Gérer mon dossier de règlement de formation continue

TABLE DES MATIÈRES
Introduction
Consulter mon dossier de règlement de formation
Effectuer une autodéclaration
   Autodéclaration de formation accréditée
   Autodéclaration de formation non accréditée
   Apporter des modifications à une autodéclaration
Produire une demande de dispense
   Apporter des modifications à une demande de dispense

Notes
I. Le règlement de formation doit être activé par SVIeSolutions pour votre organisation. Si votre organisation n'a pas un tel règlement de formation continue, ces options peuvent être absentes du portail;
II. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.

Introduction

Si votre organisation vous propose un suivi de votre dossier de formation par période, ou exige de vous que vous suiviez un certain nombre de formations obligatoires par période dans le cadre d'un règlement de formation continue obligatoire, il est possible qu'elle se serve de votre portail Lära LMS pour mener ce suivi et cette gestion.
Si tel est le cas, vous retrouverez dans votre interface d'utilisateur certains ou tous les éléments présentés dans le présent article.

Consulter mon dossier de règlement de formation

Pour consulter votre dossier de règlement de formation, rendez-vous sous l'onglet « Mon dossier » du menu de gauche. Vous retrouverez sous l'onglet « Résumé » une tuile nommée « Règlement », qui affiche le résumé de votre votre période en cours et de ses exigences.
Pour accéder à votre dossier de formation continue, cliquez sur le bouton « Gérer mon dossier », ou rendez-vous sous l'onglet « Périodes de référence ». Le haut de l'interface présente à nouveau un résumé de votre progression règlementaire, mais aussi une présentation du règlement, selon les choix de votre organisation.
La section suivante, « Répartition des heures par types », affiche la répartition des heures que vous avez cumulées pour chaque type de formation de votre environnement. Certains règlements de formation sont basés sur un nombre de types à suivre, ou un nombre d'heures par type à suivre.
La section suivante, « Répartition des heures par catégories », affiche la répartition des heures que vous avez cumulées pour chaque catégorie de formation de votre environnement.
Certains règlements de formation sont basés sur un nombre de catégories à suivre, ou un nombre d'heures par catégories à suivre.
La section « Formations » offre un résumé des formations auxquelles vous êtes inscrit, ainsi que des formation que vous avec autodéclarées, ou déclarez avoir suivies.
Si le règlement de formation continue de votre organisation inclut la capacité de faire des demandes de dispenses, la section « Dispense » sera présente et affichera des informations relatives aux demandes que vous aurez effectuées.

Effectuer une autodéclaration

L' « autodéclaration » est une déclaration officielle de la part d'un utilisateur du système qu'il a complété avec succès une activité de formation sur Lära LMS (autodéclaration de formation accréditée) ou en dehors du système (autodéclaration de formation non-accréditée).
Elle permet de cumuler entièrement ou partiellement des heures de formation reconnues pour une période de formation continue passée ou présente, selon la politique en vigueur de votre organisation.
De l'autodéclaration découle des actions administratives : il est possible que votre organisation exige une approbation de la part d'un administrateur, auquel cas vous recevrez une notification vous informant du refus ou de l'acceptation de votre autodéclaration.

Autodéclaration de formation accréditée

Pour procéder à une autodéclaration pour une formation suivie sur Lära LMS, rendez-vous sous l'onglet « Mon Dossier » du menu de gauche, puis sous l'onglet « Périodes de référence ». À partir de la section « Répartition des heures par types » ou de la section « Formations », cliquez sur le bouton « Nouvelle autodéclaration ».
Sélectionnez la formation que vous désirez déclarer avoir suivie à partir de la liste de la section « Formations accréditées », puis cliquez sur « Continuer ».
Le formulaire d'autodéclaration est déjà rempli selon les informations déjà présentes dans le système.
Entrez dans les champs obligatoires les informations relatives à votre autodéclaration : 
Date d'achèvement * : entrez la date à laquelle vous avez été réputé compléter avec succès la formation;
Nombre d'heures complétées * : entrez le nombre d'heures que vous désirez voir comptabilisé pour la période règlementaire visée par votre autodéclaration.
Certaines organisation exigent une pièce justificatives, d'autres non. Si ce champ est obligatoire, veuillez fournir un document officiel attestant de votre complétion avec succès de l'activité de formation autodéclarée à l'aide de la boîte de dépôt « Pièce justificative ».
Vous pouvez laisser un message à l'administrateur qui validera votre autodéclaration à l'aide de la boîte « Message à l'administrateur », puis soumettez votre demande à l'aide du bouton « Soumettre ». Sinon, vous pouvez enregistrer un brouille à l'aide du bouton « Enregistrer un brouillon ». Vous pouvez apporter des modifications à votre autodéclaration tant qu'elle n'a pas été soumise et traitée par un administrateur.

