Créer et gérer les catalogues et leurs catégories

Introduction
Le présent article offre un aperçu global des différentes possibilités qu'offre la gestion de l'offre de formation par catalogue.

ORGANISATION DE L'ARTICLE
1. Catalogues : Introduction
    I. Créer un catalogue
    II. Ajouter des formations ou des programmes de formation à un catalogue
    III. Définir où et à qui sera affiché votre catalogue
    IV. Catalogues : une vue cumulative
    V. Utiliser les onglets de fournisseurs de services
    VI. Définir l'affichage par défaut du catalogue
2. Catégories : introduction
    I. Créer une catégorie

    II. Modifier une catégorie et en gérer les accès administratifs

NOTES
I. La création de catalogues n'est pas obligatoire, au sens où il est possible de créer des formations et d'y inscrire des utilisateurs de façon administrative, sans pour autant leur afficher votre offre de formation;

II. Les catalogues visent à présenter une offre de formation spécifique ou commune, à différents endroits ou à différentes personnes.

1. Catalogues : Introduction
Lorsque l'on parle de catalogue sur Lära, on peut très bien visualier un catalogue proprement dit, à l'intérieur duquel il est possible d'offrir certains produits et services. Comme pour un « vrai catalogue », il est possible de créer plusieurs catalogues différents, comportant une offre de formation différente, qu'il sera possible d'afficher dans certains contextes ou simplement pour certains utilisateurs.

I. Créer un catalogue
La création d'un tout nouveau catalogue est chose très facile! Rendez-vous sur l'onglet du menu « Administration ». Cliquez sur le bouton , vous vous retrouverez devant la page suivante :

Entrez le nom de votre catalogue. Vous pouvez traduire le nom de votre catalogue pour les administrateurs d'une autre langue en utilisant la fonction . Cela fait, cliquez sur le bouton pour créer votre nouveaux catalogue, ou sur le bouton  pour annuler l'opération et revenir à la liste des catalogues.

ATTENTION : Veuillez noter que seuls les administrateurs (possédant les droits d'accéder à l'onglet « catalogue »  de votre environnement) peuvent voir la liste des catalogues et leur nom. Consultez l'article Gérer les profils de droits et les rôles à cet effet.

II. Ajouter des formations ou des programmes de formation à un catalogue
Lorsque vous aurez créé votre nouveau catalogue, vous vous retrouverez devant la page suivante. Si ce n'est pas le cas, pour vous rendre à cet endroit, cliquez sur l'onglet  du menu « Administration » et sélectionnez dans la liste, le cas échéant, le catalogue que vous avez créé.
Pour ajouter une formation à votre catalogue, cliquez sur l'onglet , puis sur le bouton . Pour ajouter un programme de formation à votre catalogue, il s'agit de la même procédure, mais à l'aider de l'onglet et du bouton .
RAPPEL : vous avez toujours la possiblité, dans toute les listes sur Lära, de mener une recherche à l'aide du champ , ou d'exporter un fichier excel de la liste qui vous est présentée, à l'aide du bouton  .

Une fois cette opération menée, vous vous retrouverez devant l'ensemble des formations et événements, ou des programmes de formation, selon le cas, qui vous sont disponibles dans votre environnement. Bien entendu, ces formations et programmes devront avoir été créés préalablement. Veuillez consulter les articles Créer et paramétrer les formations et événements et Créer et paramétrer les programmes de formation.
Sélectionnez les formations ou programmes que vous désirez ajouter à votre catalogue, comme présenté dans l'image ci-dessous, puis cliquez sur pour confirmer votre choix, ou sur  pour annuler l'opération. Vous verrez alors la liste des formations ou programmes ajoutés à la liste dans votre catalogue.

III. Définir où et à qui sera affiché votre catalogue
Maintenant que vous avez ajouté votre offre de formation à votre nouveau catalogue, vous devez maintenant l'offrir à des utilisateurs ou l'afficher publiquement sur un portail!

Partager votre catalogue à des utilisateurs
Pour partager votre offre de formation à des utilisateurs, rendez-vous sur l'onglet du menu « Administration » et sélectionnez dans la liste, le cas échéant, le catalogue que vous avez créé. Cliquez maintenant sur l'onglet , vous vous retrouverez devant la page suivante :

1. L'onglet  du menu de gauche vous permet de sélectionner individuellement des utilisateurs à qui vous désirez partager votre catalogue, soit votre offre de formation.
2. L'onglet  de ce même menu vous permet de sélectionner un ou plusieurs groupes d'utilisateurs. Veuillez consulter l'article Créer et gérer les utilisateurs.
3. L'onglet  vous permet de partager votre catalogue à une branche de votre organigramme, ou même à l'ensemble de votre organisation. Pour découvrir le fonctionnement de l'organigramme, consultez les articles Gérer l'organigramme et ses branches et Créer et gérer les profils de droits et les rôles.

