Guide des ateliers d'implantation

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Notes
Implantation – survol
Prérequis technologiques
Atelier préparatoire – Démarrage de projet
Atelier 1 - Portails et catalogues
Atelier 2 - Utilisateurs
Atelier 3 - Administration
Atelier 4 - Formations
Atelier 5 - Sessions et éléments de contenu
Atelier 6 - Gestion des « Ressources » et des communications
Atelier 7 - Programmes de formation et sessions « À la carte »
Atelier 8 - Gestion des inscriptions
Atelier 9 - Règlements de formation

Introduction

Pour mener à bien tout projet de formation, plusieurs opérations administratives et techniques sont nécessaires, comme la gestion des utilisateurs, des droits d’accès et des ventes, l’inscription des participants, les compilations statistiques, etc. Devant l’objectif de rendre votre expérience avec nos produits aussi agréable que possible, nous avons doté notre système d’un traitement automatisé de la plupart de ces opérations.

En reliant le système informatique de votre organisation au nôtre de façon sécurisée à l’aide de l’internet ou de toute autre technologie de réseau, vous permettrez un échange des informations nécessaires à ce traitement.

Outre cette gestion administrative, vous devrez planifier minutieusement plusieurs éléments de votre projet de formation. Le présent guide d’intégration vous accompagnera à chacune des étapes de mise en ligne et d’administration. Chaque étape d’intégration doit être complétée et avoir fait l’objet d’une réflexion approfondie, parce que chaque décision que vous prendrez aura invariablement un effet sur votre formation. Nous vous invitons donc à bien considérer les répercussions de chacune de vos décisions et de valider votre projet d’intégration avec votre conseiller de l’équipe SVI avant d’ajouter des participants à votre programme de formation.

Bonne lecture et bonnes réflexions !

Notes

I. Les termes techniques utilisés dans le présent guide sont définis dans l'article Consulter le lexique SVI du site Mon Assistance, qui, par ailleurs, contient beaucoup d'information sur votre nouveau système de gestion des apprentissages!
III. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Implantation – survol

Par l’entremise de son service de conseils en implantation, SVI propose un morcellement du contenu à vous présenter en neuf (9) ateliers, qui s’adresseront à des personnes précises, selon l’envergure de votre projet et les personnes impliquées, et qui seront donnés en personne ou par visioconférence.

Comme présenté en introduction, l’implantation d’un projet de formation est un processus d’une complexité relative qui demande mure réflexion et qui peut prendre plusieurs jours, semaines et même mois à concrétiser, selon la grandeur de votre vision !

De manière à ce que les ateliers soient d’une part efficaces, d’autre part pertinents et formateurs, nous vous invitons à faire le point sur vos processus actuels, qu’ils touchent à l’offre, aux inscriptions, aux cheminements, aux attestations, etc., de sorte que notre équipe de conseillers en implantation puisse vous guider vers les meilleures solutions pour votre contexte unique. Votre portail sera donc organisé et mis en place selon l’image de votre organisation et de son projet de formation.

Chaque organisation possède un degré de maîtrise de son projet de formation qui lui est propre. Si votre projet est embryonnaire, nous vous poserons des questions au cours des ateliers pour orienter notre démarche et nous assurer de répondre à vos besoins spécifiques. En revanche, si vous avez déjà une image très nette et détaillée du résultat de votre implantation, nous procéderons à la configuration du portail avec vous lors des ateliers.

Prérequis technologiques

Afin d’être en mesure de bien assimiler et de bien comprendre les contenus et concepts présentés, les participants aux ateliers doivent avoir des connaissances de base sur l’utilisation d’un ordinateur et d’internet. Nous aurons cependant le plaisir de répondre à toutes vos questions en ce qui touche à notre technologie ou à l’interopérabilité avec vos systèmes déjà en place.

Pour vous joindre aux ateliers d'implantation en ligne, veuillez vous assurer d'avoir la configuration minimale pour utiliser le produit.

Atelier préparatoire – Démarrage de projet

Durée : Deux (2) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du projet de formation de votre organisation
Objectifs :              

  • Présentation des membres de l'Équipe SVI et de votre équipe ;
  • Mise en commun de la compréhension de vos objectifs d’affaires ;
  • Discussion sur les objectifs de livraison du portail ;
  • Revue des livrables de l’entente et des échéances ;
  • Planification du contenu des ateliers et mise à l’horaire ;
  • Revue du mode de fonctionnement pour le suivi du projet ;
  • Exploration des outils du projet (Ms Teams, Mon Assistance, VIA).
Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier
☐ Réchissez aux modes de diffusion de vos formations;
☐ Inventoriez vos éléments visuels et vos présentations de formation actuels;
☐ Envoyez les éléments graphiques que vous possédez à l'Équipe SVI.

