Créer une nouvelle activité à partir du calendrier

TABLE DES MATIÈRES

Afin de créer une activité « Via HTML5 », rendez-vous dans la section « Mon calendrier » du menu de gauche.

Cette section permet de présenter un calendrier contenant l’ensemble des rencontres virtuelles de l’utilisateur connecté.

Par défaut, le calendrier présente un affichage mensuel. Il est possible de modifier cet affichage par jour, par semaine, par mois, ou encore, en mode liste. 

Si votre profil de droits vous permet de créer des séances virtuelles, repérez en haut à droite de l’interface le bouton « Nouvelle activité ».




Création d'une activité Via Html5

En cliquant sur le bouton « Nouvelle activité » une page de création s’affichera à l'écran.

Veuillez saisir les informations requises à la création d'une nouvelle activité Via. Les champs obligatoires sont identifiés par un astérisque (*).

  1. Choix d'un visuel (image) représentant votre activité Via.
    Cliquez sur l'icône Optionsen haut à droite de l'image, puis sur Choisir un visuel.

    Sélectionnez l'image désirée à partir de la banque de visuels proposés ou importer votre propre visuel à l'aide du bouton Nouveau visuel, puis suivez les instructions d'importation d'une image.

    Sélectionnez votre visuel nouvellement ajouté, celui-ci deviendra coloré puis cliquez sur le bouton Confirmer au bas de l'écran.

     


  2. Entrez le titre de votre nouvelle activité. (*champ obligatoire)

    Si requis, activez le mode Multilingue afin d'entrer un titre dans différentes langues.
    Minimum : 3 caractères
    Maximum : 100 caractères

  3. Choix du lien d'accès (*champ obligatoire)

    Vous avez la possibilité de personnaliser le lien d'accès à votre activité ou simplement d'utiliser l'hyperlien existant généré automatiquement par le système Via. Le lien choisit doit être unique et ne doit pas avoir été utilisé par une autre activité pour le même domaine.

  4. Choix du droit d'accès

    Utilisateurs associés  : les utilisateurs étant inscrits à l’activité peuvent utiliser l’adresse pour s’authentifier et ainsi accéder à l’activité. Les invités doivent utiliser un hyperlien encrypté du système Via provenant d’un courriel d’invitation afin d’y accéder.

    Public : offre un accès à toute personne qui accède à l’adresse. Cette dernière peut y accéder en entrant son prénom et son nom. N’importe qui pourra alors entrer sans code utilisateur/mot de passe et sans avoir reçu d’hyperlien encrypté du système ViaIl est également possible d’accéder à l’aide de son compte utilisateur/mot de passe si l’utilisateur est inscrit à l’activité.

  5. Entrez une description 
    Un éditeur de texte est mis à votre disposition afin d'ajouter un descriptif à votre activité Via. Cette description sera visible sur la page des détails de l'activité dans la partie entête. Il est également possible d'appliquer un gabarit de texte déjà existant lorsque celui-ci est rendu disponible par les gestionnaires de la plateforme. Le mode Multilingue permet d'entrer un descriptif dans plusieurs langues différentes.

  6. Choix du type d'activité 
    L'option « Permanente » permet de rendre votre activité toujours accessible, sans date ni heure précise. Par défaut, une salle d’attente sera activée afin de limiter l’accès aux utilisateurs inscrits avec le statut « participant ». Laissez l'option Permanente désactivée si vous souhaitez paramétrer une date, une heure de début ainsi qu'une durée précises à votre activité.

  7. Date - Heure de début - Durée
    Sélectionnez la date de votre activité et entrez ensuite l’heure de début ainsi que sa durée. Veuillez noter que tous les participants pourront y accéder trente (30) minutes avant l’heure de début prévue. L’hôte et les animateurs ont accès à l’activité en mode « préparation » dès sa création.

  8. Sélectionnez la version à utiliser
    Pour créer une activité dans la nouvelle version de Via, choisissez « Via Html ».

Une fois que les informations nécessaires sont saisies, poursuivez la création de votre activité en cliquant sur « Annuler », « Suivant » ou « Terminer ».

«Annuler» permet de revenir au calendrier d'activités Via sans sauvegarder la nouvelle activité.
«Suivant» permet d’ajouter des participants à la rencontre virtuelle et d’envoyer les invitations par courriel (si désiré).
«Terminer» permet de créer l’activité immédiatement. Vous pourrez ajouter des participants ultérieurement.