ATTENTION : Lorsqu'un catalogue est partagé à des utilisateurs, ces derniers ne pourront y accéder qu'à partir de l'onglet  du menu « Utilisateur ». Pour que votre offre de formation soit publique, affichée directement sur un portail, vous devez déposer ce catalogue sur un portail.

Afficher votre catalogue publiquement sur un portail
Pour afficher votre catalogue et votre offre de formation sur un portail, en vue publique, vous devez vous rendre sur l'onglet du menu « Administration », sélectionner le portail où vous voulez présenter votre offre. Pour découvrir comment créer un nouveau portail, consultez l'article Créer et paramétrer un portail. À partir de cet endroit, sélectionnez dans la liste le portail sur lequel vous désirez afficher votre catalogue. Vous vous retrouverez devant la page suivante :

À partir de l'onglet , cliquez sur le bouton . Vous vous retrouverez devant la liste de vos catalogues de formation. Sélectionnez dans la liste le ou les catalogues que vous désirez ajouter à votre portail, puis cliquez sur pour confirmer votre choix, ou sur  pour ignorer vos modifications. Une fois votre ou vos catalogues associés à votre portail, vous vous retrouverez devant la page suivante, qui affiche les catalogues que vous aurez ajoutés :

Vous pouvez consulter la liste des formations et des programmes de formation associés à votre catalogue respectivement à l'aide des colonnes et . Vous pouvez en tout temps retirer un catalogue du portail en question à l'aide de l'option , disponible à l'aide du bouton de la colonne .

Une fois votre catalogue associé à votre portail, vous pouvez aller en voir le résultat en vous déconnectant du portail et en vous rendant sur la page principale (publique) de votre environnement. Votre catalogue y sera affiché, comme présenté ci-dessous :
À l'inverse, si vous n'avez pas associé de catalogue à votre portail, la page principale (publique) n'affichera aucune offre de formation, comme présenté ci-dessous :
SECOND RAPPEL : Si vous n'affichez pas de catalogue de catalogue à votre portail, vous devrez partager votre catalogue à des utilisateurs, comme nous venons de le voir dans la sous-section précédente. Ces utilisateurs pourront alors consulter votre catalogue à l'aide de l'onglet  du menu « Utilisateur ».

IV. Catalogues : une vue cumulative 
Tandis que du côté administratif, vous pouvez créer une panoplie de catalogues présentant différentes offres de formation, vos utilisateurs, de leur côté, n'y verrons que du feu! L'ensemble des catalogues que vous partagerez aux utilisateurs seront affichés et présentés dans un même « catalogue » englobant. 

Exemple - Vous partagez à un utilisateur les deux catalogues suivants :
    Catalogue 1 - Formation A, Formation B et Formation C
    Catalogue 2 - Formation A, Formation C et Formation D

Bien que vos deux catalogues affichent des formations qui leur sont communes (A et C), l'utilisateur, de son côté, ne verra qu'un seul catalogue comportant l'ensemble de l'offre de ces deux catalogues, soit les formations A, B, C et D, mais il ne verra pas les formations A et C en double : elle ne lui seront affichées qu'une seule fois. En revanche, si une formation fait à la fois partie de votre offre de formation générale, mais est aussi présente dans l'un de vos programmes de formation, tant ce programme que la formation qu'il contient seront présentées. L'utilisateur aura ainsi le choix de s'inscrire au Programme de formation et de suivre ladite formation qu'il inclut, ou de simplement s'inscrire à la formation directement.

V. Utiliser les onglets de fournisseurs de services
Comme nous l'avons vu dans les articles Créer et paramétrer les formations et événements et Créer et paramétrer les programmes de formation, une formation ou un programme est dispensée par un fournisseur de service, c'est à dire l'entité receuillant les paiement et établissant les conditions d'inscriptions, d'annulation, de remboursement, etc., pour cette formation ou ce programme. Vous pouvez ainsi, si vous le désirer, permettre d'afficher des onglets de fournisseurs de service sur votre catalogue, ce qui divisera votre offre en différentes sections, présentant les formations et programme de chacun des fournisseurs. En voici un exemple:L'onglet « Tout », lequel est sélectionné dans notre exemple, présentera aux utilisateurs le catalogue dans son ensemble, tout fournisseurs de services confondus. L'onglet « Fournisseur de services 1 » présentera seulement l'offre de formation du Fournisseur de services 1, et, vous l'aurez compris, l'onglet « Fournisseur de services 2 » n'affichera aux utilisateurs que l'offre de formation du Fournisseur de services 2.

Pour procéder à une telle manoeuvre, rendez-vous sur l'onglet du menu « Administration », sélectionner le portail pour lequel vous désirez afficher les onglets de fournisseur, puis rendez-vous sur l'onglet . À partir de cet endroit, rendez-vous sur le sous-onglet . Au bas de cette page, vous trouverez le bouton d'option , que vous devrez activer. Cliquez sur pour conserver votre choix et afficher les onglets de fournisseurs, ou sur  pour ignorer vos modifications.

