Gérer les inscriptions aux formations et aux programmes de formation

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Notes
Inscriptions aux formations et événements et aux programmes
    Inscription administrative individuelle
    Inscription administrative individuelle avec paiement administratif
    Inscription administrative par groupe
        Création et gestion de groupes d'utilisateurs
    Inscription administrative par organigramme
    Inscription administrative massive d'utilisateurs par importation
Changement de rôle
Gestion de la liste d'attente
    Déplacement d'un utiliateur inscrit vers la liste d'attente
    Inscription d'un utilisateur depuis la liste d'attente
Autorisation sur les inscriptions
Changement sur le statut d'autorisation
Transfert de session
Attribution d'un rôle
Statut d'inscription
Historique de l'inscription
Annulation de l'inscription
Suppression de l'inscription

Introduction

Dans le présent article, nous couvrirons l'ensemble des opérations administratives relatives à l'inscription des utilisateurs à une formation (ou événements) et aux programmes de formations, qui, par ailleurs, fonctionnent selon le même procédé. Nous allons ainsi utiliser la formation et la session comme exemple, mais il s'agit des même actions pour les programmes de formation et les cohortes. Si les inscriptions sont déjà complétées et que vous désirez gérer les participants de votre session ou de votre cohorte, consultez plutôt l'article Gérer les participants d'une session ou d'une cohorte. Si vous désirez plutôt  avoir recours à des actions financières, comme gérer les transactions relatives aux inscriptions ou rembourser un participant manuellement, par exemple, veuillez plutôt consulter l'article Gérer les transactions, les paiements et les remboursements.

Notes

I. Le présent article tient pour acquis que vous possédez les droits administratifs vous permettant de gérer les inscriptions aux formations et aux programmes de formation. Si vous avez besoin de ces droits, communiquez avec le responsable de l'équipe de formation de votre organisation.
II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Inscriptions aux formations et événements et aux programmes

Pour inscrire des utilisateurs à une formations ou à un programme de formation, vous devez avoir préalablement créé ces éléments dans le système. Pour découvrir comment créer une formation ou un événement, consultez l'article Créer et paramétrer les formations et événements. Pour découvrir comment créer un programme de formation, consultez l'article Créer et paramétrer les programmes de formation. Comme présenté en introduction, dans cet article, nous prenons en exemple les formations et les sessions. 

Rendez-vous donc tout d'abord sous l'onglet du menu « Administration », puis sous le sous-onglet du même nom.

Sélectionnez, dans la liste de vos formations, la formation à laquelle vous désirez inscrire des utilisateurs, puis rendez-vous sous l'onglet « Inscriptions ». Vous vous retrouverez devant la page suivante :

À cet endroit, vous pourrez mener différents types d'inscriptions administratives. Il est important de comprendre que l'inscription administrative outrepasse tous les paramètres du système. Vous pourrez donc inscrire des utilisateurs à la formation en faire complètement abstraction des paramètres déclarés lors de la création de la formation en question. À titre d'exemple, si vous avez limité le nombre de places à 25 et que votre session est complète, en inscrivant manuellement un utilisateur supplémentaire, votre session aura maintenant 26 participants sur 25 places disponibles.

Inscription administrative individuelle

Pour inscrire manuellement un ou plusieurs utilisateurs de façon administrative, appuyez sur le bouton . Vous devrez alors indiquer au système à quelle session de votre formation vous voulez inscrire votre utilisateur et vous retrouverez donc devant la fenêtre ci-dessous. Attention : si vous inscrivez un utilisateur directement à la session, cette fenêtre n'apparaîtra pas :

Après avoir sélectionné la session à l'aide de la liste déroulante « Session dans laquelle l'utilisateur sera inscrit », cliquez sur le bouton . Vous serez alors dirigé vers la liste des utilisateurs du système :

Sélectionnez, à l'aide des cases à cocher de la première colonne, le ou les utilisateurs que vous désirez inscrire à votre formation. Vous pouvez vérifier les utilisateurs que vous avez cochés à l'aide du bouton . Une fois vos choix exercés, cliquez sur le bouton au bas de la liste pour confirmer l'inscription, ou sur  pour ignorer vos modifications. Vous vous retrouverez alors de nouveau devant la liste des participants de la formation en question, et les utilisateurs que vous avez inscrits s'y trouveront, ainsi que plusieurs informations à leur sujets :

Le statut d'inscription de la colonne « Statut » confirme bien que cet utilisateur a présentement accès au contenu de la « Session 1 ».

