Créer et paramétrer les formations et événements

Introduction
Vous avez maintenant découvert comment naviguer sur le portail et gérer le visuel de votre portail et d'autres éléments de formation. Voyons maintenant comment créer une nouvelle formation et la paramétrer avant d'y ajouter du contenu.

ORGANISATION DE L'ARTICLE
1. Créer une nouvelle formation
2. Paramétrer une formation ou un événement
    I. Informations générales
    II. Visuel
    III. Inscriptions et catalogues
    IV. Administration
    V. Autodéclaration
    VI. Notation et attestation
    VII. Tarification
    VIII. Forums
 

3. Supprimer une formation

NOTES
I. Le présent article tient pour acquis que vous possédez le profil de droits ou le rôle nécessaire à la création et à la gestion des formations. Si vous avez besoin de ces droits, communiquez avec le responsable de l'équipe de formation de votre organisation

II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.


1. Créer une nouvelle formation (retourner au haut de l'article)  
Vous désirez maintenant créer votre première formation et la mettre en vente sur le portail de votre organisation! L'aventure commence ici! Pour créer votre première formation, rendez-vous sous l'onglet de la section  du menu administation. Vous vous trouverez devant la liste des formations que vous aurez créées, si c'est le cas. Pour découvrir comment naviguer dans le menu administration, consultez l'article Naviguer sur le portail. Pour découvrir comment utiliser les listes, les tableaux et les filtres de recherche, consultez l'article Gérer mon dossier, où les différentes options à cet effet sont présentées. 

Cliquez sur le bouton , ce qui génèrera la page suivante :


2. Paramétrer une formation ou un événement (retourner au haut de l'article)  
La page de paramétrage d'une formation ou d'un événement permet de gérer l'ensemble des options qui y sont relatives, à l'exception du contenu des sessions. Pour découvrir comment ajouter du contenu à une formation ou à un événement, consultez l'article Ajouter du contenu aux formations et événements.

I. Informations générales (retourner au haut de l'article) 
L'onglet  mène à la page du même nom, comme présentée ci-haut, où vous pourrez choisir le type de formation ou d'événement que vous désirez créer. Les types de formations servent principalement à la recherche dans les catalogues et à donner des informations de précision sur la nature des différentes activités qui se dérouleront au cours de cette formation ou de cet événement. Plusieurs types de formations sont disponibles par défaut sur Lära, mais vous pouvez en créer de nouveaux, selon vos besoins, ou modifier l'iconographie de chacun des types de formation déjà présents. Pour en découvrir davantage au sujet des types de formations, consultez l'article Gérer les types de formations.

Le champ « Titre » vous permet de donner un nom unique à votre formation. 

La liste déroulante « Langue » vous permet de choisir la langue dans laquelle sera donnée la formation. Veuillez noter que l'indication de la langue est informative pour les apprenants, mais n'aura aucun effet sur le contenu de votre formation ou sur la langue d'affichage du portail. 

La liste déroulante « Catégorie » vous permet d'organiser vos formations par sujets communs, par exemple. Sélectionnez la catégorie de votre choix. Si aucune catégorie n'est disponible, vous devez en créer dès maintenant! Pour en savoir plus sur la création et l'utilisation des catégories, consultez l'article Créer et gérer les catalogues et leurs catégories

Le champ « Mots-clés » vous permet d'entrer des mots-clés qui serviront à la recherche dans le ou les catalogues. Choisissez des mots représentatifs de votre formation ou événement ou de son contenu. En dessous de ces champs d'informations de base de trouve la boîte d'édition de texte suivante :

C'est à cet endroit que vous pourrez créer une description détaillée de votre formation ou de votre événement, ou importer un gabarit de description que vous aurez créé à l'aide du bouton . Une description détaillée peut comporter différentes informations selon les besoins de votre organisation. De façon générale, on y présente la durée de la formation, ses objectifs, les formateurs, la clientèle visée, le matériel nécessaire, etc. Il s'agit de ce que vos clients et apprenants verront de votre formation avant de s'y inscrire! Soyez donc original! Pour découvrir comment utiliser les outils d'édition de texte, consultez l'article Communiquer avec ma communauté apprenante, où les différentes options d'édition sont présentées. L'intention derrière la création de gabarits est de vous permettre de réutiliser une même présentation pour différents programmes de formation, formations ou événements. Des gabarits peuvent être rendus disponibles uniquement pour les descriptions de programmes et de formations, pour les communications avec les inscrits, une combinaison de ces choix ou une disponibilité dans l'ensemble des éditeurs de texte. Pour en savoir plus sur la création de gabarits et sur leur utilisation, consultez l'article Créer, gérer et utiliser les gabarits de texte

