Gérer les communications

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Créer et gérer les notifications
   Paramétrer les notification
   Sélectionner les destinataires
   Rédiger les notifications
Découvrir les différentes notifications du système et leur déclencheur
   Notifications de catégorie « Session »
   Notifications de catégorie « Portail »
   Notifications de catégorie « Règlement »
   Notifications de catégorie « Ressource »
   Notifications de catégorie « Programme de formation »
Écrire aux inscrits
Créer et gérer les campagnes de promotion

Notes
I. Le présent article affiche les informations en considérant que vous possédez le profil de droits nécessaire à la création et l'édition de notifications;
II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Introduction

Le système de gestion des apprentissages Lära LMS permet l'émission de communications manuelles et automatisées, tant sur le portail de formation de votre organisation que sur le courriel des utilisateurs qui y possèdent un compte. Les utilisateurs peuvent en tout temps se désabonner des notifications par courriel à partir de leur profil.

Le présent article détaille les différents mécanismes de communication automatisés du système, soit les différents types de notifications, la fonction « Écrire aux inscrits » et les campagnes de promotion. Pour apprendre à utiliser l'éditeur HTML et rédiger vos notifications, consultez l'article Utiliser adéquatement l'éditeur de texte

Créer et gérer les notifications

Pour créer une toute nouvelle notifications sur Lära ou pour modifier une notification déjà créée, rendez-vous sous l'onglet « Réglages avancés » du menu « Admininstration », puis sous « Notifications ». Les notifications sont sous-divisées en quatre grands groupes : Portail et utilisateurs, Formations et événements (sessions), Programmes de formation (Cohortes), Ressources (éléments de contenu) et Règlements et autodéclarations.

Paramétrer les notification

Une fois sur la page de gestion et de création des notifications, cliquez sur le bouton « Nouvelle notification », en haut, à droite.

Note : Pour paramétrer une notification déjà existante, cliquez sur son nom de la colonne « Nom » d'une des grilles de présentation des notifications existantes, puis rendez-vous sous l'onglet « Paramètres ». Vous vous retrouverez devant les options suivantes : 
Dans la section « Informations générales », entrez le nom administratif de votre notifications. C'est l'occasion de mettre un peu d'ordre dans vos notifications et d'en personnaliser le classement : vos créateurs de cours pourront activer à la pièce (selon vos choix organisationnels) les notifications qu'ils souhaitent activer pour chaque session.
Dans la section « Configuration de l'envoi », définissez la « catégorie de l'événement » sur laquelle portera votre nouvelle notification. Choisissez ensuite l' « événement » en question, qui servira de déclencheur à votre notification.

Note : ces événements sont présentés dans leur sections respectives du présent article. 
Dans la section « Déclenchement de l'envoi », définissez à quel moment sera émise votre notifications. Le plus souvent, c'est « Au moment de l'événement », mais dans plusieurs cas, comme pour la notification « Date de début d'une session », par exemple, vous pourriez envoyer la notification un certain nombre de jours « Avant l'événement », pour avertir les utilisateurs que leur session débutera bientôt, ou « Après l'événement », pour la « Date de fin de session ».




L'option « Envoyer une notification web uniquement » sert à envoyer la notification en question uniquement sur Lära. Aucun courriel ne sera émis.

Note : N'oubliez pas d'activer votre notification à l'aide du bouton « Actif », dans le haut de l'interface ou dans la grille des notifications, si vous désirez activer l'envoi par défaut de cette notification.

Sélectionner les destinataires

À qui est destinée votre notification? Il est primordial de le définir! Rendez-vous sous l'onglet « Destinataires » des « Paramètres » de votre notification. Il est possible d'émettre la notification à l'utilisateur concerné par l'événement, à un ou plusieurs utilisateurs spécifiques (une fois la notification créée), à un profil de droits ou à un rôle.
Les « Règles de restriction » permettent de cibler certains utilisateurs parmi les destinataires sélectionnés. Dans la majorité des cas, vous pouvez ignorer cette option. En revanche, si vous avez un besoin organisationnel précis, comme envoyer la notification seulement à vos membres parmi les destinataires (par exemple), communiquez avec votre conseiller en implantation pour établir une telle règle d'émission.
La section « Destinataires » permet de définir un ou une combinaison de destinataires qui recevront la notifications que vous aurez paramétrée.

Note : les « Utilisateur(s) spécifique(s) » n'apparaîssent qu'une fois la notification créée. Appuyez sur « Créer » au bas de l'interface.
DestinataireDéfinition
Utilisateur concerné
L'utilisateur concerné est l'utilisateur touché par l'événement, celui qui subit l'action. Il s'agit du participant de la session, par exemple, de l'inscrit au programme, du membre soumis au règlement (selon le contexte et la notification sélectionnée).
Utilisateur spécifiqueLes utilisateurs spécifiques doivent être sélectionnés parmi la liste des utilisateurs du système. Ils recevront une copie conforme de la notification ou la notification leur sera envoyée directement.
[Profil de droits]
Un profil de droits comme destinataire a pour effet de cibler l'utilisateur ayant le profil de droits correspondant le plus près de l'action sur l'organigramme. Cet effet est répliqué vers le niveau supérieur tant qu'un utilisateur ayant le profil de droits correspondant n'aura pas été atteint par la notification. Par exemple, une notification « Demande d'inscription à approuver » avec un profil de droit d' « Approbateur » comme destinataire sera émise aux utilisateurs ayant le profil de droits « Approbateur » sur la branche de l'utilisateur concerné par l'événement, soit la personne qui fait la demande d'inscription. Si aucun utilisateur n'a ce profil sur cette branche, la notification sera émise selon les mêmes règles sur la branche supérieure. Cette action est récursive jusqu'à ce que la notification « trouve » un approbateur sur l'organigramme. Si aucun utilisateur ne possède le droit ciblé, l'administrateur-système le plus près de l'action recevra la notification.
[Rôle]
Un rôle comme destinataire a pour effet de cibler l'utilisateur ayant le rôle correspondant le plus près de l'action menée, c'est-à-dire qui est inscrit à la même session que l'utilisateur concerné par l'événement. Par exemple, une notification « Rappel d'activité » sur une activité en présence ayant comme destinataire le rôle « Formateur » sera émise aux utilisateurs ayant le rôle « Formateur » qui sont inscrit à la session où est paramétrée cette activité en présence.

