Créer et gérer les fournisseurs de services

  • TABLE DES MATIÈRES
    Introduction
    Créer un nouveau fournisseur de services ou le paramétrer
       Méthodes de paiement
       Conditions d'inscription
       Conditions d'annulation
       Documents et rapports
          Tableau de description des documents et rapports
          Feuille de présences et liste des participants
          Carton tente
          Cocarde
          Factures et reçus
       Achats de places
       Courriel d'émission des communications

    Notes
    I. Le présent article affiche les informations en considérant que vous possédez le profil de droits nécessaire à la création et l'édition de fournisseurs de services;
    II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

    Introduction

    Le système de gestion des apprentissages Lära LMS permet la création d'un ou de plusieurs « fournisseurs de services ». Les fournisseurs de services sont des entités administratives dispensatrices des activités de formation de l'environnement, ou des « produits vendus ou diffusés » sur votre environnement.

    Plusieurs fournisseurs de services différents peuvent être créés sur votre environnement. De cette manière, vous pouvez paramétrer et vendre des offres de formations qui possèdent leur propre compte financier et méthodes de paiement, conditions d'inscription et d'annulation, documents et rapports, règles d'achat et courriel de communication.

    Créer un nouveau fournisseur de services ou le paramétrer

    Capsule
    Avant même de créer un nouveau fournisseur de services, il est indispensable d'avoir une branche libre sur son organigramme. Le fournisseur de service doit avoir sa propre branche, et une branche est exclusive à un fournisseur de services. Cela veut dire, en d'autres mots, que vous ne pouvez pas avoir plus de fournisseurs que de branches sur votre organigramme. Veuillez consulter l'article « Gérer l'organigramme et ses branches » pour en savoir davantage sur les branches et leurs fonctions.
    Pour créer un nouveau fournisseur de services, rendez-vous sous l'onglet « Réglages avancés » du menu « Administration », puis sous « Fournisseurs de services ». Vous vous retrouverez devant la liste de vos fournisseurs de services. Cliquez sur le bouton « Ajouter un fournisseur ». Sinon, sélectionnez dans la liste des fournisseurs le fournisseur dont vous voulez modifier les paramètres, puis rendez-vous sous l'onglet « Paramètres »
    • Nom du fournisseur * : Entrez un nom administratif pour votre fournisseur de services;
    • Nom abrégé * : Entrez un nom abrégé. Ce peut être l'acronyme du nom, sinon, répétez le nom du fournisseur (affiché dans certains contextes);
    • Branche associée : Sélectionnez une branche de votre organigramme à laquelle associer votre fournisseur de services.
    • Devise : Sélectionnez la devise (CAD, USD ou EUR) utilisée par ce fournisseur de services;
    • Pays : Sélectionnez le pays à partir duquel le fournisseur de services dispensera ses activités de formation;
    • État / Province / Région : Sélectionnez la province à partir de laquelle le fournisseur de services dispensera ses activités de formation. 
    NOTEZ BIEN : l'emplacement du fournisseur de services et l'emplacement de l'acheteur ont une influence sur la taxation sur les transactions, selon la loi en vigueur au Canada. Si la session ou la cohorte est réputée se tenir à distance, c'est l'emplacement de l'acheteur qui sera considéré. Si la session ou la cohorte est réputée se dérouler en présence, c'est plutôt l'emplacement du fournisseur de services qui sera considéré.

    L'option « Rendre les inscriptions publiques » doit demeurer désactivée (elle sert à afficher publiquement la liste de tous les participants des formations et programmes de ce fournisseur de services).
    Cliquez sur « Créer » pour créer votre fournisseur de services, ou sur « Annuler » pour annuler la création.