Autodéclaration de formation non accréditée

Pour procéder à une autodéclaration pour une formation suivie en dehors de Lära LMS, rendez-vous sous l'onglet « Mon Dossier » du menu de gauche, puis sous l'onglet « Périodes de référence ». À partir de la section « Répartition des heures par types » ou de la section « Formations », cliquez sur le bouton « Nouvelle autodéclaration ».
Rendez-vous à la section « Formations non accréditées », puis sélectionnez le type de formation de votre autodéclaration en cliquant sur la tuile correspondante, puis cliquez sur « Continuer ».
Note : les types de formation et leur nombre peuvent varier d'une organisation à l'autre.
Dans le cas d'une autodéclaration pour une formation non accréditée, vous devez fournir différentes informations sur cette activité de formation, et ces informations peuvent varier d'une organisation à l'autre. De manière générale, vous aurez à fournir le titre de la formation, la date d'achèvement et le nombre d'heures que vous avez complétées.
Certaines organisation exigent une pièce justificatives, d'autres non. Si ce champ est obligatoire, veuillez fournir un document officiel attestant de votre complétion avec succès de l'activité de formation autodéclarée à l'aide de la boîte de dépôt « Pièce justificative ».
Vous pouvez laisser un message à l'administrateur qui validera votre autodéclaration à l'aide de la boîte « Message à l'administrateur », puis soumettez votre demande à l'aide du bouton « Soumettre ». Sinon, vous pouvez enregistrer un brouille à l'aide du bouton « Enregistrer un brouillon ». Vous pouvez apporter des modifications à votre autodéclaration tant qu'elle n'a pas été soumise et traitée par un administrateur.

Apporter des modifications à une autodéclaration

Pour procéder à la modification d'une autodéclaration, rendez-vous sous l'onglet « Mon Dossier » du menu de gauche, puis sous l'onglet « Périodes de référence ». À partir de la section « Répartition des heures par types », cliquez sur le bouton « Aller aux autodéclarations », ou rendez-vous à la section « Formations ».
Ciblez l'autodéclaration à modifier, cliquez sur le bouton de style « burger » de la colonne « Options », puis sur « Modifier ». Vous pouvez aussi « Supprimer » votre autodéclaration.
Vous serez redirigé vers le formulaire que vous avez rempli lors de votre autodéclaration, que vous pourrez modifier.
Attention : il n'est possible de modifier ou de supprimer une autodéclaration que lorsqu'elle est en mode « Brouillon » ou qu'elle n'a pas été traitée par un administrateur.

Produire une demande de dispense

La « dispense » est une dispensasion officielle demandée par un utilisateur. Lorsqu'elle lui est attribuée, des heures seront retirées des exigences à compléter pour la période de référence en cours. Une dispense octroyée peut d'ailleurs toucher à plusieurs périodes : les heures seront à ce moment divisées au prorata pour les périodes touchées.
Les dispenses les plus courantes chez les organisation sont le congé de maternité ou de paternité, la maladie grave ou la retraite, par exemple, mais les motifs de dispenses peuvent varier selon la nature du règlement de formation de votre organisation ou le contexte.
Pour procéder à une demande de dispense rendez-vous sous l'onglet « Mon Dossier » du menu de gauche, puis sous l'onglet « Périodes de référence ».
Vous pouvez tout d'abord cliquer sur le bouton « Renseignement sur les dispenses » pour consulter des informations relatives aux dispenses qu'il est possible de demande auprès de votre organisation, ainsi que leurs critères d'acceptation, puis refermer la fenêtre à l'aide du bouton « Fermer ».
Pour commencer votre nouvelle demande de dispense, cliquez sur le bouton « Nouvelle demande ».
Sélectionnez le motif de dispense pour lequel vous désirez faire une demande, puis entrez les dates correspondantes :
  • Date de début * : entrez la date de début de votre demande;
  • Date de fin * : entrez la date de fin de votre demande.
Certaines organisation exigent une pièce justificatives, d'autres non. Si ce champ est obligatoire, veuillez fournir un document officiel attestant de votre demande de dispense à l'aide de la boîte de dépôt « Pièce justificative ».
Vous pouvez laisser un message à l'administrateur qui validera votre demande de dispense à l'aide de la boîte « Message à l'administrateur », et vous devez cocher la case obligatoire de « déclaration solennelle », si elle est présente. Soumettez votre demande à l'aide du bouton « Soumettre ». Vous pouvez apporter des modifications à votre demande de dispense tant qu'elle n'a pas été soumise et traitée par un administrateur.

Apporter des modifications à une demande de dispense

Pour procéder à la modification d'une demande de dispense, rendez-vous sous l'onglet « Mon Dossier » du menu de gauche, puis sous l'onglet « Périodes de référence ». Rendez-vous à la sections « Dispenses », tout au bas.
Ciblez la demande de dispense à modifier, cliquez sur le bouton de style « burger » de la colonne « Options », puis sur « Modifier la demande ». Vous pouvez aussi « Supprimer » votre demande de dispense, si elle n'a pas été traitée.
Vous pouvez aussi cliquer sur « Paramètres » pour consulter l'état du traitement de votre demande, ainsi que l'historique du traitement.
Après avoir sélectionné « Modifier la demande », vous serez redirigé vers le formulaire que vous avez rempli lors de votre demande de dispense initiale, que vous pourrez modifier.
Attention : il n'est possible de modifier ou de supprimer une demande de dispense que lorsqu'elle n'a pas été traitée par un administrateur.

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