Créer et gérer les utilisateurs

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Créer un nouvel utilisateur
Créer des utilisateurs par importation en lot
   Création du fichier Excel (CSV) pour importation
   Dépôt et confirmation du fichier
Liste des champs utilisateur déjà présents sur votre portail Via HTML
Créer et gérer des utilisateurs par API
Créer et gérer des utilisateurs lors de la connexion SSO
Gérer manuellement les utilisateurs existants

Notes
I. La nouvelle version de Via HTML est présentement offerte en mode «Beta». Nous vous tiendrons informés de prochains développements et maintiendrons la présente documentation à jour;
II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Introduction

Le produit Via HTML permet une plusieurs méthodes pour créer des utilisateurs, leur octroyer les droits nécessaires à leur fonction sur le portail et à renseigner leurs informations personnelles.

Le présent article explique la création et la gestion des utilisateurs de votre environnement VIA HTML 5.

Créer un nouvel utilisateur

Capsule
Pour créer un tout nouvel utilisateur sur votre portail Via HTML, rendez-vous sous l'onglet « Utilisateurs » du menu « Administration », puis sous « Utilisateurs ». Cliquez sur le bouton « Nouvel utilisateur ».
  • Nom * : nom de famille ou nom légal;
  • Prénom * : prénom, nom donné à la naissance ou prénom légal;
  • Fuseau horaire : fuseau horaire de l'utilisateur créé;
  • Langue d'affichage et de communication : langue d'affichage de l'interface pour cet utilisateur;
  • Nom d'utilisateur * : identifiant de connexion au portail. Nous suggérons une donnée unique, comme le courriel;
  • Courriel : adresse courriel, email;
  • Mot de passe * : mot de passe imposé ou temporaire de l'utilisateur (vous pouvez forcer le changement de mot de passe);
  • Confirmation du mot de passe * : confirmation de sécurité du mot de passe. Entrez le mot de passe de nouveau;
  • Organisation : nom de l'organisation, de l'entreprise, de l'association, etc.;
  • Fonction dans l'organisation : poste ou fonction occupée au sein de l'organisation; 
  • Tél. domicile : numéro de téléphone résidentiel;
  • Tél. bureau : numéro de téléphone professionnel;
  • Tél. cellulaire : numéro de téléphone cellulaire;
  • Numéro public : dans certains contextes d'activités de classe virtuelle en groupe, il est possible d'afficher des informations de contact des utilisateurs. Le numéro sélectionné sera affiché;
  • Portail : portail de l'utilisateur.
    ATTENTION : le portail de l'utilisateur est le dernier portail par lequel l'utilisateur est réputé s'être connecté. Les notifications, par exemple, prendront la personnalisation de ce portail;
  • Mode d'accès Via : mode d'accès à Via classique. Cette option n'a aucun effet sur les activités de classe virtuelle Via HTML;

: enverra les informations de connexion par courriel à l'adresse courriel au dossier;

: forcera l'utilisateur à modifier le mot de passe que vous aurez entré.

Créer des utilisateurs par importation en lot

Capsule
Pour créer ou modifier une multitude de nouveaux utilisateurs simultanément sur votre portail Via HTML, rendez-vous sous l'onglet « Utilisateurs » du menu « Administration », puis sous « Utilisateurs ». Cliquez sur le bouton « Importation en lot »Le principe de l'importation en lot est simple : téléchargez un fichier exemple, remplissez les champs et importez vos utilisateurs.
Téléchargez un fichier exemple : 
  • Fichier exemple CSV avec champs de base : fichier Excel comportant les champs obligatoires du système;
  • Fichier exemple CSV avec tous les champs : fichier Excel comportant tous les champs du système. 

ATTENTION : Le fichier avec tous les champs est à privilégier. Supprimez les colonnes inutilisées.

Remplissez les colonnes du « Fichier exemple CSV [...] » en vous basant sur le tableau de la page d'importation de votre portail. Consultez la section suivante pour en découvrir davantage sur la création du fichier Excel (CSV) pour importation.

