoir un degré de formalité variable, certains règlements prévoyant des sanctions en cas de défaut, d'autre étant plus informels.
Plusieurs mécanismes ont été mis en place pour faciliter l'administration et la gestion de la fin de période règlementaire de votre organisation.

Utilisation des listes d'utilisateurs en contexte de fin de période

Les « listes d'utilisateurs » ont été mises en place pour vous permettre de cibler et de regrouper une grappe de vos utilisateurs manuellement (selon des critères internes à votre organisation), ou en les ciblant par caractéristique commune, selon un statut ou leur conformité.
Une fois que les listes d'utilisateurs ciblés pour la vérification de fin de période ont été créées, le processus de vérification des dossier peut s'entamer. Vous devrez tout d'abord avoir créé des statuts d'utilisateur qui reflètent votre processus de vérification et votre règlement de formation, de manière à obtenir un mécanisme fluide.

Changement de statuts sur la période en cours




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