Rédiger les notifications

Maintenant que vous avez défini qui recevra votre notification, il est temps de rédiger! NOTE IMPORTANTE : Vous devez conserver le tableau prédéfini dans la notification. Vous pouvez évidemment modifier le texte, mais la modification du tableau lui-même peut cause des problèmes d'affichage de votre notification.

Pour apprendre à utiliser l'éditeur HTML et rédiger vos notifications, consultez l'article Utiliser adéquatement l'éditeur de texte.

Découvrir les différentes notifications du système et leur déclencheur

Dans la présente section, nous vous présentons les différentes notifications du système et leur processus de déclenchement. Sachez que toutes les notifications existantes ne sont pas nécessairement créées par défaut sur le système. Vous pouvez cependant les créer selon les indications ci-haut.

Notifications de catégorie « Session »

Les notifications de catégorie « Session » touchent les actions se déroulant dans des sessions spécifiques de formation ou d'événement. Les notifications peuvent être activées ou modifiées indépendamment dans les « Paramètres » de chaque session, sous l'onglet « Notifications programmées », à l'aide du bouton de liaison. Lorsqu'une notification est liée, elle prend les paramètres de la notifications centralisée dans les « Réglages avancés » du système. Lorsqu'elle est déliée, elle devient une copie complètement indépendante.

Description des différentes notifications de session :