Le champ « Présentation courte dans le catalogue » offre une description sommaire de votre formation affichée dans les catalogues à la gauche du statut d'inscription, comme mis en évidence ci-dessous :

Si vous laissez le champ « Présentation courte dans le catalogue » vide, ce sont les 150 à 200 premiers caractères de votre description longue qui seront présentés. De façon générale, il est donc recommandé d'entrer une description courte. 

Finalement, la zone « Informations additionnelles » présente les champs personnalisés que vous aurez définis pour vos formations ou événements. Pour en découvrir davantage au sujet des champs personnalisés, consultez l'article Créer et gérer les champs personnalisés

Une fois les informations générales de votre formation ou de votre événement définies, rendez-vous sous l'onglet , présenté ci-dessous, pour continuer à paramétrer votre nouvelle formation ou votre nouvel événement. Si vous désirez créer votre formation immédiatement et paramétrer les autres options plus tard, cliquez sur le bouton . Pour annuler la création de votre nouvelle formation ou de votre nouvel événement, cliquez sur le bouton .

II. Visuel (retourner au haut de l'article) 
L'onglet  mène à la page de choix du visuel pour votre formation ou votre événement, comme présenté ci-dessous :

Pour découvrir comment créer et utiliser des visuels, consultez l'article Créer et gérer le visuel du portail, des programmes de formation et des formations et événements.

Une fois le visuel de votre formation ou de votre événement défini, rendez-vous sous l'onglet , présenté ci-dessous, pour continuer à paramétrer votre nouvelle formation ou votre nouvel événement. Si vous désirez créer votre formation immédiatement et paramétrer les autres options plus tard, cliquez sur le bouton . Pour annuler la création de votre nouvelle formation ou de votre nouvel événement, cliquez sur le bouton .

III. Inscriptions et catalogues (retourner au haut de l'article) 
L'onglet  mène à la page de gestion des paramètres d'inscription, des valeurs par défaut des nouvelles sessions, de visibilité de la formation dans les catalogues et de partage sur les réseaux sociaux, comme présenté ci-dessous :

La liste déroulante « Statut » offre trois options de statuts de la formation en ce qui concerne les inscriptions. 

  • Le choix « Ouvert aux inscriptions » indique qu'il est présentement possible de procéder à des inscriptions pour cette formation, selon le type d'inscription défini. 
  • Le choix « Fermé » indique qu'il n'est présentement pas possible de procéder à des inscriptions pour cette formation. 
  • Le choix « Ouvert pour une période spécifique » vous permet de définir une plage de dates au cours de laquelle il sera possible de procéder à des inscriptions.

La liste déroulante « Type d'inscription » offre trois options de types d'inscriptions auxquels il est possible d'avoir recours pour que des apprenants accèdent à votre formation ou votre événement. 

  • Le choix « Autoinscription » indique que les apprenants pourront s'inscrire eux-mêmes et procéder au paiement, si un paiement est nécessaire. Ce choix génère la liste déroulante « Autorisation », qui offre deux options d'approbation. 
    • Le choix « Automatique » permet d'admettre comme étant inscrit tout utilisateur ayant eu recours à une autoinscription. Cet utilisateur aura donc automatiquement accès au contenu de votre formation après son paiement, si un tarif est défini. Le bouton , si activé, indiquera aux apprenants le nombre de places qui sont toujours disponibles au sein des sessions actives. 
    • Le choix « Approuvé par un administrateur » indique qu'un administrateur devra confirmer l'autoinscription d'un apprenant avant que ce dernier n'ait accès au contenu de votre formation. 
  • Le choix « Inscription manuelle » empêchera les utilisateurs de s'inscrire eux-mêmes à la formation. Un administrateur système devra procéder à une inscription manuellement. Pour découvrir comment inscrire manuellement des utilisateurs à une formation, consultez l'article Gérer les inscriptions.
  • Le choix « Inscription externe », finalement, dirigera les utilisateurs vers un autre système à l'aide d'une adresse URL, que vous pourrez entrer dans le champ « URL » qui sera généré.

