Accéder aux activités de classe virtuelle, les créer ou les gérer

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Accéder à une activité de classe virtuelle à partir du calendrier
Accéder à une activité de classe virtuelle permanente
Créer une activité de classe virtuelle
   Créer une activité permanente
   Créer une activité régulière
   Créer une activité périodique
Associer des participants et définir leur rôle
Définir les paramètres avancés
Envoyer des courriels d'invitation

Notes
I. La nouvelle version de Via HTML est présentement offerte en mode « Beta ». Nous vous tiendrons informés de prochains développements et maintiendrons la présente documentation à jour.
II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Introduction


Le calendrier de Via HTML est la page par défaut où se retrouvent les utilisateurs qui se connectent au portail et offre une vision claire des activités à l'horaire. Vous pouvez y consulter les activités Via HTML auxquelles vous prenez part comme participant, mais aussi celles dont vous êtes l'administrateur. Les activités permanentes, quant à elle, sont des activités accessibles en tout temps.

Le présent article présente d'abord comment accéder à une activité de classe virtuelle à partir du calendrier et comment accéder à une activité de classe virtuelle permanente. On y présente ensuite les options administratives exhaustives de création et de gestion des différents types d'activités.

Accéder à une activité de classe virtuelle à partir du calendrier


Après vous être connecté au portail Via HTML de votre organisation, vous vous trouverez sur la page « Mon calendrier ». Sinon, rendez-vous sous l'onglet « Mon calendrier » du menu « utilisateur ». Vous vous retrouverez devant votre calendrier, qui comporte certaines options d'affichage.
Par défaut, le calendrier présente un affichage mensuel. Il est possible de modifier cet affichage pour qu'il présente une journée, une semaine, un mois, ou une liste. Les différents filtres offrent la capacité d'effectuer des recherches plus précises, au besoin. Vous pouvez aussi cliquer sur les activité à l'horaire pour afficher plus d'informations à leur sujet. Finalement, vous pouvez activer un affichage par groupe, si vous faites partie de plusieurs groupes.
Dans notre exemple ci-haut, une activité est planifiée au calendrier le lundi 9 août 2021, à 10 h 15. En cliquant sur une activité planifiée, vous pourrez faire afficher la fenêtre contextuelle ci-contre. Cliquez sur « Accéder » pour accéder à l'activité de classe virtuelle et y participer, ou sur « Voir le détail » pour afficher les informations relatives à cette activité. Si le bouton « Accéder » n'est pas disponible, c'est que l'activité est à venir ou est terminée.
La page de détail affiche tout d'abord les informations générales de l'activité : 
  • Mode audio : indique le mode audio de l'activité;
  • Salle d'attente : affiche si une salle d'attente est activée;
  • Lien d'accès : permet de générer un lien d'accès direct à l'activité;
  • Accéder : affiche le statut de l'activité et permet d'y accéder;
La section « Participants » présente la liste des participants associés à l'activité, leur statut de connexion, ainsi que leur rôle
La section « Enregistrements » présente la liste des enregistrements auxquels vous avez accès en ce qui concerne cette activité. Le bouton de style « trombone » vous permet de créer un lien vers l'enregistrement. Le bouton de style « faire jouer » vous permet d'accéder à l'enregistrement.

Accéder à une activité de classe virtuelle permanente

Caspule
Après vous être connecté au portail Via HTML de votre organisation, rendez-vous sous l'onglet « Mes activités permanentes » du menu « utilisateur ».
À partir de la page « Mes activités permanentes », vous pourrez afficher les activités en tuiles ou en liste, rechercher une activité à l'aide des filtres proposés et épingler les activités de votre choix à l'aide de l'icône d'étoile. Pour accéder aux détails d'une activité ou y accéder, cliquez sur son nom.
La page de détail affiche tout d'abord les informations générales de l'activité : 
  • Mode audio : indique le mode audio de l'activité;
  • Salle d'attente : affiche si une salle d'attente est activée;
  • Lien d'accès : permet de générer un lien d'accès direct à l'activité;
  • Accéder : affiche le statut de l'activité et permet d'y accéder;
 
La section « Participants » présente la liste des participants associés à l'activité, leur statut de connexion, ainsi que leur rôle


La section « Enregistrements » présente la liste des enregistrements auxquels vous avez accès en ce qui concerne cette activité. Le bouton de style « trombone » vous permet de créer un lien vers l'enregistrement. Le bouton de style « faire jouer » vous permet d'accéder à l'enregistrement.

