Créer et gérer les notifications

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Créer une nouvelle notification
Définir les destinataires de la notification
Personnaliser une notification
Utiliser les champs prédéfinis adéquatement
   Liste des champs prédéfinis
Modifier les paramètres avancés
   Pied de page
   Désinscription
   Invitation à une activité
   Rappel d'activité
Liste des événements de portail Via HTML

Notes
I. La nouvelle version de Via HTML est présentement offerte en mode «Beta». Nous vous tiendrons informés de prochains développements et maintiendrons la présente documentation à jour;
II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

III. Les notifications sont émises par défaut aux utilisateurs du système, mais ces derniers peuvent faire le choix, dans « Mon dossier », de ne les recevoir que sur le portail et non sur leur courriel.

Introduction

Le portail Via HTML inclut plusieurs événements, ou déclencheurs (triggers), qui peuvent signalés automatiquement aux utilisateurs du système par deux moyens : une notifications sur le portail Via HTML, et une copie conforme par courriel.

Le présent article explique la mise en place des notifications qui seront émises par votre portail Via HTML.

Créer une nouvelle notification

Capsule
Pour créer une nouvelle notifications sur votre portail Via HTML ou en modifier une déjà créée, rendez-vous dans les « Réglages avancés » du menu « Administration », puis sous l'onglet « Notifications ». Certaines notifications sont déjà activées par défaut : vous pourrez les consulter à cet endroit.
Pour créer une nouvelle notification, cliquez sur « Nouvelle notification ». Certains paramètres seront à définir :
  • Nom de la notification * : donnez un nom administratif descriptif de votre nouvelle notification;
  • Catégorie de l'événement : définit la composante du système touchée par l'événement;
  • Événement : définit le déclencheur de la notification. Consultez laliste des événements;
  • Déclenchement de l'envoi : définit à quel moment à partir de l'événement la notification sera émise;
  • Envoyer une notification web uniquement : n'émettra pas de courriel, la notification sera seulement émise sur le portail.

N'oubliez pas d'appuyer sur « Créer » ou d'enregistrer vos modifications.

Définir les destinataires de la notification

Capsule
Lorsque vous créé ou éditez une notification, vous avez la capacité de sélectionner des destinataires sous l'onglet « Destinataires ». Il vous est conseillé de créer d'abord votre notification avant d'en sélectionner les destinataires : les « Utilisateurs spécifiques » ne sont disponible qu'une fois la notification créée. Rendez-vous dans les « Réglages avancés » du menu « Administration », puis sous l'onglet « Notifications ».
Sélectionnez la notification, puis rendez-vous sous l'onglet « Destinataires » : 
  • Règles de restriction : à l'aide de votre conseiller en implantation, vous pouvez définir des règles de restrictions pour cibler certains utilisateurs. Il n'est présentement pas possible de créer ces règles de manière autonome sur le portail. Veuillez communiquer avec votre conseiller aux ventes.
Les destinataires possibles sont nombreux : 
  • Utilisateur(s) concerné(s) : utilisateur qui subit l'événement sur lequel est basé la notification;
  • Utilisateur(s) spécifiques(s) : permet de sélectionner un destinataire parmi les utilisateurs du portail;
  • Les différents « Profils de droit » (colonne  « type ») : servent à définir comme destinataires les utilisateurs le plus près de l'événement sur l'organigramme et ayant le profil de droits sélectionné.

ATTENTION : ne confondez pas l'utilisateur concerné par l'événement et le profil de droit « Utilisateur », qui enverra une copie conforme de la notification à tous les apprenants du système. Vous devez généralement choisir « Utilisateur(s) concerné(s) ». N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications.

Personnaliser une notification

Maintenant que vous avez créé votre notification, ou si vous désirez modifier une notification qui était déjà existante, rendez-vous dans les « Réglages avancés » du menu « Administration », puis sous l'onglet « Notifications ». Sélectionnez dans la liste la notification à modifier.
La fenêtre d' « Édition de la notification » permet l'édition des options suivantes : 
  • Objet : objet du courriel ou de la notification web envoyée à l'utilisateur notifié;
  • Contenu : contenu du corps du texte de la notification;
  • Réinitialiser : réinitialise la notification à ses valeurs par défaut;
  • Rétablir : rétablit le contenu de la notification à son dernier enregistrement;
  • Aperçu : offre un aperçu de votre notification;

N'oubliez pas d'enregistrer vos notifications.

Utiliser les champs prédéfinis adéquatement

Capsule
Pour découvrir comment utiliser les différentes fonctionalités de l'éditeur de texte, consultez l'article Utiliser adéquatement l'éditeur de textePour utiliser les gabarits, consultez Créer et gérer les gabarits de texte.
Dans le bandeau et dans le corps du texte des notifications se trouvent des champs entre crochets. Par exemple, [USER_DISPLAYNAME] sera remplacé automatiquement par le nom de la personne touché par l'événement (généralement le destinataire de la notification).
Dans notre exemple de notification de création d'utilisateur ci-dessus, le champs prédéfinis [User_Displayname] (nom complet de l'utilisateur) sera celui de l'utilisateur qui a été créé.

Ces « champs prédéfinis » se génèrent à l'aide du bouton « crochet » de l'éditeur (exemple ci-contre). Vous pouvez aussi les entrer manuellement.