ÉvénementDéfinition
Achat en lot - AnnulationLors de l'annulation d'une session où ont été inscrits des utilisateurs par achat en lot, émet une notification de confirmation d'annulation de la session.
Note 1 : l'utilisateur concerné est l'acheteurs des places.
Note 2 : Les participants à qui ont a assigné des places, quant à eux, sont soumis aux notifications régulières activées pour la sessions (ex. : désinscription par l'organisation).
Achat en lot - Assignation à une formationLors de l'achat en lot de places pour une session de formation, émet une notification au participant lorsqu'une place lui a été attribuée par l'acheteur.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui reçoit la place achetée.
Note 2 : il est impossible de désactiver cette notification. Si l'événement n'a jamais lieu, elle ne sera jamais émise.
Achat en lot - Confirmation d'achat
Lors de l'achat en lot de places pour une session de formation, émet une notification de paiement reçu pour les inscriptions. 
Note : l'utilisateur concerné est l'acheteur et non les inscrits par achat en lot.
Achat en lot - Libération de placeLors du refus par un utilisateur de la place d'achat en lot qui lui a été assignée par courriel avec confirmation, émet une notification de place libérée.
Note : L'utilisateur concerné est l'acheteur des places en lot qui voit une de ses places achetées libérer.
Achat en lot - Révocation d'une formation assignéeLors de la révoquation d'une place assignée à un utilisateur, émet une notification de révocation de place.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur à qui une place a été assignée, puis a été révoquée.
Achat en lot - Sièges restantsà venir
Annulation d'une sessionLorsqu'une session est annulée par un administrateur, émet une notification de confirmation d'annulation de session.
Note : l'utilisateur concerné est le participant inscrit à la session.
Changement de statut sur une inscriptionLorsque le statut d'inscription d'un utilisateur est modifié, émet une notification de changement de statut sur l'inscription.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant inscrit à la session.
Note 2 : la notification de changement de statut se superpose à toute autre notification sur le statut activée.
Désinscription et transfert par l'organisationLors de l'annulation d'une session ET du transfert des participants inscrits vers une autre session, émet une notification de confirmation d'annulation et de transfert par l'organisation.
Note : l'utilisateur concerné est le participant inscrit à la session.
Désinscription par le participantLors de la désinscription autonome par le participant, émet une notification de confirmation de désinscription.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui se désinscrit de la session.
Date de début d'une sessionÉmet une notification de confirmation basée sur la date de début de la session.
Note : l'utilisateur concerné est le participant inscrit à la session qui débute.
Date de fin d'une sessionÉmet une notification de confirmation basée sur la date de fin de la session.
Note : l'utilisateur concerné est le participant inscrit à la session qui prend fin.
Date limite d'accès au contenu d'une sessionÉmet une notification de confirmation de limite d'accès au contenu d'une session. Après ce moment, le participant ne pourra plus accéder à la session.
Note : l'utilisateur concerné est le participant inscrit à la session pour laquelle la limite d'accès au contenu est atteinte ou sera atteinte.
Date limite de complétion d'une sessionÉmet une notification de confirmation de limite de temps alloué pour compléter une session. Après ce moment, le participant ne pourra plus compléter le contenu et obtenir d'attestation de manière automatisée.
Note 1 : il est tout de même possible pour un administrateur de marquer la complétion et d'émettre une attestation;
Note 2 : l'utilisateur concerné est le participant inscrit à la session pour laquelle la limite de complétion est atteinte ou sera atteinte.
Engagement - Engagement complété avec succèsà venir
Engagement - Engagement complété en échecà venir
Engagement - Expiration de l'engagementà venir
Inscription - Paiement avec facturationLors d'une inscription unique à une session avec méthode de paiement « Paiement par facturation », émet une confirmation d'inscription et de paiement.
Note 1 : lors d'une inscription multiple avec paiement unique, c'est plutôt la notification de portail « Panier d'achat - Paiement reçu » qui sera émise.
Note 2 : l'utilisateur concerné est le participant qui s'inscrit avec le paiement par facturation.
Inscription à la carte - Modification du choix d'activitésLors de la modification administrative d'un forfait d'une session « À la carte » d'un participant, émet une notification de confirmation de changement de choix d'activités.
Note : l'utilisateur concerné est le participant de qui le forfait a été modifié.
Inscription à la carte - Paiement avec facturationLors d'une inscription unique à un forfait d'une session « À la carte » avec méthode de paiement « Paiement par facturation », émet une notification de confirmation d'inscription et de paiement.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui s'inscrit avec le paiement par facturation.
Inscription à la carte avec approbationLors d'une inscription à un forfait d'une session « À la carte » avec méthode d'autorisation « Approuvée par un administrateur », émet une notification de confirmation de demande d'inscription en attente d'une approbation.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui s'inscrit en attente d'approbation. Il peut s'ensuivre les notifications d'inscription approuvée ou refusée, selon le cas.
Inscription à la carte avec paiement en attenteLors d'une inscription unique à un forfait d'une session « À la carte » avec méthode de paiement « Chèque » ou  « Argent comptant », émet une notification de confirmation de paiement en attente.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui s'inscrit avec le en attente.
Note 2 : le participant n'aura pas accès au contenu de la session tant que le paiement n'aura pas été marqué comme reçu par un administrateur.
Inscription à la carte sans paiementLors d'une inscription unique à un forfait d'une session « À la carte » sans tarification ou avec une tarification de 0$, émet une notification de confirmation d'inscription.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui s'inscrit à la session sans faire de paiement.
Note 2 : l'utilisateur qui s'inscrit à une session tarifée mais mène une transaction de 0$ grace à un rabais ou un code promotionnel recevra la présente notification.
Inscription approuvéeLors de l'approbation de la demande d'inscription d'un participant dans le contexte d'une formation avec méthode d'autorisation « Approuvée par un administrateur » où la session n'a pas de tarification, émet une confirmation d'approbation d'inscription.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui est approuvé pour l'inscription.
Inscription approuvée - paiement requisLors de l'approbation de la demande d'inscription d'un participant dans le contexte d'une formation avec méthode d'autorisation « Approuvée par un administrateur » où il y a paiement, émet une confirmation d'approbation d'inscription qui nécessite maintenant un paiement.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui est approuvé pour l'inscription.
Note 2 : le paiement doit être fait après l'autorisation.
Inscription avec approbationLors d'une demande d'inscription à une session de formation avec méthode d'autorisation « Approuvée par un administrateur », émet une notification de demande d'inscription.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui fait la demande d'inscription.
Note 2 : le paiement, s'il y a lieu, se fait après l'approbation.
Inscription avec file d'attenteLors de l'inscription à une session de formation ayant atteint sa pleine capacité et où la file d'attente est activée, émet une notification de confirmation d'inscription en file d'attente.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui s'inscrit en file d'attente.
Note 2 : le paiement, s'il y a lieu, se fait lors de l'inscription en file d'attente.
Inscription avec paiement en attenteLors de l'inscription à une session de formation avec méthode de paiement par « Chèque » ou par « Argent comptant », émet une notification de paiement en attente.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui s'inscrit en utilisant une méthode de paiement par chèque ou par argent comptant.
Note 2 : le participant n'aura pas accès au contenu de session tant que le paiement n'aura pas été marqué comme reçu par un administrateur. 
Inscription depuis la file d'attenteLors de l'inscription depuis la file d'attente menée par un administrateur, émet une notification de confirmation d'inscription à la session depuis la file d'attente.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui s'est inscrit en file d'attente et qui est inscrit à la session.
Inscription manuelleLors de l'inscription administrative/manuelle à une session de formation, émet une notification de confirmation d'inscription.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant inscrit de manière administrative.
Note 2 : l'inscription manuelle outrepasse tous les paramètres du système, comme le paiement ou le maximum d'inscrits.
Inscription manuelle à une session à la carteLors de l'inscription administrative/manuelle à un forfait de session « À la carte », émet une notification de confirmation d'inscription.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui est inscrit à la session « À la carte ».
Note 2 : l'inscription manuelle outrepasse tous les paramètres du système, comme le paiement ou le maximum d'inscrits.
Inscription refuséeLors du refus de la demande d'inscription d'un participant dans le contexte d'une formation avec méthode d'autorisation « Approuvée par un administrateur » où la session n'a pas de tarification, émet une confirmation d'approbation d'inscription.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui est approuvé pour l'inscription.
Inscription sans paiementLors de l'inscription à une session de formation sans paiement ou à 0$, émet une notification de confirmation d'inscription.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui s'est inscrit sans paiement.
Note 2 : l'utilisateur qui s'inscrit à une session tarifée mais mène une transaction de 0$ grace à un rabais ou un code promotionnel recevra la présente notification.
Maximum d'inscription atteintà venir
Minimum d'inscription atteintà venir
Minimum d'inscription non atteintà venir
Nouveau messageLorsqu'un nouveau message a été publié sous une discussion de forum, émet une notification de nouveau message.
Note : l'utilisateur concerné est tout participant ayant accès au forum en question.
Nouvelle demande d'inscription à approuverLorsqu'une demande d'inscription est à approuver sur une session de formation avec méthode d'autorisation « Approuvée par un administrateur », émet une notification d'inscription à approuver.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui doit être approuvé.
Nouvelle discussionLorsqu'une nouvelle discussion a été publiée dans un forum, émet une notification de nouvelle discussion.
Note : l'utilisateur concerné est tout participant ayant accès au forum en question.
Paiement reçu pour inscription à une sessionLorsqu'une inscription unique avec paiement a lieu pour une session de formation, émet une notification de confirmation d'inscription et de paiement reçu.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui s'inscrit avec paiement.
Note 2 : l'utilisateur qui procède à plusieurs inscriptions avec paiement unique recevra plutôt la notification de portail « Panier d'achat - Paiement reçu ».
Paiement reçu pour une inscription à la carteLors d'une inscription unique à un forfait d'une session « À la carte » avec paiement, émet une notification de confirmation d'inscription.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui s'inscrit au forfait de session à la carte.
Remboursement reçu d'une inscriptionLors d'un remboursement effectué sur une inscription à une session de formation, émet une notification de confirmation de remboursement.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui reçoit le remboursement.
Session complétéeLors de la complétion d'une session de formation, émet une confirmation de complétion de session.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui complète la session.
Session complétée avec échecà venir
Session complétée avec succèsà venir

