Guide des ateliers d'implantation

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Prérequis technologiques
Préparation aux ateliers
Atelier préparatoire – Démarrage de projet
Atelier 1 - Portails et catalogues
Atelier 2 - Utilisateurs
Atelier 3 - Administration
Atelier 4 - Formations et événements
Atelier 5 - Sessions et éléments de contenu
Atelier 6 - Gestion de « Mes ressources » et des communications
Atelier 7 - Programmes de formation et sessions « À la carte »
Atelier 8 - Gestion des inscriptions

Objectifs : 

• Présentation des membres de l'Équipe SVI et de votre équipe ;
• Mise en commun de la compréhension de vos objectifs d’affaires ;
• Discussion sur les objectifs de livraison du portail ;
• Revue des livrables de l’entente et des échéances ;
• Planification du contenu des ateliers et mise à l’horaire ;
• Revue du mode de fonctionnement pour le suivi du projet ;
• Exploration des outils du projet (Ms Teams, Mon Assistance, VIA).

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

• Réchissez aux modes de diffusion de vos formations;
• Inventoriez vos éléments visuels et vos présentations de formation actuels;
• Envoyez les éléments graphiques que vous possédez à l'Équipe SVI.

Objectifs : 

• Présentation du portail, navigation, catalogues de formations et événements et des catégories ;
• Présentation des types de formations ;
• Présentation détaillée et courte de formation et introduction à la notion de gabarits ;
• Normes graphiques et communications (Aspects visuels : Couleurs, logo et image de fond) ;
• Présentation de l'interface et du menu une fois connecté ;
• Présentation des paramètres « Portail » ;
• Groupes de filtres ;
• Mise en vedette ;
• Infrastructure technologique (URL [domaine, sous-domaine], certificat de sécurité SSL, connecteur de paiements, paramètres d’envoi de courriels et Google Analytics) ;
• Connexions, création de comptes et SSO – Un aperçu ;
• Survol du processus d’inscription (tarification et paiement).

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

• Dressez une liste officielle des types de formations et des catégories de votre organisation;
• Choisissez un connecteur de paiement, ouvrez votre compte client chez ce fournisseur;
• Lancez les travaux TI en parallèle des ateliers d'implantation;
• Réfléchissez aux « personas » pour l'ensemble du système : Qui utilisera Lära?

Objectifs : 

• Définition des personas pour l’ensemble du système ;
• Définition des nouveaux profils de droits et de rôles ;
• Définition des unités organisationnelles, si nécessaire;
• Présentation des fonctions d’organigramme et de branches ;
• Le profil utilisateur et formulaire de création des utilisateurs ;
• Présentation des champs personnalisés et leur portée ;
• Groupes d'utilisateurs ;
• Création d'un utilisateur et importation en lot ;
• Planification du SSO.

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

• Envoyez l'organigramme officiel de votre organisation à SVI pour configuration;
• Envoyez les champs personnalisés et des informations de création de compte à SVI;
• Lancez les travaux sur le SSO en parallèle des ateliers d'implantation;
• Exercez-vous à importer des utilisateur en lot!

Objectifs : 

• Définition de la nomenclature (heures, crédits ou UFC) et de l’année financière ;
• Définition des fournisseurs de services et activation des méthodes de paiement, si nécessaire ;
• Conditions d’inscriptions et d’annulation ;
• Documents et listes du fournisseurpour formateurs :
  • Feuille de présence,
  • Liste de participants,
  • Cartons tente,
  • Cocardes;
• Achats de places en lot et rabais de volume ;
• Gestion des achats en lot ;
• Codes promotionnels ;
• Processus du panier d’achat ;
• Mon dossier, des utilisateurs autonomes (attestations, reçus, annulation d’inscription, bilan de formation, autodéclarations) ;
• Méthodes d'autoinscription aux formations (automatique, avec autorisation, avec file d’attente).

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

• Réfléchissez aux conditions d'inscription, d'annulation et rabais et envoyez-les à SVI;
• Réfléchissez aux types d'inscriptions aux formations de votre organisation;
• Réfléchissez au processus d'inscription aux formations;
• Inventoriez les formations actuelles de votre organisation.