Inscription administrative individuelle avec paiement administratif

Sur Lära, comme administrateur responsable des inscriptions, vous pouvez inscrire des utilisateurs avec paiement, c'est-à-dire en menant le paiement à leur place. Le procédé est le même que pour une inscription manuelle

Pour inscrire manuellement un ou plusieurs utilisateurs de façon administrative avec paiement, appuyez sur le bouton . Vous devrez alors indiquer au système à quelle session de votre formation vous voulez inscrire votre utilisateur et vous retrouverez donc devant la fenêtre ci-dessous. Attention : si vous inscrivez un utilisateur directement à la session, cette fenêtre n'apparaîtra pas :

Après avoir sélectionné la session à l'aide de la liste déroulante « Session dans laquelle l'utilisateur sera inscrit », cliquez sur le bouton . Vous serez alors dirigé vers la liste des utilisateurs du système :

À la différence de l'inscription administrative individuelle sans paiement, plutôt que de cocher les cases de sélection des utilisateurs à inscrire de la colonne de gauche, cliquez sur le bouton de la colonne « Options ». Le menu suivant sera affiché : 

  • Sélectionnez l'option « Inscrire avec paiement » pour inscrire cet utilisateur et payer pour lui;
  • Sélectionnez l'option « Achat en lot avec paiement » pour procéder à un achat en lot pour cet utilisateur.

Une fois ce choix exercé, le processus d'achat est le même qu'une autoinscription, telle que présentée dans l'article pour utilisateurs M'inscrire à une formation ou y inscrire d'autres personnes. Une fois le paiement fait, l'utilisateur aura accès à la session comme s'il s'y était inscrit de lui-même. 

Inscription administrative par groupe

Pour inscrire manuellement un ou plusieurs groupes d'utilisateurs de façon administrative, appuyez sur le bouton . Vous devrez alors indiquer au système à quelle session de votre formation vous voulez inscrire votre groupe d'utilisateurs et vous retrouverez donc devant la fenêtre ci-dessous. Attention : si vous inscrivez un groupe d'utilisateurs directement à la session, cette fenêtre n'apparaîtra pas :

Après avoir sélectionné la session à l'aide de la liste déroulante « Session dans laquelle l'utilisateur sera inscrit », cliquez sur le bouton . Vous serez alors dirigé vers la liste des utilisateurs du système. Rendez-vous sous l'onglet « Groupes » :

Sélectionnez, à l'aide des cases à cocher de la première colonne, le ou les groupes d'utilisateurs que vous désirez inscrire à votre formation. Vous devez avoir préalablement créé votre groupe d'utilisateur pour le voir apparaître dans la liste. Veuillez consulter la section suivante du présent article à ce sujet. Vous pouvez vérifier les utilisateurs que vous avez cochés à l'aide du bouton . Une fois vos choix exercés, cliquez sur le bouton au bas de la liste pour confirmer l'inscription, ou sur  pour ignorer vos modifications. Vous vous retrouverez alors de nouveau devant la liste des participants de la formation en question, et les utilisateurs du groupe que vous avez inscrits s'y trouveront, ainsi que plusieurs informations à leur sujets :

Le statut d'inscription de la colonne « Statut » confirme bien que cet utilisateur a présentement accès au contenu de la session à laquelle vous avez inscrit votre groupe.

Création et gestion de groupes d'utilisateurs

Pour créer un groupe d'utilisateurs ou le gérer, rendez-vous sous l'onglet du menu « Administration », puis sous le sous-onglet . Vous vous retrouverez devant la liste des groupes de votre organisation :

Vous pouvez mener certaines actions , à partir de menu d'option ci-dessous, généré à l'aide du bouton de la colonne « Options » :

  • L'option « Paramètres » vous mènera vers les paramètres du groupe, où vous pourrez définir la branche administrative du groupe, ainsi que son nom;
  • L'option « Association des utilisateurs » vous mènera vers la liste des utilisateurs du système que vous pouvez ajouter à votre groupe;
  • L'option « Supprimer le groupe », finalement, vous permettra de supprimer le groupe, bien évidemment. Notez que la suppression d'un groupe ne supprimera pas les inscriptions effectuées à partir de ce groupe.

Pour créer un tout nouveau groupe d'utilisateurs, cliquez sur le bouton . La page suivante sera générée :

Entrez simplement dans le champ « Nom * » le nom de votre nouveau groupe, puis sur le bouton . Vous vous retrouverez alors devant la liste des utilisateurs, des groupes ou des branches que vous pouvez ajouter à votre nouveau groupe :

Vous pourrez ainsi ajouter des utilisateurs à votre groupe en cochant les cases d'association de la première colonne, comme nous l'avons fait pour les inscriptions administratives individuelles ci-haut. Vous pouvez aussi inscrire un groupe à votre groupe, ou une branche de votre organigramme, comme nous le verrons dans la section suivante du présent article.

