Gérer les dispensateurs et partenaires externes en formation

TABLE DES MATIÈRES

Introduction à la gestion des dispensateurs et partenaires externes en formation

Il est possible pour une organisation de permettre à des partenaires d'afficher leurs formations et programmes sur l'environnement LMS de l'organisation.

Voici quelques éléments à prendre en considération pour le partage des responsabilités entre l'organisation et ses partenaires et dépendamment du niveau d'autonomie que l'on souhaite octroyer à ces derniers.

Fournisseurs de service

A. Un (1) seul fournisseur 

Il est possible de créer un seul et unique fournisseur de service pour l'ensemble des formations qu'ils proviennent de l'organisation elle-même ou qu'elles proviennent d'un ou des partenaires. Les actifs ($) seront conciliés dans un seul et même rapport sans distinction.

Pour s'y retrouver plus facilement, il est alors possible de créer un champ personnalisé sur la formation pour indiquer le nom du dispensateur de la formation (organisation vs partenaire xyz). Ce champ devra être renseigné à la création de chacune des formations. Il devra ensuite être ajouté dans une nouvelle colonne sur vos rapports d'inscriptions et de transactions afin de départager les informations.

B. Deux (2) fournisseurs distincts 

Il est possible de créer un fournisseur de service distinct regroupant l'ensemble des partenaires. Un connecteur de paiement spécifique peut alors être branché pour l'ensemble des partenaires auquel un compte marchand différent de l'organisation peut être associé.

Il y aurait donc deux fournisseurs de service différents. Les rapports d'inscriptions et de transactions ($) afficheraient les informations séparément par fournisseur de service. D'un côté les informations de l'organisation et de l'autre les informations de l'ensemble de tous les partenaires. Les partenaires seraient conciliés sous l'identité du 2e fournisseur de service.

Les actifs ($) peuvent être perçus dans un compte marchand différent, soit géré par l'organisation (idéalement) ou encore géré par un partenaire x qui accepte de prendre en charge l'ensemble des partenaires, mais pourrait également être perçu dans le même compte marchand que celui de l'organisation si désiré.

EntitéFournisseur de serviceConnecteur de paiement (compte marchand)
OrganisationFournisseur principalConnecteur de paiement principal (ex: Braintree)
Partenaire 1-2-3-xFournisseur 1Connecteur de paiement 1 (ex: Paysafe)

C. Multiples fournisseurs 

Il est possible de créer un fournisseur de service spécifique pour chacun des partenaires. Il y aurait donc autant de fournisseurs que de partenaires en plus de celui de l'organisation. Chaque fournisseur peut ainsi brancher un connecteur de paiement différent auquel leur propre compte marchand est associé. C'est donc le partenaire qui perçoit l'argent ($). Les rapports de transactions peuvent alors être présentés par fournisseur de service, ce qui inclut l'organisation et chacun de ses partenaires.

*À noter que les rapports d'inscriptions et de transactions générés par la plateforme incluent l'ensemble des fournisseurs (l'organisation ainsi que tous ses partenaires). 

EntitéFournisseur de serviceConnecteur de paiement (compte marchand)
OrganisationFournisseur principalConnecteur de paiement principal (ex: Braintree)
Partenaire 1Fournisseur 1Connecteur de paiement 1 (ex: Paysafe)
Partenaire 2Fournisseur 2Connecteur de paiement 2 (ex: Moneris)
Partenaire 3Fournisseur 3Connecteur de paiement 3 (ex: Global Payments)

Onglets de fournisseurs de service

Pour aider à la navigation dans le catalogue de formations et programmes présentés sur le portail LMS de l'organisation, dès qu'il existe au moins deux (2) fournisseurs de service, l'affichage des onglets de fournisseurs de service peut-être activé par portail (porte d'entrée). 

Par défaut, l'affichage est sur l'onglet ''Tout'' et présente l'ensemble de l'offre de formation disponible à la clientèle.

Achats multiples provenant de plusieurs fournisseurs de service

Lors d'une transaction au panier d'achats contenant des formations ou programmes provenant de plusieurs fournisseurs de service distincts, le panier d'achats présentera les achats par onglet de fournisseur et l'utilisateur devra faire une transaction différente par fournisseur.