Création du fichier Excel (CSV) pour importation

Capsule
Après avoir téléchargé votre « Fichier exemple CSV », vous devez remplir les colonnes obligatoires et celles que vous voulez renseigner avant d'importer et de créer vos utilisateurs. Cette section présente des exemples de telles données, mais les identifiants API doivent être tirés du tableau de la page d'importation de votre portail. Seuls les champs [Login], [LastName] et [FirstName] sont obligatoires. Si vous supprimez une colonne ou n'y entrez aucune valeur, les valeurs par défaut seront considérées.
Cliquez ici pour télécharger notre exemple de fichier d'importation en lot.
  • Login : un courriel est ici utilisé comme identifiant parce qu'il s'agit d'une information unique. Vous pouvez cependant utiliser d'autres formules;
  • Password : vous pouvez supprimer cette colonne pour générer des mots de passe aléatoires ou en entrer. Vous pourrez forcer le changement de mot de passe.
  • LastName : entrez la liste des noms de familles;
  • FirstName : entrez la liste des prénoms;
  • PortalID : entrez l'identifiant API du portail auquel associer les utilisateurs. L'identifiant API se trouve dans la colonne « Détails » du tableau d'importation en lot de votre portail.
  • CompanyName : entrez la liste des noms d'entreprise;
  • Branch : entrez l'identifiant API de la ou des branches où déposer les utilisateurs. L'identifiant API se trouve dans la colonne « Détails » du tableau d'importation en lot de votre portail.
  • BranchPermission : entrez l'identifiant API du profil de droits à attribuer aux utilisateurs. L'identifiant API se trouve dans la colonne « Détails » du tableau d'importation en lot de votre portail.
  • ExpirtationDate : entrez la date à laquelle le compte sera désactivé. Vous devez respecter le format ANNÉE-JOUR-MOIS, exemple : 2020-12-25;
  • Group : entrez l'identifiant API du ou des groupes auxquels associer les utilisateurs. L'identifiant API se trouve dans la colonne « Détails » du tableau d'importation en lot de votre portail.
  • Email : entrez la liste des courriels;
  • PhoneHome : entrez la liste des numéros de téléphone résidentiels;
  • PhoneBus : entrez la liste des numéros de téléphone professionnels;
  • Language : entrez l'identifiant API de la langue à attribuer aux utilisateurs. L'identifiant API se trouve dans la colonne « Détails » du tableau d'importation en lot de votre portail.
  • TimeZone : entrez l'identifiant API du fuseau horaire à attribuer aux utilisateurs. L'identifiant API se trouve dans la colonne « Détails » du tableau d'importation en lot de votre portail.
  • PublicPhone : entrez l'identifiant API du profil de droits à attribuer aux utilisateurs. L'identifiant API se trouve dans la colonne « Détails » du tableau d'importation en lot de votre portail.
  • Address : liste des adresses de résidence ou de facturation;
  • Address2 : listes des adresses secondaire ou précisions;
  • PostalCode : liste des codes postaux;
  • City : entrez la liste des villes;
  • CountryID : entrez l'identifiant API du pays des utilisateurs. L'identifiant API se trouve dans la colonne « Détails » du tableau d'importation en lot de votre portail.
  • StateID : entrez l'identifiant API de la province des utilisateurs. L'identifiant API se trouve dans la colonne « Détails » du tableau d'importation en lot de votre portail.
  • PhoneCel : entrez la liste des numéros de cellulaire;
  • Deactivate : choisissez si vous voulez que les utilisateurs créés soient désactivés (1) ou non (0).

Dépôt et confirmation du fichier

Capsule
Lorsque votre fichier Excel (CSV) sera créé avec l'ensemble des données, téléversez-le dans la boîte de téléversement de la page d'importation en lot.  Dans le menu « Administration », sous « Utilisateurs », puis sous « utilisateurs » de nouveau, cliquez sur « Importation en lot ».
Glissez et déposez votre fichier dans la boîte d'importation du CSV, ou cliquez sur la boîte de dépôt et sélectionnez le fichier dans l'explorateur de votre système d'exploitation, puis cliquez sur « Valider le fichier ».
La page de validation du fichier présente plusieurs options : 
  • Colonne utilisée comme identifiant unique lors de l'édition : lors de l'importation en lot d'utilisateurs, le système vérifiera si les utilisateurs du fichier téléversés exitent déjà dans le système. Vous devez définir quel champ sera utilisé pour mener cette recherche;
La grille de « Validation du fichier » offre la possibilité de vérifier si vous avez entré les bonnes informations dans les colonnes. Si vous avez créé votre fichier Excel (CSV) avec attention, la grille de validation peut être ignorée. Sinon, elle permet de corriger une erreur de colonne en la modifiant à l'aide des listes déroulante « Colonne importées ».
Les options d'importation définisse les actions que le système mènera : 
  • Créer les nouveaux utilisateurs et modifier les utilisateurs existants : selon la colonne utilisée comme identifiant unique, les utilisateurs non détectés seront créés, les autres seront modifiés;
 