Finalement, le bouton , si activé, présentera publiquement quels utilisateurs sont inscrits dans chaque session de votre formation. Veuillez noter que cette option ne sera présente que si elle est activée au sein du fournisseur de services associé à votre nouvelle formation. Pour en savoir plus au sujet des fournisseurs de service, consultez l'article Créer et gérer les fournisseurs de services.

La zone « Valeurs par défaut des nouvelles sessions » vous permet de définir certains paramètres qui seront appliqués par défaut sur les nouvelles sessions que vous créerez pour votre nouvelle formation ou votre nouvel événement. Veuillez noter que ces paramètres par défaut peuvent être changés en tout temps et que vous pouvez tout de même changer ces paramètres au sein de chaque session indépendamment. 

  • Les listes déroulantes « Minimum d'inscrits » et « Maximum d'inscrits » vous permettent de définir une plage de nombre d'inscriptions nécessaires à la tenue d'une session ou de définir une capacité maximale d'inscrits. Le bouton  vous permet de mettre les utilisateurs supplémentaires qui se sont inscrits au-delà de votre limite d'inscriptions (maximum d'inscrits). À partir de cette liste d'attente, vous pourrez décider de créer une nouvelle session et d'y placer ces utilisateurs, ou d'annuler leur inscription et de les rembourser, si un paiement a été reçu.
  • La liste déroulante « Nombre de jours où l'utilisateur a accès au contenu après son inscription (laisser 0 pour ne pas définir de limite) » vous permet de limiter le temps où vos apprenants peuvent avoir accès au contenu de votre formation (session à laquelle ils sont inscrits). 
  • La liste déroulante « Nombre de jours maximal où l'utilisateur doit compléter le contenu après son inscription (laisser 0 pour ne pas définir de limite) » vous permet de définir en combien de temps vos apprenants doivent compléter la formation. Ces deux options sont indépendantes, parce qu'il vous serait possible, par exemple, de forcer vos utilisateurs à compléter une formation en trente (30) jours, mais de leur laisse accès au contenu indéfiniment.

La zone « Catalogues » présente la liste déroulante « Visibilité dans les catalogues », qui propose 4 choix d'affichage dans les catalogues. 

  • Le choix « Public - Visiteurs non-authentifiés » rendra votre formation ou votre événement visible pour tous les internautes qui se présenteront sur votre portail, qu'ils y soit inscrits ou non. 
  • Le choix « Utilisateurs authentifiés » rendra votre formation ou votre événement visible pour tous les utilisateurs qui se sont connectés à votre portail à l'aide de leurs informations de connexion uniques. 
  • Le choix « Utilisateurs associés au catalogue » rendra votre formation ou votre événement visible seulement pour les utilisateurs que vous aurez associés au ou aux catalogues où votre formation est présente. 
  • Finalement, le choix « Masqué » cachera votre formation de tous les catalogues. Seuls les administrateurs pourront la consulter, jusqu'à ce que ce statut de visibilité soit changé.

La zone « Partage sur les réseaux sociaux » affiche le bouton  qui, si activé, permet aux utilisateurs ayant accès à votre formation de la partager sur les réseaux sociaux. Si votre formation est publique, n'importe quel internaute présent sur votre portail pourrait partager votre formation sans même se connecter. Vous aussi, en tant qu'administrateur, pouvez vous servir du bouton de partage pour partager votre formation. Pour découvrir comment partager une formation sur les réseaux sociaux, consultez l'article Suivre une formation

Une fois les paramètres d'inscription de votre formation ou de votre événement définis, rendez-vous sous l'onglet , présenté ci-dessous, pour continuer à paramétrer votre nouvelle formation ou votre nouvel événement. Si vous désirez créer votre formation immédiatement et paramétrer les autres options plus tard, cliquez sur le bouton . Pour annuler la création de votre nouvelle formation ou de votre nouvel événement, cliquez sur le bouton .

IV. Administration (retourner au haut de l'article) 
L'onglet  mène à la page vous permettant de choisir le fournisseur de services auquel vous associerez votre formation, ainsi que la ou les branches dans lesquelles votre formation sera disponible. 