Créer une activité de classe virtuelle

Il est possible de créer trois types d'activités de classe virtuelle Via HTML : 

Créer une activité permanente

Capsule
Pour créer une nouvelle activité permanente, rendez-vous sous l'onglet « Mes activités permanentes » du menu « utilisateur » et cliquez sur le bouton « Nouvelle activité »
Une fois dans la page de création d'activité de classe virtuelle vous pourrez tout d'abord changer le visuel de l'activité. Cliquez sur les trois-points du visuel de l'activité, sélectionnez le visuel à utiliser, puis cliquez sur « Confirmer ».
Consultez l'article Créer et gérer les visuels pour en savoir plus à ce sujet.
  • Titre * : entrez le titre ou le nom de votre activité;
  • Description : cliquez-y pour rédiger un message de présentation de votre activité;
  • Permanente : sélectionnez cette option pour définir votre activité comme « permanente »;
  • Lien d'accès * : lien d'accès personnalisable pour accéder à votre activité;
  • Droit d'accès: définit qui aura le droit d'accéder à l'activité à l'aide du lien créé à l'étape précédente :
    • Utilisateurs associés : seuls les utilisateurs associés à l'activité pourront y accéder;
    • Public : tout internaute possédant le lien pourra y accéder.
Cliquez sur « Suivant » pour associer des utilisateurs à l'activité. Cliquez sur « Terminer » pour créer l'activité et y associer des participants plus tard.

Créer une activité régulière

Capsule
Pour créer une activité régulière au calendrier, rendez-vous sous l'onglet « Mon calendrier » du menu « utilisateur » et cliquez sur « Nouvelle activité ». 
Une fois dans la page de création d'activité de classe virtuelle vous pourrez tout d'abord changer le visuel de l'activité. Cliquez sur les trois-points du visuel de l'activité, sélectionnez le visuel à utiliser, puis cliquez sur « Confirmer ».
Consultez l'article Créer et gérer les visuels pour en savoir plus à ce sujet.
  • Titre * : entrez le titre ou le nom de votre activité;
  • Description : cliquez-y pour rédiger un message de présentation de votre activité;
  • Permanente et Périodique : ignorez ces options, dans notre présent contexte;
  • Date et heure de début : entrez la date et l'heure du début de votre activité;
  • Date et heure de fin : entrez la date et l'heure de fin de votre activité;
  • Lien d'accès * : lien d'accès personnalisable pour accéder à votre activité;
  • Droit d'accès: définit qui aura le droit d'accéder à l'activité à l'aide du lien créé à l'étape précédente :
    • Utilisateurs associés : seuls les utilisateurs associés à l'activité pourront y accéder;
    • Public : tout internaute possédant le lien pourra y accéder.
Cliquez sur « Suivant » pour associer des utilisateurs à l'activité. Cliquez sur « Terminer » pour créer l'activité et y associer des participants plus tard.

Créer une activité périodique

Capsule
Pour créer une activité régulière au calendrier, rendez-vous sous l'onglet « Mon calendrier » du menu « utilisateur » et cliquez sur « Nouvelle activité ». 
Consultez l'article Créer et gérer les visuels pour en savoir plus à ce sujet.
Une fois dans la page de création d'activité de classe virtuelle vous pourrez tout d'abord changer le visuel de l'activité. Cliquez sur les trois-points du visuel de l'activité, sélectionnez le visuel à utiliser, puis cliquez sur « Confirmer ».
  • Titre * : titre ou le nom de votre activité;
  • Description : cliquez-y pour rédiger un message de présentation de votre activité;
  • Périodique : sélectionnez « Périodique », dans notre contexte;
  • Heure de début : heure de début de l'activité;
  • Heure de fin : heure de fin de l'activité;
  • Périodicité hebdomadaire : créez une périodicité basée sur un ou plusieurs jours de la semaine, ainsi que sa date de début et de fin;
  • Périodicité mensuelle : créez une périodicité basée sur un jour du mois, ainsi que sa date de début et de fin;
  • Lien d'accès * : lien d'accès personnalisable pour accéder à votre activité;
  • Droit d'accès: définit qui aura le droit d'accéder à l'activité à l'aide du lien créé à l'étape précédente :
    • Utilisateurs associés : seuls les utilisateurs associés à l'activité pourront y accéder;
    • Public : tout internaute possédant le lien pourra y accéder.
 
Cliquez sur « Suivant » pour associer des utilisateurs à l'activité. Cliquez sur « Terminer » pour créer l'activité et y associer des participants plus tard.