    Méthodes de paiement

    Capsule
    L'onglet « Méthodes de paiement » vous permet de paramétrer quelles méthodes de paiement seront disponibles pour s'inscrire avec paiement aux formations dispensées par le fournisseur de services que vous paramétrez. Il est possible de permettre aux utilisateurs d'utiliser la méthode de paiement en question lors d'une auto-inscription ou lors d'une inscription administrative avec paiement. Cochez les cases à cet effet dans le tableau des méthodes de paiement à cet effet.
    • Argent comptant : permet la réception d'argent comptant. L'inscription est en attente tant que le paiement n'est pas marqué comme étant reçu;
    • Chèque : permet la réception d'un paiement par chèque. L'inscription est en attente tant que le paiement n'est pas marqué comme étant reçu;
    • Carte de crédit : Le paiement se fait instantanément. L'inscription a lieu au moment de la confirmation du paiement par le connecteur de paiement configuré;
    • Paiement par facturation : Le paiement est réputé reçu dans le système et l'inscription a lieu au moment du paiement par facturation. Lära ne gère pas les comptes à recevoir, il incombe à votre organisation de donner suite à la facturation.

    ATTENTION : 

    1. La capacité à utiliser une ou plusieurs des méthodes de paiement lors d'un achat relève d'un mariage entre la capacité d'utiliser la méthode sur le fournisseur de services (options ci-bas), et le droit d'utiliser la méthode de paiement (profil de droits de l'utilisateur);
    2. Les méthodes « Argent comptant » et « Chèque » ne doivent être utilisées que lorsque le panier d'achat n'est pas activé sur un portail. Il est impossible de rembourser partiellement une transaction comportant plusieurs achats simultanés.


    Votre environnement permet l'activation d'une solution de paiement électronique pour les cartes de crédit. Quatre (4) fournisseurs sont présentement disponibles : Braintree, Moneris, Paysafe et Global Payments. Veuillez consulter l'article Choisir le bon connecteur de paiement et le paramétrer pour en découvrir davantage à ce sujet.

    Conditions d'inscription

    L'onglet « Conditions d'inscription » permet de limiter les capacités d'inscriptions aux formations dispensées par le fournisseur de services et d'offrir un rabais hâtif pour générer plus rapidement des inscriptions aux formations qu'il dispense. Ce rabais peut être activé ou non sur chaque formation du fournisseur qui le permet.
    • Limiter l'inscription des utilisateurs : permet de limiter les inscriptions un certain nombre de jours avant le début de la session ou de la cohorte. Après ce moment, les inscriptions sont impossibles;
    • Accorder un rabais additionnel aux utilisateurs qui s'inscrivent tôt : permets d'offrir un rabais d'un certain pourcentage aux utilisateurs qui s'inscrivent un certain nombre de jours avant le début d'une session ou d'une cohorte. Après ce moment, le prix régulier s'applique.

    Conditions d'annulation

    L'onglet « Conditions d'annulation » permet de définir si les participants pourront se désinscrire de façon autonome, et s'il recevront un remboursement en fonction du moment de cette désinscription. Vous pouvez aussi y rédiger votre politique de conditions d'inscriptions et d'annulation, qui sera présentée et devra être acceptée pour chaque inscription menée pour ce fournisseur de services.
    • Permettre aux participants de se désinscrire : offre la capacité aux participants de se désinscrire en tout temps des formations offertes par ce fournisseur de services. Vous pouvez cependant définir si un remboursement sera émis, son pourcentage, ainsi que le délais maximal basé sur la date de début de la session.
      ATTENTION : Aucun remboursement n'est émis pour les sessions ou les cohortes qui n'ont pas de date de début.
    • Politiques affichées aux utilisateurs : permet de rédiger votre politique de remboursement. Cette politique sera affichées aux utilisateurs qui s'inscriront aux formations ou aux programmes dispensées par ce fournisseur de services.

    Documents et rapports

    L'onglet « Documents et rapports » vous permet de personnaliser la présentation et le contenu des différents documents émis par ce fournisseur de services. Lors de la personnalisation des différents documents, vous pourrez utiliser des « Champs prédéfinis » pour afficher automatiquement des informations du système dans différents contextes.
    Dans tous les éditeurs de texte du système Lära LMS, vous pouvez utiliser ces « Champs prédéfinis » : veuillez consulter l'article Utiliser adéquatement l'éditeur de texte (HTML) pour en savoir davantage. Cliquez sur le bouton « </> » de l'éditeur de texte pour générer les champs disponibles. Tous les champs sont décrits dans leurs tableau respectif dans le système : 

