Créer des branches et gérer l'organigramme

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Mieux comprendre le fonctionnement global de l'organigramme
Créer une nouvelle branche
Définir la gestion administrative des différentes composantes du système
   Activité de classe virtuelle Via HTML permanente
   Activité de classe virtuelle Via HTML planifiée
   Utilisateurs
   Portails
   Gabarits de texte

Notes
I. La nouvelle version de Via HTML est présentement offerte en mode «Beta». Nous vous tiendrons informés de prochains développements et maintiendrons la présente documentation à jour;
II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Introduction

Le portail Via HTML permet une gestion complète et granulaire des droits des utilisateurs sur votre environnement. En plus de cela, il est possible d'isoler les droits administratifs sur différents paliers de gestions. Par exemple, un membre de votre organisation pourraît d'une part suivre des formations comme membre, d'autre part, avoir des droits administratifs sur son équipe de travail. Ces différents paliers sont nommés « Branches » dans le système, et l'ensemble des branches forme l' « Organigramme ».

Le présent article explique la création et la gestion des branches administratives de votre organigramme.

Mieux comprendre le fonctionnement global de l'organigramme

Capsule
La gestion administrative de la plateforme Via HTML s'opère sous le même principe que les dossiers d'un ordinateur. Il est possible de créer une gestion administrative en « silos », permettant d'isoler un administrateur, ses activités et ses participants, par exemple.
Dans notre exemple ci-contre, Sylvie est administratrice du portail Via HTML de son organisation. Comme elle a des droits d'administration sur la branche principale de l'organigramme « A », elle a un droit d'action sur les branches « A », « X » et « Y ». Ce qu'elle a la capacité de voir ou de faire sur ces branches est défini par son profil de droits.
Julien est chef de l'équipe « X ». Pour qu'il puisse gérer les membres de son équipe, créer des activités et gérer les invitations, il a été déposé sur la branche « X » avec un profil de droit permettant ces actions. Ainsi, Julien pourra voir les éléments et les utilisateurs de la branche « X », mais pas ceux des branches « Y » et « A », auxquelles il n'a pas accès.

Créer une nouvelle branche

Capsule
Pour créer une nouvelle branche administrative sur votre organigramme, rendez-vous dans le menu « Administration », sous l'onglet « Utilisateurs », puis sous « Organigramme ». Cliquez sur le bouton « Nouvelle branche ».
La création d'une branche est fort simple : 
  • Nom * : entrez le nom de la branche;
  • Branche parente : définissez la branche supérieure.

N'oubliez pas de créer la branche ou d'enregistrer vos modifications.

Pour définir un profil de droits sur une branche ou pour gérer la liste des utilisateurs de chaque branche et leur profil de droits, cliquez sur l'icône de la colonne « Nombre d'utilisateurs » correspondante. 

Définir la gestion administrative des différentes composantes du système

Capsule

Outre des utilisateurs, vous pouvez déposer sur les branches de l'organigramme les différentes composantes du système, comme les portails et les gabarits de texte. La capacité d'un utilisateur à administrer une composante du système est un mariage entre son profil de droits de sur une branche et la présence de cette composante sur cette même branche.

Activité de classe virtuelle Via HTML permanente

Pour définir la branche administrative d'une activité Via HTML permanente, rendez-vous sous l'onglet « Mes activités permanentes » du menu utilisateur... (CHEMIN À VENIR)
Une fois à cet endroit, vous pourrez cliquer sur le bouton « Ajouter une branche » pour ajouter l'activité Via HTML sur une branche administrative de l'organigramme. Les utilisateurs de cette branche ayant la capacité d'édition sur les activités Via HTML pourront ainsi gérer cette activité.

Activité de classe virtuelle Via HTML planifiée

Pour définir la branche administrative d'une activité Via HTML planifiée... (PATH À VENIR)

Une fois à cet endroit, vous pourrez cliquer sur le bouton « Ajouter une branche » pour ajouter l'activité Via HTML sur une branche administrative de l'organigramme. Les utilisateurs de cette branche ayant la capacité d'édition sur les activités Via HTML pourront ainsi gérer cette activité.

Utilisateurs

Pour définir la branche administrative des utilisateurs, il existe plusieurs moyens, détaillés dans l'article Créer et gérer les utilisateurs. Cela étant pour déplacer un seul utilisateur à partir de l'interface, vous aurez deux options : 
  • Par le profil utilisateur : rendez-vous sous l'onglet « Utilisateurs » du menu administration, puis sous « Utilisateurs ». Sélectionnez l'utilisateur à modifier en cliquant sur son nom d'utilisateur dans la liste. Une fois dans son profil, rendez-vous sous l'onglet « Branches de l'utilisateur ».
Une fois à cet endroit, vous pourrez cliquer sur le bouton « Ajouter une association » pour ajouter l'utilisateur sur une branche administrative de l'organigramme et définir son profil de droits. Les utilisateurs de cette branche ayant la capacité d'édition sur les utilisateurs pourront ainsi gérer cet utilisateur.
  • Par l'organigramme : rendez-vous dans le menu « Administration », sous l'onglet « Utilisateurs », puis sous « Organigramme ». Cliquez sur la branche où ajouter l'utilisateur, et rendez-vous sous l'onglet « Utilisateurs ». Vous pourrez y modifier le profil de droit de chaque utilisateur sur cette branche, ou ajouter un utilisateur à l'aide du bouton « Ajouter des utilisateurs ».

Portails

Pour définir la branche administrative d'un portail, rendez-vous sous l'onglet « Portails » du menu « Administration ». Sélectionnez le portail à modifier en cliquant sur son nom, puis rendez-vous sous l'onglet « Administation ».
Une fois à cet endroit, vous pourrez cliquer sur « Ajouter une branche » pour ajouter le portail sur une branche administrative de l'organigramme. Les utilisateurs de cette branche ayant la capacité d'édition sur les portail pourront ainsi gérer ce portail.

Gabarits de texte

Pour définir la branche administrative d'un gabarit de texte, rendez-vous sous l'onglet « Réglages avancés » du menu « Administration », puis sous « Gabarits de texte ». Sélectionnez le gabarit de texte à modifier en cliquant sur son nom, puis rendez-vous sous l'onglet « Administation ».
Une fois à cet endroit, vous pourrez cliquer sur le bouton « Ajouter une branche » pour ajouter le gabarit de texte sur une branche administrative de l'organigramme. Les utilisateurs de cette branche ayant la capacité d'édition sur les gabarits de texte pourront ainsi gérer ce gabarit.

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