Pour ce faire, choisissez simplement le fournisseur de service dans la liste déroulante « Fournisseur associé ». Ce choix est très important et aura un effet sur la tarification, les conditions d'inscription et d'annulation, l'administration, etc. Pour en savoir plus sur les fournisseurs de services, consultez l'article Créer et gérer les fournisseurs de services

Une fois votre formation créée, une section nommée « Branches » sera disponible sous ce même onglet. 

Pour assigner votre formation à une branche, cliquez sur le bouton . La liste déroulante « Branche » sera générée et vous proposera de choisir parmi les branches de votre organigramme. Une fois votre choix fait, cliquez sur le bouton pour confirmer votre choix, ou sur  pour ignorer l'ajout de votre formation à une branche. Pour découvrir comment créer et gérer votre organigramme, consultez l'article Gérer l'organigramme et ses branches.

Une fois les paramètres d'administration de votre formation ou de votre événement définis, rendez-vous sous l'onglet , présenté ci-dessous, pour continuer à paramétrer votre nouvelle formation ou votre nouvel événement. Si vous désirez créer votre formation immédiatement et paramétrer les autres options plus tard, cliquez sur le bouton . Pour annuler la création de votre nouvelle formation ou de votre nouvel événement, cliquez sur le bouton . 

V. Autodéclaration (retourner au haut de l'article) 
L'onglet  mène à la page vous permettant de définir si votre formation peut être utilisée à des fins d'accréditation professionnelle ou scolaire, si cette fonction a été activée par votre organisation. Cet onglet ne sera présent que si votre organisation a recours à ce type d'accéditations. Veuillez consulter un conseiller SVI à cet effet.

VI. Notation et attestation (retourner au haut de l'article)  
L'onglet  mène à la page vous permettant de définir si votre formation ou votre événement déclenchera l'émission d'un certificat ou d'une attestation, comme présenté ci-dessous :


Les listes déroulantes « Nombre d'heures accréditées » vous permettent de définir le nombre d'heures de formation considérées dans l'émission du certificat ou de l'attestation. 

La liste déroulante « Modèle d'attestation » vous permet d'associer un modèle d'attestation ou de certificat que vous aurez créé. Pour découvrir comment créer des modèles d'attestation, consultez l'article Créer et gérer les attestations

Une fois les paramètres de notation et d'attestation de votre formation ou de votre événement définis, rendez-vous sous l'onglet , présenté ci-dessous, pour continuer à paramétrer votre nouvelle formation ou votre nouvel événement. Si vous désirez créer votre formation immédiatement et paramétrer les autres options plus tard, cliquez sur le bouton . Pour annuler la création de votre nouvelle formation ou de votre nouvel événement, cliquez sur le bouton . 

VII. Tarification (retourner au haut de l'article)  
L'onglet  mène à la page vous permettant de fixer le prix d'inscription aux sessions de votre formation, comme présenté ci-dessous :


Cliquez sur le bouton  ce qui génèrera un premier bandeau de prix, comme présenté ci-dessous. Veuillez noter que vous pouvez définir un nombre illimité de prix :

  • Le champ « Libellé » vous permet d'entrer un nom unique à votre prix. C'est ce nom qui sera présenté aux utilisateurs qui voudront s'inscrire à votre formation. L'apprenant doit donc se sentir inclus dans votre tarification. Si vous paramétrez un prix pour les membres, par exemple, il serait logique d'y ajouter un prix pour les non-membres. 
  • Si votre formation n'est offerte qu'à vos membres, inutile de créer plusieurs prix, car le champ « Règle de restriction » vous permet d'utiliser un de vos champs personnalisés touchant aux utilisateurs pour restreindre la possibilité d'inscription à une valeur précise, soit « membre », dans l'exemple qui nous concerne. Ainsi, en choisissant une règle de restriction « membre », seuls les membres pourront s'inscrire en payant le montant que vous indiquerez dans le champ « Prix (0: gratuit) ». Pour découvrir comment gérer les champs personnalisés touchant aux utilisateurs, consultez l'article Créer et gérer les champs personnalisés. Pour bien synthétiser les explications précédentes, considérons l'exemple de tarification suivant :

Dans cet exemple, les membres de votre organisation pourraient profiter de votre formation gratuitement. En revanche, les non-membres devraient payer 150 $ pour y accéder. 

