Guide condensé des ateliers d'implantation (4 ateliers)

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Prérequis technologiques
Préparation aux ateliers
Atelier 1 - Portails, catalogues et administration
Atelier 2 - Utilisateurs, gestion de Mes ressources et des communications
Atelier 3 - Formations, sessions et éléments de contenu
Atelier 4 - Programmes de formation, sessions « À la carte » et gestion des inscriptions

Objectifs : 

• Présentation du portail, navigation, catalogues de formations et événements et des catégories ;
• Présentation des types de formations ;
• Présentation détaillée et courte de formation et introduction à la notion de gabarits ;
• Normes graphiques et communications (Aspects visuels : Couleurs, logo et image de fond) ;
• Présentation de l'interface et du menu une fois connecté ;
• Présentation des paramètres « Portail » ;
• Groupes de filtres ;
• Mise en vedette ;
• Infrastructure technologique (URL [domaine, sous-domaine], certificat de sécurité SSL, ReCaptcha, CSP, connecteur de paiements, paramètres d’envoi de courriels et Google Analytics) ;
• Connexions, création de comptes et SSO – Un aperçu ;
• Survol du processus d’inscription (tarification et paiement)
• Définition de la nomenclature (heures, crédits ou UFC) et de l’année financière ;
• Définition des fournisseurs de services et activation des méthodes de paiement, si nécessaire ;
• Conditions d’inscriptions et d’annulation ;
• Documents et listes du fournisseurpour formateurs :
  • Feuille de présence,
  • Liste de participants,
  • Cartons tente,
  • Cocardes;
• Achats de places en lot et rabais de volume ;
• Gestion des achats en lot ;
• Codes promotionnels ;
• Processus du panier d’achat ;
• Mon dossier, des utilisateurs autonomes (attestations, reçus, annulation d’inscription, bilan de formation, autodéclarations) ;
• Méthodes d'autoinscription aux formations (automatique, avec autorisation, avec file d’attente).

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

• Dressez une liste officielle des types de formations et des catégories de votre organisation;
• Choisissez un connecteur de paiement, ouvrez votre compte client chez ce fournisseur;
• Lancez les travaux TI en parallèle des ateliers d'implantation;
• Réfléchissez aux « personas » pour l'ensemble du système : Qui utilisera Lära?
• Réfléchissez aux conditions d'inscription, d'annulation et rabais et envoyez-les à SVI;
• Réfléchissez aux types d'inscriptions aux formations de votre organisation;
• Réfléchissez au processus d'inscription aux formations;
• Inventoriez les formations actuelles de votre organisation.

Objectifs : 

• Définition des personas pour l’ensemble du système ;
• Définition des nouveaux profils de droits et de rôles ;
• Présentation des fonctions d’organigramme et de branches ;
• Le profil utilisateur et formulaire de création des utilisateurs ;
• Présentation des champs personnalisés et leur portée ;
• Groupes d'utilisateurs ;
• Création d'un utilisateur et importation en lot ;
• Mes ressources ;
• Méthodes de création de contenu :
  • Approche ascendante (bottom-up) : De la Formation vers Mes Ressources,
  • Approche descendante (top-down) : De Mes Ressources vers la Formation ;
• Notifications sur les portails ;
• Notifications sur les sessions (formations et événements) ;
• Notifications sur les ressources ;
• Campagnes de promotion, écrire aux inscrits.

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

• Envoyez l'organigramme officiel de votre organisation à SVI pour configuration;
• Envoyez les champs personnalisés et des informations de création de compte à SVI;
• Exercez-vous à importer des utilisateur en lot!
• Exercez-vous à partager, à importer et à exporter des ressources;
• Exercez-vous à créer du contenu de formation dans Lära;
• Exercez-vous à créer et à émettre des campagnes de promotion.

Objectifs : 

• Création d’une formation et d’une session :
  • Informations générales,
  • Visuel,
  • Inscription et catalogues (valeurs par défaut),
  • Administration,
  • Autodéclaration,
  • Notation et attestation,
  • Tarification (valeurs par défaut),
  • Forums;
• Gabarits de présentation de formation et survol de l’éditeur de texte (Froala) ;
• Introduction aux équivalences de formations (atelier 7) ;
• Association à un catalogue ;
• Attestations;
• Survol des paramètres de la session et des éléments de contenu ;
• Création d'un exemple d'emplacement ;
• Création d'un exemple de chaque élément de contenu ;
• Complétion et prérequis sur les éléments de contenu ;
• Révision post-contenu des paramètres de la session:
  • Informations générales,
  • Durée,
  • Tarification,
  • Complétion.

Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

• Inventoriez le matériel de formation actuel de votre organisation;
• Inventoriez les « Catalogues » tels que présentés en atelier;
• Inventoriez les emplacements de vos formations;
• Exercez-vous à créer des formations.

Objectifs : 

• Contenu (gestion des éléments) :
  • Complétion d’un élément,
  • Prise de présence,
  • Inscription manuelle activité Via,
  • Correction,
  • Note,
  • Résultats,
  • Tentatives additionnelles;
• Création d’un programme de formation et d’une cohorte ;
• Ajout de blocs et de formations ;
• Définition des paramètres des formations et des blocs (session, complétion et prérequis) ;
  • Révision post-contenu des paramètres de la cohorte :
  • Informations générales,
  • Durée,
  • Tarification,
  • Complétion;
• Mode catalogue ;
• Équivalences de formations ; 
• Processus d’autoinscription aux programmes ;
• Sessions à la carte et visibilité des documents, si panier d’achat ;
• Sondages à l'inscription et tarification des sessions à la carte ;
• Attestation de programme et de session à la carte (champs liés aux activités choisies) ;
• Notifications sur les programmes et sur les sessions à la carte ;
• Rapports des sessions à la carte (Détail des inscriptions).
  
  
• Inscription administrative sans paiement : utilisateur, groupe, branche et importation ;
• Inscription administrative avec paiement : utilisateur ;
• Utilisation de la section administrative « sessions » ;
• Utilisation de la section administrative « Inscriptions »;
• Statut d’inscriptions ;
• Annulation d’une session par l’organisation ;
• Remboursement partiel ou total d’une inscription, individuel ou en lot ;
• Transfert d’inscriptions vers une autre session ou file d’attente ;
• Gestion manuelle de la file d’attente ;
• Autorisations sur les inscriptions ;
• Transactions ;
• Documents des fournisseurs de services (reçus et factures) ;
• Rapports d’inscriptions et de transactions, bilan de formation et bilan financier annuel.
  
  

• Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier :

  • Exercez-vous à vous inscrire à vos formations et programmes;
  • Exercez-vous à créer des programmes de formation, des blocs et des séquences d'apprentissage;
  • Exercez-vous à créer des forfaits dans une session à la carte;
  • Exercez-vous à créer des sondages à l'inscription;