ATTENTION : Lorsque vous inscrivez un groupe à une formation, tous les utilisateurs ajoutés à ce groupe a posteriori seront aussi inscrits à cette formation!

Une fois vos choix exercés, cliquez sur le bouton au bas de la liste pour confirmer l'inscription, ou sur  pour ignorer vos modifications.

Inscription administrative par organigramme

Comme nous l'avons vu dans l'article Gérer l'organigramme et ses branche, le système Lära est basé sur une architecture d'organigramme et de branches sur lesquelles les utilisateurs sont déposés, avec un profil de droits qui leur est octroyé. Lors d'une inscription à une formation ou de la création d'un groupe, comme nous venons de le voir, il est possible de sélectionner une branche de l'organigramme, voire, l'organigramme en entier.

Pour inscrire manuellement une branchede l'organigramme de façon administrative, appuyez sur le bouton . Vous devrez alors indiquer au système à quelle session de votre formation vous voulez inscrire les utilisateurs de la ou des branches de l'organigramme et vous retrouverez donc devant la fenêtre ci-dessous. Attention : si vous inscrivez une ou plusieurs branches directement à la session, cette fenêtre n'apparaîtra pas :

Après avoir sélectionné la session à l'aide de la liste déroulante « Session dans laquelle l'utilisateur sera inscrit », cliquez sur le bouton . Vous serez alors dirigé vers la liste des utilisateurs du système. Sélectionnez l'onglet « Organigramme » tel que présenté ci-dessous :

Sélectionnez, à l'aide des cases à cocher à la gauche de chaque branche, la ou les branches de l'organigramme que vous désirez inscrire à votre formation. Une fois vos choix exercés, cliquez sur le bouton au bas de la liste pour confirmer l'inscription de la ou des branches, ou sur  pour ignorer vos modifications. Vous vous retrouverez alors de nouveau devant la liste des participants de la formation en question, et les utilisateurs que vous avez inscrits s'y trouveront, ainsi que plusieurs informations à leur sujets :

ATTENTION : Lorsqu'une branche est inscrite à une formation, tous les utilisateurs ajoutés à cette branche a posteriori seront inscrits à cette formation!

Inscription administrative massive d'utilisateurs par importation

Nous avons vu dans l'article Créer et gérer les utilisateurs qu'il est possible de créer massivement des comptes d'utilisateurs sur le système à l'aide de la fonction d'importation en lot. Le même principe s'applique ici, mais plutôt que de créer des comptes à l'aide d'un fichier de définition, il s'agira d'inscrire massivement des utilisateurs.

Contrairement aux méthodes que nous venons de voir, cliquez cette fois sur le bouton .

Pour inscrire manuellement une branche de l'organigramme de façon administrative, appuyez sur le bouton . Vous devrez alors indiquer au système à quelle session de votre formation vous voulez inscrire les utilisateurs par importation en lot et vous retrouverez donc devant la fenêtre ci-dessous. Attention : si vous inscrivez vos participants directement à la session, cette fenêtre n'apparaîtra pas :

Après avoir sélectionné la session à l'aide de la liste déroulante « Session dans laquelle l'utilisateur sera inscrit », cliquez sur le bouton . Vous vous retrouverez devant la page d'inscirption par importation suivante :

La première étape pour inscrire massivement des utilisateurs à une formation dans Lära est de créer un fichier de définition. Vous pouvez créer un fichier de définition par vous-même (à partir d'un ficher texte, Excel ou CSV vide), si vous êtes à l'aise de le faire, mais la démarche qui vous est fortement conseillée est la suivante. N'hésitez pas à faire appel aux utilisateurs plus expérimentés de votre organisation ou au soutien SVI.