Inscription des participants

Il existe trois (3) façons d’inscrire des participants à une rencontre virtuelle Via, soit en sélectionnant un groupe d’utilisateurs, soit manuellement en ajoutant un ou des utilisateurs existants, ou encore, à partir des adresses courriels des personnes à inviter.

Ajouter un groupe

Il est possible d’inscrire un groupe de personnes, celui-ci doit avoir été créé préalablement. Sélectionnez le ou les groupes d’utilisateurs que vous souhaitez ajouter à votre activité Via. Utilisez le champ de recherche au besoin. Lorsque vous ajoutez un groupe, celui-ci est automatiquement transféré dans la section de droite intitulée Groupes associés.

Ajouter des utilisateurs du portail

Les utilisateurs possédant un compte utilisateur sur le portail peuvent être ajoutés à votre activité Via. Entrez le nom de l’utilisateur souhaité dans le champ de recherche. (Si la recherche n’apparaît pas, cliquez à nouveau dans le champ de recherche, à droite du nom). Un minimum de 2 caractères doit être entrés afin de lancer la recherche. 

Sélectionnez le nom de l’utilisateur dans la liste déroulante présentant les résultats de recherche. Recommencez les étapes pour chacune des personnes à inscrire, puis cliquez sur le bouton Ajouter. Les utilisateurs inscrits seront ainsi déplacés vers la colonne de droite dans la section Participants associés.

Ajouter des invités (guests)

Il est également possible d’inscrire des personnes ne possédant pas de compte utilisateur sur le portail, soit en utilisant simplement leurs adresses courriels. Le terme Invités est utilisé afin de désigner ce type de personne sur la plateforme Via. Entrez chacune des adresses courriels dans la section Ajouter des invités.

Définir les rôles

Une fois vos utilisateurs transférés dans la section Participants associés, définissez le rôle de chacun des utilisateurs de votre séance Via.

Hôte (présentateur) : Toujours en contrôle des droits et des contenus affichés dans la rencontre, il peut déléguer l’animation à un animateur et reprendre le contrôle en tout temps.

Animateur : Il est en mesure de démarrer son microphone ou sa caméra par défaut, et possède les droits sur la présentation de la rencontre. Il peut contrôler chacun des droits des participants dans la rencontre (donner accès à son microphone et sa caméra).

Participant : Il est en mesure de clavarder et doit demander pour obtenir les droits d’utiliser la vidéo ou la voix.

La case à cocher devant le nom des participants vous permet de sélectionner plusieurs utilisateurs afin de mener une action sur l’ensemble des utilisateurs sélectionnés. Vous pouvez ainsi modifier leurs droits simultanément à l’aide de l’option Rôle ou encore retirer les inscriptions en une seule étape avec le bouton Supprimer au haut de la liste.

Il est possible d’avoir autant de participants et d’animateurs que l’on souhaite, toutefois il est permis de déterminer un (1) seul hôte par activité (par défaut, il s’agit du créateur de l’activité Via).

Envoi des courriels d’invitation

À la fin des étapes de création d'une nouvelle activité, si vous cliquez sur le bouton « Suivant », une page vous permettant d'envoyer vos courriels d'invitation vous sera présentée. Vous pourrez alors sélectionner chacun des utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer une invitation par courriel.

Cette page peut également être affichée à partir des détails de l'activité, à l'aide du bouton Options situé au dessus de la liste des participants. Sélectionnez ensuite Envoyez les invitations. 

L'interface ce divise en deux sections, la première permet de personnaliser le contenu du message de l'invitation, tandis que la deuxième permet de sélectionner les destinataires de votre envoi d'invitation par courriel.

Au besoin, utilisez les filtres ou encore le champ de recherche dans le haut de votre liste d'utilisateurs afin de sélectionner les destinataires souhaités. Si désiré, activez l'option M'envoyer une copie du message disponible au bas de la page.

Pour voir l'affichage final de votre invitation avant l'envoi officiel, cliquez sur le bouton Aperçu.

Lorsque vous êtes prêt à envoyer vos invitations aux utilisateurs sélectionnés, cliquez sur le bouton Envoyer et terminer ou Envoyer si vous souhaitez rester sur cette page suite à l'envoi des courriels d'invitation.

Le bouton Annuler vous ramènera à la page des détails de votre activité, aucune invitation ne sera alors envoyée.

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