Atelier 1 - Portails et catalogues

Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail de formation de votre organisation
Objectifs :              

  • Présentation du portail, navigation, catalogues de formations et événements et des catégories ;
  • Présentation des types de formations ;
  • Présentation détaillée et courte de formation et introduction à la notion de gabarits ;
  • Normes graphiques et communications (Aspects visuels : Couleurs, logo et image de fond) ;
  • Présentation de l'interface et du menu une fois connecté ;
  • Présentation des paramètres « Portail » ;
  • Infrastructure technologique (URL [domaine, sous-domaine], certificat de sécurité SSL, connecteur de paiements, paramètres d’envoi de courriels et Google Analytics) ;
  • Connexions, création de comptes et SSO – Un aperçu ;
  • Survol du processus d’inscription (tarification et paiement).
Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier
☐ Dressez une liste officielle des types de formations et des catégories de votre organisation;
☐ Choisissez un connecteur de paiement, ouvrez votre compte client chez ce fournisseur;
☐ Lancer les travaux TI en parallèle des ateliers d'implantation;
☐ Réfléchissez sur les personas pour l'ensemble du système : Qui utilisera Lära?

Atelier 2 - Utilisateurs

Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail de formation de votre organisation
Objectifs :              

  • Définition des personas pour l’ensemble du système ;
  • Définition des nouveaux profils de droits et de rôles ;
  • Présentation des fonctions d’organigramme et de branches ;
  • Le profil utilisateur et formulaire de création des utilisateurs ;
  • Présentation des champs personnalisés et leur portée ;
  • Groupes d'utilisateurs ;
  • Importation en lot ;
  • Planification du SSO.
Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier
☐ Envoyez l'organigramme officiel de votre organisation à SVI pour configuration;
☐ Envoyez les champs personnalisés et des informations de création de compte à SVI;
☐ Lancez les travaux sur le SSO en parallèle des ateliers d'implantation;
Exercez-vous à importer des utilisateur en lot!!!

Atelier 3 - Administration

Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail de formation de votre organisation
Objectifs :              

  • Définition de la nomenclature (heures, crédits ou UFC) et de l’année financière ;
  • Définition des fournisseurs de services et activation des méthodes de paiement, si nécessaire ;
  • Conditions d’inscriptions et d’annulation ;
  • Documents et listes du fournisseur pour formateurs :
    • Feuille de présence,
    • Liste de participants,
    • Cartons tente,
    • Cocardes;
  • Achats de places en lot et rabais de volume ;
  • Gestion des achats en lot ;
  • Codes promotionnels ;
  • Processus du panier d’achat ;
  • Mon dossier, des utilisateurs autonomes (attestations, reçus, annulation d’inscription, bilan de formation) ;
  • Méthodes d'autoinscription aux formations (automatique, avec autorisation, avec file d’attente : devoir). 
Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier
☐ Réfléchissez aux conditions d'inscription, d'annulation et rabais et envoyez-les à SVI;
☐ Réfléchissez aux types d'inscriptions aux formations de votre organisation;
☐ Réfléchissez au processus d'inscription aux formations;
☐ Inventoriez les formations actuelles de votre organisation.

Atelier 4 - Formations

Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail de formation de votre organisation et aux créateurs de contenu
Objectifs :              

  • Nomenclature : programmes et cohortes, formations et sessions ;
  • Création d’une formation et d’une session :
    • Informations générales,
    • Visuel,
    • Inscription et catalogues (valeurs par défaut),
    • Administration,
    • Autodéclaration,
    • Notation et attestation,
    • Tarification (valeurs par défaut),
    • Forums;
  • Gabarits de présentation de formation et survol de l’éditeur de texte (Froala) ;
  • Introduction aux équivalences de formations (atelier 7) ;
  • Association à un catalogue ;
  • Attestations.
Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier
☐ Inventoriez le matériel de formation actuel de votre organisation;
☐ Inventoriez les « Catalogues » tels que présentés en atelier;
☐ Inventoriez les attestations et modèles de votre organisation et envoyez-les à SVI;
☐ Inventoriez les présentations de formation et envoyez-les à SVI;
☐ Inventoriez les emplacements de vos formations;
Exercez-vous à créer des formations!!!