  1. Téléchargez tout d'abord un des fichiers comportant tout les champs à l'aide du bouton   ou du bouton . Vous pouvez utiliser les fichiers de base disponibles et y ajouter des colonnes de définition par la suite, mais nous vous suggérons plutôt de partir du fichier complet et de supprimer les colonnes que vous n'utiliserez pas, si besoin est;
  2. Ouvrez le fichier de définition CSV avec tous les champs. Veuillez noter qu'une grille présentant la définition et le format de chacun des champs est disponible au bas de la page présentée ci-haut. Vous devez, dans la majorité des cas et à moins d'avis contraire, n'entrer qu'une donnée par ligne de chaque colonne. Par exemple, au point 3, nous vous demandons d'entrer la liste de vos identifiants pour vos utilisateurs. N'entrez qu'un identifiant par ligne, et non pas tous les identifiants dans la même cellule. Attention : Le fichier doit contenir au minimum une colonne permettant d'identifier de façon unique les participants. Il est également très important que cette colonne d'association soit à la première position dans le fichier ;
  3. Entrez dans la colonne « Login » la liste des identifiants de vos utilisateurs;
  4. Entrez dans la colonne « Email » la liste des courriels de vos utilisateurs;
  5. Entrez dans la colonne « Completed » si les utilisateurs ont complété ou non la formation. Cela permet, par exemple, de générer des attestations pour une formation suivie dans le passé, sur un autre système ou en présence, et de marquer les heures au dossier des utilisateurs inscrits par importation. Les valeurs acceptées sont les suivantes : 
    • 1 ou 0;
    • vrai ou faux;
    • oui ou non;
    • o ou n;
    • présent ou absent;
    • complété ou non complété.

Si vous avez créé des champs personnalisés qui touchent à vos utilisateurs, ces champs seront aussi disponible à la suite de la liste ci-haut. Vous pouvez ainsi ajouter ces valeurs si vous voulez les utiliser comme identifiants uniques. Votre fichier est maintenant créé et prêt à être importé dans le système! Après avoir enregisté votre fichier sur votre ordinateur, glissez-le dans la boîte , puis appuyez sur le bouton d'action . Vous vous retrouverez alors devant la liste de vérification de données suivante :

Vérifiez que les informations que vous avez entrées sont justes, puis déclarez, à l'aide de la case à cocher « Je déclare sur l'honneur que ces informations sont véridiques et complètes », que les utilisateurs inscrits ont bien répondu ou non aux exigences de complétion de la formation, le cas échéant. Cela fait, appuyez sur pour inscrire les utilisateurs, ou sur  pour annuler l'inscription par importation. Vous vous retrouverez alors de nouveau devant la liste des participants de la formation en question, et les utilisateurs que vous avez inscrits s'y trouveront, ainsi que plusieurs informations à leur sujets :

Changement de rôle

Pour changer le rôle d'un utilisateur inscrit à votre formation, tel que défini dans l'article Créer et gérer les profils de droits et les rôles, rendez-vous tout d'abord sous l'onglet du menu « Administration », puis sous le sous-onglet du même nom. Sélectionnez, dans la liste de vos formations, la formation pour laquelle vous désirez changer le rôle d'un ou de plusieurs utilisateurs, puis rendez-vous sous l'onglet « Inscriptions ». Vous vous retrouverez devant la page suivante : 

À partir de la colonne « Rôle », appuyez sur la flèche  pour générer le menu suivant :

Sélectionnez, à l'aide de la liste déroulante fournie, le rôle que vous désirez assigner à l'utilisateur en question, laissez une note administrative justifiant ce changement, si vous le voulez, puis cliquez sur . Vous pouvez aussi afficher cette fenêtre à partir de la colonne « Options », en appuyant sur le bouton , puis sur .

Gestion de la liste d'attente

Le principe de base et l'intention de la liste d'attente sur Lära est de permettre aux utilisateur de manifester leur intérêt et d'acheter une place pour une session à venir, lorsque la session en cours est complète. Cela permet ainsi à votre organisation de retenir des paiements pour s'assurer que l'ouverture d'une nouvelle session soit rentable. Si vous ne désirez pas retenir de paiements, vous devez plutôt utiliser la méthode d'inscription avec approbation présentée dans l'article Créer et paramétrer les formations et événements. L'activation de la liste d'attente doit se faire lors de la création de la session, comme vu dans l'article Créer et gérer les sessions.

Déplacement d'un utiliateur inscrit vers la liste d'attente

Pour transférer un utilisateur inscrit à votre formation vers la liste d'attente, rendez-vous tout d'abord sous l'onglet du menu « Administration », puis sous le sous-onglet du même nom. Sélectionnez, dans la liste de vos formations, la formation vers la liste d'attente de laquelle vous désirez transférer un ou plusieurs utilisateurs, puis rendez-vous sous l'onglet « Inscriptions ». Vous vous retrouverez devant la page suivante : 

À partir de cette page, cliquez sur le bouton d'option , puis sur l'option . Vous vous retrouverez alors devant la page suivante :

Vous pouvez laisser une note administrative sur la raison de ce déplacement dans la boîte prévue à cet effet si vous le désirez. Appuyez sur le bouton pour confirmer l'action, ou sur  pour ignorer le déplacement et retourner à la liste des participants.

