Modèle - Plan de communication suggéré

TABLE DES MATIÈRES


Introduction

Vous trouverez ci-après quelques suggestions en regard aux lignes de communication à privilégier afin d'assurer une transition de la version de Via Classique vers la nouvelles version Via HTML. Ceci n'est qu'un regroupement d'élément permettant de ne pas omettre des étapes et de faire de sa transition un succès, mais il relève de votre décision d'appliquer la globalité des éléments ou de ne tenir compte que de certains d'entre eux.

Notes

  1. Le présent article tient pour acquis que vous êtes sur le point de transitionner vers la nouvelle version de VIA ou que votre processus de transition est déjà en cours.

  2. Veuillez noter que le genre masculin est utilisé de façon générique dans les articles d'assistance pour en alléger le contenu.  

Étapes à considérer afin d'assurer une transition efficace

Mettre tous les éléments en place pour assurer une mise en place de projet réussie comporte une planification préalable qui sera réfléchie dès que le changement sera approuvé et que les ateliers de formation débuteront.

Les quelques étapes illustrées ci-dessous pourront vous aider à ne pas sauter d’étapes, mais également à faciliter l’adhésion de vos clientèles ainsi que de vos employés au changement prévu. 




Annonce du changement de version vers VIA HTML

Les communications peuvent prendre plusieurs aspects, comme un article sur votre site Web, une publication sur votre Intranet, une annonce sur votre infolettre, un courriel ciblé, un point sur le sujet lors des rencontres d'équipe ou lors des rencontre de comités internes selon les destinataires visés par l'information.

À qui s'adresse la communication : 

  • Direction : Plus de précisions quant à l'avancement, aux étapes priorisés et aux personnes impliquées seront requises.

  • Employés : Les dates charnière où des changements sont prévus, ainsi que l'impact réel sur le travail.

  • Enseignants : De l'information quant aux explications et à la formation sur l'utilisation des l'application.

  • Clientèle : Les changements visuels et de fonctionnement, en plus de la plus value du changement.

  • Tous ces acteurs : Un calendrier avec l'information générale sur le changement et peut-être qu'une foire aux questions pourra couvrir les questions plus précises.

Exemple d'information à consigner dans la communication : 

  • Date de mise en vigueur : Calendrier, plan avec les étapes, etc. ;
  • Date précise de basculement ou mise en vigueur échelonnée dans le temps : Planification en détails par phases ;
  • Offre de formation concernée : Quelles formations seront tout d'abord migrées ou lesquelles demeureront disponibles dans l'ancienne version et jusqu'à quand ;
  • Individus concernés par le changement : Qui sera au premier plan du changement et si de la formation leur sera adressée, puis à quel moment.

Information relative aux impacts concrets sur le travail : 

Changement dans la méthodologie du travail

  • Personnes référence pour le déploiement/configuration

  • Personnes touchées par le changement

  • Étapes du projet de migration ou plan de déploiement

  • Particularités organisationnelles (connexion SSO, API, Moodle)

  • Configuration à prévoir

  • Interface synchrone et portail de gestion (explications quant aux différences et à l'utilité)

Tâches à accomplir et attribution

  • Procéduriers à rédiger pour les divers utilisateurs (administrateurs, formateurs, apprenants)

  • Formation ou accompagnement

  • Rencontre d'information ou foire aux questions à prévoir



Responsabilités des organisations concernées

Votre organisation

  • Préparer la documentation nécessaire (affichages, procédures, FAQ, etc.)

  • Transfert de connaissance aux employés concernés

  • Identification des acteurs à qui seront dirigées les questions

SVIeSolutions 

  • Dispenser la formation complète, répondre aux questions clients et agir en soutien tout au long de la transition
  • Évaluer les besoins spécifiques
  • Analyser les manières les plus efficaces d'effctuer la trasition en fonction des pratiques actuelles


Activation du changement, évaluation et ajustements

Une fois que la nouvelle version est activée, que ce soit partiellement ou globalement, votre organisation devra s'assurer que tous les utilisateurs intègrent facilement leur nouvel environnement. 

Voici quelques questions à sonder régulièrement afin d'appliquer de constamment améliorer l'expérience d'utilisation :

  1. Suivi de l'intégration par tous les acteurs

    • Les utilisateurs comprennent-t-ils facilement le nouveau fonctionnement?

    • La documentation fournie et la FAQ semblent-elles assez claires ou nécessitent-elles d'être bonifiées?

    • Y a-t-il des acteurs spécifiques qui éprouvent plus de difficulté et de la formation leur serait-elle aidante?

    • Des besoins spécifiques sont-ils manifestés par les utilisateurs et comment la configuration du nouveau portail pourrait y répondre (espaces de communication prévus sur le portail)?

    • Le processus de création et de suivi des activités est-il efficace ou pourrait-il être amélioré?


  2. Ajustements au besoin

    Périodiquement, vous pourrez modifier les affichages, les méthodologies de travail à l'interne et la structure de création/suivi des activités en fonction des commentaires recueillis.

  3. Mise à jour ponctuelle ou périodique selon votre calendrier organisationnel

    Au fil du temps, l'utilisation du nouveau portail deviendra plus facile et le fonctionnement ainsi que la documentation nécessiteront moins de changements, vous pourrez alors modifier votre stratégie de communication pour vous concentrer sur les nouvelles fonctionnalités disponibles ou sur des indices d'utilistation du style : le saviez-vous?



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