Guide des ateliers de règlement de formation

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Notes
Atelier préparatoire – Démarrage de projet de règlement de formation
Atelier d'implantation 1 - Dispenses
Atelier d'implantation 2 - Autodéclarations
Atelier d'implantation 3 - Listes et critères de fin de période

Introduction

Chaque implantation du produit Lära est unique, mais cela est encore plus vrai lorsqu'il est question de formation continue obligatoire! Les ateliers présentés sont un guide d'optimisation du processus, mais ce processus peut varier en fonction de votre situation.

Bonne lecture et bonnes réflexions !

Notes

I. Les termes techniques utilisés dans le présent guide sont définis dans l'article Consulter le lexique SVI du site Mon Assistance, qui, par ailleurs, contient beaucoup d'information sur votre nouveau système de gestion des apprentissages!
II. Chaque projet de règlement est propre à chaque organisation, les indications présentes dans le présent article sont donc vivantes et changeront probablement en cours de projet.
III. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Atelier préparatoire – Démarrage de projet de règlement de formation

Durée : Deux (2) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail, de la Formation continue obligatoire et des TI, le cas échéant
Objectifs :              

  • Présentation générale du règlement du client et du présent processus;
  • Présentation générale des éléments de l’interface FCO et du fonctionnement dans Lära (notions : dispenses, autodéclarations, engagements, profils de droits, etc.) ;
  • Analyse du règlement de formation du client;
    • Période règlementaire,
    • Utilisateurs (personas) visés par le règlement,
    • Champs à créer ou mécanisme d'attachement au règlement, implications TI,
    • Prorata des heures à faire selon entrée dans le règlement.
  • Mise en place des dispenses et du calcul;
    • Présentation plus précise du fonctionnement des dispenses, du « flow » administratif sur Lära,
    • Présentation des exemples de dispenses,
    • « Flow » administratif sur les dispenses,
    • Présentation des exemples de notifications liées aux autodéclarations.
  • Mise en place des autodéclarations;
    • Présentation plus précise du fonctionnement des autodéclarations, du « flow » administratif sur Lära,
    • Présentation du « botin » de formation accréditées présentes sur le système et des implications,
    • Présentation des formations non accréditées, et des renseignements,
    • Présentation des exemples de formulaires,
    • « Flow » administratif sur les autodéclarations,
    • Présentation des exemples de notifications liées aux autodéclarations.
  • Présentation générale des listes d'utilisateurs;
  • Mise à l'horaire des prochaines rencontres.
Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier
☐ Lancez les travaux TI si votre banque de données d'utilisateurs / SSO / API a besoin de modifications pour le règlement;
☐ À l'aide du document d'exemples fourni par votre conseiller, préparez vos dispenses et les éléments qui y sont associés et soumettez-les à votre conseiller ;

☐ Réfléchissez au rôle de chaque administrateur de vos utilisateurs soumis aux règlements pour la création des profils de droits ;
☐ Lancez la réflexion au sujet des autodéclarations et des listes d'utilisateurs.

Atelier d'implantation 1 - Dispenses

Durée : Deux (2) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail, de la Formation continue obligatoire
Objectifs :

  • Confirmation et création de la ou des périodes règlementaires;
  • Confirmation des dispenses, des textes et de la disposition des dispenses;
  • Confirmation du « flow » administratif lié aux dispenses;
    • Paiement, factures et autres dispositions liées aux dispenses,
    • Profil de droits liés aux dispenses, s'il y a lieu,
  • Confirmation des notifications à activer pour les dispenses et de leurs textes;
  • Confirmation des gabarits de textes pour les différents messages et rappels concernant les dispenses;
  • Mise à l'horaire des prochaines rencontres.
Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier
☐ À l'aide du document d'exemples fourni par votre conseiller, définissez le mécanisme d'accès aux formulaires d'autodéclaration et soumettez-le à votre conseiller;
À l'aide du document d'exemples fourni par votre conseiller, définissez chacun des formulaires de vos autodéclarations et soumettez-les à votre conseiller;

À l'aide du document d'exemples fourni par votre conseiller, définissez les gabarits reliés au processus d'administration des demandes de dispenses et soumettez-les à votre conseiller;

Atelier d'implantation 2 - Autodéclarations

Durée : Deux (2) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail, de la Formation continue obligatoire
Objectifs :              

  • Confirmation du formulaire des formations accréditées;
  • Confirmation du mécanisme d'accès aux formulaires des formations non accréditées;
  • Confirmation des
  • Confirmation du « flow» administratif lié aux dispenses;
    • Profil de droits liés aux autodéclarations, s'il y a lieu,
  • Confirmation des notifications à activer pour les autodéclaration et de leurs textes;
  • Confirmation des gabarits de textes pour les différents messages et rappels concernant les autodéclarations;
  • Mise à l'horaire des prochaines rencontres.
Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier
☐ Définissez les critères de création des listes
;

Atelier d'implantation 3 - Listes et critères de fin de période

Durée : Deux (2) heures
S'adresse : Aux gestionnaires du portail, de la Formation continue obligatoire
Objectifs :              

  • Critères de constitution des listes et filtres;
  • Mise à l'horaire des prochaines rencontres.
Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier
☐ Lorem ipsum.

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