Rendez-vous sous l'onglet « Liste d'attente ». Vous constaterez que le participant déplacé est maintenant dans cette section : 

Attention : remarquez bien que l'utilisateur en question est en liste d'attente pour la « Session 1 » (colonne « Session »). Rappelez-vous que la tarification est sur la session et que la liste d'attente requière une paiement. L'inscription à la liste d'attente attache donc l'utilisateur à une session pour laquelle il est en attente. Vous pouvez ainsi le transférer de session à cet endroit aussi, comme nous l'avons vu dans la section Déplacement d'un utilisateur vers la liste d'attente du présent article.

Inscription d'un utilisateur depuis la liste d'attente

Comme nous l'avons vu en introduction, la liste d'attente n'est pas automatisée, au sens où lorsqu'une place se libère, vous devez mener une action administrative pour indiquer au système qui prendra cette place. Qui plus est, les actions d'inscriptions administratives outrepassent les paramètres du système. Vous devez ainsi avoir validé le nombre de places disponibles avant de transférer un participant.

Rendez-vous à la page « Liste d'attente », encore une fois, et appuyez sur le bouton de la colonne « Options ». Vous vous retrouverez devant le menu suivant : 

Cliquez sur l'option « Inscrire le participant ». Vous devrez alors confirmer l'inscription à l'aide de la fenêtre suivante :

Vous pouvez laisser une note administrative sur le contexte ou les raisons de l'inscription, puis appuyez sur pour inscrire le participant, ou sur  pour annuler l'inscription et retourner à la liste d'attente.

Une fois le participant inscrit, il aura quitté la liste d'attente et se retrouvera dans la liste des « Inscriptions ».

Autorisation sur les inscriptions

À la différence de la liste d'attente, et l'un n'empêche pas l'autre, l'inscription avec approbation n'exigera pas de paiement de la part des participants tant que vous ne les aurez pas approuvés. Dans une autre mesure, vous pouvez combiner la liste d'attente et l'inscription en attente d'approbation. Ainsi, vous devrez approuver l'utilisateur qui souhaite s'inscrire en liste d'attente, après quoi il devra procéder à son paiement. Pour découvrir comment paramétrer ces options, consultez les articles Créer et paramétrer les formations et événements et Créer et paramétrer les programmes de formations.

Changement sur le statut d'autorisation

Lorsque des utilisateurs s'inscriront comme participant en attente d'approbation, le système génèrera une pastille de couleur dorée  dans la liste de vos formations, tel que présenté ci-dessous :

Cette pastille dorée indique aux administrateurs du système qu'ils ont une action à mener. Dans le cas présent, il s'agit, bien entendu, d'une demande d'inscription à aller approuver. Dans le cas des paiements, il s'agit du même principe : un paiement non reçu indiquera de la même façon qu'un action est requise. Veuillez consulter l'article Gérer les transactions, les paiements et les remboursements à cet effet.

Rendez-vous dans la liste des inscriptions en cliquant sur la formations en question, puis sous l'onglet « Inscriptions », ou plus simplement, cliquez directement sur la pastille d'action . Veuillez noter que le « 2 » indique la présence de deux participants dans cette formation et non pas qu'il y a deux actions à mener. Veuillez aussi noter que les utilisateurs ayant un autre rôle que « Participant » dans la formation ne seront pas comptabilisés dans les inscrits. Ainsi, les formateurs, enseignants et autres administrateurs de formations ne feront pas officiellement partie des inscrits en termes quantitatifs. Veuillez consulter la section Attribution d'un rôle du présent article pour en savoir plus à ce sujet. 

Une fois devant la liste des participants, vous verrez l'utilisateur en attente d'une action de votre part : 

Pour autoriser l'inscription de l'utilisateur, cliquez sur le bouton d'action de la colonne « Autorisation », ce qui génèrera la fenêtreci-dessous. Vous pouvez aussi appuyer sur le bouton de la colonne « Options », puis sur « Changer le statut d'autorisation ».

Vous trouverez au haut de la fenêtre un résumé de l'action à mener comportant le nom de l'utilisateur, le nom de la formation ou de l'événement, ainsi que la date de la demande. S'ensuivent les quatre (4) options suivantes : 