    Tableau de description des documents et rapports

    Nom du document ou du rapportDescription
    Feuille de présences
    Document généré dans les options de gestion administrative de l'élément de session « Activité en présence ». La feuille de présence est exportée en format PDF et contient l'ensemble des participants associés à l'activité d'où elle est extraite dans la session.
    Liste des participants
    Document généré dans la liste des participants d'une session, d'une formation, d'une cohorte ou d'un programme de formation. La liste des participants est exportée en format PDF ou en format Excel et contient l'ensemble des participants inscrits.
    Carton tente
    Documents générés en série dans la liste des participants d'une session, d'une formation, d'une cohorte ou d'un programme de formation. Un carton-tente est créé automatiquement pour chacun des participants inscrits et peut être imprimé et déposer sur un table, par exemple, pour identifier un participant dans une activité en présence.
    Facture d'inscription
    Facture générée automatiquement par le système contenant les informations détaillées sur un achat unique de session à payer. Elle peut être téléchargées par le participant à partir de son dossier utilisateur, ou par les administrateurs dans l'historique des transactions.
    Reçu de paiement
    Reçu généré automatiquement par le système contenant les informations détaillées sur un achat unique de session réputé payé. Il peut être téléchargé par le participant à partir de son dossier utilisateur, ou par les administrateurs dans l'historique des transactions.
    Facture d'achat en lot
    Facture générée automatiquement par le système contenant les informations détaillées sur un achat en lot de session ou de cohorte à payer. Elle peut être téléchargée par le participant à partir de son dossier utilisateur, ou par les administrateurs dans l'historique des transactions.
    Reçu de paiement d'achat en lot
    Reçu généré automatiquement par le système contenant les informations détaillées sur un achat en lot de session ou de cohorte réputé payé. Il peut être téléchargé par le participant à partir de son dossier utilisateur, ou par les administrateurs dans l'historique des transactions.
    Cocarde
    Documents générés en série dans la liste des participants d'une session, d'une formation, d'une cohorte ou d'un programme de formation. Une cocarde est créé automatiquement pour chacun des participants inscrits et peut être imprimée et portée au cou, par exemple, pour identifier un participant dans une activité en présence.
    Facture de programme de formation
    Facture générée automatiquement par le système contenant les informations détaillées sur un achat unique d'une cohorte à payer. Elle peut être téléchargée par le participant à partir de son dossier utilisateur, ou par les administrateurs dans l'historique des transactions.
    Reçu de programme de formation
    Reçu généré automatiquement par le système contenant les informations détaillées sur un achat unique de cohorte réputé payé. Il peut être téléchargé par le participant à partir de son dossier utilisateur, ou par les administrateurs dans l'historique des transactions.
    Facture de panier d'achat
    Facture générée automatiquement par le système contenant les informations détaillées sur un achat multiple par panier d'achat à payer. Elle peut être téléchargée par le participant à partir de son dossier utilisateur, ou par les administrateurs dans l'historique des transactions.
    Reçu de panier d'achat
    Reçu généré automatiquement par le système contenant les informations détaillées sur un achat multiple par panier d'achat réputé payé. Il peut être téléchargé par le participant à partir de son dossier utilisateur, ou par les administrateurs dans l'historique des transactions.

    Feuille de présences et liste des participants

    La « Feuille de présences » et la « Liste des participants » peuvent être paramétrées pour afficher des informations spécifiques aux inscriptions pour ce fournisseur de services. Pour paramétrer la feuille de présence ou la liste des participants, cliquez sur l'élément en question dans la liste « Type de modèle ».
    L'onglet « Présentation » des paramètres de la feuille de présences et de la liste des participants offre la capacité de personnaliser le document de deux manières : 
    • Entête (taille fixe) : permet de modifier l'entête du document PDF exporté. Par défaut, on y trouve le logo du portail à partir duquel le document est généré;
    • Pied de page (taille fixe) : permet de modifier le pied-de-page du PDF exporté. Par défaut, on y trouve la date de création du document (champ prédéfini [CreationDate]).
    L'onglet « Contenu » permet de définir des colonnes à ajouter à la « Feuille de présences » ou à la « Liste des participants ». Appuyez sur le bouton « Ajouter une colonne » pour ajouter une nouvelle colonne au document. Une fois vos colonnes ajoutées, vous pouvez de établir les paramètres :
    • Nom de la colonne : permet de définir le nom qui sera affiché sur le document pour la colonne en question;
    • Largeur (%) : permet de définir la largeur en pourcentage de la colonne dans le document. La largeur total pour l'ensemble des colonnes ne doit pas dépasser 100%. Si ce pourcentage est dépassé, les largeurs seront automatiquement ajustées à la baisse.

