Créer une session à la carte

Introduction
Depuis la version 2019.10, il est possible de créer des sessions « à la carte ». Ce type de sessions offre aux administrateurs et dispensateurs de formation une façon supplémentaire de gérer les événements. Le participant devra faire des choix parmi les activités proposées et pourra payer un montant différent selon la combinaison et le choix des activités qu'il choisira.


ORGANISATION DE L'ARTICLE
1. Présentation d'une session à la carte

    I. Présentation dans le catalogue et nomenclature

    II. Présentation du côté administratif                   
2. Créer une session à la carte
    I. Créer un champ d'information

    II. Créer un forfait

    III. Créer un bloc

    IV. Ajouter des activités de formation aux différents blocs et les paramétrer

    V. Gérer la visibilité de la documentation pour certaines activités de formation

3. Tarifer les forfaits et paramétrer le processus d'inscription

    I. Ajouter une tarification à un forfait

    II. Ajouter un sondage au processus d'inscription

4. Gérer les crédits octroyés et les attestations selon vos forfaits

    I. Octroyer des crédits de formation pour les éléments de vos forfaits

    II. Afficher les activités choisies et les crédits cumulés sur les attestations


NOTES
I. Pour créer une session à la carte, vous devez procéder à la mise en place de certains prérequis : 

a. Vous devez avoir activé votre panier d'achat sur au moins un portail. Consultez l'article Créer et paramétrer un portail pour en découvrir davantage à ce sujet.

b. Vous devez avoir créé une session avec des activités en présence ou en classe virtuelle. Pour découvrir comment créer une session, consultez l'article Créer et gérer les session. Pour découvrir comment ajouter de telles activités à votre session, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.


1. Présentation d'une session à la carte (retourner au haut de l'article)  

Comme présenté en introduction, les sessions à la carte permettent de proposer plusieurs formules d'inscription à vos participants potentiels. Dans l'exemple de session à la carte présenté dans cet article, une session (1) est présentée et s'est tenue le 22 décembre 2019. Le premier élément est un « Champ d'information » présentant le forfait 1. S'ensuit ledit forfait 1, ses modalités et le bouton d'inscription menant au panier d'achat. La structure est la même pour les forfaits 2 et 3.


I. Présentation dans le catalogue et nomenclature (retourner au haut de l'article) 

Les différents forfaits d'une session à la carte sont éclatés sous chaque session de formation dans les présentations de formations du catalogue selon la disposition de l'exemple suivant, qui vous a été présenté sommairement dans la section précédente :

 

II. Présentation du côté administratif (retourner au haut de l'article)      

Du côté administratif, les modules de construction de votre forfait à la carte sont intuitifs et représentatifs de la réalité du côté catalogue, comme présenté dans l'exemple suivant :

2. Créer une session à la carte (retourner au haut de l'article)  

Pour créer un forfait à la carte, rendez-vous dans les paramètres de votre session, sous l'onglet « À la carte ». Veuillez noter que quelques prérequis obligatoires sont à considérer, comme présenté dans les NOTES au haut de l'article:

  1. Un panier d'achat doit être activé sur l'un de vos portails;
  2. Vous devez avoir créé une formation, une session, et y avoir ajouté plusieurs activités en présence ou web. Consultez l'article Créer et paramétrer les formations et événements, l'article Créer et gérer les sessions et l'article Ajouter du contenu aux formations et événements à cet effet.

Une fois dans le menu « À la carte » de votre session de formation, vous devrez tout d'abord activer le mode à la carte à l'aide du bouton d'action . Une fois cette opération menée, deux options supplémentaires vous seront proposées. 


