Liste des activités disponibles

C’est ici que vous pouvez consulter toute l’information relative à chacune de vos activités. Pour accéder à une activité, cliquez sur le bouton approprié :

• Lorsque l’activité est en cours ou trente minutes avant le début, son statut est à « Accéder » ;
• Lorsque l’activité est terminée et que des enregistrements sont disponibles, vous pouvez les visionner en cliquant sur « Enregistrements » ;
• Si vous êtes l’hôte ou un animateur et que l’activité n’est pas encore débutée, vous pouvez la préparer en cliquant sur «Préparation».

Détails d'une activité

Vous pouvez consulter les informations détaillées de l’activité : titre, message de présentation, enregistrements disponibles, téléchargement de documents publics, type d’activité, heure et durée, type audio (téléphone ou voix IP) ainsi que la liste des participants inscrits. S’il s’agit d’une activité téléphonique, vous trouverez également les informations requises pour y accéder. En dessous du tableau d’informations, apparaissent les boutons d’options suivants :

• Supprimer : Supprimer l’activité complètement, après confirmation (si vous avez les droits);
• Accéder ou Préparation : Permet d’entrer dans l’activité dès maintenant. L’option « Préparation » n’est disponible que pour l’hôte et les animateurs lorsque l’activité n’est pas débutée;
• Ajouter un message de présentation : La possibilité d’ajouter un message de bienvenue pouvant contenir un message audio/vidéo;
• Ouvrir le message de présentation : Consulter le message multimédia.

Section Enregistrements

Cette section comprend tous les enregistrements. Leur visibilité ainsi que celle des options dépendent de vos droits dans le portail.

Si vous êtes sur une activité personnelle ou permanente, tous les enregistrements ne sont pas nécessairement affichés. Vous devez sélectionner la plage de temps à l’aide des dates, puis cliquez sur « Appliquer ».

Section Contenu à télécharger

L’option « Gérer le contenu » permet à l’hôte ainsi qu’aux animateurs d’importer et de gérer leurs documents à présenter dans la rencontre virtuelle depuis les détails de l’activité.

Section Participants

Cette portion contient plusieurs informations pertinentes ainsi que des options de gestion. Nous retrouvons parmi ces informations :

• Reçu/lu : Lorsque l’utilisateur clique dans son courriel d’invitation, un crochet vert avec la mention « Oui » viendra s’ajouter ;
• Disponible : Lorsqu’une confirmation a été demandée, vous pouvez connaître rapidement la disponibilité des participants ;
• Téléphone : Numéro de téléphone public de l’usager (l’utilisateur doit avoir rendu public un numéro de téléphone dans son profil) ;
• Message : Vous permet d’envoyer rapidement un message privé à l’utilisateur ;
• Configuration : Cette option vous permet de connaître les informations recueillies par l’assistant de configuration ;
• Connexion : La qualité de la connexion de l’usager selon l’assistant Via. Dans le cas où l’indicateur serait de couleur rouge, le lien web utilisé par l’usager peut être engorgé ou ne rencontre malheureusement pas les exigences minimales de connexion (au moment où l’utilisateur a complété l’assistant de configuration Via).

Section Participants - Gestion des présences

Lorsque la gestion des présences est activée et que l’activité est terminée, les animateurs et gestionnaires sur le portail voient le statut de présence et les temps de connexions pour chaque utilisateur associé à l’activité. Ils peuvent alors produire des rapports PDF ou exporter ces données en format .csv afin de les utiliser avec un chiffrier.