  • L'option « Autoriser l'inscription et effectuer le paiement pour l'utilisateur » inscrira l'utilisateur à la session. Il aura ainsi accès au contenu une fois le paiement effectué. Vous devrez alors payer pour lui en suivant les étapes du panier d'achat. Il s'agit d'une combinaison de l'autorisation à l'inscription et l'Inscription administrative individuelle avec paiement administratif que nous avons vue dans le présent article. Vous pouvez laisser une note administrative sur les raisons de l'autorisation et du paiement administratif dans l'espace prévu à cet effet;
  • L'option « Autoriser l'inscription » autorisera l'utilisateur à s'inscrire à la formation et il devra payer avant d'avoir accès au contenu. Vous pouvez laisser une note administrative sur les raisons de l'autorisation dans l'espace prévu à cet effet;
  • L'option « Refuser l'inscription » refusera l'accès à l'incription pour l'utilisateur. Notez bien que ce refus annulera son inscription. Vous pouvez laisser une note administrative sur les raisons du refus dans l'espace prévu à cet effet;
  • L'option « Remettre en attente d'autorisation », finalement, permettra simplement de laisser une note administrative, dans l'espace prévu à cet effet, et de laisser l'utilisateur en attente d'autorisation pour décision future.

Une fois votre choix exercé, cliquez sur le bouton pour confirmer l'autorisation ou le refus, ou sur  pour ignorer vos modifications.

Il existe trois différents statuts d'autorisation qui découlent des choix précédents : 

  • Le statut « En attente d'autorisation » indique que vous devez mener une action en ce qui concerne l'autorisation. L'utilisateur est en attente de votre autorisation pour accéder au paiement;
  • Le statut « Autorisé » indique que l'utilisateur a été autorisé et peut procéder au paiement;
  • Le statut « Refusé » indique que l'inscription à la session lui a été refusée. Son inscription a aussi été annulée.

Une fois l'utilisateur autorisé, comme nous l'avons mentionné, il devra procéder au paiement pour accéder au contenu de formation.

Transfert de session

Vous pouvez en tout temps transférer un utilisateur de session à sa demande ou pour des raisons logistiques. L'opération est fort simple. Rendez-vous dans la liste des inscription, sous l'onglet du menu « Administration », puis sous le sous-onglet du même nom. Sélectionnez, dans la liste de vos formations, la formation vers la liste d'attente de laquelle vous désirez transférer un ou plusieurs utilisateurs, puis rendez-vous sous l'onglet « Inscriptions ». Vous vous retrouverez devant la page suivante : 

Vous pouvez appuyer sur le bouton de la colonne « Session », ou sur le bouton , puis sur « Transférer de session » pour générer le menu suivant :

Sélectionnez, dans la liste déroulante, la session dans laquelle vous désirez transférer le participant, puis cliquez sur pour confirmer votre choix, ou sur  pour ignorer vos modifications. Vous pouvez laisser une note administrative sur les raisons du transfert dans l'espace prévu à cette fin.

Attribution d'un rôle

Nous avons vu la différence entre un « Profil de droits » et un « Rôle » dans l'article Créer et gérer les profils de droits et les rôles. En somme, le profil de droits confère des droits sur le système, le rôle confère des droits limités au contexte de la session où est inscrit l'utilisateur.

Pour changer le rôle d'un utilisateur, qui, par ailleurs, possède par défaut le rôle d' « Apprenant », rendez-vous dans la liste des inscription, sous l'onglet du menu « Administration », puis sous le sous-onglet du même nom. Sélectionnez, dans la liste de vos formations, la formation pour laquelle vous désirez changer le rôle d'un ou de plusieurs utilisateurs, puis rendez-vous sous l'onglet « Inscriptions ». Vous vous retrouverez devant la page suivante : 

Vous pouvez appuyer sur le bouton de la colonne « Rôle », ou sur le bouton , puis sur « Changer le rôle » pour générer le menu suivant :

Sélectionnez, dans la liste déroulante, le rôle que vous voulez décerner à l'utilisateur en question, puis cliquez sur pour confirmer votre choix, ou sur pour ignorer vos modifications. Vous pouvez laisser une note administrative sur la raison du changemen de rôle si vous le désirez. Veuillez noter que les participants ayant un rôle d'édition sur la formation ne sont pas comptabilisés dans le nom d'inscrits. Seuls les participants ayant un profil de droit d' « Apprenant » sont ainsi comptabilisés dans le nombre d'inscrits.

