Consulter et gérer les autorisations d'inscription

TABLE DES MATIÈRES Introduction Consulter les inscriptions avec autorisation Traiter les inscriptions avec autorisation

Notes I. Le présent article considère que vous possédez les droits pour accéder à l'interface de gestion. Si vous n'y avez pas accès, veuillez communiquer avec les administrateurs de votre portail Lära LMS. II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Introduction

L'autorisation apparait sous la section GESTION afin de permettre aux gestionnaires d'approuver les inscriptions pour leur équipe et s'ajoute aux autres possibilités déjà disponibles pour suivre, à plus petite échelle, l'activité liée à la formation de leur équipe. Les autorisations s'afficheront donc sous cette sections selon les divisions de l'organigramme en place.

Consulter les inscriptions avec autorisation

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I. Présentation de l'interface   « GESTION -> Autorisations »

Si votre fonction prévoit d'autoriser les inscriptions de votre équipe à certaines formations ou programmes de formations, c'est dans la section  « GESTION » sous « Autorisations » que les inscriptions requérrant une autorisation seront listées. Tous les utilisateurs qui sont en attente d'autorisation et pour lesquels vous êtes identifié en tant qu'approbateur se retrouveront sur cette liste. Dans cet espace il vous sera facile de repèrer rapidement celles qui atttendent votre approbation et de les traiter.

Section de recherche

La section recherche qui devance la liste des inscriptions avec approbation, offre la possibilité de filtrer les données de la liste en fonction du besoin.

Les champs de recherche disponibles permettent de filtrer selon les colonnes présentes par défaut :

• Autorisation : permet de filtrer selon le statut d'autorisation
• Formation/Programme : permet de filtrer les inscriptions liées à une formations ou à un programme particulier
• Session/Cohorte : permet de filtrer les inscriptions liées à une session ou à une cohorte en particulier
• Type : permet de filtrer les inscriptions effectuées pour un type de formation spécifique
• Fournisseur : permet de filtrer selon les fornisseurs de service associés aux formations concernées par les inscriptions
• Date de début : permet de filtrer selon une période englobant toutes les sessions ayant débuté dans ce délai
• Date de fin : permet de filtrer selon une période englobant toutes les sessions terminées dans ce délai
• Date d'inscription : permet de filtrer selon une période englobant toutes les dates d'inscription ayant eu lieu dans ce délai
• Statut : permet de filtrer parmi les statut d'inscription
• Rôle : permet de filtrer selon les rôles disponibles
• Liste d'attente : permet de filtrer les utilisateurs sur la liste d'attente, en ne voyant qu'eux ou en les excluant de la liste
• Unité organisationnelle : permet de filtrer selon l'unité organisationnelle à laquelle l'apprenant appartient, si vous les utilisez
• Approbateur : permet de filtrer selon les approbateurs associés aux demandes d'inscription listées

Une fois vos filtres sélectionnés, il ne vous restera qu'à  pour voir la liste se filtrer selon votre requête.

Le bouton  permet, comme à plusieurs autres endroits sur Lära, de générer un rapport des inscriptions avec regroupement par fournisseur, regroupement par formation ou une exportation de la liste affichée selon le format de votre choix en Affichage à l'écran, en format PDF ou en format Excel.

Section des données

Les colonnes affichées seront celles par défaut, ainsi que celles propres à votre organisation, qui sont des champs personnalisés liés aux utilisateurs que votre administrateur aura choisi d'afficher dans les listes.

Les inscriptions qui sont en attente de votre approbation affichent la mention En attente d'autorisation en orange et le nom de l'approbateur, s'il y en a un de désigné, s'affichera juste après. Toutes les inscriptions liées à une autorisation se retrouveront sous l'onglet « Approbation », en plus d'apparaître déjà dans la section GESTION - Inscriptions. 

Celles-ci resteront listées, peu importe leur statut d'Autorisation, soit :

• En attente d'autorisation;
• Autorisé
• Refusé

Traiter les inscriptions avec autorisation

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Si vos droits sur Lära vous le permettent, les données apparaissant dans la colonne Autorisation seront éditables. Les champs de cette colonne vous seront donc accessibles sous forme de liste déroulante pour vous permettre modifier le statut d'autorisation associé à chaque demande d'inscription.

Lorsque vous aurez cliqué sur la flèche quelques possibilités s'afficheront afin de vous permettre de changer le statut de la demande d'inscription soumise :

Autoriser l'inscription et effectuer le paiement pour l'utilisateur : cette option vous sera présentée seulement si la formation visée par la demande d'inscription est payante. Celle-ci vous dirigera vers la fenêtre de paiement afin de compléter cette étape pour l'utilisateur. Ce dernier recevra une notification pour l'approbation de sa demande d'inscription et pourra accéder à la formation. Autoriser l'inscription : cette option déclenchera une notification à l'utilisateur pour l'informer que sa demande d'inscription a été approuvée et s'il y a un paiement à défrayer, il sera invité à effectuer le paiement avant d'accéder à la formation. Refuser l'inscription : cette option déclenchera une notification à l'utilisateur pour l'informer du refus de sa demande d'inscription. Remettre en attente d'autorisation : cette option vous permettra de remettre une demande d'inscription En attente d'autorisation.