Notifications de catégorie « Portail »

La catégorie d'événements de notification « Portail » touche les actions se déroulant à un niveau administratif sur les portails de votre environnement. Elle servent à confirmer des actions importantes ou permettent d'exercer une vigilence sur les actions menées par les administrateurs.

Description des différentes notifications de portail :

ÉvénementDéfinition du déclencheur
Création d'un catalogueUn catalogue a été créé par un administrateur.
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui crée le catalogue.
Création d'un groupe d'utilisateursUn groupe d'utilisateurs a été créé par un administrateur
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui crée le groupe d'utilisateurs.
Création d'un organigrammeUne nouvelle branche de l'organigramme a été créée par un administrateur.
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui crée la branche.
Création d'utilisateurUn nouvel utilisateur a été créé par un administrateur.
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui crée l'utilisateur.
Création de portailUn nouveau portail a été créé par un administrateur.
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui crée le portail.
Désactivation d'utilisateurUn utilisateur a été désactivé par un administrateur.
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui désactive l'utilisateur.
Désactivation de portailà venir
Modification d'un catalogueLes paramètres d'un catalogue ont été modifiés par un administrateur.
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui modifie les paramètres d'un catalogue.
Modification d'un groupe d'utilisateursLes paramètres d'un groupe d'utilisateurs ont été modifiés par un administrateur.
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui modifie les paramètres d'un groupe d'utilisateurs.
Modification d'un organigrammeLes paramètres d'une branche de l'organigramme ont été modifiés par un administrateur.
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui modifie les paramètres d'une branche de l'organigramme.
Modification d'utilisateurLes informations du sous-onglet « Profil » de l'onglet « Profil » du dossier utilisateur ont été modifiées par un administrateur ou par l'utilisateur lui-même (informations personnelles).
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur dont les informations profil sont modifiées.
Modification de portailLes paramètres d'un portail ont été modifiés par un administrateur.
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui modifie le portail.
Modification des droits d'un organigrammeLe profil de droits d'un utilisateur sur une branche a été modifié par un administrateur.
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui modifie le profil de droits d'un utilisateur sur une branche de l'organigramme.
Octroi d'attestationUne attestation a été émise dans le dossier d'un utilisateur, qui a atteint les exigences de complétion avec succès d'une session (formation) ou d'une cohorte (programme de formation).
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui reçoit l'attestation.
Panier d'achat - Paiement reçu
Un paiement a été reçu pour une transaction par panier d'achat contenant plus qu'une inscription (inscription multiple en une transaction).
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui a procédé à l'inscription multiple avec paiement unique par panier d'achat.
Suppression d'un catalogueUn catalogue a été supprimé par un administrateur.
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui supprimer le catalogue.
Suppression d'un groupe d'utilisateursUn groupe d'utilisateurs a été supprimé par un administrateur.
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui supprime le groupe d'utilisateurs.
Suppression d'un organigrammeUne branche de l'organigramme a été supprimée par un administrateur.
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui supprime l'organigramme.
Supression d'utilisateur
Un utilisateur a été supprimé par un administrateur.

Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui supprime l'utilisateur.