VI. Définir l'affichage par défaut du catalogue
Par défaut, tous les catalogues sont affichés en mode « Tuile », c'est-à-dire qu'ils présentent les formations sous formes de grandes images, comme présenté dans notre exemple ci-dessus. Il est aussi possible d'afficher le catalogue en mode « calendrier », ce qui présentera en priorité les événements à venir, ou en mode « liste », ce qui affichera les formation dans une liste compacte. Pour découvrir ces différents types d'affichage et comment effectuer des recherches dans le ou les catalogues comme utilisateur, consultez l'article Découvrir le portail et me connecter.

Pour définir l'affichage par défaut des catalogues sur un portail, vous devez vous rendre au même endroit que pour afficher les onglets de fournisseurs, soit sur l'onglet du menu « Administration », puis sélectionner le portail pour lequel vous désirez changer le mode d'affichage du catalogue, puis rendez-vous sur l'onglet . À partir de cet endroit, rendez-vous sur le sous-onglet . Au bas de cette page, vous trouverez les trois options d'affichage, comme présentées ci-dessous. Sélectionnez l'affichage de votre choix, puis cliquez sur pour conserver votre choix, ou sur  pour ignorer vos modifications.

2. Catégories : introduction 

Comme nous l'avons vu dans les articles Créer et paramétrer les formations et événements et Créer et paramétrer les programmes de formation, lorsque vous créez une formation ou un programme de formation sur Lära, vous devez l'associer à une catégorie. Les catégories permettent de diviser votre offre de formation par grand sujet, par exemple, et permettent tant à vos utilisateurs qu'à vos administrateurs de filtrer l'offre de formation à l'aide d'un filtre de catégories. Pour découvrir comment effectuer des recherches dans le ou les catalogues comme utilisateur, consultez l'article Découvrir le portail et me connecter.

Si vous n'avez pas, jusqu'ici, créé de catégories de formation, toutes vos formations seront présentées dans une catégorie nommé « Non catégorisé » du catalogue, comme présenté ci-dessous : 

I. Créer une catégorie
Pour remédier à cette situation et créer dès maintenant différentes catégories pour vos formations, rendez-vous sur l'onglet du menu « Administrateur », puis sur le sous-onglet . La page suivante, présentant la liste de vos catégories créées, le cas échéant, vous sera présentée :

Pour créer une toute nouvelle catégorie, cliquez sur le bouton , ce qui génèrera la page suivante :

Entrez dans le champ « Nom* » le nom de votre catégorie, ou de votre sujet de formation englobant. Vous pouvez traduire le nom de votre catégorie pour les administrateurs et les utilisateurs d'une autre langue en utilisant la fonction . Sélectionnez maintenant une couleur pour votre catégorie à l'aide de la palette de couleurs proposée, ou entrez vos codes couleur (HEX ou RGB). Cela fait, cliquez sur le bouton pour créer votre nouvelle catégorie, ou sur le bouton  pour annuler l'opération et revenir à la liste des catégories.

ATTENTION : Veuillez noter que seuls les administrateurs possédant les droits d'accéder à l'onglet « catégories »  de votre environnement peuvent voir la liste des catégories. Dans une autre mesure, il vous est possible de gérer l'accès aux catégories selon l'emplacement de l'administrateur sur votre organigramme. 

II. Modifier une catégorie et en gérer les accès administratifs
Pour modifier une catégorie ou consulter les formations qui y sont associées, cliquez sur le nom de la catégorie (colonne nom), ce qui vous mènera aux paramètres de votre catégorie, que nous venons de paramétrer en partie.
ATTENTION : Une fois votre catégorie créée, de nouveaux onglets sont disponibles. L'onglet , comme nous venons de le voir, présente les formations et événements (et les programmes de formation) associés à votre catégorie. L'onglet mène aux informations générales des paramètres de votre catégorie que nous avons paramétrés à la section précédente, mais présente maintenant aussi le sous-onglet . En cliquant sur cet onglet, vous vous retrouverez devant la page suivante :

Par défaut, votre catégorie sera gérable uniquement par les administrateurs possédant le profil de droits requis sur la racine de votre organigramme. Pour donner les droits d'administration de cette catégorie à des administrateurs ou autres profils de droits sur des branches inférieures, cliquez sur le bouton . Sélectionnez la branche de votre organigramme pour laquelle vous désirez donner les droits d'administration et d'accès pour cette catégorie. Appuyez sur pour confirmer votre choix, ou sur  pour ignorer vos modifications. Vous pouvez en tout temps retirer les accès à une branche de votre organigramme à l'aide du bouton , disponible à l'aide du bouton de la colonne .

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