Guide des ateliers d'implantation

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Prérequis technologiques
Préparation aux ateliers
Atelier préparatoire – Démarrage de projet
Atelier 1 - Portails et catalogues
Atelier 2 - Utilisateurs
Atelier 3 - Administration
Atelier 4 - Formations et événements
Atelier 5 - Sessions et éléments de contenu
Atelier 6 - Gestion de « Mes ressources » et des communications
Atelier 7 - Programmes de formation et sessions « À la carte »
Atelier 8 - Gestion des inscriptions

Notes
I. Pour permettre un meilleur transfert des connaissances au sein de votre organisation, veuillez noter que les ateliers d'implantation sont enregistrés. Ces enregistrements vous sont rendus disponibles sur votre environnement Microsoft Teams;
II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Introduction

Pour mener à bien tout projet de formation, plusieurs opérations administratives et techniques sont nécessaires, comme la gestion des utilisateurs, des droits d’accès et des ventes, l’inscription des participants, les compilations statistiques, etc. Devant l’objectif de rendre votre expérience avec nos produits aussi agréable que possible, nous avons doté notre système d’un traitement automatisé de la plupart de ces opérations.
Le présent guide des ateliers d'implantation et votre conseiller ou conseillère en implantation vous accompagneront à chacune des étapes de configuration et de mise en ligne de votre environnement d'apprentissage. Chaque étape d’intégration doit être complétée et avoir fait l’objet d’une réflexion approfondie. Nous vous invitons donc à bien considérer les répercussions de chacune de vos décisions et de valider votre projet d’intégration avec votre conseiller de l’équipe SVI avant d’ajouter des participants à votre programme de formation.
Par l’entremise de son service de conseils en implantation, SVI propose un morcellement du contenu à vous présenter en huit (8) ateliers, qui s’adresseront à des personnes précises, selon l’envergure de votre projet et les personnes impliquées, et qui seront donnés par visioconférence dans une salle Via HTML privée.
De manière à ce que les ateliers soient d’une part efficaces, d’autre part pertinents et formateurs, nous vous invitons à faire le point sur vos processus actuels, qu’ils touchent à l’offre, aux inscriptions, aux cheminements, aux attestations, etc., de sorte que notre équipe de conseillers en implantation puisse vous guider vers les meilleures solutions pour votre contexte unique. Votre portail sera donc organisé et mis en place selon l’image de votre organisation et de son projet de formation.

Chaque organisation possède un degré de maîtrise de son projet de formation qui lui est propre. Si votre projet est embryonnaire, nous vous poserons des questions au cours des ateliers pour orienter notre démarche et nous assurer de répondre à vos besoins spécifiques. En revanche, si vous avez déjà une image très nette et détaillée du résultat de votre implantation, nous procéderons à la configuration du portail avec vous lors des ateliers.

Prérequis technologiques

Afin d’être en mesure de bien assimiler et de bien comprendre les contenus et concepts présentés, les participants aux ateliers doivent avoir des connaissances de base sur l’utilisation d’un ordinateur et d’internet. Nous aurons cependant le plaisir de répondre à toutes vos questions en ce qui touche à notre technologie ou à l’interopérabilité avec vos systèmes déjà en place.
Pour vous joindre aux ateliers d'implantation en ligne, veuillez vous assurer d'avoir la configuration minimale pour utiliser le produit.

Préparation aux ateliers

Au bas de l'ordre du jour de chaque atelier du présent guide de trouvent des indications sur les matières à préparer ou les questions de réflexion sur lesquelles se pencher pour l'atelier suivant. Nous vous invitons à vous pencher sur ces éléments.

Atelier préparatoire – Démarrage de projet


Format : Rencontre en ligne, enregistrée
Durée : Deux (2) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du projet de formation de votre organisation

Objectifs : 

  • Présentation des membres de l'Équipe SVI et de votre équipe ;
  • Mise en commun de la compréhension de vos objectifs d’affaires ;
  • Discussion sur les objectifs de livraison du portail ;
  • Revue des livrables de l’entente et des échéances ;
  • Planification du contenu des ateliers et mise à l’horaire ;
  • Revue du mode de fonctionnement pour le suivi du projet ;
  • Exploration des outils du projet (Ms Teams, Mon Assistance, VIA).

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

  • Réchissez aux modes de diffusion de vos formations;
  • Inventoriez vos éléments visuels et vos présentations de formation actuels;
  • Envoyez les éléments graphiques que vous possédez à l'Équipe SVI.