Notifications de catégorie « Règlement »

Certaines organisations possèdent des utilisateurs soumis à un règlement de formation continue obligatoire (ou non obligatoire) auquel peut être attachée des notifications. La catégorie d'événement de notification « Règlement » permet d'activer ces notifications. 

Description des différentes notifications de règlement :

ÉvénementDéfinition
Autodéclaration à approuverLors d'une autodéclaration par un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire, émet une notification d'autodéclaration à approuver.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur qui est soumis aux exigences d'une période réglementaire et qui soumet l'autodéclaration.
Autodéclatation a été approuvéeLors de l'approbation par un administrateur de l'autodéclaration soumise par un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire, émet une confirmation d'appobation sur l'autodéclaration.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur qui est soumis aux exigences d'une période réglementaire, qui fait l'autodéclaration et qui la voit approuver.
Autodéclaration a été refuséeLors du refus par un administrateur de l'autodéclaration soumise par un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire, émet une confirmation de refus sur l'autodéclaration.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur qui est soumis aux exigences d'une période réglementaire, qui fait l'autodéclaration et qui la voit refuser.
Autodéclaration: demande de renseignements supplémentairesLors d'une demande de renseignements supplémentaires d'un administrateur pour l'autodéclaration soumise par un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire, émet une notification de confirmation de demande de renseignements supplémentaires pour une autodéclaration.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur qui est soumis aux exigences d'une période réglementaire et qui soit founir de nouveaux renseignements.
Autodéclaration: nouvelleLors d'une autodéclaration soumise par un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire, émet une confirmation de soumission d'une nouvelle autodéclaration.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur qui est soumis aux exigences d'une période réglementaire qui soumet une nouvelle autodéclaration.
Demande de dispense - En attente d'approbationLors d'une demande de dispense soumise par un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire, émet une notification de confirmation de demande de dispense.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur qui est soumis aux exigences d'une période réglementaire et qui fait la demande de dispense.
Demande de dispense - En attente de renseignements supplémentairesLors d'une demande de renseignements supplémentaires d'un administrateur pour une demande de dispense soumise par un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire, émet une notification de confirmation de demande de renseignements supplémentaires pour une demande de dispense.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur qui est soumis aux exigences d'une période réglementaire et qui soit founir de nouveaux renseignements.
Demande de dispense à approuverLors d'une demande de dispense faite par un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire, émet une notification de demande de dispense à approuver.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur qui est soumis aux exigences d'une période réglementaire et qui soumet la demande de dispense.
Demande de dispense analysée - Décision rendueLors de l'approbation ou du refus d'une demande de dispense faite par un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire par un administrateur, émet une notification de décision rendue.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur qui est soumis aux exigences d'une période réglementaire et qui reçoit la décision concernant sa demande de dispense.
Demande de révision à évaluerLors d'une demande de révision de la décision rendue au regard d'une demande de dispense faite par un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire, émet une notification de demande de révision.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur qui est soumis aux exigences d'une période réglementaire et qui fait la demande de révision de la décision rendue concernant sa demande de dispense.
Demande de révision analysée - Décision rendueLors d'une demande de révision approuvée ou refusée par un administrateur au regard de la décision déjà rendue sur une demande de dispense faite par un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire, émet une notification de demande de révision analysée.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur qui est soumis aux exigences d'une période réglementaire, qui a fait la demande de révision de la décision rendue concernant sa demande de dispense et qui la voit approuver ou refuser.
Demande de révision de la décision rendue - En attente d'approbationLors d'une demande de révision sur une demande de dispense faite par un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire, émet une notification de demande de révision en attente d'approbation.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur qui est soumis aux exigences d'une période réglementaire, qui a fait la demande de révision de la décision rendue concernant sa demande de dispense et qui la voit approuver ou refuser.
Modification d'une dispense
Lors de la modification par un administrateur de la demande de dispense faite par un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire ou par ce dernier, émet une notification de modification de dispense.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur qui est soumis aux exigences d'une période réglementaire et qui voit sa demande de dispense modifier.
Période de dispense modifiéeà venir
Renseignements supplémentaires ajoutés à la demandeLors de l'ajout de renseignements supplémentaires pour une demande de dispense soumise par un utilisateur soumis aux exigences d'une période réglementaire, émet une notification de confirmation de renseignements supplémentaires ajoutés à la demande de dispense.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur qui est soumis aux exigences d'une période réglementaire et qui a fourni de nouveaux renseignements.

Notifications de catégorie « Ressource »

La catégorie d'événements de notification « Ressources » touche les actions se déroulant sur les éléments de contenu des sessions et sur les ressources. Elle servent à communiquer des informations aux participants ou permettent d'exercer une vigilence sur les actions menées par les créateurs de cours et les formateurs.