I. Créer un champ d'information (retourner au haut de l'article) 

Le bouton d'action  vous permet d'ajouter des informations de présentation de vos différents forfaits. Il d'agit, finalement, de l'équivalent de l'élément « Champ d'information » dans les programmes, ou de l'élément « Bloc de texte » dans les sessions de formation. Dans l'exemple présenté ci-haut, les champs d'information, une fois remplis, représentent les boîtes « Présentation forfait 1 », « Présentation forfait 2 » et « Présentation forfait 3 ». Comme pour tous les éléments de ce type dans Lära, vous disposez d'un éditeur HTML pour créer vos champs d'information. Vous pouvez ainsi demeurer sobres dans votre présentation, comme nous l'avons fait dans notre exemple, mais vous pouvez aussi y déployer plusieurs éléments visuels, des photos, de vidéos, etc. Pour découvrir comment utiliser les différentes fonctions de l'éditeur HTML, consultez la section « Rédaction de base d'un message » de l'article Communiquer avec ma communauté apprenante. Le bouton  à la gauche de chaque élément créé dans votre forfait vous permet de les réorganiser en tout tempsLe bouton vous permet de nommer ou de modifier le nom d'un élément de votre forfait. Le bouton  permet de supprimer une section et de déplacer son contenu vers une autre section, ou d'effacer la totalité de la section et de son contenu. Finalement, les boutons et  permettent respectivement de déployer et de cacher les contenus de chacune des sections. 


II. Créer un forfait (retourner au haut de l'article) 

Pour créer un tout nouveau forfait, appuyez d'abord sur le bouton d'action , ce qui générera la fenêtre suivante :

Donnez un nom unique à votre forfait, puis cliquez sur le bouton pour confirmer votre choix, ou sur  pour annuler l'opération. Vous pouvez créer une nombre illimité de forfaits, selon le nombre d'activités que votre session comprend.

En plus des boutons d'action présentés à la section précédente, le bouton d'action , dans le cadre de votre nouveau forfait, vous permet d'y ajouter un bloc. La section suivante présente les fonctions relatives à l'élément de forfait « bloc ».


III. Créer un bloc (retourner au haut de l'article) 

Comme présenté à la section précédente, le bouton d'action , dans le cadre de votre nouveau forfait, vous permet d'y ajouter un bloc. Le « bloc », dans le contexte des forfaits à la carte, est l'équivalent sur « bloc » dans les programmes de formation, au sens où il vous permet de séquencer et de paramétrer les choix d'activités que vous proposerez à vos apprenants. Pour en découvrir davantage au sujet des blocs dans les programmes, consultez l'article Ajouter du contenu aux programmes de formation.

Une fois l'opération menée, la fenêtre suivante sera générée : donnez d'abord un nom unique à votre premier bloc. Cela étant fait, vous devez sélectionner le nombre d'activités que l'apprenant devra sélectionner parmi celles que vous proposerez dans votre bloc de forfait.cliquez sur le bouton pour confirmer votre choix, ou sur pour annuler l'opération. Une fois votre nouveau bloc enregistré, vous vous trouverez devant la construction suivante :

Dans notre exemple, un message indique que le nombre d'activités que le participant devra sélectionner est inférieur au nombre d'activités disponibles dans votre session. Ce message indique que votre session possède moins d'activités (lesdites activités en présence ou en ligne présentées dans les notes d'introduction du présent article) que le nombre d'activités à sélectionner par votre participant. Devant cette situation, deux choix s'offrent à vous :

  1. Vous devez diminuer le nombre d'activités à sélectionner pour votre bloc;
  2. Vous devez créer davantage d'activités en présence ou en ligne dans votre session de formation.

Pour découvrir comment ajouter des activités à votre session, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.