Statut d'inscription

La colonne « Statut » de la liste des inscriptions d'une session indique la capacité ou non de l'utilisateur à accéder au contenu de la session. Cette colonne présente des informations importantes sur les actions à mener ou l'état actuel de l'utilisateur en ce qui concerne son inscription. Voici les sept (7) différents statuts : 

  • Le statut d'inscription « Inscription non confirmée » indique que l'utilisateur a reçu l'assignation d'une place d'achat en lot, mais ne l'a pas encore acceptée. Pour découvrir comment procéder à un achat en lot et assigner les places achetées, consultez l'article pour utilisateur M'inscrire à une formation ou y inscrire d'autres personnes;
  • Le statut d'inscription « Inscription non complétée » indique que l'inscription est en cours, mais qu'un ou plusieurs éléments sont manquants dans le processus pour que l'utilisateur ait accès au contenu. Le plus souvent, il s'agit d'un paiement en attente ou de l'attente de l'approbation;
  • Le statut d'inscription « Inscrit » indique que l'utilisateur est bien inscrit à la session et a accès au contenu. Sa formation est donc en cours;
  • Le statut d'inscription « Désinscrit » indique que l'utilisateur a été inscrit et a eu accès au contenu de la session, mais s'est désinscrit ou a été désinscrit par un administrateur du système;
  • Le statut d'inscription « Inscription annulée » indique que l'utilisateur a été inscrit et a eu accès au contenu de la session et que son inscription a été annulée par la suite, ou qu'il a procédé à une inscription avec autorisation et a été refusé. Il est aussi possible que la session ait été annulée, simplement;
  • Le statut d'inscription « Expiré avec accès » indique que l'utilisateur ne dispose plus de temps pour compléter sa session, mais qu'il a encore accès au contenu pour consultation;
  • Le statut d'inscription « Expiré » indique que l'utilisateur ne dispose plus de temps pour compléter sa session et qu'il n'a plus accès au contenu.

En ce qui concerne ces deux derniers points (expiration), vous pouvez modifier la date d'expiration au contenu dans l'historique de l'inscription de l'utilisateur, présenté ci-dessous.

Historique de l'inscription

Vous pouvez en tout temps consulter l'historique d'inscription d'un utilisateur pour découvrir les étapes d'inscription qu'il a parcouru ou pour y apporter des modifications. Pour ce faire, rendez-vous dans la liste des inscription, sous l'onglet du menu « Administration », puis sous le sous-onglet du même nom. Sélectionnez, dans la liste de vos formations, la formation pour laquelle vous désirez consulter l'historique d'inscription d'un ou de plusieurs utilisateurs, puis rendez-vous sous l'onglet « Inscriptions ». Vous vous retrouverez devant la page suivante : 

Cliquez sur le bouton , puis sur « Voir l'historique de l'inscription » pour générer la page suivante :

La section « Historique de l'inscription » présente un résumé de l'état actuel des actions principales du processus d'inscription de l'utilisateur. Dans notre exemple, nous pouvons voir que l'utilisateur a été inscrit sans paiement à la « Session 1 » de la formation comme apprenant. L'inscription a été autorisée.

La section « Dates limites » présentent la date d'inscription de l'utilisateur et l'état actuel de sa capacité à compléter sa formation et à accéder au contenu :

  • Le champ « Date d'inscription » affiche la date à laquelle l'utilisateur s'est inscrit ou a été inscrit à la session. Vous pouvez changer ces informations manuellement; 
  • Le champ « Date limite de disponibilité du contenu (laisser vide pour ne pas spécifier de date limite) » permet de définir jusqu'à quelle date l'utilisateur aura accès au contenu de la session. Après cette date, il ne pourra plus y accéder;
  • Le champ « Date limite de complétion de la session (laisser vide pour ne pas spécifier de date limite) » permet de définir jusqu'à quelle date l'utilisateur sera en mesure de complété sa formation, d'obtenir ses heures et son attestation, s'il y a lieu;
  • Le champ « Note administrative », finalement, permet de laisser une note sur l'action menée. Vous devez avoir effectué un changement dans les champs précédents pour que votre note soit conservée.

Après avoir mené un changement dans l'un de ces champs, appuyez sur pour enregistrer vos modifications, ou sur  pour rétablir les champs à leur valeur initiale avant votre intervention.

Le tableau au bas de la page fait l'état de l'ensemble des manoeuvres ayant eu lieu dans l'historique d'inscription de cet utilisateur.

La colonne « Action » décrit chaque action ayant du lieu. Voici une liste de définition des seize (16) actions administratives ou autonomes possibles  : 