  • Le bouton  sert à supprimer un prix que vous aurez créé. Une fenêtre vous demandant de confirmer votre choix sera générée. Veuillez noter que les tarifs peuvent aussi être établis pour chaque session. Pour en savoir davantage sur la tarification indépendante pour chaque session, consultez l'article Créer et gérer les sessions

Le bouton  est activé par défaut pour toute tarification sur Lära, mais vous pouvez le désactiver à votre guise, selon votre situation. Bien entendu, ce bouton ajoutera les taxes en vigueur automatiquement lors du paiement pour accéder à votre formation.

Les boutons et  permettent respectivement d'offrir un pourcentage de rabais lors d'une inscription avant une certaine date, que vous aurez définie dans les paramètres du fournisseur de services, et d'offrir un pourcentage de rabais lors d'un achat de plusieurs places à votre formation, que vous aurez aussi défini dans les paramètres du fournisseur de services. Pour découvrir comment paramétrer les fournisseurs de services, consultez l'article Créer et gérer les fournisseurs de services

Une fois les paramètres de tarification de votre formation ou de votre événement définis, rendez-vous sous l'onglet , présenté ci-dessous, pour continuer à paramétrer votre nouvelle formation ou votre nouvel événement. Si vous désirez créer votre formation immédiatement et paramétrer les autres options plus tard, cliquez sur le bouton . Pour annuler la création de votre nouvelle formation ou de votre nouvel événement, cliquez sur le bouton .

VIII. Forums (retourner au haut de l'article) 
L'onglet  mène à la page d'activation des forums pour votre formation, comme présenté ci-dessous :

Par défaut, les forums ne sont pas activés. En activant les forums à l'aide du bouton , vous génèrerez des options supplémentaires en ce qui concerne la gestion des forums et des discussions. 

  • Le bouton , lorsqu'activé, autorisera les apprenants de votre formation à créer de nouvelles discussions et génèrera la liste déroulante « Portée des discussions créées par les participants ».
    • Le choix « Sessions où ils sont inscrits » n'affichera la nouvelle discussion qu'aux participants des sessions où le créateur de la discussion est inscrit. 
    • Le choix « Toutes les sessions » affichera la nouvelle discussion à l'ensemble des participants de votre formation, c'est-à-dire à l'ensemble des sessions. 

Finalement, en ayant activé le bouton , vous devrez aussi choisir qui sera en mesure de modérer les discussions à l'aide du tableau de gestion des discussions suivant : 

À cet endroit, vous pourrez choisir quels rôles auront un droit de modération sur les messages, c'est-à-dire qui pourra modifier les discussions et les messages présents et les supprimer. De façon générale, le rôle « apprenant » ne doit pas être sélectionné. Si vous donnez des droits de gestion des discussions à vos apprenants, ils pourront modifier le message des autres apprenants ou les supprimer. Dans certains contextes, il est possible d'utiliser cette fonction. 

Le champ « Rechercher » vous permet de rechercher un rôle dans votre liste, si vous avez défini plusieurs rôles. 

Le bouton  vous permet de générer un fichier Excel de votre liste de gestionnaires de discussions. Pour découvrir comment gérer les rôles de votre organisation, consultez l'article Créer et gérer les profils de droits et les rôles

Une fois les paramètres de gestion des forums de votre formation ou de votre événement définis, cliquez sur le bouton pour créer votre formation, ou sur le bouton  pour annuler la création de votre nouvelle formation.    

ATTENTION : Le bouton  effacera tous vos paramètres et vous redirigera vers la liste de vos formations et événements.   

3. Supprimer une formation (retourner au haut de l'article)  
Pour supprimer une formation, rendez-vous dans la liste de vos formations et événements, sous l'onglet de la section , ce qui génèrera la page suivante : 

Cliquez sur le bouton d'options de la colonne , puis sur le bouton . Si une session est toujours active au sein de la formation, le bouton  sera grisé et inaccessible. Vous devrez vous rendre dans votre formation et y désactiver ou supprimer la session en cours. Le procédé est le même : rendez-vous dans la liste des session (ou de la session) de votre formation, cliquez sur le bouton d'options de la colonne , puis sur le bouton ou . Si des utilisateurs sont inscrits à votre session, vous devrez annuler leur inscription ou les transférer de session. Pour en savoir plus sur la suppression de sessions ou le transfert de participants, veuillez consulter l'article Créer et gérer les sessions.

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