Ateliers de migration vers Via HTML5

TABLE DES MATIÈRES

Processus de migration – survol

Par l’entremise de son service de conseils en implantation, SVI propose un morcellement du contenu à vous présenter en quatre (4) ateliers, qui s’adresseront à des personnes précises, selon l’envergure de votre projet et les personnes impliquées, et qui seront donnés en visioconférence.

Comme présenté en introduction, un projet de migration est un processus d’une complexité relative qui demande un certain niveau de réflexion de la part des gestionnaires et qui peut prendre plusieurs jours, semaines et même mois à concrétiser, selon la grandeur de votre vision !

Pour que les ateliers soient efficaces et pertinents, nous vous invitons à faire le point sur vos processus actuels afin d’améliorer ou de bonifier l’expérience utilisateur dans son parcours d’apprentissage. Notre équipe de conseillers en implantation vous guidera vers les meilleures solutions pour votre contexte unique. Votre portail sera donc organisé et mis en place selon l’image de votre organisation et l’envergure de votre projet de migration.

Chaque organisation possède un degré de maîtrise de son projet de formation qui lui est propre. Si votre projet est embryonnaire, nous vous poserons des questions au cours des ateliers pour orienter notre démarche et nous assurer de répondre à vos besoins spécifiques. En revanche, si vous avez déjà une image très nette et détaillée du résultat de votre implantation, nous procéderons à la configuration du portail avec vous lors des ateliers.

Prérequis technologiques

Afin d’être en mesure de bien assimiler et de bien comprendre les contenus et concepts présentés, les participants aux ateliers doivent avoir des connaissances de base sur l’utilisation d’un ordinateur et d’internet. Nous aurons cependant le plaisir de répondre à toutes vos questions en ce qui touche à notre technologie ou à l’interopérabilité avec vos systèmes déjà en place.

Pour vous joindre aux ateliers d'implantation en ligne, veuillez-vous assurer d'avoir la configuration minimale pour utiliser le produit. 

Atelier préparatoire – Transition vers Via Html5

Durée :   Une heure trente (1h30)

S'adresse : Aux gestionnaires du projet de formation de votre organisation

Objectifs :               

  • Présentation des membres des deux équipes de projet (SVI vs votre équipe) ;
  • Discussion sur les objectifs, enjeux et échéanciers en lien avec la mise en place du nouvel environnement ;
  • Planification des ateliers de migration;
  • Outils et documentation de suivi de projet (Plan de migration Ms Project) ;
  • Discussion sur la migration des données (utilisateurs, groupes, activités Via déjà existantes, activités Via permanentes, enregistrements, mes contenus) ;
  • Planification d’un plan de communication efficace (modèle de communiqué, matériel informatique, projet pilote, échéancier, plan de déploiement, clientèle visée, transition graduelle ou complète) ;
  • Présentation de l’interface synchrone de Via Html5 (accès et navigation) ;
  • Survol des fonctionnalités à venir (roadmap).
Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier
☐ Envoyez les éléments graphiques que vous possédez à l'Équipe SVI (charte graphique, logo) ;
☐ Confirmez les critères de migration des données à conserver dans le nouvel environnement ;
☐ Réfléchissez dès maintenant à votre plan de communication pour une transition en douceur.

Atelier 1 – Introduction au portail Via Html5

Durée :  Deux heures trente (2h30)

S'adresse : Aux gestionnaires du portail de formation de votre organisation

Objectifs :   

  • Présentation du nouveau portail de gestion Via Html5 (survol du menu principal et navigation) ;
  • Aspects visuels : Personnalisation des couleurs, logo, image de fond et titrailles ;
  • Aspects technologiques : URL, certificat de sécurité SSL, courriel ;
  • Configuration des paramètres du portail :
  • Coordonnées de l’assistance technique
  • Outil de clavardage externe
  • Fonction multilingue
  • Méthodes d’authentification, connexion SSO – Un aperçu ;
  • Exploration détaillée des menus : 
  • Mon calendrier
  • Mes activités permanentes
  • Mes enregistrements (à venir)
Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier
☐ Lancez les travaux TI en parallèle des ateliers de travail ;
☐ Réfléchissez aux profils de droits nécessaires : Qui utilisera le nouveau portail? ;
☐ Fournir la liste des activités permanentes à conserver dans le nouvel environnement (si applicable).

Atelier 2 – Utilisateurs & interconnexion

Durée : Deux heures trente (2h30)

S'adresse : Aux gestionnaires du portail de formation de votre organisation

Objectifs :                

  • Définition des profils de droits (comparatif des versions Via : ancien vs nouveau) ;
  • Survol de la notion d’organigramme et de branches ;
  • Création des utilisateurs (manuelle vs importation en lot) ;
  • Les groupes utilisateurs ;
  • Les champs personnalisés ;
  • Planification de l’authentification unique SSO (si requis) ;
  • Interconnexion par API (si requis) ;
  • Connecteur Moodle (si requis).
Liste des éléments à considérer pour le prochain atelier
☐ Inventoriez l'ensemble des formations Via à créer sur votre nouvel environnement ;
☐ Envoyez à SVI les informations nécessaires à la migration des utilisateurs (champs personnalisés, groupes, date de dernière connexion) ;
☐ Lancez les travaux sur le SSO en parallèle des ateliers de travail (si requis).

Atelier 3 – Création et gestion des activités Via

Durée : Trois heures (3h)

S'adresse : Aux créateurs de rencontres virtuelles et gestionnaires des inscriptions aux formations de votre organisation

Objectifs :                

  • Création d’une nouvelle activité Via Html5
  • Descriptif d’activité Via et éditeur HTML (Froala) ;
  • Utilisation des gabarits ;
  • Banque de visuels de formation ;
  • Envoi de courriels d’invitations et de notifications ;
  • Modèle d’activité Via (à venir) ;
  • Mes Ressources (bibliothèque personnelle) ;
  • Rapports disponibles : 
    1. Liste de participants
    2. Rapport d’activité (temps de connexion & de revisionnement)
  • Interface synchrone de Via Html5 ;
  • Comparatif des fonctionnalités Via (ancienne vs nouvelle version) ;
  • Rappel des fonctionnalités à venir (roadmap).
Liste des éléments à considérer en prévision du lancement
☐ Prévoyez une période de familiarisation et d'expérimentation de votre nouvel environnement ;
☐ Formez vos enseignants et formateurs sur l'utilisation de cette nouvelle version ;
☐ En cas de besoin, contactez votre équipe de projet pour des précisions additionnelles.


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