Atelier 5 - Sessions et éléments de contenu

Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux créateurs de contenu et aux formateurs (s'ils sont responsables de création de contenu)
Objectifs :              

  • Survol des paramètres de la session et des éléments de contenu ;
  • Création d'un exemple d'emplacement ;
  • Création d'un exemple de chaque élément de contenu ;
  • Complétion et prérequis sur les ressources (contenus) ;
  • Révision post-contenu des paramètres de la session :
    • Informations générales,
    • Durée,
    • Tarification,
    • Complétion.
Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier
☐ Réfléchissez aux communications à envoyer aux utilisateurs;
☐ Envoyez à SVI des communications-types de votre entreprise;
Exercez-vous à créer du contenu de formation dans Lära!!!

Atelier 6 - Gestion des « Ressources » et des communications

Durée : Trois (3) heures

S'adresse : Aux gestionnaires du portail,  aux créateurs de contenu et aux formateurs

Objectifs :              

  • Contenu (gestion des éléments) :
    • Complétion d’un élément,
    • Prise de présence,
    • Inscription manuelle activité Via,
    • Correction,
    • Note,
    • Résultats,
    • Tentatives additionnelles;
  • Forum, participants, complétion, statistiques ;
  • Mes ressources ;
  • Méthodes de création de contenu :
    • Approche ascendante (bottom-up) : De la Formation vers Mes Ressources,
    • Approche descendante (top-down) : De Mes Ressources vers la Formation ;
  • Notifications sur les sessions (formations et événements) ;
  • Notifications sur les ressources ;
  • Campagnes de promotion, écrire aux inscrits.
Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier
Exercez-vous à partager, à importer et à exporter des ressources!!!;
Exercez-vous à créer du contenu de formation dans Lära!!!;
Exercez-vous à créer et à émettre des campagnes de promotion!!!

Atelier 7 - Programmes de formation et sessions « À la carte »

Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail,  aux créateurs de contenu et aux formateurs
Objectifs :              

  • Création d’un programme de formation et d’une cohorte ;
  • Ajout de blocs et de formations ;
  • Définition des paramètres des formations et des blocs (session, complétion et prérequis) ;
  • Révision post-contenu des paramètres de la cohorte :
    • Informations générales,
    • Durée,
    • Tarification,
    • Complétion;
  • Mode catalogue ;
  • Équivalences de formations, engagements, règlements, conditions, si atelier 9 ;
  • Processus d’autoinscription aux programmes ;
  • Sessions à la carte et visibilité des documents, si panier d’achat ;
  • Sondages à l'inscription et tarification des sessions à la carte ;
  • Attestation de programme et de session à la carte (champs liés aux activités choisies) ;
  • Notifications sur les programmes et sur les sessions à la carte. 
Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier
☐ Envoyez à SVI un modèle d'attestation « À la carte »;
Exercez-vous à vous inscrire à vos formations et programmes!!!;
Exercez-vous à créer des programmes de formation, des blocs et des séquences d'apprentissage!!!;
Exercez-vous à créer des forfaits dans une session à la carte!!!;
Exercez-vous à créer des sondages à l'inscription!!!

Atelier 8 - Gestion des inscriptions

Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail, aux adjoints administratifs et aux secrétaires
Objectifs :              

  • Inscription administrative sans paiement : utilisateur, groupe, branche et importation ;
  • Inscription administrative avec paiement : utilisateur ;
  • Utilisation de la section administrative « sessions » ;
  • Statut d’inscriptions ;
  • Annulation d’une session par l’organisation ;
  • Remboursement partiel ou total d’une inscription ;
  • Transfert d’inscriptions vers une autre session ou file d’attente ;
  • Gestion manuelle de la file d’attente ;
  • Autorisations sur les inscriptions ;
  • Transactions ;
  • Documents des fournisseurs de services (reçus et factures) ;
  • Rapports d’inscriptions et de transactions, bilan de formation et bilan financier annuel.

Atelier 9 - Règlements de formation

Durée : Trois (3) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail, de la Formation continue obligatoire et des TI
Objectifs :              

  • Présentation générale des éléments de l’interface FCO et du fonctionnement ;
  • Définition des paramètres du règlement (durée, exigences, etc.) ;
  • Validation de la règle de donnée sur l’application des obligations ;
  • Gestion des dispenses et calculs des obligations ;
  • Définitions des formulaires et types de dispenses ;
  • Bottin des formations accréditées et formations règlementaires ;
  • Gestion des engagements ;
  • Formulaires et types d’autodéclarations ;
  • Approbation ou demandes sur les formations déclarées en cours de cycle.

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