IV. Ajouter des activités de formation aux différents blocs et les paramétrer (retourner au haut de l'article) 

Pour ajouter des activités de formation à votre ou vos nouveaux blocs de forfait, cliquez sur le bouton d'action . Une fois cette opération complétée, vous vous retrouverez devant la page suivante, qui présente une liste exhaustive des activités disponibles de votre session à la carte. Rappelez-vous que ces activités doivent avoir été créées préalablement. Sélectionnez, à l'aide des cases à cocher de la colonne gauche, les activités de formation que vous désirez ajouter à votre bloc. Une fois votre choix effectué, cliquez sur le bouton d'action pour confirmer l'ajout de ces activités à votre bloc de forfait, ou sur  pour annuler l'opération. Lorsque vous aurez ajouté vos activités à différents blocs, votre forfait sera par exemple affiché ainsi :

Les boutons d'action de la colonne « Obligatoire » vous permettent de définir quelles activités de votre forfait seront obligatoires à compléter (ces dernières ne sont pas au choix, mais bien incluse dans le forfait). Celles qui ne sont pas obligatoires pourront donc être sélectionnées ou non par le participant.

V. Gérer la visibilité de la documentation pour certaines activités de formation (retourner au haut de l'article) 

La création d'une session à la carte présentant plusieurs choix d'inscription à différentes activités en synchronie (en présence ou en ligne) ne veut pas dire qu'il n'est pas possible d'y ajouter différents éléments de contenu de formation, comme des documents à lire, des vidéos à visionner ou des sondages à remplir, par exemple. Bien au contraire!

Les nouvelles fonctionnalités du mode « à la carte » permettent maintenant d'associer différents éléments de contenus aux participants de certaines activités de formation. Ainsi, dans les paramètres des éléments de contenu se trouve désormais, lorsque vous activez le mode « à la carte », un onglet nommé « visibilité », comme présenté ci-dessous :

Une fois à cet endroit, vous serez en mesure de décider à quelles activités le participant doit être inscrit pour avoir accès à l'élément de formation en question. Pour découvrir comment créer des éléments de contenu et les paramétrer, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.

3. Tarifer les forfaits et paramétrer le processus d'inscription (retourner au haut de l'article) 

Pour créer et paramétrer vos tarifications pour une session à la carte, vous devez vous rendre dans les paramètres de la session à la carte en question. ATTENTION : assurez-vous de bien vous trouver dans les paramètres de votre session à la carte et non dans les paramètres de la formationPour découvrir comme procéder à la tarification d'une session, consultez l'article Créer et gérer les sessions. 


I. Ajouter une tarification à un forfait (retourner au haut de l'article) 

Une fois dans les paramètres de votre session, sous l'onglet « Tarification », vous aurez la capacité d'ajouter un prix à l'aide du bouton d'action . Après avoir cliqué ce bouton (et vous pouvez le faire à plusieurs reprises pour ajouter plusieurs prix), vous vous retrouverez, par exemple, devant la page suivante. Notre exemple comporte trois prix :

Entrez dans le champ « Libellé » le nom que vous désirez associer à votre nouveau prix. De façon générale, il est idéal que ce libellé soit aligné à la réalité, soit au forfait auquel vous désirez ajouter un prix. 

Le champ « Règle de restriction » vous permet de cibler un prix en fonction de caractéristiques spécifiques liées à l'utilisateur qui consulte le catalogue. NOTEZ BIEN : une intervention des services informatiques de SVI est nécessaire pour la création de règles de prix. Veuillez communiquer avec votre conseiller en implantation SVI à cet effet.

Le champ « Assigner à un forfait » vous permet, vous l'aurez compris, d'associer votre prix au forfait de votre choix, que vous devrez avoir préalablement créé. Encore une fois, vous devez demeurer cohérent avec la réalité, c'est-à-dire qu'il vous serait techniquement possible de créer deux prix pour un même forfait. Si aucune règle de restriction n'est paramétrée dans ce cas, vos participants auront la capacité de choisir entre ces deux prix.

Le champ « Prix » vous offre la capacité d'entrer le prix que vous désirez pour votre forfait à la carte.

