Notes I. La nouvelle version de Via HTML est présentement offerte en mode « Beta ». Nous vous tiendrons informés de prochains développements et maintiendrons la présente documentation à jour. II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu. |  |
Introduction
 | Le calendrier de Via HTML est la page par défaut où se retrouvent les utilisateurs qui se connectent au portail et offre une vision claire des activités à l'horaire. Vous pouvez y consulter les activités Via HTML auxquelles vous prenez part comme participant, mais aussi celles dont vous êtes l'administrateur. Les activités permanentes, quant à elle, sont des activités accessibles en tout temps. Le présent article présente d'abord comment accéder à une activité de classe virtuelle à partir du calendrier et comment accéder à une activité de classe virtuelle permanente. On y présente ensuite les options administratives exhaustives de création et de gestion des différents types d'activités. |
Accéder à une activité de classe virtuelle à partir du calendrier
Après vous être connecté au portail Via HTML de votre organisation, vous vous trouverez sur la page « Mon calendrier ». Sinon, rendez-vous sous l'onglet « Mon calendrier » du menu « utilisateur ». Vous vous retrouverez devant votre calendrier, qui comporte certaines options d'affichage. |  |
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 | Par défaut, le calendrier présente un affichage mensuel. Il est possible de modifier cet affichage pour qu'il présente une journée, une semaine, un mois, ou une liste. Les différents filtres offrent la capacité d'effectuer des recherches plus précises, au besoin. Vous pouvez aussi cliquer sur les activité à l'horaire pour afficher plus d'informations à leur sujet. Finalement, vous pouvez activer un affichage par groupe, si vous faites partie de plusieurs groupes. |
Dans notre exemple ci-haut, une activité est planifiée au calendrier le lundi 9 août 2021, à 10 h 15. En cliquant sur une activité planifiée, vous pourrez faire afficher la fenêtre contextuelle ci-contre. Cliquez sur « Accéder » pour accéder à l'activité de classe virtuelle et y participer, ou sur « Voir le détail » pour afficher les informations relatives à cette activité. Si le bouton « Accéder » n'est pas disponible, c'est que l'activité est à venir ou est terminée. |  |
 | La page de détail affiche tout d'abord les informations générales de l'activité :
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La section « Participants » présente la liste des participants associés à l'activité, leur statut de connexion, ainsi que leur rôle. |  |
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La section « Ressources » présente la liste des ressources et documents auxquels vous avez accès en ce qui concerne cette activité. Cliquez simplement sur la vignette d'une des ressources afin de la visualiser à l'écran ou, lorsque disponible, utilisez l'icône de la flèche descendante afin de télécharger ladite ressource sur votre poste de travail. Le bouton Ajouter une ressource est réservé à l'usage de l'hôte et les animateurs afin d'ajouter des contenus à présenter durant la rencontre virtuelle. À noter qu'il est possible d'ajouter ou de retirer des contenus en tout temps (avant, pendant et même après la tenue de l'activité). |
 | La section « Enregistrements » présente la liste des enregistrements auxquels vous avez accès en ce qui concerne cette activité. Le bouton de style « trombone » vous permet de créer un lien vers l'enregistrement. Le bouton de style « faire jouer » vous permet d'accéder à l'enregistrement. |
Accéder à une activité de classe virtuelle permanente
Caspule |
Après vous être connecté au portail Via HTML de votre organisation, rendez-vous sous l'onglet « Mes activités permanentes » du menu « utilisateur ». |  |
 | À partir de la page « Mes activités permanentes », vous pourrez afficher les activités en tuiles ou en liste, rechercher une activité à l'aide des filtres proposés et épingler les activités de votre choix à l'aide de l'icône d'étoile. Pour accéder aux détails d'une activité ou y accéder, cliquez sur son nom. |
La page de détail affiche tout d'abord les informations générales de l'activité :
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 | La section « Participants » présente la liste des participants associés à l'activité, leur statut de connexion, ainsi que leur rôle. |
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La section « Ressources » présente la liste des ressources et documents auxquels vous avez accès en ce qui concerne cette activité. Cliquez simplement sur la vignette d'une des ressources afin de la visualiser à l'écran ou, lorsque disponible, utilisez l'icône de la flèche descendante afin de télécharger ladite ressource sur votre poste de travail. Le bouton Ajouter une ressource est réservé à l'usage de l'hôte et les animateurs afin d'ajouter des contenus à présenter durant la rencontre virtuelle. À noter qu'il est possible d'ajouter ou de retirer des contenus en tout temps (avant, pendant et même après la tenue de l'activité). |
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Créer une activité de classe virtuelle
Il est possible de créer trois types d'activités de classe virtuelle Via HTML :
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Créer une activité permanente
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 | Pour créer une nouvelle activité permanente, rendez-vous sous l'onglet « Mes activités permanentes » du menu « utilisateur » et cliquez sur le bouton « Nouvelle activité ». |
Une fois dans la page de création d'activité de classe virtuelle vous pourrez tout d'abord changer le visuel de l'activité. Cliquez sur les trois-points du visuel de l'activité, sélectionnez le visuel à utiliser, puis cliquez sur « Confirmer ». |  Consultez l'article Créer et gérer les visuels pour en savoir plus à ce sujet. |