  • Modifier uniquement les utilisateurs existants : selon la colonne utilisée comme identifiant unique, les utilisateurs non détectés seront ignorés, les autres seront modifiés.
  • Créer uniquement les nouveaux utilisateurs : selon la colonne utilisée comme identifiant unique, les utilisateurs non détectés seront ignorés, les autres seront modifiés.
: enverra un courriel de confirmation;
: forcera l'utilisateur à changer son mot de passe.
Appuyez sur « Créer X utilisateur(s) » ou sur « Créer X utilisateur(s) et modifier Y utilisateurs (s) » Vos utilisateurs sont maintenant créé avec succès! Vous pouvez valider leur présence sur le système en vous rendant sous l'onglet « Utilisateurs » du menu « Administration », puis sous « Utilisateurs ». Si vous obtenez une erreur, veuillez valider les données de votre fichier importé selon les instructions du message d'erreur. Il s'agit généralement d'un mauvais format ou de données référant à des objets qui n'existent pas dans le système.

Liste des champs utilisateur déjà présents sur votre portail Via HTML

Le tableau ci-dessous présente l'ensemble des champs présents par défaut sur votre portail Via HTML. Vous pouvez d'ailleurs consulter l'ensemble de ces champs et des champs personnalisés que vous aurez créé sur la page de création d'utilisateurs. Dans le menu « Administration », sous « Utilisateurs », puis sous « utilisateurs » de nouveau, cliquez sur « Importation en lot ». La colonne « Détail » du tableau y présente les valeurs API correspondantes aux champs, s'il y a lieu.
NomDescription et traductionDétails (à consulter sur votre portail Via HTML)
Login *
Identifiant de connexion au portail. Il est suggéré d'utiliser une valeur unique, comme un courriel ou un numéro de membre. Ce champ est obligatoire.
Il s’agit de l'identifiant de connexion de l’utilisateur. Maximum 250 Caractères. C'est le champ qui sera utilisé lors de la connexion
LastName *
Nom de famille hérité des parents, ou nom légal. Ce champ est obligatoire.
-
FirstName *
Prénom donné à la naissance, ou prénom légal. Ce champ est obligatoire.
-
Password
Mot de passe. Si aucun mot de passe n'est fourni, un mot de passe aléatoire sera généré.
Le mot de passe doit comporter au moins 3 caractère(s). Il doit contenir des caractères alphanumériques et peut contenir les caractères suivant : |(){}/=+,!@&$%?&_*;'.-
PortalID
Identifiant API du portail. Si aucun identifiant n'est entré, le portail par défaut sera considéré. Veuillez consulter l'article Découvrir le portail et le paramétrer à cet effet.
Identifiant du portail auquel l'utilisateur est associé. Si non fourni, le portail par défaut sera utilisé. Cliquez sur le bouton « Détails » du tableau d'importation en lot pour obtenir l'identifiant des portails.
CompanyName
Nom de l'organisation ou de l'entreprise.
-
Branch
Identifiant API de la branche. Si aucun identifiant n'est entré, la branche par défaut sera considérée. Veuillez consulter l'article Créer des branches et gérer l'organigramme à cet effet.
Liste des branches de l'organigramme où l'utilisateur doit être associé. Cliquez sur le bouton « Détails » du tableau d'importation en lot pour obtenir l'identifiant des branches de votre organigramme.
BranchPermission
Identifiant du profil de droit octroyé sur une branche. Si aucun identifiant n'est entré, le profil de droits d'utilisateur par défaut sera considéré. Veuillez consulter l'article Créer et gérer les profils de droits à cet effet.
Liste des profils de droits octroyés aux utilisateurs créés. Cliquez sur le bouton « Détails » du tableau d'importation en lot pour obtenir l'identifiant des profils de droits.
ExpirationDate
Date de désactivation du compte. Après ce moment, l'utilisateur ne pourra plus accèder au système. Si aucune valeur n'est fournie, le compte n'aura pas d'expiration.
Lorsque cette date sera atteinte, l'utilisateur sera désactivé. Exemple de format de date acceptée: 2029-02-13
Dans ce cas, l'utilisateur n'aura plus accès au portail le 13 février 2029 dès 00:00
Group
Identifiant du ou des groupes auxquels l'utilisateur est associé. Si aucun valeur n'est entrée, l'utilisateur ne sera dans aucun groupe.
Groupe d'utilisateurs auquel associer le nouvel utilisateur. Cliquez sur le bouton « Détails » du tableau d'importation en lot pour obtenir l'identifiant des groupes de votre environnement.
FunctionTitle
Nom de l'organisation ou de l'entreprise
-
Email
Courriel. 