Associer des participants et définir leur rôle

Capsule
La deuxiàme étape de la création d'une activité ou de son édition consiste à y associer des utilisateurs. Accédez à cette étape en cliquant sur « Suivant » lors de la création de l'activité, ou en accédant aux « Détails de l'activité » par les onglets « Mon calendrier » ou « Mes activités permanentes » du menu « Administration », selon le cas, puis en cliquant sur « Gérér », puis « Suivant ».
  • Ajouter un groupe : permet d'associer un groupe d'utilisateurs à votre activité;
  • Ajouter des utilisateurs du portail : permet de rechercher des utilisateurs du portail et de les associer à l'activité;
  • Ajouter des invités : permet d'entrer des courriels et d'envoyer des invitations à des invités externes au portail;
Une fois que vous aurez ajouté les participants à l'aide du bouton « Ajouter », ils se retrouveront dans la liste des « Participants associés ». À cet endroit, vous serez en mesure de modifier le rôle de chaque utilisateur.
Vous pouvez sélectionner un utilisateur et en modifier le rôle, ou le supprimer de la liste des participants associés. Vous pouvez aussi « Sélectionner tout » et mener une action pour tous les utilisateurs, comme les retirer de la liste ou leur octroyer un rôle commun.
Cliquez sur « Suivant » pour définir les paramètres avancés. Cliquez sur « Terminer » pour créer l'activité et envoyer des invitations plus tard.
 

Définir les paramètres avancés

La troisième étape de la création d'une activité ou de son édition consiste à gérer les paramètres avancés. Accédez à cette étape en cliquant sur « Suivant » à deux reprises lors de la création de l'activité, ou en accédant aux « Détails de l'activité » par les onglets « Mon calendrier » ou « Mes activités permanentes » du menu « Administration », selon le cas, puis en cliquant sur « Gérér », puis « Suivant » deux fois.
  • Temps minimum requis de présence (hh:mm) : temps requis minimum pour être réputé « Présent » à l'activité;

Les activités Via HTML peuvent être enregistrées. Certains paramètres sont offerts à cet effet, comme le « Droit d'accès par défaut pour les entregistrements » :

  • Gestionnaires : seuls les gestionnaires auront accès aux enregistrements de l'activité,
  • Utilisateurs associés : seuls les participants que vous aurez associé à l'activité auront accès à ses enregistrements;
  • Public : l'enregistrement sera disponible aux invités aussi;
  • Public uniquement à venir
  • Expiration : permet de définir jusqu'à quand les enregistrements seront disponibles (jusqu'à 1 an).
Cliquez sur « Terminer » pour créer votre activité ou enregistrer vos modifications, selon le cas. Une fenêtre contextuelle vous invitera à envoyer une notification d'invitation à l'activité aux participants. Cliquez sur « Confirmer » pour envoyer la notification, ou sur « Annuler » pour ne pas l'envoyer.


Envoyer des courriels d'invitation

Capsule
Comme nous venons de le voir, vous pouvez envoyer une notification d'invitation à vos activités de classe virtuelle lors de la création ou l'édition d'une activité. Vous pouvez aussi le faire à partir du détail de l'activité.
Accédez au détail des activités régulières ou périodiques à partir de l'onglet « Mon Calendrier » du menu « utilisateur ». Sélectionnez l'activité en question et cliquez sur « Voir le détail ». Pour les activités permanentes, rendez-vous sous l'onglet « Mes activités permanentes » du menu « utilisateur ». Entrez dans l'activité permanente en question.
À partir de la section « Participants », cliquez sur les trois-points, puis sur « Envoyer les invitations ». Vous serez redirigé vers l'espace d'édition de l'invitation et pourrez y modifier votre notification afin de l'envoyer à l'aide du bouton « Envoyer et terminer ».


L'espace d'envoi d'invitation se divise en deux parties 

  • La section d'édition de la notification :

    À partir du gabarit qui s'affichera dans la section éditable, vous pourrez ajouter/supprimer des informations selon le besoin.

    Cette section contient déjà des champs prédéfinis qui seront renseignés lors de l'envoi de la notification.





  • La section Destinataires, plus bas dans cette même fenêtre, permettra de gérer les destinataires :

    La liste des particpants associés au cours des étapes précédentes apparaîtra plus bas dans la fenêtre et vous pourrez, si vous êtes prêt à le faire, envoyer votre invitation.

    Vous pouvez faire parvenir la notification à tous les participants ou en cibler certains dans la liste pour différer l'envoi à d'autres.

    Dans ce cas, lorsque vous reviendrez ultérieurement pour envoyer la notification à d'autres particpants ne l'ayant pas encore reçue, sachez que leur case de sélection sera cochée par défaut.


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