Description des différentes notifications de ressource :

ÉvénementDéfinition
Activité en présence: Modification de l'emplacement
Lors de la modification de l'emplacement ou de la salle d'un emplacement associé à un élément « Activité en présence » dans une session de formation, émet une notification de confirmation de changement d'emplacement ou de salle.
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui mène l'action de changement d'emplacement ou de salle, ainsi que tous les participants associés à l'activité en présence.
Activité en présence: Modification de la dateLors de la modification de la date d'un élément « Activité en présence » dans une session de formation, émet une notification de confirmation de changement de date.
Note : l'utilisateur concerné est l'administrateur qui mène l'action de changement de date, ainsi que tous les participants associés à l'activité en présence.
Activité en présence: Rappel d'activitéLors de la tenue d'un élément « Activité en présence » dans une session de formation, émet une notification de rappel de l'activité.
Note : l'utilisateur concerné est tous les participants associés à l'activité en présence.
Complétion: Points reçus lors de la complétionà venir
Complétion: Ressource complétée avec échecLors de la complétion en échec d'un élément ayant ces capacités dans une session de formation, émet une notification de confirmation d'échec dans le cadre de cette ressource.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui complète la ressource en échec.
Complétion: Ressource complétée avec succèsLors de la complétion avec succès d'un élément ayant ces capacités dans une session de formation, émet une notification de confirmation de succès dans le cadre de cette ressource.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui complète la ressource avec succès.
Dépôt de travail: Correction par un formateurLors de l'évaluation par un administrateur d'un travail déposé par un participant dans un élément « Dépôt de travail » dans une session de formation, émet une confirmation de correction.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui a déposé un travail et qui le voit évaluer.
Dépôt de travail: Dépôt par l'apprenantLors du dépôt d'un travail par un participant dans un élément « Dépôt de travail » dans une session de formation, émet une notification de confirmation de travail déposé.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui dépose le travail dans la boîte de dépôt.
Dépôt de travail: Date d'expirationLors de l'atteinte de la date limite pour déposer un travail dans un élément « Dépôt de travail » dans une session de formation, émet une confirmation de date limite pour le dépôt du travail.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui dépose le travail dans la boîte de dépôt.
Dépôt de travail: Date de débutà venir
Dépôt de travail: Extension de la date limiteLors de l'extention de la date limite de dépôt pour un participant dans un élément « Dépôt de travail » dans une session de formation, émet une notification de confirmation d'extension de date limite pour le dépôt.
Note : l'utilisateur concerné est le participant pour qui la date limite de dépôt est modifiée.
Dépôt de travail: Nouvelle tentative octroyéeLors de l'ajout d'un tentative de dépôt pour un participant dans un élément « Dépôt de travail » dans une session de formation, émet une notification de confirmation de d'ajout de tentative pour le dépôt.
Note : l'utilisateur concerné est le participant pour qui une tentative a été ajoutée.
Disponibilité: Date de début de disponibilitéà venir
Disponibilité: Date de fin de disponibilitéà venir
Disponibilité: Modification des conditionsLors d'une modification sur les conditions de disponibilité d'un élément dans une session de formation, comme les dates de disponibilité ou les prérequis, émet une notification de confirmation de modification des conditions.
Note : l'utilisateur concerné est tous les participants associés à cet élément.
Document / Vidéo : Mise à jour du fichierLors du remplacement du fichier déposé dans un élément « Document / Vidéo » d'une session de formation, émet une confirmation de mise à jour du fichier.
Note : l'utilisateur concerné est tous les participants associés à cet élément.
Questionnaire: Correction reçueLors de la correction par un administrateur d'une réponse à une question ouverte d'un élément « Questionnaire » d'une session de formation, émet une confirmation de correction de la réponse soumise.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui voit sa réponse corriger.
Questionnaire : Nouvelle réponse d'un participantà venir
Questionnaire : Nouvelle tentative reçueà venir
Questionnaire : Tentatives du questionnaire suppriméesà venir
Webinaire/Classe virtuelle : Changement du rôle d'un utilisateurLors du changement de rôle dans un élément « Webinaire/Classe virtuelle », émet une notification de confirmation de changement de rôle.
Note : l'utilisateur concerné est le participant de qui le rôle est modifié.
Webinaire/Classe virtuelle : Enregistrement disponibleà venir
Webinaire/Classe virtuelle : Exportation d'un enregistrement terminéà venir
Webinaire/Classe virtuelle : Modification de la dateLors de la modification de la date d'un élément « Webinaire/Classe virtuelle », émet une confirmation de changement de date.
Note : l'utilisateur concerné est tous les participants associés à l'élément.
Webinaire/Classe virtuelle : Rappel d'activitéà venir
Webinaire/Classe virtuelle : Utilisateur désassocié de l'activitéLors du retrait d'un participant d'un élément « Webinaire/Classe virtuelle », émet une notification de retrait de l'activité.
Note : l'utilisateur concerné est le participant retiré de l'activité.

Notifications de catégorie « Programme de formation »

Les notifications de catégorie « Programme de formation » touchent les actions se déroulant dans des cohortes spécifiques de programmes de formation. Les notifications peuvent être activées ou modifiées indépendamment dans les « Paramètres » de chaque cohorte de programme de formation, sous l'onglet « Notifications programmées », à l'aide du bouton de liaison. 
Lorsqu'une notification est liée, elle prend les paramètres de la notifications centralisée dans les « Réglages avancés » du système. Lorsqu'elle est déliée, elle devient une copie complètement indépendante.