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 | Cliquez sur « Suivant » pour associer des utilisateurs à l'activité. Cliquez sur « Terminer » pour créer l'activité et y associer des participants plus tard. |
Créer une activité régulière
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 | Pour créer une activité régulière au calendrier, rendez-vous sous l'onglet « Mon calendrier » du menu « utilisateur » et cliquez sur « Nouvelle activité ». |
Une fois dans la page de création d'activité de classe virtuelle vous pourrez tout d'abord changer le visuel de l'activité. Cliquez sur les trois-points du visuel de l'activité, sélectionnez le visuel à utiliser, puis cliquez sur « Confirmer ». | Consultez l'article Créer et gérer les visuels pour en savoir plus à ce sujet. |
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Cliquez sur « Suivant » pour associer des utilisateurs à l'activité. Cliquez sur « Terminer » pour créer l'activité et y associer des participants plus tard. |  |
Créer une activité périodique
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Pour créer une activité régulière au calendrier, rendez-vous sous l'onglet « Mon calendrier » du menu « utilisateur » et cliquez sur « Nouvelle activité ». |  |
Consultez l'article Créer et gérer les visuels pour en savoir plus à ce sujet. | Une fois dans la page de création d'activité de classe virtuelle vous pourrez tout d'abord changer le visuel de l'activité. Cliquez sur les trois-points du visuel de l'activité, sélectionnez le visuel à utiliser, puis cliquez sur « Confirmer ». |
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| Cliquez sur « Suivant » pour associer des utilisateurs à l'activité. Cliquez sur « Terminer » pour créer l'activité et y associer des participants plus tard. |
Associer des participants et définir leur rôle
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La deuxiàme étape de la création d'une activité ou de son édition consiste à y associer des utilisateurs. Accédez à cette étape en cliquant sur « Suivant » lors de la création de l'activité, ou en accédant aux « Détails de l'activité » par les onglets « Mon calendrier » ou « Mes activités permanentes » du menu « Administration », selon le cas, puis en cliquant sur « Gérér », puis « Suivant ». |  |
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Une fois que vous aurez ajouté les participants à l'aide du bouton « Ajouter », ils se retrouveront dans la liste des « Participants associés ». À cet endroit, vous serez en mesure de modifier le rôle de chaque utilisateur. |  |
 | Vous pouvez sélectionner un utilisateur et en modifier le rôle, ou le supprimer de la liste des participants associés. Vous pouvez aussi « Sélectionner tout » et mener une action pour tous les utilisateurs, comme les retirer de la liste ou leur octroyer un rôle commun. |
Cliquez sur « Suivant » pour définir les paramètres avancés. Cliquez sur « Terminer » pour créer l'activité et envoyer des invitations plus tard. |  |
Définir les paramètres avancés
 | La troisième étape de la création d'une activité ou de son édition consiste à gérer les paramètres avancés. Accédez à cette étape en cliquant sur « Suivant » à deux reprises lors de la création de l'activité, ou en accédant aux « Détails de l'activité » par les onglets « Mon calendrier » ou « Mes activités permanentes » du menu « Administration », selon le cas, puis en cliquant sur « Gérér », puis « Suivant » deux fois. |
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Les activités Via HTML peuvent être enregistrées. Certains paramètres sont offerts à cet effet, comme le « Droit d'accès par défaut pour les entregistrements » :
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Cliquez sur « Terminer » pour créer votre activité ou enregistrer vos modifications, selon le cas. Une fenêtre contextuelle vous invitera à envoyer une notification d'invitation à l'activité aux participants. Cliquez sur « Confirmer » pour envoyer la notification, ou sur « Annuler » pour ne pas l'envoyer. |  |
Envoyer des courriels d'invitation
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Comme nous venons de le voir, vous pouvez envoyer une notification d'invitation à vos activités de classe virtuelle lors de la création ou l'édition d'une activité. Vous pouvez aussi le faire à partir du détail de l'activité. |  |
 | Accédez au détail des activités régulières ou périodiques à partir de l'onglet « Mon Calendrier » du menu « utilisateur ». Sélectionnez l'activité en question et cliquez sur « Voir le détail ». Pour les activités permanentes, rendez-vous sous l'onglet « Mes activités permanentes » du menu « utilisateur ». Entrez dans l'activité permanente en question. |
À partir de la section « Participants », cliquez sur les trois-points, puis sur « Envoyer les invitations ». Vous serez redirigé vers l'espace d'édition de l'invitation et pourrez y modifier votre notification afin de l'envoyer à l'aide du bouton « Envoyer et terminer ». |  |
L'espace d'envoi d'invitation se divise en deux parties
La section d'édition de la notification :
À partir du gabarit qui s'affichera dans la section éditable, vous pourrez ajouter/supprimer des informations selon le besoin.
Cette section contient déjà des champs prédéfinis qui seront renseignés lors de l'envoi de la notification.
La section Destinataires, plus bas dans cette même fenêtre, permettra de gérer les destinataires :
La liste des particpants associés au cours des étapes précédentes apparaîtra plus bas dans la fenêtre et vous pourrez, si vous êtes prêt à le faire, envoyer votre invitation.
Vous pouvez faire parvenir la notification à tous les participants ou en cibler certains dans la liste pour différer l'envoi à d'autres.
Dans ce cas, lorsque vous reviendrez ultérieurement pour envoyer la notification à d'autres particpants ne l'ayant pas encore reçue, sachez que leur case de sélection sera cochée par défaut.