Liste des champs prédéfinis

CatégorieChampDescription
Groupe d'utilisateurs[User_Group_Name]
Nom du groupe de l'utilisateur touché par l'événement.
Notification[Receiver_Name]
Nom du destinataire. 
ATTENTION : dans certains contextes, on veut afficher le nom de la personne qui reçoit la notification et non celui de la personne touchée par l'événement. C'est souvent le cas lors de notifications s'adressant à des administrateurs.
Organigramme[Branch_Name]
Affiche le nom de la branche lors d'un événement touchant à l'organigramme, comme la création d'une branche.
Portail[Portal_Name]
Affiche le nom du portail lors d'un événement touchant aux portails directement, comme la modification d'un portail.
[Portal_Link]
Affiche un lien vers le portail lors d'un événement touchant aux portails directement, comme la modification d'un portail. 
Utilisateur

[User_Login]
Affiche le nom d'utilisateur, l'identifiant, de l'utilisateur touché par l'événement.
[User_DisplayName]
Affiche le nom complet de l'utilisateur touché par l'événement.
[User_FirstName]
Affiche le prénom de l'utilisateurtouché par l'événement.
[User_LastName]
Affiche le nom de famille de l'utilisateur touché par l'événement.
[User_Email]
Affiche le courriel de l'utilisateur touché par l'événement.
[User_Company]
Affiche le nom de l'organisation de l'utilisateur touché par l'événement.
[User_Function]Affiche le nom complet de l'utilisateur touché par l'événement.
[User_Folder_Link]
Affiche un lien vers le dossier de l'utilisateur touché par l'événement.
[User_Phone_Home]
Affiche le numéro de téléphone résidentiel de l'utilisateur touché par l'événement.
[User_Phone_Business]Affiche le numéro de téléphone au travail de l'utilisateur touché par l'événement.
[User_Phone_Cell]
Affiche le numéro de téléphone cellulaire de l'utilisateur touché par l'événement.
[User_Phone_List]
Affiche la liste des numéros de téléphone de l'utilisateur touché par l'événement.
[User_Portal_Name]
Affiche le nom du portail de l'utilisateur touché par l'événement.
[User_Portal_Link]
Affiche un lien vers le portail lié à l'utilisateur touché par l'événement.
[User_Token_ResetPassword]
Affiche un lien de réinitialisation du mot de passe pour l'utilisateur touché par l'événement.
Champs personnalisés-
Affichera l'ensemble des champs que vous aurez créé. Pour en savoir davantage sur les champs personnalisés, consultez l'article Créer et gérer les champs personnalisés.

Modifier les paramètres avancés

Capsule
Pour modifier les paramètres avancés des notifications de votre portail Via HTML, rendez-vous dans les « Réglages avancés » du menu « Administration », puis sous l'onglet « Notifications ». Cliquez sur « Paramètres avancés ». ATTENTION : veuillez conserver le tableau présent dans les différents éditeurs.

Pied de page

L'onglet « Pied de page » permet de définir un pied de page centralisé pour l'ensemble des notifications de votre portail. Ce texte apparaît au bas des notifications et ne peut être modifié qu'ici. Entrez-y votre signature organisationnelle, par exemple, ou des informations de contact.

Désinscription

L'onglet « Désinscription » permet de personnaliser le contenu du message de désinscription des notifications du portail de la part des utilisateurs. Vous pouvez changer le titre de la page affiché, le texte et les libellés des liens de désinscription.

Invitation à une activité

L'onglet « Invitations à une activité » vous permet d'éditer le contenu du modèle par défaut des courriels et notifications d'invitations aux activités de classe virtuelle Via HTML. Veuillez consulter l'article Utiliser adéquatement l'éditeur de texte (HTML) pour en savoir davantage sur la création de notification.

Rappel d'activité

L'onglet « Rappel d'activité » vous permet d'éditer le contenu du modèle par défaut des courriels et notifications de rappel d'activités de classe virtuelle Via HTML. Veuillez consulter l'article Utiliser adéquatement l'éditeur de texte (HTML) pour en savoir davantage sur la création de notification et sur l'utilisation de l'éditeur de texte.

Liste des événements de portail Via HTML

CatégorieÉvénementDescription
PortailCréation d'un groupe d'utilisateursUn groupe d'utilisateurs a été créé
Création d'un organigrammeUne nouvelle branche de l'organigramme a été créée
Création d'utilisateurUn nouvel utilisateur a été créé
Création de portailUn nouveau portail a été créé
Désactivation d'utilisateurUn utilisateur a été désactivé (n'a plus accès au portail)
Désactivation de portailUn portail a été supprimé
Modification d'un groupe d'utilisateursUn groupe d'utilisateurs a été modifié
Modification d'un organigrammeUn branche a été modifiée
Modification d'utilisateurLes informations d'un utilisateur ont été modifiées
Modification de portailLes paramètres d'un portail ont été modifiés
Modification des droits d'un organigrammeLe profil de droits d'un utilisateur sur une branche a été modifié
Suppression d'un groupe d'utilisateursUn groupe d'utilisateurs a été supprimé
Suppression d'un organigrammeUne branche de l'organigramme a été supprimée
Supression d'utilisateurUn utilisateur a été supprimé

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