ATTENTION : Si aucun courriel n'est entré, l'utilisateur ne pourra pas recevoir de communications en dehors du portail et ne pourra pas réinitialiser son mot de passe.
-
PhoneHome
Numéro de téléphone résidentiel
-
PhoneBus
Numéro de téléphone au travail
-
Language
Langue du profil
La langue d’affichage par défaut dans via pour l’utilisateur est paramétrable selon la liste des constantes suivante :
  • 1 : Français (Canada)
  • 2 : Anglais
  • 3 : Français (France)
  • 4 : Espagnol
Si cette valeur est vide, la valeur utilisée par défaut est celle de l’organisation dans laquelle l’utilisateur est créé.
TimeZone
Fuseau horaire
Fuseau horaire du nouvel utilisateur. Cliquez sur le bouton « Détails » du tableau d'importation en lot pour obtenir l'identifiant des différents fuseaux horaires.
PublicPhone
Numéro de téléphone affiché publiquement dans certains contextes
Numéro de téléphone visible publiquement:
  • 0 : aucun
  • 1 : cellulaire
  • 2 : maison
  • 3 : bureau
Si cette valeur est vide, la valeur 0 est appliquée.
Address
Adresse résidentielle ou de correspondance primaire
-
Address2
Adresse résidentielle ou de correspondance secondaire / précisions sur l'adresse primaire
-
PostalCode
Code postal
-
City
Ville
-
CountryID
Identifiant API du pays. Si aucune valeur n'est entrée, le Canada sera considéré.
Pays du nouvel utilisateur. Cliquez sur le bouton « Détails » du tableau d'importation en lot pour obtenir l'identifiant des différents pays
StateID
Identifiant API de l'état ou de la province. Si aucune valeur n'est entrée, le Québec sera considéré.

PhoneCelNuméro de téléphone cellulaire
DeactivateDésactivation de l'utilisateur

* Champs obligatoires

Créer et gérer des utilisateurs par API

Les produits Via HTML et Lära LMS partagent une API qui leur est commune. Vous trouverez l'ensemble des appels possible dans le dossier Guide API. Ce qui nous concerne présentement est la création et la gestion des utilisateurs par API
Consultez d'abord l'article Créer une API et l'utiliser pour configurer votre API et contrôller votre portail Via HTML. Ensuite, servez-vous des articles sur l'API présentés ci-dessus pour passer vos appels au système et mener vos actions.

Créer et gérer des utilisateurs lors de la connexion SSO

Dans l'article Créer et gérer les méthodes d'authentification, nous présentons comment créer une nouvelle méthode d'authentification à votre portail Via HTML et offrons des informations sur le Single Sing-on (SSO). Lorsque cette méthode est utilisée, c'est la base de donnée de ce fournisseur qui dicte les données reliées aux utilisateurs et qui les maintient à jour.
Par exemple, si vous choisissez Microsoft Azure AD comme méthode d'authentification, ce sont les informations présentes au dossier de l'utilisateur sur Microsoft Azure qui seront considérées. La mise à jour des ces données sur votre portail Via HTML se fera lors de la connexion des utilisateurs. Les données ne sont donc par maintenues à jour en temps réel, mais bien mises à jour lors d'une connexion au système. Si l'utilisateur n'existe pas, il sera créé.

Gérer manuellement les utilisateurs existants

Capsule
Pour modifier manuellement le dossier et le profil d'un utilisateur, rendez-vous sous l'onglet « Utilisateurs » du menu « Administration », puis sous le sous-onglet « Utilisateurs ». Vous vous retrouverez devant la liste des utilisateurs du système auxquels vous avez accès. Cliquez sur le bouton de style « burger » de la colonne « Options » du tableau, sur la ligne de l'utilisateur à modifier.
Le menu d'options des utilisateurs permet certains actions : 
  • Voir le profil : permet de consulter et de modifier le profil de l'utilisateur. Vous pouvez aussi l'y assigner à un groupe ou le déposer sur une branche de l'organigramme;
  • Réinitialiser le mot de passe : permet d'émettre un courriel de réinitialisation de mot de passe à l'utilisateur;
  • Désactiver l'utilisateur : désactive l'utilisateur. Il n'aura plus accès au système, mais ses données seront conservées;
  • Prendre l'identité : permet de prendre l'identité d'un utilisateur de mener des actions réelles en son nom;
  • Supprimer l'utilisateur : permet de supprimer un utilisateur du système.
    ATTENTION : toutes les données seront supprimées.

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