Description des différentes notifications de programme de formation :

ÉvénementDéfinition
Achat en lot - AnnulationLors de l'annulation d'une cohorte de programme de formation où ont été inscrits des utilisateurs par achat en lot, émet une notification de confirmation d'annulation de la cohorte.
Note 1 : l'utilisateur concerné est l'acheteurs des places.
Note 2 : Les participants à qui ont a assigné des places, quant à eux, sont soumis aux notifications régulières activées pour la cohorte (ex. : désinscription par l'organisation).
Achat en lot - Assignation à un programmeLors de l'achat en lot de places pour une cohorte de programme de formation, émet une notification au participant lorsqu'une place lui a été attribuée par l'acheteur.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui reçoit la place achetée.
Note 2 : il est impossible de désactiver cette notification. Si l'événement n'a jamais lieu, elle ne sera jamais émise.
Achat en lot - Confirmation d'achatLors de l'achat en lot de places pour une cohorte de programme de formation, émet une notification de paiement reçu pour les inscriptions.
Note : l'utilisateur concerné est l'acheteur et non les inscrits par achat en lot.
Achat en lot - Libération de placeà venir
Achat en lot - Révocation d'un programme assignéLors de la révoquation d'une place assignée à un utilisateur, émet une notification de révocation de place.
Note : l'utilisateur concerné est l'utilisateur à qui une place a été assignée, puis a été révoquée.
Achat en lot - Sièges restantsà venir
Annulation d'un programme de formationLorsqu'une cohorte de programme de formation est annulée par un administrateur, émet une notification de confirmation d'annulation de cohorte.
Note : l'utilisateur concerné est le participant inscrit à la cohorte.
Changement de statut sur une inscriptionLorsque le statut d'inscription d'un utilisateur à une cohorte de programme de formation est modifié, émet une notification de changement de statut sur l'inscription.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant inscrit à la session.
Note 2 : la notification de changement de statut se superpose à toute autre notification sur le statut activée.
Désinscription et transfert par l'organisationLors de l'annulation d'une cohorte de programme de formation ET du transfert des participants inscrits vers une autre cohorte, émet une notification de confirmation d'annulation et de transfert par l'organisation.
Note : l'utilisateur concerné est le participant inscrit à la cohorte.
Désinscription par l'organisationLors de la désinscription d'un participant d'une cohorte de programme de formation par un administrateur, émet une notification de confirmation de désinscription.
Note : l'utilisateur concerné est le participant désinscrit de la cohorte.
Désinscription par le participantLors de la désinscription autonome d'une cohorte de programme de formation par le participant, émet une notification de confirmation de désinscription.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui se désinscrit de la cohorte.
Date de début d'un programme de formationLors du début d'une cohorte de programme de formation, émet une notification de confirmation de début de la cohorte.
Note : l'utilisateur concerné est le participant inscrit à la cohorte qui débute.
Date de fin d'un programme de formationLors de la fin d'une cohorte de programme de formation, émet une notification de confirmation de fin de la cohorte.
Note : l'utilisateur concerné est le participant inscrit à la cohorte qui prend fin.
Date limite de complétion d'un programme de formationLors de la limite de complétion d'une cohorte de programme de formation, émet une notification de confirmation de limite de temps alloué pour compléter une cohorte. Après ce moment, le participant ne pourra plus compléter le contenu et obtenir d'attestation de manière automatisée.
Note 1 : il est tout de même possible pour un administrateur de marquer la complétion et d'émettre une attestation.
Note 2 : l'utilisateur concerné est le participant inscrit à la cohorte pour laquelle la limite de complétion est atteinte ou sera atteinte.
Engagement - Engagement complété avec succèsà venir
Engagement - Engagement complété en échecà venir
Engagement - Expiration de l'engagementà venir
Inscription - Paiement avec facturation Lors d'une inscription unique à une cohorte de programme de formation avec méthode de paiement « Paiement par facturation », émet une confirmation d'inscription et de paiement.
Note 1 : lors d'une inscription multiple avec paiement unique, c'est plutôt la notification de portail « Panier d'achat - Paiement reçu » qui sera émise.
Note 2 : l'utilisateur concerné est le participant qui s'inscrit avec le paiement par facturation.
Inscription approuvéeLors de l'approbation de la demande d'inscription d'un participant dans le contexte d'une cohorte de programme de formation avec méthode d'autorisation « Approuvée par un administrateur » où la cohorte n'a pas de tarification, émet une confirmation d'approbation d'inscription.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui est approuvé pour l'inscription.
Inscription approuvée - Paiement requisLors de l'approbation de la demande d'inscription d'un participant dans le contexte d'une cohorte de programme de formation avec méthode d'autorisation « Approuvée par un administrateur » où il y a paiement, émet une confirmation d'approbation d'inscription qui nécessite maintenant un paiement.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui est approuvé pour l'inscription.
Note 2 : le paiement doit être fait après l'autorisation.
Inscription avec approbationLors d'une demande d'inscription à une cohorte de programme de formation avec méthode d'autorisation « Approuvée par un administrateur », émet une notification de demande d'inscription.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui fait la demande d'inscription.
Note 2 : le paiement, s'il y a lieu, se fait après l'approbation.
Inscription avec paiement en attenteLors de l'inscription à une cohorte de programme de formation avec méthode de paiement par « Chèque » ou par « Argent comptant », émet une notification de paiement en attente.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui s'inscrit en utilisant une méthode de paiement par chèque ou par argent comptant.
Note 2 : le participant n'aura pas accès au contenu de la cohorte tant que le paiement n'aura pas été marqué comme reçu par un administrateur.
Inscription manuelleLors de l'inscription administrative/manuelle à une cohorte de programme de formation, émet une notification de confirmation d'inscription.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant inscrit de manière administrative.
Note 2 : l'inscription manuelle outrepasse tous les paramètres du système, comme le paiement ou le maximum d'inscrits.
Inscription refuséeLors du refus de la demande d'inscription d'un participant dans le contexte d'une cohorte de programme de formation avec méthode d'autorisation « Approuvée par un administrateur » où la cohorte n'a pas de tarification, émet une confirmation d'approbation d'inscription.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui est approuvé pour l'inscription.
Inscription sans paiementLors de l'inscription à une cohorte de programme de formation sans paiement ou à 0$, émet une notification de confirmation d'inscription.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui s'est inscrit sans paiement.
Note 2 : l'utilisateur qui s'inscrit à une cohorte tarifée, mais mène une transaction de 0$ grace à un rabais ou un code promotionnel recevra la présente notification.
Maximum d'inscriptions atteintà venir
Minimum d'inscriptions atteintà venir
Minimum d'inscriptions non atteintà venir
Nouvelle demande d'inscription à approuverLorsqu'une demande d'inscription est à approuver sur une cohorte de programme de formation avec méthode d'autorisation « Approuvée par un administrateur », émet une notification d'inscription à approuver.
Note : l'utilisateur concerné est le participant dont l'inscription doit être approuvée.
Octroi d'attestationLorsqu'une attestation a été émise dans le dossier d'un utilisateur, qui a atteint les exigences de complétion avec succès d'une cohorte de programme de formation, émet une confirmation de dépôt d'attestation.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui reçoit l'attestation.
Paiement reçu pour inscription à un programme de formationLorsqu'une inscription unique avec paiement a lieu pour une cohorte de programme de formation, émet une notification de confirmation d'inscription et de paiement reçu.
Note 1 : l'utilisateur concerné est le participant qui s'inscrit avec paiement.
Note 2 : l'utilisateur qui procède à plusieurs inscriptions avec paiement unique recevra plutôt la notification de portail « Panier d'achat - Paiement reçu ».
Programme de formation complétéLors de la complétion d'une cohorte de programme de formation, émet une confirmation de complétion de cohorte.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui complète la cohorte.
Remboursement reçu d'une inscriptionLors d'un remboursement effectué sur une inscription à une cohorte de programme de formation, émet une notification de confirmation de remboursement.
Note : l'utilisateur concerné est le participant qui reçoit le remboursement.
Suppression de l'inscriptionà venir