Objectifs : 

• Nomenclature : programmes et cohortes, formations et sessions ;
• Création d’une formation et d’une session :
  • Informations générales,
  • Visuel,
  • Inscription et catalogues (valeurs par défaut),
  • Administration,
  • Autodéclaration,
  • Notation et attestation,
  • Tarification (valeurs par défaut),
  • Forums;
• Gabarits de présentation de formation et survol de l’éditeur de texte (Froala) ;
• Introduction aux équivalences de formations (atelier 7) ;
• Association à un catalogue ;
• Attestations et certifications.

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

• Inventoriez le matériel de formation actuel de votre organisation;
• Inventoriez les « Catalogues » tels que présentés en atelier;
• Inventoriez les attestations et modèles de votre organisation et envoyez-les à SVI;
• Inventoriez les présentations de formation et envoyez-les à SVI;
• Inventoriez les emplacements de vos formations;
• Exercez-vous à créer des formations!!!

Objectifs : 

• Survol des paramètres de la session et des éléments de contenu ;
• Création d'un exemple d'emplacement ;
• Création d'un exemple de chaque élément de contenu ;
• Complétion et prérequis sur les éléments de contenu ;
• Révision post-contenu des paramètres de la session:
  • Informations générales,
  • Durée,
  • Tarification,
  • Complétion.

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

• Réfléchissez aux communications à envoyer aux utilisateurs;
• Envoyez à SVI des communications-types de votre entreprise;
• Exercez-vous à créer du contenu de formation dans Lära!!!

Objectifs : 

• Contenu (gestion des éléments) :
  • Complétion d’un élément,
  • Prise de présence,
  • Inscription manuelle activité Via,
  • Correction,
  • Note,
  • Résultats,
  • Tentatives additionnelles;
• Forum, participants, complétion, statistiques ;
• Mes ressources ;
• Méthodes de création de contenu :
  • Approche ascendante (bottom-up) : De la Formation vers Mes Ressources,
  • Approche descendante (top-down) : De Mes Ressources vers la Formation ;
• Notifications sur les portails
• Notifications sur les sessions (formations et événements) ;
• Notifications sur les ressources ;
• Campagnes de promotion, écrire aux inscrits.

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

• Exercez-vous à partager, à importer et à exporter des ressources!!!;
• Exercez-vous à créer du contenu de formation dans Lära!!!;
• Exercez-vous à créer et à émettre des campagnes de promotion!!!

Objectifs : 

• Création d’un programme de formation et d’une cohorte ;
• Ajout de blocs et de formations ;
• Définition des paramètres des formations et des blocs (session, complétion et prérequis) ;
• Révision post-contenu des paramètres de la cohorte :
  • Informations générales,
  • Durée,
  • Tarification,
  • Complétion;
• Mode catalogue ;
• Équivalences de formations ; 
• Engagements, règlements, conditions, si atelier 9 ;
• Processus d’autoinscription aux programmes ;
• Sessions à la carte et visibilité des documents, si panier d’achat ;
• Sondages à l'inscription et tarification des sessions à la carte ;
• Attestation de programme et de session à la carte (champs liés aux activités choisies) ;
• Notifications sur les programmes et sur les sessions à la carte ;
• Rapports des sessions à la carte (Détail des inscriptions).

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

• Envoyez à SVI un modèle d'attestation « À la carte »;
• Exercez-vous à vous inscrire à vos formations et programmes!!!;
• Exercez-vous à créer des programmes de formation, des blocs et des séquences d'apprentissage!!!;
• Exercez-vous à créer des forfaits dans une session à la carte!!!;
• Exercez-vous à créer des sondages à l'inscription!!!

Objectifs : 

• Inscription administrative sans paiement : utilisateur, groupe, branche et importation ;
• Inscription administrative avec paiement : utilisateur ;
• Utilisation de la section administrative « sessions » ;
• Utilisation de la section administrative « Inscriptions »;
• Statut d’inscriptions ;
• Annulation d’une session par l’organisation ;
• Remboursement partiel ou total d’une inscription, individuel ou en lot ;
• Transfert d’inscriptions vers une autre session ou file d’attente ;
• Gestion manuelle de la file d’attente ;
• Autorisations sur les inscriptions ;
• Transactions ;
• Documents des fournisseurs de services (reçus et factures) ;
• Rapports d’inscriptions et de transactions, bilan de formation et bilan financier annuel.