    NOTE: l'espace sur les documents PDF est limité. N'affichez que les informations obligatoires. Vous pouvez cliquer sur l'icône de corbeille pour supprimer une colonne.

    Carton tente

    Les « Carton tente » sont des documents PDF générés en série que vous pouvez imprimer et donner au participants pour qu'ils puissent les plier et les poser sur un table, par exemple, pour se présenter aux autres. Par défaut, ils affichent le logo du portail à partir duquel ils sont générés d'un côté, et le nom complet du participant de l'autre (champ personnalisé [User_DisplayName]). Vous pouvez cependant modifier entièrement cette présentation et y afficher les informations que vous voulez.

    Cocarde

    Les « Cocardes » sont des documents PDF générés en série que vous pouvez imprimer et donner au participants pour qu'ils puissent les porter à leur cou avec un ruban, par exemple, pour se présenter aux autres.
    Par défaut, ils affichent le nom complet du participant (champ personnalisé [User_DisplayName]). Vous pouvez cependant modifier entièrement cette présentation et y afficher les informations que vous voulez.

    Factures et reçus

    Les factures et reçus de tout type offrent des capacités de personnalisation de deux manières : 
    • Entête (taille fixe) : permet de modifier l'entête du document PDF exporté. Par défaut, on y trouve le logo du portail à partir duquel le document est généré, ainsi que les informations de contact de votre organisation;
    • Pied de page (taille fixe) : permet de modifier le pied-de-page du PDF exporté. Par défaut, on y trouve la date de création du document (champ prédéfini [CreationDate]).

    Achats de places

    L'onglet « Achat de places » permet de paramétrer les conditions d'« Achats en lot » dans le système, ce qui permet aux utilisateurs d'acheter des places et des les assigner à d'autres utilisateurs. La capacité à mener un achat en lot et à l'assigner par courriel ou directement à un utilisateur de sa branche relève d'un mariage entre l'activation de cette option sur le fournisseur de services et du profil de droits de l'utilisateur, qui doit avoir les droits nécessaire.
    • Permettre l'achat de places : active la capacité des utilisateurs possédant les droits nécessaires d'acheter des places pour d'autres utilisateurs;
    • Permettre l'achat de place avec confirmation par courriel : permet aux utilisateurs ayant les droits nécessaires d'envoyer par courriel les places achetées dans le cadre d'un achat en lot;
    • Permettre l'achat de places avec assignation instantanée : permet aux utilisateurs ayant les droits nécessaires d'assigner directement des places achetées à des utilisateurs de sa branche administrative.
    La section « Rabais » permet de créer des rabais pour les achats en lot menés par les utilisateurs ayant les droits requis. Cliquez sur « Ajouter un rabais » pour créer un ou plusieurs rabais basés sur différentes conditions d'achat :
    • Nombre minimum de places : définissez pour chaque rabais le nombre minimum de places à acheter pour se accéder au tarif réduit;
    • Rabais : définissez, en pourcentage, le rabais octroyé pour un achat en lot du nombre de places minimum correspondant.
    Appuyez sur l'icône de corbeille pour supprimer un rabais.

    Courriel d'émission des communications

    Les communications émises par le système qui touchent aux formations et événements ou aux programmes, comme les « Notifications », la fonction « Écrire aux inscrits » ou les « Campagnes promotionnelles », sont émises par un courriel qui, par défaut, provient de l'adresse sviesolutions.com. Vous pouvez modifier le nom de l'expéditeur et le préfixe du courriel. Pour changer le domaine du courriel d'émission, veuillez contacter votre conseiller en implantation ou votre conseiller aux ventes.
    • Courriel * : définissez le préfixe du courriel d'émission pour ce fournisseur de services;
    • Nom de l'expéditeur : définissez sous quel nom de provenance le courriel sera affiché à son destinataire, soit l'utilisateur qui le recevra.

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