Écrire aux inscrits

La fonction « Écrire aux inscrits » vous permet d'écrire aux participants d'une formation, d'une session de formation, d'un programme de formations ou d'une cohorte de programme. Pour ce faire, rendez-vous sous l'onglet « Formations et événements » ou « Programmes de formation », puis sous le sous-onglet du même nom. Cliquez sur le nom de la formation ou du programme dans la liste, puis rendez-vous sous l'onglet « Participants ».
Si vous voulez spécifiquement écrire aux participants d'une session ou d'une cohorte, faites ce même processus en cliquant sur le nom de la session ou de la cohorte dans la liste, puis rendez-vous sous l'onglet « Participants ». Une fois devant une liste de participants, cliquez sur le bouton « Écrire aux inscrits », dans le haut à droite de l'interface.
Avant de sélectionner des destinataires pour votre envoi, vous devez entrer un sujet dans le champ « Sujet ». Il s'agit du titre de la notification ou du courriel. Ensuite, rédigez votre courriel dans l'éditeur de texte « Message ».
Si vous voulez utiliser un gabarit de texte préformaté pour votre message, cliquez sur « Utiliser un gabarit ».

ATTENTION : l'application d'un gabarit écrasera votre message. Vous devez le faire avant de rédiger.

Pour en savoir davantage sur l'utilisation de l'éditeur HTML, consultez l'article Utiliser adéquatement l'éditeur de texte (HTML). Pour en savoir davantage sur l'utilisation et la création de gabarits de textes, consultez l'article Créer, gérer et utiliser les gabarits de texte.

Vous pouvez sélectionner manuellement des participants dans la liste pour leur envoyer un message, ou utiliser le bouton de sélection multiple « Sélectionner tout » pour écrire à tous les participants de la liste affichée. 
Si vous désirez envoyer votre message à des utilisateurs plus ciblés, plusieurs options sont offertes : 
  • Rôle : permet de filtrer par rôle les participants, pour écrire aux formateurs, par exemple, ou aux participants uniquement;
  • Statut d'inscription : permet de filtrer les participants selon leur statut d'inscription, pour écrire à ceux qui n'auraient pas complété leur inscription encore, par exemple;
  • Session/Cohorte : permet de filtrer les participants d'une session ou d'une cohorte précisément (selon le niveau administratif où vous vous trouvez);
  • Complétion : permet de filtrer les participants en fonction de leur statut de complétion, pour n'écrire qu'à ceux qui n'auraient pas encore complété leur session ou leur cohorte, par exemple;
  • Date d'inscription : permet de filtrer les participants selon leur date d'inscription.
Un fois vos destinataires sélectionnés, vous pouvez « Envoyer » pour envoyer votre message et demeurer sur la page, « Envoyer et terminer » pour envoyer votre message et quitte la page. 
En tout temps, vous pouvez cliquer sur « Aperçu » pour consulter un aperçu de votre message avant de l'envoyer.

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