  • L'action « Autoinscription » indique que l'utilisateur s'est inscrit à une session ou à une cohorte de façon autonome;
  • L'action « Inscription par branche » indique qu'un administrateur a inscrit l'utilisateur à une session ou à une cohorte à l'aide d'une branche de l'organigramme. Notez bien que tout ajout d'utilisateur sur cette branche générera aussi une action d'inscription par branche pour cet utilisateur;
  • L'action « Inscription par groupe » indique qu'un administrateur a inscrit l'utilisateur à une session ou à une cohorte à l'aide d'un groupe d'utilisateurs. Notez bien que tout ajout d'utilisateur à ce groupe générera aussi une action d'inscription par groupe pour cet utilisateur;
  • L'action « Désactivation » indique qu'un administrateur a désactivé l'inscription de l'utilisateur à une session ou à une cohorte. Cet utilisateur ne peut donc plus accéder au contenu, mais cette action peut être renversée (action « Réactivation »);
  • L'action « Désinscription » indique qu'un administrateur a désinscrit l'utilisateur d'une session ou d'une cohorte, ou que cet utilisateur l'a fait de façon autonome;
  • L'action « Changement de statut » indique que le statut d'inscription de l'utilisateur a changé;
  • L'action « Changement du rôle » indique qu'un administrateur a changé le rôle de l'utilisateur. Veuillez consulter l'article Créer et gérer les profils de droits et les rôles pour en savoir plus à ce sujet;
  • L'action « Changement du statut de paiement » indique qu'un administrateur a changé le statut de paiement de l'utilisateur. Veuillez consulter l'article Gérer les transactions, les paiements et les remboursements pour en savoir plus à ce sujet;
  • L'action « Changement du statut d'autorisation » indique qu'un administrateur a changé le statut d'autorisation de l'utilisateur;
  • L'action « Ajouter à la liste d'attente » indique qu'un administrateur a déplacé l'utilisateur vers la liste d'attente pour une session;
  • L'action « Ajouter à la liste d'inscrits » indique qu'un administrateur a inscrit l'utilisateur depuis la liste d'attente;
  • L'action « Réactivation » indique qu'un administrateur a réactivé l'inscription de l'utilisateur préalablement désactivé;
  • L'action « Transfert de session » indique qu'un administrateur a tranféré l'utilisateur de session;
  • L'action « Changement de la date de disponiblité par un administrateu» indique qu'un administrateur a changé la date de disponibilité du contenu pour cet utilisateur;
  • L'action « Changement de la date de complétion par un administrateur » indique qu'un administrateur a changé la date de complétion maximale pour cet utilisateur;
  • L'action « Changement de la date d'inscription par un administrateur » indique qu'un administrateur a changé la date de d'inscription de cet utilisateur;

La colonne « Date » indique la date et l'heure de l'action menée.

La colonne « Ancienne valeur » indique l'état initial de l'utilisateur avant l'action.

La colonne « Nouvelle valeur » indique l'état final de l'utilisateur après l'action menée.

Si un administrateur a mené l'action, son nom sera indiqué dans la colonne « Effectué par ». Si le système a mené l'action automatiquement, il sera inscrit « API » dans cette même colonne. Le plus souvent, une action menée par API est une action prédéfinie par les paramètres d'une formation ou d'un programme de formation.

La colonne « Note », finalement, présente les notes administrative laissées pour chaque action. Vous pouvez laisser une note a posteriori à l'aide du bouton de la colonne « Options ».

Annulation de l'inscription

Pour annuler une inscription à une session ou à une cohorte, rendez-vous dans la liste des inscription, sous l'onglet du menu « Administration », puis sous le sous-onglet du même nom. Sélectionnez, dans la liste de vos formations, la formation pour laquelle vous désirez annuler l'inscription d'un ou de plusieurs utilisateurs, puis rendez-vous sous l'onglet « Inscriptions ». Vous vous retrouverez devant la page suivante : 

Cliquez sur le bouton , puis sur « Annulation de l'inscription » pour générer la page suivante :

Confirmez l'annulation de l'inscription en appuyant sur le bouton pour confirmer votre choix, ou sur  pour ignorer l'annulation et conserver l'utilisateur dans la liste des inscrits.

Suppression de l'inscription

Pour supprimer une inscription à une session ou à une cohorte, rendez-vous dans la liste des inscription, sous l'onglet du menu « Administration », puis sous le sous-onglet du même nom. Sélectionnez, dans la liste de vos formations, la formation pour laquelle vous désirez supprimer l'inscription d'un ou de plusieurs utilisateurs, puis rendez-vous sous l'onglet « Inscriptions ». Vous vous retrouverez devant la page suivante : 

Cliquez sur le bouton , puis sur « Supprimer l'inscription » pour générer la page suivante :

Confirmez la suppression de l'inscription en appuyant sur le bouton pour confirmer votre choix, ou sur  pour ignorer la suppression et conserver l'utilisateur dans la liste des inscrits.

ATTENTION : La suppression d'une inscription est irréversible. Vous ne pourrez consulter aucune trace de l'historique de cette inscription par la suite. Vous pourrez tout de même, bien entendu, réinscrire l'utilisateur, mais son historique sera réinitialisé.


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