II. Ajouter un sondage au processus d'inscription (retourner au haut de l'article) 

De nouvelles options d'inscriptions pour les sessions à la carte sont maintenant disponibles pour le processus d'inscription. Nous avons ajouté à Lära la possibilité de créer un sondage qui sera présenté aux participants lors du processus d'inscription, vous permettant de recueillir plusieurs informations avant de les voir payer pour leur forfait. À titre d'exemple, ce type de sondage peut-être utilisé pour connaître les intentions du participant pour une activité, le repas choisi ou des allergies alimentaires si vos activités contiennent des repas. Chaque situation est unique, ces sondages sont ainsi un outil très utile dans différents contextes.

Pour créer et associer un nouveau sondage à votre forfait à la carte, cliquez sur le bouton d'option , ce qui générera le menu suivant, donnant la capacité de créer un sondage, d'associer un sondage existant à votre prix ou de supprimer ce nouveau prix. Veuillez noter que le processus de création d'un sondage est le même que pour tout sondage en contexte de formation. Le bouton « Associer un sondage » mènerai vers l'importation de vos ressources, où devra ainsi se trouver un sondage préalablement créé. Pour découvrir le fonctionnement de « Mes Ressources » ou des sondages dans Lära, consultez l'article « Ajouter du contenu aux formations et événements », où ces deux concepts sont présentés. 

Une fois votre sondage créé et associé à votre nouveau prix de forfait, un bouton d'action vous permettra de mener certaines actions sur ce sondage, grâce au menu suivant :

L'ensemble de ces options sont aussi présentées dans l'article « Ajouter du contenu aux formations et événements ».

4. Gérer les crédits octroyés et les attestations selon vos forfaits (retourner au haut de l'article) 

Jusqu'ici, les champs prédéfinis reliés aux sessions touchaient aux sessions dans leur ensemble. Avez la nouvelle fonction de session à la carte, vous pouvez désormais octroyer des crédits de formation et des attestations en fonction des activités de formation choisies par le participant. 


I. Octroyer des crédits de formation pour les éléments de vos forfaits (retourner au haut de l'article) 

Pour octroyer des crédits uniquement pour les ressources (activités) complétées par les participants inscrits à votre session à la carte, rendez-vous dans les paramètres de chacune de ces ressources pour leur assigner un « nombre de points » de complétion, à l'aide du champ du même nom, comme dans l'exemple ci-dessous, qui présente une activité virtuelle valant « 2 points », ou deux crédits.

Une fois que vous aurez assigné des points à chacune de vos activités de session à la carte, vous serez en mesure d'afficher ces réussites sur vos attestations. Pour découvrir comment créer une attestation, consultez l'article Créer et gérer les attestations.

II. Afficher les activités choisies et les crédits cumulés sur les attestations (retourner au haut de l'article) 

Maintenant que vous avez ajouté des points de complétion (crédits) à chacune des ressources de votre forfait à la carte, vous avez la possibilité d'ajouter ces informations de réussite sur l'attestation émise à la suite de la réussite de vos activités de formation.

Pour ce faire, rendez-vous dans l'attestation en question. Une fois dans l'éditeur HTML de votre attestation de session à la carte, cliquez à l'endroit où vous désirez ajouter ces informations au coeur de votre attestation, puis cliquez sur le bouton d'action « Champs prédéfinis » mis en évidence ci-dessous : 

Une fois que vous aurez cliqué sur ce bouton d'action, la page suivante sera générée. Cliquez sur « Complétion », puis sur « Liste des ressources », comme mis en évidence ci-dessous :

Vous vous retrouverez alors devant la liste des champs prédéfinis disponibles pour votre session à la carte : 

Pour ajouter un champ à votre attestation, cliquez sur le champ en question et il sera ajouté automatiquement à l'endroit voulu. En mode administration, ce champ sera en format « code ». Lorsqu'un participant se retrouvera devant son attestation, ce champ sera remplacé automatiquement par les informations spécifiquement relatives à ce participant.

Pour découvrir comment créer et paramétrer une attestation, consultez l'article Créer et gérer les attestations

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