Atelier 1 - Portails et catalogues


Format : Rencontre en ligne, enregistrée
Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail de formation de votre organisation, au designer graphique, aux communications

Objectifs : 

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

Atelier 2 - Utilisateurs


Format : Rencontre en ligne, enregistrée
Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail de formation de votre organisation

Objectifs : 

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

Atelier 3 - Administration


Format : Rencontre en ligne, enregistrée
Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail de formation de votre organisation

Objectifs : 

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

  • Réfléchissez aux conditions d'inscription, d'annulation et rabais et envoyez-les à SVI;
  • Réfléchissez aux types d'inscriptions aux formations de votre organisation;
  • Réfléchissez au processus d'inscription aux formations;
  • Inventoriez les formations actuelles de votre organisation.

Atelier 4 - Formations et événements


Format : Rencontre en ligne, enregistrée
Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail de formation de votre organisation, aux créateurs de contenu

Objectifs : 

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

  • Inventoriez le matériel de formation actuel de votre organisation;
  • Inventoriez les « Catalogues » tels que présentés en atelier;
  • Inventoriez les attestations et modèles de votre organisation et envoyez-les à SVI;
  • Inventoriez les présentations de formation et envoyez-les à SVI;
  • Inventoriez les emplacements de vos formations;
  • Exercez-vous à créer des formations!!!

Atelier 5 - Sessions et éléments de contenu


Format : Rencontre en ligne, enregistrée
Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail de formation de votre organisation, aux créateurs de contenu

Objectifs : 

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

  • Réfléchissez aux communications à envoyer aux utilisateurs;
  • Envoyez à SVI des communications-types de votre entreprise;
  • Exercez-vous à créer du contenu de formation dans Lära!!!


Atelier 6 - Gestion de « Mes ressources » et des communications


Format : Rencontre en ligne, enregistrée
Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail de formation de votre organisation, aux créateurs de contenu, aux communications et aux formateurs

Objectifs : 

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

  • Exercez-vous à partager, à importer et à exporter des ressources!!!;
  • Exercez-vous à créer du contenu de formation dans Lära!!!;
  • Exercez-vous à créer et à émettre des campagnes de promotion!!!


Atelier 7 - Programmes de formation et sessions « À la carte »


Format : Rencontre en ligne, enregistrée
Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail de formation de votre organisation, aux créateurs de contenu et aux formateurs

Objectifs : 

  • Création d’un programme de formation et d’une cohorte ;
  • Ajout de blocs et de formations ;
  • Définition des paramètres des formations et des blocs (session, complétion et prérequis) ;
  • Révision post-contenu des paramètres de la cohorte :
    • Informations générales,
    • Durée,
    • Tarification,
    • Complétion;
  • Mode catalogue ;
  • Équivalences de formations ; 
  • Engagements, règlements, conditions, si atelier 9 ;
  • Processus d’autoinscription aux programmes ;
  • Sessions à la carte et visibilité des documents, si panier d’achat ;
  • Sondages à l'inscription et tarification des sessions à la carte ;
  • Attestation de programme et de session à la carte (champs liés aux activités choisies) ;
  • Notifications sur les programmes et sur les sessions à la carte ;
  • Rapports des sessions à la carte (Détail des inscriptions).

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

  • Envoyez à SVI un modèle d'attestation « À la carte »;
  • Exercez-vous à vous inscrire à vos formations et programmes!!!;
  • Exercez-vous à créer des programmes de formation, des blocs et des séquences d'apprentissage!!!;
  • Exercez-vous à créer des forfaits dans une session à la carte!!!;
  • Exercez-vous à créer des sondages à l'inscription!!!


Atelier 8 - Gestion des inscriptions


Format : Rencontre en ligne, enregistrée
Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail, aux adjoints administratifs et aux secrétaires 

Objectifs : 

  • Inscription administrative sans paiement : utilisateur, groupe, branche et importation ;
  • Inscription administrative avec paiement : utilisateur ;
  • Utilisation de la section administrative « sessions » ;
  • Utilisation de la section administrative « Inscriptions »;
  • Statut d’inscriptions ;
  • Annulation d’une session par l’organisation ;
  • Remboursement partiel ou total d’une inscription ;
  • Transfert d’inscriptions vers une autre session ou file d’attente ;
  • Gestion manuelle de la file d’attente ;
  • Autorisations sur les inscriptions ;
  • Transactions ;
  • Documents des fournisseurs de services (reçus et factures) ;
  • Rapports d’inscriptions et de transactions, bilan de formation et bilan financier annuel.

Cette réponse a-t-elle été utile ? Oui Non

Envoyer vos commentaires
Désolés de n'avoir pu vous être utile. Aidez-nous à améliorer cet article en nous faisant part de vos commentaires.