Responsabilités du ou des partenaires selon le niveau d'autonomie souhaité

En général, chacun des droits est subdivisé en quatre (4) grandes actions à mener sur la plateforme (visibilité-édition-création-suppression). À noter que certaines actions peuvent ne pas s'appliquer à certains droits.

Entité responsableTâche à accomplirDroit ou rôle à octroyerActions
OrganisationPartenaireVisibilitéÉditionCréationSuppression


Création et gestion des formationsFormations et événementsXXXX
CatégoriesXXXX
CataloguesXXXX
EmplacementsXXXX
AttestationsXXXX
Téléversement de visuel dans formations et événementsX---
VisuelsXXXX


Création et gestion des sessionsSessionsXXXX
Paramètres avancés de sessionsXX--


Création et gestion des contenus de formationRessourcesXXXX
Ressources - Création de Webinaire / classe virtuelleX---


Gestion des inscriptionsParticipantsXX-X
InscriptionsX--
Approbation d'inscriptionsX---
Utilisation de méthodes de paiement administrativesX---
Inscription par importationX---


Gestion des présences des apprenantsPrise de présencesXX--


Gestion de la complétion des apprenantsComplétionXX--


Gestion d'un forum de discussionFormations et événementsLe modérateur est attribué à un ou plusieurs rôles (formateur-formateur sans droit d'édition-apprenant) dans les paramètres de la formation


Gestion des transactions ($)TransactionsXX--


Gestion des codes promotionnelsCodes promotionnelsXXXX


Gestion des utilisateursUtilisateursXXXX
GroupesXXXX


Génération des rapports d'inscriptions et de transactions ($)RapportsXX-
-

Partage des responsabilités de chacune des entités (Organisation vs Partenaires)

*À gérer directement par le LMS ou à l'extérieur du LMS

Entité responsableTâches à accomplir
Fréquence
OrganisationPartenaireJrSemMoisAutre


Mise en place de la méthode d'accès des partenaires au LMS





Création des comptes utilisateurs des partenaires





Mise en place des conditions d'inscription et d'annulation des partenaires





Mise en place des notifications spécifiques aux formations des partenaires





Envoi des notifications aux partenaires





Mise en place des rapports générés par le LMS





Envoi des rapports générés par le LMS aux partenaires





Mise en place des rapports complémentaires (non-générés par le LMS)





Envoi des rapports complémentaires aux partenaires (non-générés par le LMS)





Gestion des redevances aux partenaires ou à l'organisation (selon l'entité qui perçoit les revenus)





Émission des attestations des formations des partenaires





Gestion des remboursements sur les formations des partenaires





Gestion des annulations de session provenant des partenaires





Gestion des demandes de transfert de session des formations des partenaires





Gestion manuelle des inscriptions en file d'attente aux sessions des formations



Déterminer le processus de prise en charge des formations offertes par des partenaires

  1. Formulaire de demande de partenariat à compléter par le partenaire
  2. Signature de l'entente contractuelle entre les deux parties (organisation et partenaire)
  3. Déterminer les conditions d'inscriptions et d'annulation du partenaire et les ajouter au fournisseur de service
  4. Fournir l'inventaire des formations des partenaires à dispenser sur le LMS
  5. Former les partenaires sur l'utilisation du LMS
  6. Création des formations des partenaires sur le LMS
  7. Création de chacune des sessions de formations des partenaires sur le LMS
  8. Ajout des contenus dans chacune des sessions
  9. Inscription des formateurs aux sessions
  10. Prise de présence et complétion des apprenants
  11. Émission des attestations
  12. Envoi des rapports d'inscriptions et de transactions ou autres rapports de redevance aux partenaires
  13. Facturation selon l'entité qui perçoit les revenus (organisation ou partenaire)
  14. Etc...

Déterminer le flow communicationnel entre les deux entités (Organisation et Partenaires)

  • Quelles sont, de façon détaillée, les informations à transmettre d'une entité à l'autre (information obligatoire vs optionnelle)
  • Quelle est la fréquence des échanges à prévoir pour une gestion optimale
  • Déterminer les informations dites ''sensibles'' qui ne doivent, en aucun cas, être rendues disponibles aux partenaires


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